浅议如何规范事业单位档案整理工作
张月辉
摘 要：档案是事业单位工作的重要组成部分，对于事业单位发展建设具有重要的作用，合理有效的档案整理方法将促进事业单位平稳、健康地发展。可是在实际的档案整理工作中不断出现各种问题，影响着事业单位档案整理的效果。本文对事业单位档案整理工作的现状进行研究分析，提出了档案整理中存在的问题和解决措施。
关键词：事业单位;档案整理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.056
1事业单位档案管理工作存在的问题
档案对于事业单位的发展有着关键性的作用，单位管理者对这一工作的重视程度近年来也不断提高，但是在实际管理的过程中还是存在着一定的问题，具体表现在以下几个方面。
1）各单位主要领导的档案责任意识有待加强，主要表现在没有将档案工作纳入议事日程，没有与业务工作同部署同检查同推进。
2）传统观念认为：档案=红头文件，是文书的职责;只有文书收集上下行文管理，其他主要业务科室，办公具体业务文件具体归档范围不明晰，这也是档案收集不全的主要原因，所以各机关干部自觉归档的档案意识有待学习提高。
3）集中统一管理原则贯彻落实不到位：例如：一些单位档案室只保管文书档案，会计档案、业务档案仍然由形成部门自行把管，从未系统整理。
4）归档不齐全、不系统、不完整：从文书档案看：主要是帐外文件残缺不全;从业务档案看：职能业务文件缺失严重;从特载档案看：不系统、完整，照片与说明未同步收集。
5）归档不及时，主要表现为：各单位文书、业务处理部门普遍不能将应归档文件材料及时收集整理，按规定时限移交本单位档案机构;特别是重大活动、业务、声像档案，普遍归档不及时没有备注说明。
6）数字化办公对档案工作的影响网上办公“只报不留，没有发文回复留存整理，造成文件残缺不完全，不按照标准进行分类整理，一旦人员调动档案全部流失，这样给后续的工作带来了一定的麻烦。
7）从当前的情况来看，一些事业单位并没有按照标准设置单独的档案室，而只是在办公室或者是其他的科室内部设立档案室，这样就给档案的管理工作带来了不便，影响到档案的保管。通过调查发现，很多事业单位不仅没有设置专门的档案室，在档案的使用过程中也存在着丢失和损坏的现象。
8）档案管理人员水平有限。档案管理是一项专业技能高业务素质强的工作然而多数事业单位在安排人员时总是会把一些刚参加工作才走出校门人员安排在档案管理岗位上，没有人与他们交接指导，转岗没有人认真学习专业知识，由于很多档案管理人员普遍没有经过专业培训，对档案材料如何收集、整理、归档装订等业务都不是十分了解。有的事业单位当中的档案管理者政治觉悟性较低，业务水平也较差，保密纪律缺失。一些事业单位的档案管理人员更换频繁，缺少对专业知识的钻研，这样就影响到管理工作的正常进行。
2 事业单位档案整理工作问题的解决措施
事业单位档案管理工作问题的解决对策上文中从八个主要方面分析了当前事业单位档案管理工作存在的问题，下面本文结合工作实际，对如何做好事业单位档案管理工作提出几点建议
1）做好档案的收集和整理工作。在日常管理的过程中，管理者首先组织编写，参与编制人员应掌握本单位内部各部门主要职责，掌握行政、业务职能部门主要业务工作流程，掌握国家关于档案应归档范围的规定，掌握不归档范围规定，确认哪些文件不归档，掌握保管期限划定原则，准确判定文件价值，归档类别要齐全归档类别要囊括本单位形成的各种门类和载体的文件材料，包括文书、专业、会计、特殊载体、实物、电子等，要做好档案的收集工作，及时整理例如：现在应用最多的照片档案，视频档案形成者不及时备注说明时间地点人物，专业档案人员也无法整理。把编写好的本单位档案归档范围和保存期表下发给每位员工“樹立人人都是档案员意识”机关干部履职履责形成将档案工作纳入议事日程，与业务工作同部署同检查同推进。
2）要保证档案收集的完整性，仅仅依靠命令和制度规范是远远不够的，还需要结合事业单位内部的实际情况开展工作。提升档案管理人员的综合水平。档案管理工作看似简单，但是要求管理者具备丰富的管理知识和档案分类整理等专业知识，这就必须要提升管理人员的综合水平。为此，加强培训成为首要的措施。具体来讲，事业单位要定期聘请专业讲师对档案管理人员进行知识培训，同时要组织管理者学习，交流经验和学习体会，实现共同进步，力求创建一支高水平的档案管理团队。设立专职、兼职档案员对其进行专门培训结合各单位档案人员对单位内部各部门档案收集归档监督检查指导工作的需要，尤其是鉴于当前失泄密，安全事件经常发生的实际，发生重大事故往往就要追责，追究当事人和领导责任，以及档案管理部门履责需要贯彻档案法规需要：谁形成、谁收集、谁整理、谁移交，如果档案丢失，领导和相关人都有责任这样责任明确防止档案的缺失。
3）在档案整理的过程中，一定要做到规范性整理，这样能够便于档案的保管和利用。档案的整理过程需要按照档案装订、档案分类、档案编排、档案编号、档案编目以及档案装盒的顺序进行，不能够打乱顺序。需要注意的是，在整理的过程中，对于不同载体、不同形式以及不同保管期限的档案一定要分类整理，分别存放，不能够混淆。例如对于照片、视频以及文字资料档案，就需要分别进行整理和保管。
同时，档案整理时还需要正确的划分档案的归档范围。只要是具有一定的保存价值的文件，都需要列入归档的范围之中，尤其是要对容易忽视，或者是不容易收全的文件资料要重点整理。而对于重复性、临时性等不需要保存的文件，则不需要进行归档整理。
4）设置档案室，创造良好的档案保存环境。为了更好的开展档案管理工作，事业单位必须要设置专门的档案室，用来保管档案，保证档案的安全性。可以说，档案是事业单位的宝贵财富，因此，设置良好的档案保存环境至关重要。还需要做好库房管理工作，库房内一定要有必要的档案设备，并且要符合档案管理的标准。
除要设置档案室外，且要设有系统化且科学化的档案管理方法，同时，要求档案管理者在实践中不断总结经验，并在经验中不断积累知识，以更好的适应新形势下事业单位档案管理工作的要求。
3 结束语
档案对于事业单位来讲具有重要的作用，因此档案管理者必须要根据事业单位的需求做好管理工作。本文对当前档案管理在工作中存在的问题进行了分析，并结合自身工作经验对如何做好档案管理工作提出几点建议，希望能够对今后的工作起到一定的帮助作用，以保证事业单位档案减少流失顺利有序的进行。
参考文献
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