二维协同设计平台应用下企业科技档案管理模式的创新

    摘 要：随着电子支付、手机应用的普及，信息技术的发展正改变人们的生活方式和工作方式。以档案工作为例，随着各种信息化系统的实施，电子档案正逐步占据主导地位，对传统的档案管理模式产生了冲击。在新形势下，档案工作既面临机遇也面临挑战，本文将阐述二维协同设计平台的应用对档案工作产生的影响，研究新形势下如何找准切入点，提升档案管理的质量和效率。

    关键词：二维协同;科技档案;创新

    DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.060

    1 前言

    中国航空规划设计研究总院有限公司设计业务模式为CAD系统设计和综合项目管理系统流程管控結合的方式，利用综合项目管理系统进行流程管控，设计完成后出版硫酸图进行审签，档案部门负责成品硫酸图的检查验收、著录、扫描和出版。此图档管理模式中，硫酸图为原始存档凭证记录，起承上启下的作用。随着二维协同设计平台（简称平台）上线，彻底改变了这种模式。

    2 二维协同设计平台简介

    2.1 平台概述

    平台是基于内容管理，以网络为支撑，CAD技术应用为基础，图档信息管理为手段，综合项目管理为主线，协同设计为核心，使设计、管理、归档、成品出版实现一体化的集成应用系统。平台与综合项目管理系统、档案管理系统紧密结合，可实现设计业务的流程和数据管理，各专业协同设计，完成电子出图、成品文件自动归档及档案电子库内出版成品图纸，实现设计产品全生命周期管理。

    2.2 平台优势

    2.2.1 实现图纸标准化

    将公司标准图签、图库、字体、线型等内置于模板，设计人员通过系统自动创建标准模板，不同设计人员间图纸可以便捷调用，解决设计人员自行创建图层、字体、线型的随意性和不一致性，实现成品设计图纸的标准化、规范化。

    2.2.2 提高效率和质量

    平台能够实现设计过程信息资料集成、共享和传递，解决专业内部、不同专业之间的分工合作与交流，实现专业内、专业间协作配合，减少重复性劳动。通过整合综合项目管理系统、档案管理系统，进行数据集成、过程集成和功能集成，将设计人员、档案人员从大量的签字、开会沟通、归档、验收、著录、扫描等工作中解放出来，有助于缩短设计周期，提高效率和质量。

    2.2.3 保证电子文件真实性、一致性

    平台的设计产品，系统能实时全面监控全过程，各环节自动收集创建相应过程记录，设计过程资料随设计过程自然产生，合规合法、真实有效，实现了过程记录、过程资料、设计成品的电子化。将归档入口嵌入平台，实时接收电子文件原文及元数据信息，使设计人员在一个平台上即可完成设计到归档出版全过程操作，实现电子文件全生命周期管理，确保了归档电子文件的真实性、一致性。

    2.2.4 节约成本

    由于平台能够保证归档电子文件真实性、一致性，可直接生成设计成品电子文件，通过出版模块完成出版，因此可取消出版硫酸图存档环节，实现降本增效。

    3 基于二维协同设计平台的科技档案管理要点

    3.1 转变工作思路

    3.1.1 转变管理理念

    在基于平台的档案管理模式中，电子档案的凭证性得到保障，完全取代了纸质档案，在公司内部图档管理流程中实现无纸化办公，档案的工作内容和工作性质也随之发生重大改变，“以纸为尊”的传统理念不再适用，档案管理由“管档案”转变“管数据”、“管信息”。

    3.1.2 “双轨制”逐步“单轨化”

    “双轨制”指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，即纸质文件作为原始记录的原件存档为主，电子文件作为流转和利用为辅的管理模式。“双轨制”具有较强的时代性，在一定时期内是最合理的解决方案，但也带来管理成本和工作量的增加。随着各种先进辅助平台的出现，电子文件的环境发生了重大变化，电子文件具备了原件内容的原始性和凭证性。档案部门要以此为契机，突破“双轨制”束缚，推行科技档案电子文件“单轨化”，制定电子文件长期保存和可识读性管理策略，确保“单轨化”后电子档案的安全和可读取。

    3.2 加强前端控制

    所谓前端控制，指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档管理。对电子文件从生成到归档整个过程进行统一规划、要求，把预设的监控功能和档案管理功能嵌入各系统，在文件形成和维护阶段进行有效监督，实现电子文件超前控制和全程管理，建立起统一标准、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式，组成完整的电子文件原始性、真实性保障体系。

    3.2.1 系统档案需求分析

    需求分析是档案管理实现前端控制的关键环节。档案人员要在系统设计阶段参与到需求调研与分析中，从档案管理的角度对电子文件从源头上进行控制，诸如归档范围、文件生成、编号规则、著录、电子审签、元数据生成与采集等方面进行整体设计和分析，确保电子文件的完整性、真实性。

    3.2.2 数据接口开发和档案管理系统升级

    首先，要明确平台与档案管理系统数据接口开发需求;其次，要做好系统供应商之间的协调工作，确保需求落地;最后，要做好档案管理系统升级，充分考虑归档数据的完整性、安全性和可靠性，保证系统稳定性，确保大量接收数据下，系统不奔溃、不延时、数据不丢失等。

    3.2.3 归档数据整编

    档案人员要对归档数据进行检查、整编，完善相关字段，完成数据归档。例如保管期限、密级等无法从平台捕获的字段，归档时要进行补充完善。为增加数据之间的关联性，可根据情况增加关联字段，便于档案信息资源的开发利用。

    3.3 加强档案信息资源建设，建设企业档案数据信息资源中心

    首先，要持续开展馆藏纸质档案数字化，使纸质档案突出重围、焕发活力;其次，加强档案信息提取、发掘，让档案由数据变信息;最后，拓展档案信息资源收集范围，与公司各应用系统集成，提升档案数据收集能力，使档案管理系统成为企业数据信息资源中心，实现档案管理从“管实体”到“管数据”、“管信息”的转型。

    4 结束语

    在信息化飞速发展的今天，档案管理必须打破传统思维，开拓工作思路，引入新观念、新技术或新方式，把先进工作理念和管理模式引入档案管理，全面把握档案信息化建设的实质，有序、有效地推进和搞好档案信息化，推动档案事业的改革与创新。

    参考文献

    [1]贾滨.二维协同设计在建筑设计院的应用研究[J].山西建筑，2012，38（28）.

    [2]陈燕.关于档案管理“双轨制”模式的探析[J].中国军转民，2016（2）.

    [3]戴潭棋.浅析现代档案管理中归档电子文件的前端控制[J].湖北档案，2011（1）.

    作者简介

    巫殷伟（1987-），男，汉族，广西桂林人，本科，馆员，研究方向：企业科技档案管理。