档案部门参与突发公共卫生事件危机管理的意义
李倩
摘 要：突发公共卫生事件严重影响公众健康。2020年初的新冠肺炎疫情是级别极高的突发公共卫生事件，给全球人类生命财产造成重大伤害。在处理突发公共卫生事件的危机管理工作中，会产生大量资料和数据，需要档案部门加以归档保存和充分利用。本文主要从以做好新冠肺炎疫情防控档案工作为例，阐述档案部门参与社会危机管理的重大意义，它符合我国当前社会发展的需求，符合本省及时应对突发公共卫生事件的需求。档案工作的职责所在三方面总结做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意义，意在引起大家重视这多半年来抗击疫情相关文件资料的收集整理，移交档案部门加以归档。
关键词：突发公共卫生事件;危机管理;疫情防控;档案工作;意义
一、档案部门参与突发公共卫生事件社会危机管理的重大意义
1.符合我国社会发展的需求
公共卫生是关系到一国或一个地区人民大众健康的公共事业，是以政府为主导应履行的公共事务管理职能，因此历年对突发公共卫生事件，对疫情防控诊治工作所形成的档案，体现的是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录和经验总结。突发公共卫生事件，往往事发突然、发展迅速、局势难测，要求管理部门和管理者迅速做出决策，因此类似的参考案例对决策行为的贡献巨大。随着社会的发展，做好历年突发公共卫生事件疫情防控档案工作，在面对突发新疫情时，尤其是国家级档案部门主动參与到危机管理工作中，凭借馆藏的相关档案资源，充分做好相关主题的档案编研工作，加以对社会宣传，并向政府决策部门提供历年类似突发公共卫生事件危机处理的相关档案编研成果，使政府能及时出台防控策略作出重大贡献。例如2020年新型肺炎疫情在全球爆发，我国能够成功遏制疫情与其他一些国家疫情失控形成鲜明对比，更突显我们防控策略的科学性，因此在突发公共卫生事件来临时，档案部门主动参与社会危机管理，做好疫情防控档案工作，符合我国当前社会发展的需求。
2.符合区域应对突发公共卫生事件的需求
突发公共卫生事件对一地区的公众身心造成一定强度的健康损害，还会对一地区的政治、经济造成不可估量的影响，人民身心健康损害，生产秩序受影响，继而产生社会恐慌。因此，作为某一区域的档案部门，及时传达国家档案部门的指示精神，主动参与到本地区的危机管理工作中，凭借馆藏的相关档案资源，充分做好本区域相关疫情主题的档案编研工作，加以对社会宣传以安抚稳定民心，并向当地政府的决策部门提供历年类似突发公共卫生事件危机处理的相关档案编研成果。如新冠肺炎疫情发生以来，各省份疫情严重程度不一，要求各省根据国家战略部署，更要结合当地情况，制定符合本区域的新冠肺炎防控方案。因此当地档案部门主动参与到本地疫情危机管理工作，搜索本省历年类似突发公共卫生事件的处理案例档案资料，充分发挥档案的参考性职能，编制贴切本地疫情实际情况的参考资料。
以海南省为例：2020年1月25 日发布琼府〔2020〕7号通知，启动了突发公共卫生事件Ⅰ级响应。在本次新冠肺炎抗疫工作中，公立医院责无旁贷，对突发公共卫生事件反应灵敏、行动迅速，医务人员逆行向前抗击疫情于一线，也形成了大量抗疫记录。例如海口市某三甲公立医院鉴于曾经抗击“非典”的历史，于2020年1月6日已在全院发布《不明原因肺炎诊疗及院感防护培训的通知》;海南省卫生健康委于1月17日召开全省新型冠状病毒感染的肺炎防控工作会议，同日，海南省卫生健康委员会将《国家卫生健康委办公厅关于印发新型冠状病毒感染的肺炎和防控等方案的通知》（国卫明电〔2020〕6 号）、《国家卫生健康委办公厅关于印发新型冠状病毒实验室生物安全指南的通知》（国卫明电〔2020〕7 号）等国家级指导文件转发到医院，并于1月18日发文成立新型冠状病毒防范和应对工作领导小组，并于1月22日于调整充实新型冠状病毒防范和应对工作领导小组，明确一名副省长为领导小组的组长;根据疫情严重程度于1月25日省政府发文调整由省长和一名副省长为总指挥。海南省能在疫情防控工作中能如此迅速采取行动，以往的疫情防控工作档案起了重大的借鉴和启发作用。同时可见，当前海南省也发布了一系列的新冠肺炎疫情防控工作指导文件和方案，许多指导策略是在不断的实践中及时总结经验加以调整，最终达到符合省情的目的。文件作为这些成功经验的载体，必须得到及时收集整理加以归档保管，致力推进本省公共卫生事业的发展。
3.做好疫情档案工作档案部门的职责所在
存史资政是档案工作的职责所在，面对新冠肺炎疫情的爆发，档案部门有必要提高政治站位。
我国国家档案局起表率作用：2020年2月7日国家档案局发布《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，要求各级档案局、档案馆要积极发挥档案资政的重要作用，根据疫情防控工作的实际需要，组织档案编研人员，深入挖掘馆藏档案资源，将党和政府对疫病疫情、自然灾害等突发事件档案资料，特别是2003年抗击“非典”疫情的有关重要工作情况，汇总编辑成档案参考材料，及时报各级领导同志参阅和提供给有关疫情防控职能部门参考。对于如何做好疫情防控档案工作指导思想非常明确。
在国家档案局的指导下，2020年2月24日，海南省档案局也发布《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的通知》，强调抗击新型冠状病毒肺炎疫情的真实记录对今后工作查考、经验借鉴、开展相关疫情防控和历史研究等具有重要价值。
二、医院档案部门做好疫情档案工作的必要性
在抗击新冠肺炎疫情中，医院担当着防控救治重任，是控制疫情的最关键环节，从防到治，产生大量文件资料和医学数据，这是防控救治工作的最原始记录。作为疫情防控一线的医院档案部门，注重新冠肺炎疫情防控工作相关资料的收集、将疫情防控中有保存价值的文件材料整理归档，编研利用，发挥档案资政的积极作用，为医院的抗击疫情战献计献策。
疫情期间，做好疫情防控相关文件资料、物件的收集工作，是做好疫情防控档案工作的首要任务。以笔者所在医院为例，在接到省档案局的工作部署文件后，于2020年3月1日也制发《医院关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的通知》，针对疫情防控资料来源多、格式多，有上级下发的指导性文件和工作要求，有本院制定的各类方案和各类通知，有相关单位各类捐赠工作形成的文件及票据，还有大量的救治数据和临床记录，所形成的材料分散在各个部门，为确保相关档案收集的系统完整，又便于查阅，确定医疗类档案以病案室为主，非医疗类档案以文书档案室为主，各相关部门兼职档案员共同参与的疫情防控档案整理工作组织原则，在总结既往材料收集归档工作经验的基础上，制定适合医疗机构文件收集归档的范围并确定各类档案的具体整理方法，具体如下（节选文件内容）：
目前，疫情防控工作还未取得最终胜利，相关资料还在增加，但由于医院较早出台疫情防控档案收集归档工作的通知，并进行阶段性的相关档案编研，确保多半年来所收集的相关文件查阅快捷，圆满通过各阶段的督查和审计奠定了文件资料基础，为医院开展好疫情防控工作得到各级政府的表扬作出应有贡献。
三、档案部门参与突发公共卫生事件危机管理的策略
一是面对特大疫情的发生，档案部门利用馆藏资源，向媒体主动提供历史上类似疫情的成功抗疫案例，向社会宣传，体现党和政府的工作意志，以稳定民心;
二是档案部门向当地政府抗疫指挥部提供相关档案资料，对在发的疫情防治工作，及时提供经验借鉴，可以坚定打赢疫情防控阻击战的决心。
三是档案部门向本单位决策者，及时提供历年的抗疫案例资料，防控诊疗方案，便于决策者及时决策。
例如，在2020年初新冠肺炎疫情来势凶猛，但有2003年抗击“非典”疫情的经验借鉴，我国能够迅速作出部署，国家卫生健康委办公厅于2020年1月16日发出《关于印发新型冠状病毒感染的肺炎和防控等方案的通知》（国卫明电〔2020〕6 号）、《关于印发新型冠状病毒实验室生物安全指南的通知》（国卫明电〔2020〕7 号）;于 1 月 20 日发布 2020 年第 1 号公告，将新冠肺炎纳入《中华人民共和国传染病防治法》规定的乙类传染病范围，并采取甲类的预防、控制措施，我国政府由于能够借鉴前史、给予抗击新冠肺炎疫情高度重视、及时采取得力措施、科学部策，使全国各行各业井然有序，维护了社会安定。
四、档案部门在公共卫生事件当中的功能定位
虽然我国在新冠肺炎疫情工作上取得了举世瞩目的成就，但想要获得最终的胜利仍然还有很长的路要走，在年初面对突如其来的灾难，全国上下万众一心都参与到这场没有硝烟的战争之中，为防控疫情而积极努力。疫情当前上下一心任何机构和个人都是这场防控疫情的基本构成元素，而档案部门作为国家机关的重要组成部分之一，也是本次疫情防控的主体机构，对此就必须要遵守相关法律法规，落实党和国家关于疫情防控的部署。此外也肩负着集中统一管理档案和相关资料，也记录着历史的真实发展面貌，为实现中华民族的复兴履行基本的职责与任务，此外满足了广大人民群众公开查阅政务信息的场所。因此在面对突发公共卫生事件时，其功能定位还需要将自身的职责与现有的工作任务相结合，此外发挥专业优势。其中各级各类档案室要集中统一保管该地区专业档案资料，丰富档案资料信息，不仅记录者当前本机构以及当地的历史，同时也可以将先前的经验积累下来，为接下来处理相关事务提供有益参考。档案部门的日常工作不仅包含档案编研以及信息资源整合，此外还具备信息挖掘等多方面。因此就需要突出信息专业上的优势，以便于能够有效应对突发公共卫生事件时，发挥专业特长为各级各类单位提供有益参考。此外也承担着记录和守护历史传承文明的重大责任，当公共卫生事件爆发时国家相关机构的应对以及防控措施正是重要的历史，因此作为档案管理部门，有必要进行收集和保管这段珍贵的历史。其次保存相当丰富的档案资料，也掌握了极其重要的信息资源，在高速发达的信息时代也是重要的知识宝库。对此作为档案管理部门还可以积极发挥自身专业上的优势，宣传国家应对疫情所采取的正确措施，以及在这个过程中所出现的可歌可泣的感人故事，让人民群众能够了解到疫情取得胜利是来之不易。及时提供信息公开查询发挥宣传教育的功能，积极引导人民能够对疫情有着正确的认识消除恐慌感。因此在突发公共卫生事件的应急工作当中，作为档案部门，除了要发挥自身的专业优势以外，更应当积极利用周边资源，发挥好信息服务以及历史守护的功能，通过對相关信息资源的积极传播能够帮助相关单位做好舆论宣传，为取得最后的胜利打下基础。
五、档案部门发挥功能的具体措施
1.贯彻和落实防控政策法规
疫情当前作为档案部门，首先就需要统一思想认识牢记使命，主动扛起防疫责任，要认真学习书记的重要指示以及遵守国家法律法规，要将疫情防疫工作作为当前管理部门的工作重心。精心组织，严密防控，确保档案人员防疫安全，以及在整个防疫期间的信息安全。要严格按照国家和各级单位的工作安排，服从统一指挥协调，积极参与到疫情防控工作中。
2.创新工作方式
针对疫情防控要求，减少人员聚集的现实要求，因此就需要在工作方式上予以创新，而如今随着科技的发展，网络已经在我们生活中起到了极其重要的作用，所以提供档案，查档以及公开信息服务可以使用网络的形式，可以有效减少人员聚集以及不必要的接触，也极大方便了人民群众对于政府信息查阅的需求，在落实防疫措施的同时，可以有效提高工作效率。而在本次疫情期间，全国各地省市都提供了网络远程查档服务，有效解决了群众问题。此外还根据实际需求因地制宜，解决人民群众急需的难题。
3.加强信息资源开发
在疫情期间，除了要创新工作模式，以及利用网络进行远程查档的方式解决现实需求，对此作为档案管理部门也需要充分挖掘当前环境下潜在的信息服务需求，比如深入挖掘各档案馆资源。将历史上应对疫情以及自然灾害等突发事件的档案资料汇编总结形成参考材料，以便于为政府决策提供科学参考。而医务机构的档案馆也需要将以往的特殊病例档案进行分析，为本单位有效应对传染病提供有益经验，比如在本次疫情期间我国诸多省市都从当地的档案馆当中直接查出在2003年抗击非典的相关档案，在汇编总集以后成为参考文献，为各级政府的疫情防控决策提供借鉴和参考。
本文通过举例总结做好新冠肺炎疫情防控档案工作的若干意义，意在引起大家重视疫情防控的档案工作，突出档案部门在突发公共卫生事件参与社会危机管理的重要意义。新冠肺炎疫情防控还没有决胜，抗击疫情的工作还很多，任务还很重，繁忙的工作容易忽略一些既成的文件资料，这多半年来抗击疫情相关文件资料数量巨大，只有有意识主动收集，才能够保障相关档案资料收集的完整性，为将来的相关突发公共卫生事件的处理，充分发挥其存史资政作用。
参考文献：
[1]宣乃惠.加强疫情防控档案收集工作的思考[J].黑龙江档案，2020
[2]谭俊军.广东省中医院积极做好抗击新冠肺炎疫情档案工作[J].中国档案，2020
[3]林 兰.加强业务指导 做好疫情防控档案服务工作[J].云南档案，2020
（作者单位：海南省人民医院）
