浅谈医院档案信息化建设之精细管理
张娟
摘 要：档案管理作为医院管理的重要组成部分之一，关乎医院内部的人才储备与人力资源调整。在社会快速发展，医疗水平逐步提高的背景下，医院也应当提高建设、管理水平。因此，实施信息化的医院档案精细管理是非常有必要的。信息化水平的提高能够加强医院管理力度，提高管理水平，保障医院未来的稳定、健康发展。基于此，文章分析了开展信息化档案精细管理的必要性，当前医院档案管理中存在的问题以及利用信息技术开展精细化档案管理的途径。
关键词：医院;档案管理;信息化建设;精细化管理
近几年来，医疗事业在社会中的地位越来越高，做出的贡献也不容小觑。但是随着社会的发展，人们对医疗服务提出的要求越来越高，医院的管理人员也应当对管理模式做出适当的调整，提高管理质量。医院档案精细化管理工作作为人力资源管理工作的前提和基础，能够让相关人员快速掌握医护人员、患者的信息和资料。信息化建设可以提高医院人事档案管理工作的效率，例如，改变了传统的档案管理方式，管理人员可以将档案和信息上传到云端中，既方便了档案的存储和收集，提高了档案的共享程度。医院档案精细化管理在发展过程中同样也面临着各种各样的问题，下面将对问题和解决措施展开具体分析。
一、以信息化建设为基础开展医院档案精细管理的必要性
1.满足了现代化档案管理的需求
随着社会的不断发展，市场竞争越来越激烈，医院必须改变曾经的人员冗杂情况。因此，医院的各个科室要根据工作需求和人员实际情况细化人员职责，既能满足科室未来的发展需求，又能提高医护人员的工作意识，在职责的“催促”下提高工作效率。随着人们对医疗服务水平要求的不断上升，医院内部的就职人员数量也在不断增加，人员数量增加带来的是档案数据信息增多，档案管理工作难度逐步增大。当前我国正处于信息时代，信息技术广泛应用到了各个行业中，提高档案管理的信息化建设有助于减少管理人员工作数量和工作难度。大数据能够帮助工作人员快速搜集各个科室的人员或患者信息，并按照要求和规定对其进行分类，提高了管理人员的工作效率，同时也为医院其他工作的开展奠定了优良基础。
2.有助于减少工作难度，提高工作效率
由于人们需求的增加，医院内部的工作人员数量和日人流量都在呈现快速增长的趋势，档案管理人员的工作就是搜集医护人员和患者的各种信息，在實际情况中医护人员会因为工作情况、时间推移等增加档案数量，而患者的信息也是在时时更新、变动的。在这样的情况下，传统的人工档案管理方式容错率较低，极有可能因为失误出现档案错误、丢失等情况，从而降低档案管理工作效率。但信息技术的出现解放了档案管理工作人员，工作人员可以直接使用相关系统和应用处理人员信息，大数据所计算出的结果错误率较低，档案管理的工作水平自然会上升。
3.转变了医院档案管理模式
在曾经的管理工作中，医院高层管理人员和档案管理人员都未意识到档案管理工作在整个医院管理中的重要性，这样一来，极大的限制了医院档案管理工作水平的提高，对医院的发展也产生了一定影响。随着社会的不断发展，医疗水平的不断提高，传统的医院管理模式已经不适用于当前的时代，因此医院需要引进新技术、新理念，提高自身管理水平，为医院未来的发展打下坚实的基础。信息技术和信息工具的使用，提高了医院的档案收集、整理、归档效率，同时也转变了医院的档案管理模式，促进了医院的发展。
二、当前医院信息化档案管理中存在的问题
1.没有统一的管理标准和管理制度
若想建设信息化医院档案管理模式，最重要的是拥有统一的管理标准和完整的管理制度。完善的医院档案管理制度，有利于信息化建设的发展和应用，也能够加强档案信息在各个部门之间的共享、交换程度，充分发挥档案信息在医院管理中的作用。但当前的医院档案管理中，缺乏完整的管理制度和管理标准，导致医院档案管理的信息化建设迟迟得不到提高，或者信息化建设已经完成，但却不能发挥其应有的作用，降低了医院档案管理的工作效率和工作质量。
2.档案管理工作的信息化水平较低
虽然我国已经处于信息化时代，信息技术的应用范围非常广，但当前医院档案管理的信息化水平仍旧达不到要求，这也就导致了医院档案管理工作效率和质量迟迟得不到提高。传统的档案管理模式是以人工管理为主，因此带有很大的人工工作的特点，非常不利于信息化档案管理工作模式的开展。例如，当前医院的档案管理人员能够进行简单的档案信息录入、归档工作，但对于档案的共享、利用等其他模式缺少创新和探索。因此，医院的信息化档案管理模式与传统管理模式，仅仅是在形式上有区别。
3.档案管理人员信息技术能力不高
当前医院档案管理部门的人员几乎没有信息化专业背景，能够进行基础的档案录入、分类、整理，仅仅是依靠自己的工作经验，一旦出现难度更高的信息工作很难胜任。除了缺少信息技术能力，档案管理人员对于档案专业知识的掌握也不够，由此可见，档案管理部门非常缺乏既有信息技术，又有档案管理知识的复合型人才，而人才的缺少是限制信息化医院档案精细管理的关键问题。
三、利用信息技术开展精细化档案管理的途径
1.建立医院档案信息数据库
随着医院规模的不断扩大，医院内部工作人员的数量和每日人流量也在不断增加，因此医院每天、每月、每年所产生的材料和数据比以往多得多。人员和患者的信息初始会由不同的部门进行管理，因此医院的档案管理工作需要与各个部门进行结合，利用信息化、数字化方式创建统一的档案信息数据库。档案管理人员还要依照相关标准对档案信息进行分类和整理。例如，在人事档案的归档中，要按照人员的基本情况、职位、贡献等等进行合理分类，同时还要对档案信息的访问权限进行管理，杜绝出现盗用信息情况。档案信息数据库的建立，将其当作优化和完善档案归档工作的重要基础，有助于优化和完善档案管理工作的细节内容。加强对细节化和精准度的档案管理工作内容的重视，应该积极使用现代化科技手段，更新传统人事管理观念，对于不同的职业和类型的档案进行优化管理。数据库模式的有效、全面建立与现代网络背景下的工作模式要求相符，能够产生更多的信息量并提高信息的整合、处理能力，进而提高信息数据管理工作的效率和质量，提高档案管理工作水平。同时信息化技术的使用为信息比对等工作提供了便利，并且能够解决可能发生的数据信息不完整、不真实的问题。因此，改革对于医院档案管理工作来说具有重要的作用，信息化技术的有效应用不但能够加快医院档案管理工作进度，可有助于增加数据量，实现档案管理目标，并且得到更高难度的档案管理数据，提高管理工作的质量和效率，满足电子档案的应用要求。信息化技术的使用以及档案管理模式结合满足横向对比要求，提高管理水平，确保工作的有效性。
2.建立完整的档案管理系统
信息化的精细档案管理系统必须具备数据收集和分析能力，另外信息化的精细档案管理系统，还要具备高级检索功能，使用人可以根据关键词或相关数据对符合条件的人进行筛选。另外，档案管理系统还要保证信息的准确性。档案信息作为人员任免和工资发放的标准，只有保证了准确性和真实性才能实现人力资源调整的公平、公正。档案信息涉及到人员隐私，医院还要加强档案管理系统的防护：第一，建立完整的档案管理规章制度，提高人员操作的规范性，加强管理人员对医院内部的控制力度。第二，聘请专业的技术人员，在档案管理系统外围设置防火墙，提高系统信息的安全性，保障人员隐私。
3.引进专业人才，加强对信息资源的投入力度
档案管理人员作为档案管理的主导者，具有人员具备专业知识和较高的道德素质，才能提高医院的档案管理效率。现阶段医院开展的是以信息化为基础的精细档案管理工作，医院要引进专业人才，引进标准不仅仅需要具有专业的档案管理知识，还应当具备信息技术，只有这样才能充分发挥信息化在精細化档案管理中的作用，提高档案管理水平。另外，医院还要加强对人才的道德考核，档案数据会涉及到医院内部人员和患者的个人隐私，若出现数据泄露，将会对医院名誉、工作人员、患者造成很大影响。因此，提高对档案管理工作团队及个人的重视，才有助于实施细节工作相关内容，进而确保人事档案管理工作的质量。传统模式下进行档案管理的工作模式较为落后，需要对管理工作的理念进行更新和完善，因此需要合理使用现代化信息技术，并且要求管理工作人员能够通过技能考核，满足更新后的工作模式及相关需求。医院方面需要定期组织相关培训活动，旨在强化管理工作人员的思想意识和技能水平，在提高管理工作人员的综合素质的同时，提高其管理专业能力。加强医院档案管理团队的建设，并且积极主动地加大对信息资源的投入，可以在一定意义上防止工作人员操作发生失误等不良问题，进一步提高医院档案管理工作的质量和效率。除此之外，医院方面还需要定期对信息化管理软件和硬件进行升级，有效提高工作效率，及时更换落后的设备及软件，减少后期维护成本。建立一个具备良好管理意识的档案管理队伍，培养具备良好档案管理认知能力的工作人员，对于保证医院档案管理工作有序进行具有重要的作用。当下医院档案管理工作人员并没有意识到自身工作的重要性，因此导致其综合素质参差不齐，没有全面掌握现代化信息技术的使用方式，对档案数据库建立的效率产生严重影响，实际信息技术操作能力及管理水平严重不足。因此，建立具备精细化档案管理工作的体系，定期对管理工作人员展开信息技术培训活动，建立专门的考核机制进行考核，加强对档案管理工作人员认知的培养，对于不具备工作能力的员工应及时进行劝退，以防工作过程中发生严重不良问题。加强对信息化技术软件和硬件的投入，有助于推动信息化技术的发展，提高管理工作的效率和质量，加快其进度。
4.创新档案精细化管理模式
第一，提高医院档案的日常精细化管理水平，根据档案行业管理相关标准，保证档案日常的精细化管理。对医院内保管的文书、实物档案等，根据年度集中整理，进行立卷归档，按照科学合理的方式进行分类，明确其顺序和编号，进行输机、装订和入库。同时领导层应明确内部组织机构的设置等重要事项，并且包括医务人员的切身利益等重要问题，进行专项管理。
第二，应建立立体人防、物防和技防的综合性档案安全防范体系，进行责任追查。档案管理人员严格遵守相关安全检查制度，每日做好安全检查工作并进行详细记录，及时发现存在的风险隐患问题并进行解决。重视档案的安全防护工作，加强档案库房管理工作，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等多项防护工作，进一步提高档案管理的安全性。
第三，全部档案均使用专门的档案软件，保证信息化数字化管理水平。每年上半年阶段进行文书、实物类档案的数字化管理。根据案卷的年限、类型、题名、保管期限、目录号等进行一一输机处理，尤其是保证一些文字、符号、责任人和文件题名等重要词汇的有效精确输入，做好便于检索的标记词，保证全查率和查准率。保证档案日常管理工作的数字化管理，根据序号、借阅的具体时间、借阅人、归还具体时间以及使用方法备注等输入。实现档案库房安全检查的数字化管理，每日做好库房的巡查工作，将温度、湿度以及防护内容逐项输入。
第四，制度具备全局性、稳定性，重视长远效果。通过建立科学合理的管理体系，如档案管理体系、档案归档体系、档案安全保管保密体系、档案利用体系、档案鉴定和销毁体系、库房安全保管体系等，保证各项体系制度的有效落实，加以警示，严格执行。
第五，建立专门的档案编辑年鉴，将年度作为主要时限，逐年进行编辑，汇总为能够体现年度医院重要工作活动及成就的文件、数据及档案信息，根据栏目和项目对年度的情况进行基本概述，生成编研成品。年鉴的内容由诸多部分构成，详细记载一年内医院的全面工作情况。其主要内容包括年度工作总结、全年大事记等。其次为基本情况，主要包括工作人员基本情况、退休管理情况。获得奖励情况及论文发表情况。之后为医疗工作统计，主要内容为病房动态报表、门诊具体工作量、急诊工作量及手术室工作量等。最后为教学科研工作管理情况及后勤管理情况。
四、结语
随着时代的发展和进步，医院在社会中所占的比重越来越大。实现医院档案的信息化精细管理不仅仅对内部管理效率的提高有作用，更为医院未来的发展打下了坚实基础。
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（作者单位：海南省妇女儿童医学中心）
