如何提高档案管理科学化水平

    李响

    [摘 要] 在经济高速发展的现代化背景下，提高档案管理工作的科学化水平已经迫在眉睫。在运用各种技术，从不同的层次和各个领域来提高档案管理的科学化水平，进一步推动档案管理事业不断发展的同时，还能够推动档案管理工作逐步实现规范化、制度化。在阐述提高档案管理科学化水平的重要性的基础上，重点分析我国档案管理的现状，并提出了解决措施，为实践提供理论基础。

    [关键字] 档案管理；科学化水平；路径选择

    [中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1002-8219（2017）05-0092-04

    随着第四次产业革命的到来以及经济全球化的不断深入发展，世界一体化的进程仍然在加快，信息已经成了人们生活、学习、工作中不可缺少的一部分。然而在这样的时代背景下，档案信息资源的发展已经严重滞后于社会的发展，因此，改革显得尤为迫切。目前，我国档案管理工作已取得了一定的进步，但在科学化的道路上依然任重而道远。

    一、提高档案管理科学化水平的重要性

    （一）有利于提高我国的文化軟实力

    作为新时代综合国力竞争的一个重要条件，文化有团结民族、开拓创新的功能。档案作为一种特殊的文化，承载着民族的记忆，是一种民族的财富，是中国特色社会主义建设道路上的垫脚石。档案能够客观地再现社会更替变迁以及人文市井活动，具有靠谱性、说服力、吸引力，具有提升社会价值的意义。档案记录范围囊括了经济、政治、文学、历史、社会、地理、天文等诸多方面，是中华民族文化的血脉，集中展现着优秀的民族文化，是一种发展文化的特殊资源，为文化的创新、发展、进步提供坚实的后坐力。[1]因此，要建设地方文化，必须充分认识档案对文化底蕴的丰富、文化空间的提升作用具有长远的意义。在国际竞争不断深化的今天，国家与国家之间的文化实力较量也日趋白热化，因此，要想不断提高我国的文化软实力，就要不断地改进档案管理工作，进而提高自身的先进性、科学性，只有这样，才能充分挖掘档案深处所藏着的价值，建设美丽中国。

    （二）符合当前信息化的发展趋势

    我国信息化程度越来越高，信息革命带来的新兴技术被广泛运用于生产的各个方面，尤其是档案的收集、馆藏、样式等方面。档案管理工作逐步向着系统化、多元化、技术化的方向推进。同时，由于经济的快速发展，社会不断变化、日新月异，人们对各种信息的关注度也不断提高，《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施，是信息时代发展的产物，也是宪法规定的知情权得到落实的有力体现。同时，条例的实施，也让档案管理承担着更艰巨的社会责任，对档案管理的方法、档案的建设以及档案功能的发挥都提出了更高要求。因此，档案管理要跟得上脚步与节奏，把握人民群众的需要，提高科学化水平，为经济社会发展所卖力所为。[2]

    （三）有利于档案管理工作的健康发展

    我国档案管理工作在不断的发展中已经逐渐完善，但在时代发展的今天，档案管理工作更要未雨绸缪，做好攻坚准备。目前档案管理工作多多少少的有以下问题或者说是困惑：

    一是从业人员的专业素质以及工作观念都需要提升。目前的档案管理队伍存在观念陈旧、缺乏改进、创新不足、思想落后的问题，专业的人才缺乏，专业素质较低。

    其次是落后的信息化平台建设。档案管理工作的现代化水平普遍处于低水平发展的态势，基本上还是依赖传统的方式手段，在软件的开发上还存在着多弊端，造成了档案管理智能软件的应用率不高的问题现状。

    三是档案管理制度建设不到位。时至今日，标准化尚未完善、制度化的管理体系也没有成型，没有统一标准的要求。这不仅仅体现在一些基层单位，就算是一些大型机关在档案管理上都显得很混乱，档案遗失，档案乱放现象屡见不鲜。[3]

    二、我国当前档案管理工作存在的问题

    （一）缺乏科学化档案管理的意识

    近些年来，档案管理不断开展各类活动，宣传档案管理的重要性。但是，相关法律直到如今也没能够被大家所重视起来，更别说对某些问题的制约或约束了，所以档案管理工作的科学化水平提高很容易被忽视。就当前来说，专业负责档案管理工作的人员，基本没有接受过正规、统一的训练，专业化程度比较低，甚至有的单位都没有管理档案的科室和专门的负责人员，而是由其他工作人员临时替代。

    （二）科学化档案管理基础建设不够完善

    在信息化时代，档案管理工作要想转型就必须有一定的硬件支持，健全的硬件配套设施能够为档案管理工作科学化发展提供必要条件，但现在国内的情况是，软件开发不到位，硬件也跟不上节奏，所以，档案管理工作的发展脚步、前进动力、发展速度，被严重的限制着。

    （三）科学化档案管理制度尚不健全

    档案管理工作是社会主义现代化建设的重要环节，因此，统治者也在不断地进行国家层面的制度创新，不断完善规章制度，但在实际的实施过程中那些规章制度都没有被好好利用起来，也没能落实到工作中去，以致档案管理工作的条理性明显不够。除此之外，规章制度不够细化，造成了档案管理的不规范问题较多，因而现实中的档案问题纠纷也比较多。[4]

    （四）档案管理人才缺失

    专业化、技术性的档案管理人才缺乏是影响档案管理工作科学化发展的重要因素。如何利用先进的科学技术，培养一批具有时代意识观念的人才，就显得十分重要，但是，从目前的现状来看，实际工作中的档案管理问题并不乐观，高素质人才和高能力人才一般不会选择这样枯燥乏味的工作，而职业教育中又不设有这样的技能型专业，因此，造成了当前人才的缺失。

    三、提高档案管理科学化水平的措施

    （一）完善档案管理控制机制，提高工作效率

    只有在优化管理的基础上，档案管理工作思想才能得到进一步的优化与改进，档案管理工作的系统化与合理化需要有科学的眼光，更要树立科学发展观的理念，不断完善现有的档案管理控制机制，提高档案管理工作的效率，保障档案管理工作能够合理有序的开展。档案管理人员对档案要做到及时处理、及时解决问题，管控好特殊的档案。在现在的社会发展下，档案管理工作应当逐步进行多层次、全方位、多元化的管理体系的构建，充分运用分层建档、集中管控的档案管理模式。[5]

    （二）提高档案管理的信息化水平，紧跟信息时代的步伐

    在新形势下，档案管理也应紧跟信息发展的脚步，依据信息技术，朝着信息化的前方不断努力进步。信息化时代下，所有的档案管理工作都必须配备专业的设施和专业的人才，逐步改革老化的、落后的模式。以前，我们国家基本上用的是纸张来对档案进行记录，这样就存在很大的坏处，保存起来不仅不方便，还很容易丢失，容易破损，还有一点就是很浪费资源，所以，就必须对这一状况进行改变。计算机技术的发展为管理工作的进步扫清了障碍，我们可以充分利用计算机的独特优势，建立档案数据库，运用网络技术，对档案进行分类管理，并建立完善的查询平台，满足用户在任何地方都可以自主使用，自助查询档案，甚至进行档案管理。[6]现代化、信息化的步伐下，我们需要更好的对档案进行高效的处理与检索，即損及技术的运用，不仅可以提高效率，还能够对档案的安全性进行保护。

    （三）注重在职培训，提高工作能力

    虽然高科技带来了档案管理翻天覆地的变化，但专业管理人员的培训工作也丝毫不能懈怠。重视在职人员的培训具有以下的重要意义，第一，在信息时代，各方面技术都更新换代很快，一天不学习就会落后于时代的进步，淹没在历史的潮流中，因此，就必须时时刻刻对在职人员进行全方位的综合培训，不仅仅要对他们进行理论知识的传授，更要让他们熟练技术的操作。第二，有一些档案管理工作十分复杂，计算机技术的运用也会带来很多的弊端，稍微不注意，就能导致多米诺骨牌效应。因此，突发事件的处置能力对于档案管理工作而言也显得什么重要，通过在职培训，可以有效提高他们随机应变的能力。[7]

    （四）逐步转变档案管理方式，树立全新理念

    在现实的工作中，我们会经常看到这样的现象，档案管理工作随着科学技术的进步发生了很大的转变，尤其是在工作理念上。这种转变，让档案管理者的角色也发生了改变，他们不再仅仅是信息的提供者，更多的变成了信息的咨询者，这一转变为档案工作树立了新的发展理念，档案管理人员经过不断的在职培训和教育，学习到了新的技术与能力，工作能力也得到了很大的提升。档案管理不再只是体力活的工作，其注重的是一种效率，能够通过计算机技术建立跨地区信息咨询平台，实现档案查询的全方位化。

    （五）提高档案的利用率，充分利用档案的价值

    科学地利用好档案，充分发挥档案的价值意义，是档案工作目前阶段的追求，把档案的社会价值以及世界价值发挥出来，这也是当代社会档案管理工作的理念所在。因此，从时代发展的视角下来看，我们必须不断提高档案的利用效率，将所有的档案用活用好，充分发挥档案的价值意义，为行业的发展进步和社主义的建设提供源源不断的力量，使其成为社会发展的催化剂。档案管理的最大难处就在于如何在庞大的数据面前挖掘出有用的东西来服务社会，在此，笔者认为，首先，我们需要把档案资料进行公开，让社会大众知晓，方便人们随时查看和使用，真正做到档案的自主化与自助化。第二，必须结合实际。档案的存在就是为了在实际中发挥作用，只有档案与现实充分结合起来，才能体现档案的价值意义，不断挖掘到档案的潜在价值，最后，务必要遵守法律、法规，该公开的档案一定要公开，不该公开的档案，按照规定不予公开，并做好保密工作，半公开的档案，依照规定公开允许公开的部分，其他部分不予以公开。

    档案管理工作在当前的社会发展中具有举足轻重的地位，对企业、机关事业单位等部门的发展以及工作都有着重大影响，对于构建和谐社会而言，也是必不可少的一部分。因此，建立有效的档案管理工作措施，探寻档案管理的出路，走适合中国特色主义发展之路，从而不断创新、改进管理体制，逐步实现档案管理的科学化，这对我国社会主义事业的发展有着长远的意义。

    [参考文献]

    [1]郭月朋.浅谈档案工作现代化[J].才智，2010，（35）.

    [2]孙立新.证据学基本理论对档案工作的启示[J].中国档案，2011，（7）.

    [3]卢 鹏.浅析提高档案管理科学化水平的路径选择[J].商界论坛，2014，（12）.

    [4]傅丽贤.提高档案管理科学化水平的策略探讨[J].网友世界云教育，2014，（14）.

    [5]段士鸿.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].科技视界，2014，（17）.

    [6]李铁英，徐华妹.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].经营管理者，2015，（4）.

    [7]冯久龙.提高档案管理科学化水平的有效措施分析[J].科技创新导报，2012，（4）.

    [责任编辑：梅芬芬]