强化中医院档案管理工作的措施研究
刘宇
摘 要：随着我国科学技术的快速发展，社会形态发生改变。新时期，各种科学技术走进大众视野，成为人们生活必不可少的组成成分。其中，依托于互联网的信息化技术在人们日常生活工作中体现最为明显，给人们生活工作带来很大便利，各行各业伴随着信息化技术不断进行运营革新。中医技术是中国医学文化瑰宝，中医院档案是中医院运行中具有保存价值的文字及记录。在日常中医院档案管理中，如何利用各种有效举措强化中医院档案管理工作受到中医院及社会的高度重视。本文将从几个方面对“强化中医院档案管理工作的措施”进行简要分析。
关键词：中医院;档案管理;工作;强化措施
中医院档案是指中医院在运行、建设、发展及服务中汇总整理形成的文件，其具体体现为图表、图片、声像及文字等。在中医院运营发展中，档案是中医院运行事务的原始记载，是中医院管理的重要组成部分。随着社会进步，中医院档案管理越来越受到重视。那么，在中医院日常运营管理中，档案管理工作如何有效强化，以助推中医院稳健、快速发展？以下我们将从中医院档案管理工作现状、强化中医院档案管理工作的措施、强化中医院档案管理工作的意义三个方面对其进行探究，以期为日后相关研究提供理论基础。
一、中医院档案管理工作现状
1.不重视中医院档案管理
档案，人们在社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，具有凭证价值的重要属性，是人类活动重点记录，见证人类社会发展。档案管理對于人类发展及社会繁荣均具有非凡意义。然而，理想和现实永远存在差距。在中医院实际档案管理工作中却出现各种问题。具体表现为中医院在档案管理中无具体档案管理政策以及档案管理不受档案管理人员重视。首先，中医院档案管理不受重视的直接结果便是，档案管理的边缘化。此外，无具体的档案管理政策导致管理人员在日常档案管理中并没有实际档案管理秩序规则，致使档案文件管理相对混乱。其次，在日常档案管理中，档案虽然重要，但毕竟是文件，是原始文件，不是人，也不是具有行动力的政策和方针。因此，在中医院日常管理中，我们发现档案管理工作不受重视，即使出现档案混乱，可能也不会被察觉，因为，事件执行期间不出现问题的话基本不会涉及档案调查。最后，档案管理中，很多已经是有很多年限的历史档案，更不会被轻易翻阅。档案管理员很清楚档案的作用，因此，在日常档案管理中，档案管理人员基本很少将过多心思放在档案管理上。世上无难事只怕有心人，只要有心，凡事都可以进步。然而，不重视势必带来档案管理工作的停滞不前，甚至是不进则退。
2.档案管理人员专业素质有待提高
在中医院档案管理边缘化的同时，档案管理存在的问题还体现在档案管理的专业素养不高上。现今实际中医院管理中，档案管理工作人员很多是有行政及其他文职岗位上调配的工作人员。其他工作岗位的人员在未调配到档案管理部门时，都具有其本身专业领域的工作内容，尤其行政人员。在现今社会，很多大型企事业单位，行政人员都扮演着非常重要的角色，他们包揽了整个公司运营的后勤工作，专业性较强。同时，在个别企事业单位中，行政部门包含人力资源部，掌控着公司及企事业单位的核心竞争力。因而一定程度上，行政人员是专业性人员，但不是医学领域专业性人员。因此，在重视医学技术的中医院中，进行行政及其他岗位调配会造成档案管理的不专业性，从而造成档案管理的混乱，低效率。也有些中医院运行管理中，会有专门的档案管理人，但这些管理人员在档案管理能力上有所欠缺。即使中医院在进行人员招聘时明确强调档案管理专业，但理论和现实毕竟存在差距，即使具备理论基础，也并不能代表其具备档案管理工作实际操作，能够将实际中医院档案管理工作做到尽善尽美。甚至，很多具备理论基础的大学生在实际工作中，操作能力本身就不达标，而给档案管理带来诸多问题。
3.不能够深入融合信息化技术
21世纪的今天，全球覆盖网络，实现信息化。伴随信息化技术的深入，人们的生活似乎已经离不开网络，信息化技术、互联网、电子设备成为人们日常生活重要组成。在各行各业中，信息化技术同样发挥着重要作用。甚至，无纸化办公成为高效办公备受推崇的现代化办公模式。无纸化办公字如其意，办公不再需要纸张，从办公用具到办公文件，全部在计算机上开展。这一想法符合世界的可持续发展理念。但事实上，在中医院档案管理中，无纸化办公仍然停留在思想意识层面，未付诸实践。在中医院档案管理中，纸质办公及纸质办公用品仍然高频率的出现。虽然信息化技术已经融入中医院档案管理，但纸质文件仍然很多。纸质档案管理不同于电子版信息档案管理，纸质版文件全部由人工整理，人工管理不同于机器，机器可以在电量充足的情况下不知疲惫的工作，且很少出错。人工不同，人工难免因为走神、疲惫等其他情况增加档案管理失误。并且人工专注力时间本身有限，即使我们工作能力很强也避免不了出现误差。此外，纸质办公和信息化办公的同步管理，也增加了工作量。为保证档案整理保存不出现错误，工作人员就必须仔细审核和检查，以保证纸质档案与电子档案的一致性、对应性。档案管理部门办公不止一人，档案在被抽调放回时，会被多人整理，这也间接增加了查找难度，从而减小了档案管理的准确性、高效性。
二、强化中医院档案管理工作的措施
1.开发档案价值，提高档案管理意识
思想是行为指南，一个人只有思想意识上发生改变，才能带动其行为改变。因而，在中医院日常档案管理中，只有档案管理受到充分重视，档案管理人员才能积极进行档案管理工作研究，努力提高中医院档案管理质量及档案管理效率，更好的为中医院运营及发展服务。在中医院日常档案管理中，虽然档案作为原始文件不能时刻被利用，但原始文件却具备着极其重要的作用。它是凭证，是真实记录，是医院运行的历史记载。其中中医院的档案最为重要的一点，其包含了患者的就诊记录，是患者隐私，受法律保护。因而，中医院要充分重视内部档案管理工作的落实，管理人员同样要重视档案管理工作的严谨性，以保证中医院档案得到科学有效管理，为中医院稳健发展提供助推力，给信任我们的患者带来更好服务。不能因其不能时刻被利用便忽略了档案科学管理的重要性，忽略了档案存在的价值及意义。档案管理人员作为中医院发展的后勤保障，应恪尽职守，严格要求自己，尽管不存在绝对完美的事物，但我们可以追求完美，追求卓越。在工作中，不但要重视档案管理，知晓档案管理的重要性，还要在本职工作的基础上，孜孜不倦地追求高质量档案管理，追求更好的、更科学的档案管理办法。在实现自身价值同时为人民服务。
2.提高档案管理人员专业素养
首先，人才是生产力，是中医院发展的核心。中医院的发展代表着人的发展，代表着人类技术的进步，代表着服务的完善。因而，在中医院档案管理中，若想达到档案管理的科学性、精准性、高效性，最终还要落实到人，落实到档案管理人员。只有不断提高档案管理人员的专业性，保证档案管理人员能够跟随医院发展，跟随时代，与时俱进，才能确保档案管理工作的高质量开展。因而，强化中医院档案管理工作首先应强化档案管理人员专业素养。优化中医院档案管理人员素养我们可以从两个角度进行调整：其一，从中医院在职档案管理工作人员角度考虑。在职人员培训中，我们可以从社会上邀请专业人士进行培训，也可以组织档案管理人员到社会培训机构中学习，还可以请优秀档案管理人员分享。三人行必有我师，在任何一个组织中，都会有出类拔萃的人才。在优秀员工分享中，可以给在职档案管理工作人员提供工作建议，供大家借鉴。与此同时，培训中我们还要重视档案管理人员的计算机应用能力。现今社会，计算机已经成为基本办公软件，依托于网络及计算机开展档案管理工作才能更高效。培训中我们可以根据工作人员对计算机的掌握程度进行分层培训，将已经熟练掌握办公软件的工作人员分成一组，将初步掌握计算机的工作人员分到一组。
其次，针对中医院的新鲜血液，为保证信息化时代下，中医院档案管理与信息化技术的高质量融合，以提高工作效率和工作质量，我们在新人招聘上同样要注意人才素质。在招聘中，我们要对应聘人员的专业及办公软件使用的熟练程度上进行要求。根据中医院具体情况，我们完全可以招聘档案管理专业或计算机能力较强的应聘者。这样在信息化时代下，中医院才能够实现信息化档案管理辦公。当然，在实际工作中，也许我们的要求仍然不能满足中医院档案管理工作的落实，但至少我们保证了新鲜血液的质量。
3.完善档案管理机制
完善档案管理机制是强化中医院档案管理工作之根本。为提高中医院档案管理工作效率，我们可以通过规避以往中医院档案管理工作不足，完善档案管理机制。
在档案管理信息化技术引进过程中，对工作人员进行合理分工。对于计算机技术能力较强的工作人员，由其主要负责计算机操作，进行电子档案的管理。对于计算机能力相对较弱的，负责纸质档案的管理。对于分类能力较强的，可以在档案管理分配中发挥重要力量。在档案管理中，每个人的能力和擅长的内容各有不同，我们便可以根据能力的不同取长补短，以此完善中医院档案管理人员科学分工。此外，在现今中医院发展中，档案管理工作融合计算机技术是时代所必需，是档案管理工作一定要实现的办公方式。但是信息化技术又同样存在不足，信息化技术依赖于互联网。黑客、木马、病毒是我们可以经常听到的词语，在整个互联网行业甚至在整个国家，黑客可以利用自己超强的计算机技术改变其他计算机程序。档案是机密，上文我们提到过，中医院档案不仅仅包含着中医院本身的运营资料，同时包含着患者及客户的重要私人信息。中医院一旦实现信息化档案管理的融合，就必须考虑到档案的安全性。在档案安全管理中，我们要考虑档案管理人员的职业操守，也要尽最大努力避免信息化数据的丢失和泄露。因而，我们就要在利用计算机技术的同时设置计算机专业技术部门。这也是新时代下，中医院档案管理急需解决的重要问题。
4.科学利用信息化技术，提高档案管理效率
中医院档案管理中积极融入信息化技术是高效档案管理工作的必需。在中医院日常档案管理办公中，若想完全实现信息化档案管理，实现无纸化办公，以提高中医院档案管理效率，实现现代化中医院档案管理。首先，要将纸质化文件转换成电子信息文件。我们可以利用先进的科学技术软件，在不需要人为录入的基础上实现纸质文件和电子信息文件转换。其次，中医院档案信息极多，且非常重要，因而在实现信息化档案管理中也应定期进行数据维护，以避免数据丢失。在纸质文件向电子信息化文件转换中，以及信息化档案管理系统的应用都离不开更专业的信息化技术，这就需要我们在应用新软件，新系统时进行专业学习。我们可以在引进专业化档案管理系统和技术软件时请合作方对员工进行培训，同时安排自己的技术部门，专门负责信息技术相关工作，包括软件、系统的使用、维护、升级、优化等。总之，在中医院案管理中应用信息化技术，就必须保证工作人员真正能够熟练掌握信息化办公，让信息化技术名副其实的帮助我们提高档案管理的效率和质量。
三、强化中医院档案管理工作的注意事项
中医是我国的国粹，中医技术是中国医术文化，具有传承价值，中医院的发展同样是我国医疗事业重点关注问题。在中医院发展中，中医院的档案管理更具实际价值。其实际价值体现在隐私性，凭证性，传承性。中医院存在的主要意义在于帮助广大人民群众逃离疾病困苦，为患者治疗疾病。可想而知，中医院的档案中患者的疾病史、治疗过程、身体状况一定都会存在其中。中国法律明确规定，个人隐私受法律保护。因而，在中医院档案管理中，档案管理的安全性、私密性必须要得到中医院的高度重视。从中医运营管理角度分析，中医院的档案管理室必须是足够安全，不能允许档案管理人员之外的一切人员随意出入，以避免病人隐私泄露，给病人及医院带来不必要的麻烦。从信息技术的深入应用角度分析，新时期，中医信息化院档案管理中，必须牢记信息技术安全。上文我们提到过，信息技术深入应用中，我们要设置计算机技术部门，以维护医院信息化数据管理，确保信息安全。但同时，我们还必须注意的档案原理人员自身安全意识的提升。在某种程度上，病人隐私以及医院核心机密数据的遗失，并不是黑客及病毒的有目的性入侵。通过攻破防火墙，改写他人计算机程序，而是由档案管理人员无安全意识造成。工作中，在无安全防范的情况下，将计算机账号密码透露给别有用心之人，进而造成精密数据的丢失。因而，在强化档案管理中，中医院必须明确档案管理的重要性，私密性，强化档案管理人员保密意识。
四、结束语
总而言之，“强化中医院档案管理工作的措施研究”是一个具有现实意义的重要课题。在实际中医院档案管理工作中，中医院能否通过有效手段及措施，强化以及优化中医院档案管理工作至关重要，其直接关系着中医院能否健康、稳健、长足发展。因而，中医院要在档案管理中积极寻找有效强化措施，为中医院发展保驾护航。
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（作者单位：山东中医药大学附属医院）
