大数据时代背景下档案管理和数字化建设研究
摘 要：本次研究的主要目的在于分析大数据时代背景下，档案管理和数字化建设工作的重要性。面对当下全球数字化、网络化的科学发展与转变以往的档案管理模式的情况，已经不能够满足当前档案事业管理工作的发展和进步需求。因此，本文着重分析档案管理工作中存在的问题，提出科学的应对策略和方案，希望能够拓展和创新档案管理工作方法。
关键词：大数据;时代背景;档案管理;数字化建设
伴随时代的不斷发展以及科学技术的不断进步，传统行业面临着改革与发展的需求。传统的档案管理工作模式，在大数据时代背景下不断受到质疑，以往的档案管理工作知识理论与信息技术都面临更多挑战，重新组合相关管理工作内容，可以将数字化和数据技术引入到传统档案管理工作当中，改变传统纸质档案管理的模式，从而提升档案管理的可读性和可靠性，深入挖掘并分析大量档案信息的价值，提高档案管理工作质量。
一、大数据时代背景
1.大数据的提出
2008年，《自然》杂志发布了关于大数据的主题。同年，计算社区联盟发布了关于大数据计算的相关报告，内容研究当中提到了大数据计算可以在数据驱动的环境氛围当中转变商业、科学和社会活动。2011年，EMC在关于云计算满足大数据的年会当中也提出了大数据的理论。随之，麦肯锡、IBM以及其他相关组织也都发布了关于大数据相关的研究资料和报告内容。2012年，美国政府也提出了大数据研发计划等内容的相关信息，指出通过提升大型和复杂数据的收集工作内容，可以获取更多的知识和见解能力。
2.大数据的概念
传统的软件和工具不能够满足在一定时间范畴当中收集并进行数据的整理和管理目标，因此产生了大数据。大数据需要得到更多决策能力和流程优化功能的知识，在洞察力的创新模型理论支持下可以实现高增长率和多元化的信息资源储备与应用目标。与此同时，麦肯锡全球研究所也针对数据的收集提出了一个科学定义，即数据的大小足以满足收集、储存和管理相关传统数据库内容的目标，并且能够科学分析数据库软件工具的具体功能。大数据具备四方面的特征，分别是具备海量数据的规模、多功能性和低数据类型以及低密度值和快速数据传输等作用。
二、档案数字化的作用与价值
1.档案数字化管理是档案管理部门重要战略
实现档案数字化的管理工作是档案管理工作部门的重要发展战略目标之一，当下我国社会档案的管理工作职能部门已经面临了数字化和网络化的改革需求，科学技术档案管理的数字化发展进程和其未来的发展潜力存在密切的关联。以往的档案管理工作涉及到的工作内容，仅有收集信息、信息类别划分、档案归档，以及记录和储存各种档案信息的内容。其开展档案管理工作的目标在于登记信息、查阅信息，并将此作为参考内容，而不是为了充分开发和利用档案信息资源，达成共享目标。以往的信息管理模式下，及时查询档案信息的工作本身没有得到良好的进行，但收集和整理信息，并在目录中逐页搜索，也可能会导致信息出现数据磨损或丢失的情况。因此未来数字化档案的管理和相关管理系统的构建，必然会成为档案管理职能部门发展的必然趋势。
2.档案数字化可提升档案管理服务水平
采取数字化的档案管理工作模式，能够有效的提高档案管理工作的服务水平。在大数据时代背景之下，电子化的档案构成，实现了档案传输的网络化布局，与此同时，档案存储数据化也更加广泛，也由此呈现出动态化的档案管理模式。不同类型的现代化设备也在很大程度上提升了信息储存的范畴。伴随时代不断发展，以及科学技术的不断进步，档案数字化体系的建设，无疑为未来的实践工作创造了良好的条件，并且夯实了坚定的信息管理工作基础。具备系统理论，可以促进档案数字化管理工作的妥善进行，并且能够为档案数字化管理提供完整且有效的科学思路。应用复制的技术，可以更加便利的收集和整理档案信息资料。遇到相关信息比较模糊的情况，或者是组合分类查询等方法，也可以采取检索的方式更为容易地收集到相关档案。采取微型技术和电子技术可以实现分离档案信息的目标，进而有效的解决储存空间受到限制的问题。信息技术的方案可以加视频、音频和文本信息，同时记录在一个档案当中，并且能将更多的信息储存在小空间范围之内。档案数字化建设可以充分拓展档案资源的储备，与此同时还能够提升档案服务的工作范畴，在很大程度上可以提升档案管理工作的服务水平。
三、档案数字化建设中存在问题
1.档案数字化横向发展不均衡
目前，各等级档案管理的职能部门都非常重视数字化档案的建设，然而一些基础相对薄弱的档案管理部门却忽视了档案数字化建设资本的投入。希望进一步完善和优化档案数字化建设体系，就应当引进相关的技术型人才和配套技术。建立档案信息数据库，需要得到计算机服务器以及其他设备的支持，以往的纸质档案全面实现数字化管理，需要得到硬件和软件的双重配合，在传统档案管理工作的基础上，投入更多精力和人力。与此同时，档案管理工作部门还需要通过优化网络来进行完善的管理。对于级别相对较低的档案管理工作部门来说，无论是未来的档案管理工作，生存与发展都面临着很多挑战，更无暇去进行数字化建设的资本投入。
2.档案管理观念落后影响档案数字化建设
档案管理工作人员没有真正的认识到档案管理工作的重要性，忽视了数字化建设的真正价值与内涵，都会影响档案管理数字化的体系建设。档案管理信息体系属于档案数字化建设的相关模具和板块，为进一步优化档案管理工作，需要工作人员认识到，改变过去管理方法和理念的重要性，同时构建一个规范化的管理体系。之前档案信息化管理属于日常工作内容，工作人员一味依赖纸质档案，认为网络和电子档案存在不安全性，这一观念也影响了大数据时代背景下的档案信息管理工作进一步开发与应用。
采取信息化技术进行档案管理，能够建立相对完善且优化的信息化档案管理机制，保存纸质和信息化电子文档，能够确保文档同步性和完整性，并为单位解决更多档案管理工作问题。
3.档案数字化建设缺乏整体规划
由于缺乏整体规划，导致档案数字化建设的工作进行过程中遇到阻碍问题。没有细致进行整体规划和部署，盲目的引入并不符合实际工作的档案管理体系，或者是缺乏实现档案管理集成工作目标的技术，都会导致档案管理工作存在缺失问题。在实际工作过程中购买的管理信息体系，不仅不能够满足传统档案管理工作的要求，也不能提高整体工作效率，还会引起各体系中档案信息出现不兼容和信息资源处理能力降低的情况，导致档案管理部门出现档案信息化建设障碍问题。
4.档案管理人员缺乏档案数字化建设工作能力
目前，档案管理工作人员缺乏专业技能，也会导致其无法胜任档案数字化建设工作的具体内容。日益完善的档案管理工作模式，对工作人员的知识结构和工作技能提出了更多要求，在传统理念指导下，档案管理工作人员认为自身的管理工作应当配合计算机技术人员同时进行，将其视为单纯的技术运行，而实际的档案数字化建设工作，应当是由具备计算机能力和档案管理信息处理能力的档案管理工作人员完成。
5.档案数字化缺乏统一标准和有效安全保障
缺失档案数字化统一管理标准和有效性安全保障的档案管理工作存在严重问题。保证完整的传统档案信息，并与基础工作内容进行统一，才是构建档案数字化管理与建设体系的重要基础，如果档案的质量存在参差不齐的情况，会导致档案馆数字化管理缺乏统一标准。电子档案存在范畴严格受限的情况。档案记录了相关项目从开始到结束的整个过程，并存在大量宝贵的数据和机密信息，因此，保证信息储存和应用的安全性，具有非常重要的价值。档案管理工作人员对于自身工作安全意识不足，也可能会导致信息档案存在被黑客攻击等风险。档案信息的泄露，都会造成档案管理工作出现重要安全问题。
四、大数据时代档案管理创新举措
1.赋予档案新内涵
在大数据的时代背景下，不断优化和完善档案管理方法，需要提出创新的举措，进而赋予档案全新的内涵。例如，在医院档案管理工作中构建大型的数字档案馆，将其中具有实际价值的相关记录信息视为档案。医院每时每刻都会更新生成全新的数据信息，将所有的信息收集并记录到计算机当中，通过通讯设备保存到数据柜。在需要的时候，可以通过访问大数据的文件了解到相关信息。这些工作是人工无法完成和实现的，因为目前的档案管理技术手段和人员知识水平，都无法进行海量数据的类别划分。
2.及时更新知识结构
档案的数字化体系，能够针对档案信息进行收集整理、划分类别储存以及转移，这都需要软件和硬件技术的双向配合。根据档案管理的需求配置相关的设备，包括计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换器以及其他相关信息处理设备，这也是为了配合硬件设计方面的主要需求。档案管理的软件设计，需要与档案管理部门进行相关实践工作的配合，为档案管理部门提供良好的网络环境，从而构建档案网站，实现数字化和网络化的科学管理应用。
采取网站的形式，针对用户提供档案储存和管理的工作性能，同时与实践工作中产生的操作细节相匹配。例如，医院在输入信息档案时，采取统一的编码进行档案信息的管理，并由档案管理部门实际运作完成生产要求。
3.构建新档案收集体系
储存档案信息是档案管理的重要基础，在大数据背景时代下文件的收集和整理不能仅依靠人工，需要借助互联网和信息技术的支持，从而产生完整的生产链条。科学的管理方式，需要掌握每个环节当中生产的信息和数据，从而把握关键信息和链接中心，并针对收集到的信息大小和类型进行划分。例如，针对医院工作部门的档案实施管理，进行信息化技术的收集，实际监控计划运营。通过单位整理人力资源和运营人员的资料，可以进行计算机信息的搜索，并了解其中的巨大信息量，从而实现信息的分析，从技术层面支持档案管理工作正常运行。
4.拓宽新档案应用渠道
为科学优化大数据时代背景下的档案管理工作，需要不断拓展档案的使用渠道，在充分应用档案管理部门潜在作用的前提下，产生档案管理的重要价值。大数据时代背景下，档案管理的工作人员应当认识到改变自身被动服务的理念和方式，积极应用区域网、互联网等将信息及时的传递出去，这也是档案管理的优势所在。交互文件用户及档案管理部门的信息端口，才能够进一步的掌握用户的工作需求，从而掌握档案管理部门中每个节点各种信息和数据。在收集到的档案信息当中，寻找具有价值的可应用信息，并将其分享与公众可以保留数据的实时性和有效性。
五、结论
综合上述研究内容，进行切实有效的分析探讨和总结，能够了解到在大数据时代背景下拥有数据，便是拥有中心资产，因此应当重视考量数据所有权的重要价值。档案部门属于数据链接的中心，因此无论是集中式还是分散式的数据收集模式，都能够深入挖掘到收集数据和信息的重要价值。作为具有科研性工作性质的单位，从事档案管理工作的人员，不仅需要收集传统的档案资料和信息，还应当充分的应用信息化文件资源，切实履行自身职能，能够与时俱进的构建大数据体系，从而科学实现档案管理的战略作用和价值。在科学技术的支持下，整合大数据储存的档案资料，基础应用数据化处理技术，实现挖掘档案信息价值的目标，从而促进档案管理工作顺利进行，不断优化和完善工作体系产生最大价值，并推动社会创新与建设。
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（作者单位：山东济宁医学院附属医院）
基金项目：大数据时代医院培训档案系统建设，项目编号：JYEC2019FRW001。
作者简介：任星（1986-），女，汉族，山东济宁人，硕士研究生，馆员。
