高校图书馆档案管理的优化路径

2022.06.01

赵文彬

摘要：作为高校图书馆管理的重要组成部分，档案管理在用户需求满足和图书馆发展等方面均能够发挥积极作用。本文分析了高校图书馆档案管理特点、高校图书馆档案管理的作用，并从三方面深入探讨高校图书馆档案管理的优化路径，为高校图书馆档案管理实践提供有益参考。

关键词：高校图书馆;档案管理;资源整合;档案利用;档案服务

高校图书馆作为高校的直属机构，除了文献采购、编目、读者服务等基本业务活动之外，档案管理工作也是其重要的管理职能之一。高校图书馆首先作为文献机构，其对图书文献的管理较为重视，对在业务活动中形成的档案资源则有所忽视，应对高校图书馆档案管理优化路径进行探讨。

1 高校图书馆档案管理特点

1.1 从属性。对于从属于高校档案室的图书馆档案来说，其需要服从高校档案室的统一管理。围绕图书馆档案内容进行分析可以发现，为保证图书馆档案的完整性和系统性，图书馆需要每年移交部分档案由学校档案馆归档，如会议记录、年度工作计划工作总结、发展规划，为便于使用，移交的部分档案一般需要复制留存。[1]

1.2 非全宗性。对于不具备人事、财务、行政独立的高校图书馆来说，其本身并不具备机构的相对独立性，因此，高校图书馆本身不具备全宗构成者属性。

1.3 针对性。在收集图书馆档案资料的实践中，应充分结合图书馆的实际需要进行，对于与图书馆不存在直接关系、只具有时效性、不具备检索意义的文件资料不应由图书馆负责归档，而是需要由档案部门、高校职能部门负责归档，以此保证图书馆档案的针对性，更好反映其个性特征，否则图书馆档案将失去存在意义。[2]

2 高校图书馆档案管理的作用

2.1 服务于图书馆的生存和发展。作为图书馆活动的原始记录，档案能够提供最可靠真实的各项图书馆工作信息，对于图书馆的人员培训、人员规划、专业职称考评、内部职务认定来说，翔实、系统的档案信息资料也能够提供重要参考。

2.2 属于科学管理的载体和中介。高校图书馆档案能够成为管理活动的载体和中介，高校图书馆可获得档案提供的管理平台支持。

2.3 为教学与研究提供文献保障。高校图书馆档案详细记录有不同阶段、不同时期的图书馆人员编制、组织结构、科研成果信息、取得的成绩，因此这类档案能够为图书馆相关的学术论文撰写、业务探讨提供文献保障。[3]

3 高校图书馆档案管理的优化路径

3.1 加大各类档案资源的整合力度

3.1.1 虚拟存储档案资源。为实现高校图书馆档案管理的优化，应从现有资源的整合入手，结合大数据等信息技术虚拟存储档案资源，有利于实现档案管理成本降低。高校图书馆的档案管理人员可在大数据、数据库的支持下优化资源调配。

3.1.2 优化档案资源利用。高校图书馆应进一步重视现代信息技术在档案管理中的应用，例如基于大数据技术的数据检索优化，可基于计算机从海量的档案信息中快速获取信息，同时可根据档案的日期、时间、关键词、类型等实现具体信息的快速检索。此外，通过针对性建设高校图书馆档案信息资源库，可打破空间、时间限制，高校图书馆档案工作共享性可由此大幅提升。[4]

3.1.3 加强人力资源整合。高校图书馆需结合自身实际和发展目标，有针对性整合人力资源，如对现有档案管理人员进行培训，提升综合素质和业务技能。同时，高校图书馆可在社会中引进档案管理急需的高层次人才，或通过校内人员调整引入热爱图书馆档案事业的专业技术人才，高校图书馆的长期可持续发展可由此获得充足人才动力。

3.2 推进软硬件建设

3.2.1 优化档案管理人员培训。在关注计算机等新型技术引入的过程中，高校图书馆还需要同时强化硬件建设，并结合信息化管理模式对档案管理人员进行档案管理、信息技术相关的培训，不断提升档案管理工作水平。

3.2.2 强化档案数字化建设。随着高校图书馆信息化建设的不断推进，纸质载体的档案文件管理正逐步演变为电子载体，由此通过数据存档保存档案信息。[5]档案管理人员即可通过数字化的档案信息管理更为便捷地开展工作。

3.3 提供个性化档案服务

3.3.1 强化个性化档案管理。为更好提供档案服务，高校图书馆还需要基于数字化建设强化个性化档案管理，以此提供精准化的档案服务。

在具体实践中，高校图书馆的档案管理理念应以用户为中心树立，以此开展数字化的用户档案管理，对于特色学科、某一重点学科对应的不断群体，可由此提供个性化、精准化的特色档案服务。

基于知识发现、数据挖掘、聚类分析等技术和方法，档案管理人员即可对用户的学历层次、内容偏好、借阅信息、使用时间、专业或学科背景等开展全方位的调研和分析，用户的信息资源需求和信息资源利用动态可由此掌握，由此即可科学分类管理用户档案，建立个性化、规范化、科学化的用户档案管理系统，更好提供专业、对口、贴心的服务。[6]

3.3.2 加強与用户的互动。通过电子邮件、微博、微信公众号、留言本等平台，高校图书馆可实现对用户个性化需求的深入了解，并通过快速响应为用户提供定制服务。同时，能够强化用户与图书馆的沟通和互动，提供智慧型服务。

3.3.3 开展升级服务探索。通过已经建立的高校图书馆个性化用户档案，辅以“一卡通”等信息技术，即可开展升级服务探索。

基于个性化用户档案，可针对性为专业类教师、专家学者、科研人员等提供参考咨询服务、专业类工具书借阅服务，也可以实时提供最新科研成果、研究动态、科技文献、专业图书等信息资源，可通过科技内参、科技简报等形式展现。对于重点项目用户，高校图书馆也可以提供专项服务，通过馆际借阅、文献传递等方式，保证项目的前沿信息和文献资料能够及时提供给用户。