基于全生命周期视野下高校仪器设备资产管理研究

2022.08.23

秦磊

近年来，由于招生规模的不断扩大，高校仪器设备在采购数量及资金投入方面，也在不断的增加。同时，仪器设备较长的生命周期也为高校设备管理方面的带来一定挑战。因此，为了保证能够提升高校中对于仪器设备资产的实际管理质量和效率，基于全生命周期理论框架，对各阶段中存在的问题进行梳理和研究，制定出对应的解决策略，确保资产管理的有效性、全面性，促进设备使用效益的提升。

高校仪器设备管理工作是一项长期且系统的工程，涉及论证、采购、验收、使用与维护、调配、报废处置、开放共享、配置管理等诸多环节，通常可分为前期规划与采购、中期使用维护、后期处置等三个阶段，也是全生命周期管理的主要框架。当前仪器设备资产的数量、质量已经成为对高校综合实力进行衡量的重要内容之一。因此，为了保证高校的仪器设备能够真正体现出应有的价值，需要将全生命周期相关理念融入到实际的管理工作中，对当前高校仪器设备管理过程中存在的问题进行梳理与分析，制定出对应的解决措施，形成系统、全面的管理模式。以此保证高校能够开展更加有效的资产管理工作，为高校实现更好的发展提供支持。

一、高校仪器设备管理中存在的问题

（一）前期规划与采购阶段

前期规划与采购阶段，主要存在以下几个方面的问题：一、由于高校资产的管理理念陈旧，长期处于计划管理模式，其管理体系中缺乏全面的预算和审计的制度。仪器设备采购时缺少必要的远景设计。目前高校很多设备采购项目往往由课题组进行决定需求具有一定的局限性，规划方面缺少一定的统筹，重复购置无法避免。同时在后期使用与维护费用上也未能充分考虑，进而造成资产闲置。二、在采购方面，当前大部分高校在物资采购方面都有着比较大的需求，即使在高校严格控制下，依然存在部分供应商在利益的驱使下出现各种不合规的行为。这种制度上的不完善，不仅影响了产品的实际质量，同时也对管理工作造成了一定影响。三、在管理队伍方面，高校对设备的前期管理过程中，涉及到预算、采购、验收等诸多工作，而高校中在这方面人才的缺失，也是导致仪器设备管理无法获得应有效果的重要因素之一。

（二）中期使用维护阶段

中期使用阶段中，主要存在以下几方面问题：一是仪器设备的账物、账账之间不相符，造成这种现象出现的原因有很多，如随基建项目配套的设备，但是在建设完工后配套的仪器设备并没有进行入账处理，形成账外资产;仪器设备已经进行了报废，但是归口管理部门没有及时的进行信息处理等。这些问题都造成账实不符的问题出现，影响了管理工作的顺利开展。另一方面，部分高校并没有从思想上重视仪器设备的管理工作，没有及时的对管理机制进行完善和健全，部分环节缺少合理的管控手段，造成仪器设备的使用比较随意。二是部分高校有着“重购轻管”的理念，易造成“投入高、效益低、重复购置”的情况出现。同时，由于规划上的不足缺少必要的使用维护经费，造成部分仪器设备使用效益不高或是处于闲置状态，一定程度上造成了资源上的浪费。

（三）后期处置阶段

后期处置阶段，主要存在以下几类问题：一，设备报废处置的过程中，由于信息不对称性以及处置工作执行落实不足等问题，即使高校在这个方面有着一些相关的规定，但是由于机制上不够健全和完善，人员意识上的偏差。因此，一些工作经常会流于表面，未能有效整合资源进行二次分配。造成一些还有价值的资产被直接报废。二，高校在对仪器设备进行分配的过程中，一般会直接将责任落实到个人身上，这种形式也进一步将设备私有化的矛盾激发了出来，这种矛盾在一些公私两用型仪器设备上相对比较明显。同时，由于缺少准确及时的监督和管理，相关人员在使用仪器设备的过程中，并没有重视维护相关工作，缩短了仪器设备的寿命。

二、基于全生命周期视野下高校仪器设备管理策略

（一）实施预算分析，进一步加强信息化建设

前期规划与采购阶段是实施仪器设备管理的初始阶段，做好前期预算编制等规划工作，能够为后续管理工作更加有效的开展提供一定支持。因此，针对前期规划与采购阶段的工作来说，需要从分析预算可行性、提升相关人员素质，信息化工具辅助等三个方面，完善仪器设备的管理，保证管理工作能够有序的开展。首先，将管理工作主要细化成预算、采购和验收三个方面，其中分析预算编制的可行性是关键内容。由于高校不属于以盈利为主的单位，资金来源渠道具有一定的局限性，这就容易造成高校自身拥有的资金并不充足。因此，为了避免浪费这些有限的资金，高校中的资产主管部门、采购部门、财务部门需要在接受到采购申请后，合理的对采购金额进行划分，对于一些金额需求比较小的仪器设备，也需要将其进行界定，实施配比可行性方面的分析。同时，针对一些需要大量购置的资产内容，高校需要对资产的信息管理系统进行完善和健全，对资产使用情况、存储情况等信息实时的录入到系统中，并且在网络的帮助下，保证能够在收集终端进行显示，便于使用者随时查询信息。以此保证能够为接来下的采购与招标工作提供一定参考依据，实现更加有效的信息互通。其次，为了能够减少在购置阶段中出现的徇私舞弊情况，需要对购置的流程实施信息化管理。因此，高校可以建立相关的信息管理系统，保证操作便利、公开透明的同时，可以将具体的责任真正落实到个人身上。同时，相关的部门的操作信息需要在系统中进行公示，保证每个环节都能够紧紧相扣，为部门之间实施互相监督提供一定支持。以此保证能够通过有效的内部控制工作，对各个部门的权利和行为进行规范。最后，需要提升相关人员的专业素质和水平，保证规划与采购决策科学合理。

（二）完善相关制度，结合全新技术

仪器设备在购置完成后，开始进入使用管理阶段中。为了保证能够减少资源上的浪费，促进仪器设备使用效益，延长仪器设备用寿命，使其能够在有限的时间内，发挥出最大的作用，可结合全新的技术对现有的资产日常管理模式进行完善，以此保证各项管理工作都能够有迹可循，更加有序的开展。首先，完善制度保障，虽然当前高校中对于仪器设备的管理工作，是高校实现持续发展的重要内容，但是如果在评价体系、管理制度方面不够完善，容易造成责任制度无法落实在实际中。因此，为了能夠保证对资产管理工作产生一定的约束，保证资产的安全性和完整性，使其能够发挥出最大的作用，高校需要结合国内外对应的管理经验和研究成果，在保证遵循绩效评价体系的原则基础上，建立与本校实际情况、管理模式相适应的全新管理绩效评价相关体系。同时，在实际的管理工作开展过程中，也要集思广益，接受大众的意见，不断的对评价指标进行完善，对评价体系进行合理的优化。以此保证能够获得更好的管理效果，从根本上保证管理工作的效率和质量。其次，在日常的管理工作中，需要与一些相对比较先进的技术结合在一起，如射频识别技术（英文简称RFID）。在传统的仪器设备管理过程中使用的管理方法，不仅提高了管理的难度，并且需要耗费大量的人力和物力，非常容易出现账实不符等不合理行为。而RFID在管理中的融入，能够在避免人工操作、自动灵活操作的基础上，解决传统管理模式中存在的各种不足之处，为管理方法和理念的创新，提供了全新的机遇。该项技术在仪器设备中的应用，主要拥有以下几个方面的优势：其一，通过将RFID融入到管理中，在资产购置后，将资产进行入账处理的人同时，可以将资产全面的信息RFID标签，置入到对应的资产实物中。这样在今后使用或者是查询信息时，就可以利用读写器对电子标签进行读取，并且将读取的信息准确回传到服务器中，实现对资产的实时、定位监督和管理。其二，在仪器设备中植入相关的电子标签后，只要资产在无线网络的实际范围内，其标签中的信息就能够利用终端管理系统进行修改。这样不仅能够保证资产的修改具备时效性，同时还可以避免人工操作需要浪费的时间和精力。通过这种动态化、智能化的管理工作，能够为高校中开展投资决策提供准确、科学的依据，同时为资源共享、设备维修等工作提供了极大便利。

（三）遵循公正原则，打破信息孤岛

后期处置阶段中，主要包括仪器设备的调配、报废、回收等内容，对于资产的报废处置审批工作需要给予充分重视，严格按照公平、公正、公开的原则，将信息及时公布，确保处理流程的合理性、合法性。首先，在仪器设备满足最低使用年限且已经失去使用价值需要实施报废处置后，可在高校的网上将报废申请信息进行公示，并且在公示信息后，需要留出一定的时间，方便在校内进行调配或者是其他单位进行购买使用的申请。然后按照整理好的申请人员名单，进行正常的协商，协商完成后进行权属变更，再将报废申请公示进行撤除。如果在固定的期间内，并没有出现合适的申请者，那么高校就需要对资产报废进行回收处置。此外，对于处置完成后的资产，相关人员需要及时完成账面处理。所有的资产报废处理都需要按照以上流程处理，保证整个处理过程的公开、透明，确保合理的处理仪器设备。其次，为了避免一些还具有剩余利用价值的资产被处理，尤其是一些整体上无法使用，但是部分零件还存在使用价值的资产，需要经过专业人员的评估后才能够进行报废申请。以此保证能够从根本上避免损失。同时，想要保证资产的价值能够被充分评估和分析，高校需要组建对应的专业评估小组，对一些需要实施报废处理的资产进行价值评估工作。这就要求高校需要积极的培养、提升资产管理人员素质，使其能够具备良好的资产价值评估能力，或者是可以直接引入一些专业方面的人才，对整体的资产管理队伍进行完善。以此保证能够通过提升评估小组的整体专业水平，确保报废处置工作能够更加顺利、有效的开展。

四、结语

基于全生命周期的仪器设备管理工作，是高校实现精细化管理目标中不可少的部分，根据当前高校仪器设备管理环节中普遍存在的问题，制定出相应解决问题的具体措施，同时，借助现代科学发展红利，确保仪器设备的购置、使用和处置等环节能够形成有效的、可视化全过程管理，以此发挥出仪器设备资产的最大利用价值，进而促使高校能够实现更好的发展。