档案信息保密的重要性研究
赵延红 邢磊
摘 要：档案管理工作主要围绕信息数据与保密进行科学管理，在信息化时代背景下，保密工作對于卫生许可档案与机关公文档案尤为重要。基于此，本文阐述了档案信息保密的重要性，以卫生许可档案与机关公文档案为主要研究对象，结合现阶段档案信息保密现状提出问题，并有针对性地提出档案信息的安全保密措施，旨在结合新时代特点，增强卫生许可档案与机关公文档案的信息安全。
关键词：档案信息保密;卫生许可档案;机关公文档案
随着信息技术的普及与大规模应用，现阶段已逐步进入知识经济时代，档案信息的重要性逐渐突显，同时在电子化、数字化转变过程中，档案信息安全保密成为重点关注内容。在实际保密管理中，部分安全问题逐渐显现，导致以卫生许可档案、机关公文档案为主的档案管理存在一定保密问题，因此，围绕档案信息保密展开研究是极有必要的，可有效保障档案的信息安全，促进各领域的稳定发展。
一、档案信息保密的重要性
1.信息时代的要求
面对信息时代变化，档案信息已逐步实现电子化转变，但同时对档案信息保密提出了新的挑战。近年来，网络安全事故频发，在全球互联互通背景下，加强档案信息保密尤为关键。
结合卫生许可档案与机关公文档案来看，卫生许可档案涉及众多卫生信息，如公共场所档案、消毒产品档案、变更档案以及涉水产品卫生档案等，在关注医疗卫生情况的当代社会，卫生许可档案指标逐渐完善的同时，档案所涉及的保密内容也随之增加。
机关公文档案则涉及机关单位指令、报告、通知等记录性信息，其内容信息更需要展开保密管理。在档案电子化转变中，虽更易存储，并可规避传统纸质易损毁等问题，但电子档案的信息保密均建立在互联网安全制度管理基础上，在高速发展的信息时代，档案信息保密尤为关键。
2.经济发展的依据
在社会经济高速发展时代，各行各业竞争日渐加剧，在经济利益最大化目标的驱动下，对于各类资源需求均呈现上升趋势，而信息资源作为实质性数据，能够为经济发展提供依据，由此可见，档案信息保密管理至关重要。
在现代化档案管理中，卫生许可档案涉及各公共场所基础信息，可基于卫生许可档案进行信息挖掘，档案信息数据的应用为市场经济竞争提供依据，而机关公文档案信息则涉及发展重要规划、军事发展战略等秘密事项，信息外泄事故则会对各领域造成较大影响，因此，需严格保障卫生许可档案与机关公文档案的安全性。
在信息化时代背景下，需借助互联网技术增强档案网络安全，实现档案信息保密管理技术化发展，实现档案管理方便快捷的同时，可提升档案信息管理安全性。
3.个体隐私的保障
近年来，用户信息泄露网络安全事故频发，用户隐私无法保障，在此情况下档案信息保密成为管理重点。
就卫生许可档案而言，其涉及各类公共场所卫生信息，甚至包含医疗卫生数据等公共卫生信息，卫生许可档案的外泄可对个体隐私造成极大威胁，甚至不利于社会稳定。
机关公文档案则包括各类报告批复、信函通知等，对于个体隐私的威胁虽无卫生许可档案程度高，但仍具备一定的隐私泄露危险，因此，从个体隐私角度来看，加强档案信息加密是极有必要的。
二、档案信息保密现存问题
在卫生许可档案与机关公文档案信息保密管理工作中，仍存在一定问题。
第一，档案开放前的保密管理期间，应加强对于保密信息的组卷编排，在实际建设中，由于卫生许可档案与机关公文档案保密的特性，导致其日常管理缺乏实效性，均流于形式，并未切实做好副本管理，导致重要档案副本存在泄密隐患。此外，缺乏档案信息审查管理，导致卫生许可档案与机关公文档案即使存在外泄情况也无法得知，严重阻碍了卫生许可档案与机关公文档案的安全保密管理工作。
第二，档案信息密级存在差异，应针对不同层级展开对应性管理，但在实际档案管理中，档案密级调整工作及保密档案法治制度存在缺陷。
第三，面对部分电子化档案的保密管理，应借助网络安全技术展开，在实际的网络档案保障中，档案安全防护等级有待提高，需进一步借助网络安全技术展开优化调整。
第四，对于卫生许可档案与机关公文档案而言，其信息保密管理需借助监督制度进一步完善。在档案库房中，对于档案的监督主要依赖专人管理及摄像头，但受到档案分类层级管理限制，导致部分摄像头被档案遮挡，无法全面发挥出摄像头的监督作用。
三、档案信息的安全保密措施
为切实保障现代化档案信息安全保密，缓解档案保密管理问题，可从一体化管理建设、明确信息密级、加强网络安全、保密监督制度四个方面展开安全保密措施，切实促进档案管理的可持续稳定发展。
1.一体化管理建设
传统档案信息保密管理主要可从档案库房、涉密档案、档案分类三个方面进行，在信息化环境下，档案信息保密管理还包括档案网络安全控制。
档案库房能够实现档案的分类管理，可有效规避信息混乱问题，尤其对于卫生许可档案与机关公文档案而言，其信息数据具有零散化特点，在统一化档案库房管理中，保密管理工作更为条理。除此之外，档案库房能够在一定程度上规避档案盗取问题，需按照规章制度严格控制库房，并将办公室、阅档室、档案库房区分管理，由专人专项负责，并结合实际保密流程定期更新管理制定，最大程度从档案库房角度增强信息安全。
卫生许可档案与机关公文档案中涉密档案较多，应对涉密档案单独整理加密，以此规避档案信息泄漏情况，对经济发展造成严重影响。分类整理对于卫生许可档案与机关公文档案而言尤为重要，能够将零散信息进行归纳整理，为后续调阅与监管夯实基础，并基于分类整理保障保密工作顺利开展。对于保密档案而言，需明确其保密期限，在规定范围期间内保障档案信息完整性，并加强密级标注，借助独立装订方式提高档案安全性。档案网络安全控制主要针对电子化档案信息，基于互联网实现统一化管理，设置用户访问权限与IP限制，以此进行一体化档案信息保密处理。
于档案信息开放前，应在现有分类管理基础上进行组卷编排，并借助档号进行补充，为保障保密信息审查效率，可编制《档案目录》《档案卡片目录》《档案介绍》等检索工具，在多元化检索工具的辅助下，展开档案有序控制。对于档案的保密重视多停留在档案本身，对于档案信息副本缺乏监督控制，应针对副本档案进行专项管理，规避由副本档案保密不善造成的信息外泄。审查工作主要可分为初审、中审与终审，主要针对卫生许可档案与机关公文档案展开逐件审查，以此避免档案丢失造成的严重信息泄露事故。
档案信息保密的一体化管理建设需注重队伍建设，管理人员作为档案直接接触者，其应对档案信息安全负责。因此，要重视档案管理人员的综合素质，需具备全心全意为人民服务的政治素质，熟悉档案保密管理的业务素质，具备敏锐洞察力的文化素质。在日常管理、审查管理、队伍建设三个角度实现保密工作的一体化发展。
2.明确信息密级
卫生许可档案与机关公文档案的保密密级并非一成不变，根据时间的推移与机关公文的贯彻落实情况逐渐变化，在密级变化中升密并不常见，通常情况下为解密与降密，主要受到保密范围变化、密级档案失去指导作用、保密时限变化影响。
对于卫生许可档案、机关公文档案，应重点关注档案信息内容的贯彻落实情况，当保密档案内政策与计划基本落实后，其信息密级则会发生降密变化，更便于档案管理，但若档案在保密期间内，需按照《保密法》严格控制定密权限，明确档案信息密级，并在必要期限内完成保密工作。在优化调整密级时，需严格控制涉密档案规范标准，在国家法律支持下做到执法必严、违法必究。
除此之外，由于卫生许可档案与机关公文档案涉密内容众多，应构建保密新秩序，立足于长远，在以往保密经验基础上健全档案管理制度，继而保障档案信息保密管理的正规化、系统化、制度化发展。例如，根据卫生许可档案与机关公文档案信息内容划定密期，于密期结束后自行解密，以此完善档案信息保密制度;针对密级变化建立调密通知单，并建立相应制度体系，若卫生许可档案与机关公文档案密级发生变化，则由档案管理系统下发通知单，由相应档案科室及时做好衔接，并结合实际档案管理情况构建保密档案接收制度，实现规范化涉密档案交接。
在密级明确与调节期间，由于降密与解密工作的落实不到位，导致加密与非密档案混合的情况，在混合保管环境下易造成档案信息的泄露，进一步增加信息安全隐患。于2020年新修《保密法》后，规定涉密档案的调取不可调动原文件，根据不同密级采取不同的保存方式，并结合调密通知单制度规避档案混卷问题，最大程度避免以往因混卷造成的机密扩散现象。同时，在结合档案检索工具实现涉密档案的统一陈列，为卫生许可档案、机关公文档案高质量保密创造条件。
3.加强网络安全
由于现代化档案信息已逐渐向电子化、数字化发展，對于卫生许可档案与机关公文档案的信息保密管理应注重网络安全，防止受到网络攻击造成信息泄露问题。
例如，针对信息化档案系统的设计档案调取层级，需在特定的密钥条件下查看电子档案，与此同时，应对系统访问IP地址进行限制，对于非安全IP用户拒绝访问，以此保障电子档案信息安全。可采取IP地址统一编码的形式进行信息安全防护，借助网络编码技术与虚拟专用网络技术构建统一编码IP地址，并设定相应网络组织结构，设定IP地址间的从属关系，继而实现信息保护，值得一提的是，由于IP地址的统一化编码，若档案系统受到网络入侵，则会导致所使用用户出现IP地址错乱情况，因此可通过IP地址进行及时拦截，实现特定档案的保密管理。
对于电子档案调阅而言，需保障档案系统的实名制登记，同时确保电子档案无法进行网络下载，并实时存储访问用户信息及所调阅档案信息，根据访问用户的调阅时间进行记录，若存在长时间调阅或重复多次访问情况需及时调查，规避用户账号泄露或利用职权造成的信息泄露问题，以此全面保障网络信息安全，实现电子档案的高质量保密管理。
4.保密监督制度
对于卫生许可档案、机关公文档案的安全保密而言，需在管理的各个过程展开严谨保密监督。在实际的档案信息保密工作中，应借助监督制度保障档案信息保密工作的高质量落实，并于监督管理过程中展开不良行为纠正，以此全面保障档案信息的完整性与安全性。
在全面建设保密监督体系时，可从制度建设与监督措施两个角度进行。制度建设则是在现有档案借阅制度、档案复制制度等基础上规范档案调用范围，并进一步限定调取人员层级，针对不同类别档案调取需完成不同的审批手续，严格保障档案信息的安全保密。规章制度落实过程中，监督管理工作的实施可最大程度保障涉密档案完好无损，并于监督管理实践中逐渐完善，全面促进保密工作的稳定推进。
在档案保密监督过程中，应根据档案信息方向进行针对性重点监护，由于现阶段监督方式主要来源于专人看管与摄像头，可针对重要涉密文件重点看管，同时需消除监控死角，使监控设备于档案库房内实现全覆盖。除此之外，调阅结束后应由专人查看后，方可结束调阅流程，重点审查监管偷撕、涂改、划线等不良行为。
由于涉密档案监管工作较为单调，应从“嘴勤、眼勤、手勤、脑勤”四个方面作为实时监督，可积极宣传档案保密制度与法规条例，对于档案调阅者，可采取交流的方式了解其内在动机，以此规避档案不良用处，同时需保障调阅者始终处于监督管理人的视线之内，并做到实时看管。
另外，应结合自身监督管理工作进行全面监管，并落实涉密档案登记制度，于调取档案者离去前再次核实，及时查缺补漏，并根据档案的实际情况与查阅时间进行备注说明，若存在档案损毁情况，需按照相关规定进行查处，全面规避档案泄露问题。
四、结束语
综上所述，在信息化时代，档案管理逐渐向电子化演变，并为社会经济发展建设提供信息依据，保密工作可有效保障个体隐私，因此在卫生许可档案、机关公文档案管理过程中，应实现一体化管理建设，并明确规范信息保密密级，借助网络安全技术增强档案信息保障，辅以保密监督管理制度促进实现全方位约束，以此保障卫生许可档案、机关公文档案的信息安全保密。
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（作者单位：1.内蒙古赤峰市红山区卫生健康综合行政执法局
2.赤峰市红山区人力资源和社会保障局）
作者简介：赵延红（1971-），女，汉族，内蒙古赤峰市人，副研究馆员，本科学历，从事档案管理的研究;邢磊（1981-），男，蒙古族，内蒙古赤峰人，副研究馆员，本科学历，从事档案管理和干部人事档案管理方面的研究。
