基层干部人事档案管理中存在的问题及发展建议

    牟维敏

    摘 要：干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部工作中，记录干部德、能、勤、绩、廉等方面内容及现实表现和发展情况，经集中整理而成的个人卷宗，是国家档案的重要组成部分。其不仅是干部个人在职称评定、职务职级晋升、岗位变化中的具体体现，也是公检法、纪委监委等执法部门提取材料的重要渠道之一，还是任用、选拔干部的重要参考。规范管理基层干部人事档案就是为社会、为人才建设服务。但就目前基层干部人事档案管理的情况来看，在管理过程中还有不少问题存在。本文主要从四个方面进行论述说明，分析基层干部人事档案管理中存在的问题及发展建议，从而让基层干部人事档案管理更好地发挥其在人才建设中的作用。

    关键词：基层;干部人事档案;管理规范化;可行性建议

    基层干部人事档案作为记载干部成长的重要载体，是国家选择人才，进行人才考察的重要依据。做好基层干部人事档案的管理工作，其不仅能够为人才的选拔提供强有力的支持，同时还可以推动新时代社会主义事业的蓬勃发展。近年来，基层干部人事档案经历了“规范整理、达标验收、专项审核”等历程，基本实现了鉴别收集、立卷归档、准确分类、规范整理、审核认定等目标。尤其随着信息技术的高速发展，基层干部人事档案管理在迎接发展机遇的同时也面临着诸多的挑战，在基层干部人事档案管理工作的开展过程中，还是有不少的问题急需解决和处理。比如，怎样让基层干部人事档案管理工作开展的更全面、更科学？如何提高档案管理的效率和水平？都是基层档案从业人员需要综合思考的问题。其不仅需要相关基层干部人事档案管理人员不断增强档案管理意识，加强档案管理队伍建设，同时还需要合理利用信息技术、大数据等资源，以此来促进干部人事档案事业高效发展。

    一、基层干部人事档案管理当中存在的问题

    1.基层干部人事档案材料的缺失

    从目前基层干部人事档案管理工作的实施和开展情况来看，始终存在着档案材料缺失的问题。尤其是一些基层干部的学历、履历以及表彰处分材料等，缺失比较严重。而造成基层干部人事档案材料缺失的主要原因，一方面是因为基层干部本人对于自己的人事档案缺乏重视，在填写相关档案资料的过程中存在着略写或不填写的情况，没有如实记录，甚至还有些基层干部对于自己的学历、培训、职称和职务审批等材料没有及时送交归档，导致基层干部人事档案管理部门所搜集整理到的档案不够详细。另一方面由于基层干部人事档案人手短缺，工作任务繁重，虽然设置了专门的档案管理岗位，配备了专门的档案管理人员，但往往是“编在人不在”，工作一旦忙起来就成了哪里急先顾哪里，不能心无旁骛地专心管理档案，就不能有效对基层干部人事档案材料进行搜集和归档。

    2.基层干部人事档案管理人员专业水平不高

    在基层干部人事档案管理当中，缺乏专业强大的档案管理队伍，一直以来都是基层干部人事档案管理工作开展过程中的弱项，要么是基层干部人事档案管理人员不稳定，频繁更换工作岗位，要么是让一些能力相对弱、责任心不强的同志管理档案，导致基层档案管理队伍始终存在着业务能力落后，缺乏必要的创新意识问题。另外，随着互联网、数字化等技术的不断发展，给予基层干部人事档案管理工作带来了强烈冲击，无论是档案管理人员的管理理念还是基层干部人事档案管理的方法和手段都需要做出一定调整和改变，从而适应现代化、科学化、规范化管理要求。

    3.基层干部人事档案数字化进程慢

    自2015年要求对干部人事档案进行数字化建设工作以来，基层档案管理部门中仅有县级组织部门管理干部人事档案实现了部分数字化，其他管理部门如人社、卫计、教育等管理的干部人事档案均未开展档案数字化建设工作，近年来一些地方虽然也将干部档案数字化管理工作提上议事日程，但最终却因经费、人员技术等原因停滞不前。另外，即使是完成了部分数字化建设的单位也因更新不及时，堆集三四年甚至是更长时间的材料没有及时处理归档。数字化进程缓慢甚至是不做数字化的档案材料，在组织、人事、个人等利用过程中不断取出复制及反复装订，随着档案材料纸张老化、发黄发脆、字迹褪色模糊等问题将大大缩短档案使用寿命，造成不可估量的损失。

    4.基层干部人事档案内容失真

    对于基层干部人事档案管理人员来说，保证人事档案内容的真实性，是做好基层干部人事档案管理工作基础。然而，从目前基层干部人事档案管理的实际情况来看，部分基层干部人事档案内容存在失真情况。尤其是一些基层干部在填写个人信息材料时，经常会出现内容前后不一致的情况，而这种情况出现，归根结底就是部分基层干部在填写个人资料时没有做到实事求是，没有去客观评价自己。比如，在填写“三龄两历”时，经常会出现部分基层干部前后填写不一致的问题。另外，在填写个人考核鉴定材料时，绝大多数干部只谈优点而不谈缺点，并没有遵循实事求是的原则，去客观的评价自己。还有就是考察、调动、岗位晋升中形成現实表现材料、工作业绩材料没有用心撰写，而是利用网络“便利”模仿摘抄而成，导致这部分材料不能真正体现干部真实情况，千篇一律。

    二、基层干部人事档案管理存在问题的原因

    1.对基层干部人事档案管理不重视

    在信息化飞速发展的今天，由于部分领导对具体的档案管理工作不了解，或对档案工作的认识仍然停留在10年前“规范整理”阶段，对信息化管理平台的构建在认知上存在一定的缺陷，导致基层干部人事档案管理工作在实施过程中问题频发。而这种情况的出现，一方面是因为一些管理人员普遍存在着对于档案管理工作缺乏足够的重视，无论是自身职业素养还是档案管理能力都存在一定的缺陷，尤其是缺少定期培训，导致其对于一些新型的档案管理技术和系统难以熟练应用。另一方面则具体体现在基层干部人事档案管理举措的运用上。从目前基层干部人事档案管理工作的实施情况来看，绝大多数的档案管理依旧停留在传统管理模式上，并未对信息技术的应用予以足够的关注和重视。有些单位因为经费、人员问题未实现数字化建设，有些单位却是配置了两三年设施设备未开封，也未实现数字化。另外，沿用传统的档案管理制度，管档人员待遇不高，成长慢，没前途，年轻干部不想干很快流失了，老干部十几年甚至几十年在一个岗位上，容易产生 “疲劳”心态，缺乏创新意识等也是造成基层干部人事档案管理问题频发主要原因。

    2.基层干部人事档案管理方式粗放

    从目前我国基层干部人事档案管理工作实施和开展情况来看，普遍存在着档案管理方式粗放，管理人员水平不高问题。而此类问题的出现，主要是因为相关的基础性设施建设不够完善和管理手段滞后性所导致的。要知道，在我国，对于基层干部人事档案管理有着明确规定，档案的存放需要做到办公室、库房、阅档室“三室”分开，保证有“防火、防潮、防盗、防高温、防霉、防光、防虫、防尘”等“八防”措施，档案库房既不能在顶楼也不能在底层等规定。然而，受各种因素和条件的限制，很多地区的基层档案管理机构并未达到这一要求，而这可能会造成基层干部人事档案管理滞后或档案损坏问题。另外，受地区经济发展限制，大部分地区一些管理基层干部人事档案的工作人员一直沿用手工操作方式，工作的重点依旧是对档案的收集、整理，对于一些现代化档案管理手段在认知上存在缺陷，完全没有发挥信息技术优势。例如，州级机关满50卷的单位自己管，不满50卷的单位组织人事部门代管理，但是需自己整理;县级机关分教育、卫生、县管干部和公务员、其余部门等四大家管理，而这种管理方式的出现，造成了转递、查阅、利用不便，管档人员素质不一，要求不一，对新规范理解不同，导致档案整理审核标准各一，流动起来就特别麻烦。为了有效应对这一问题，就需要整合资源，每县每州成立一个专门的干部档案管理机构，建立一支专业的队伍分科分类管理队伍。

    3.基层干部人事档案分级分类管理不合理

    一卷完整的基层干部人事档案，包括干部的学习轨迹、思想政治素养、行为品德、专技专长、现实表现、工资结构、岗位变化、职务职级晋升、工作经历以及荣誉证明等文字材料。从“规范整理、达标验收”至今，经过10多年的发展，虽然积累了丰富的管理经验，也得到社会广泛认可，但是不同的重视程度、落后理念、低下配置，不合理分级分类管理现状与现代信息化管理时代发展趋势已不相适应。

    4.基层干部人事档案管理缺乏激励机制

    档案工作是一项十分繁重而又枯燥无趣的工作，它需要耗费管档人员大量精力和时间，周而复始地做一件事情，已经让档案管理从业人员创新意识消磨殆尽，疲于应付。目前来看，基层档案管理工作没有相应的激励机制，干好干坏一个样。档案管理工作仍旧是“说起来重要，排起来次要，忙起来不要”的现象。基层档案管理人员待遇低、成长慢也是影响档案事业发展的原因之一。一方面都认为档案管理工作繁重不愿干，另一方面认为档案管理工作是没前途的人干的，时间一长档案管理人员就少了“传帮带”，出现“青黄不接”的现象。

    三、基层干部人事档案管理工作开展的建议

    1.做好基层干部人事档案材料的收集管理

    为了保证人事档案部门能够做好基层干部人事档案管理工作，保证所搜集到的人事档案材料的准确性，就必须加强基层干部人事档案移交和基层干部之间的联系，建立通畅收集渠道，及时对基层干部信息进行登记及检查核对等几个方面进行。一是需要做好基层干部人事档案材料移交工作。在此过程中，需要把那些能够反映基层干部主要个人信息材料进行搜集和整理，并由各个单位、部门进行回收，统一向档案部门进行提交和归档，尽量避免出现材料积压和滞留问题;二是做好和基层干部之间联系和索要工作。不仅需要档案管理人员密切和各基层单位、部門之间沟通联系，确保档案材料能够及时进行递交，同时还需要和基层干部进行工作上联系，进而确保人事档案信息能够及时准确进行反馈。当然，对于那些未能及时提交人事档案信息基层单位、部门，还需要档案管理人员进行催促和索要;三是需要基层干部人事档案管理人员做好检查和核对工作。这不仅需要管理人员定期对基层干部人事档案进行检查和核对，及时发现或找出人事档案当中那些信息材料不完整、信息登记错误内容，做好纠正和完善工作，从而最大程度的降低基层干部人事档案信息造假行为出现;四是需要做好基层干部人事档案信息登记工作。这不仅要求档案管理人员对收集到的基层干部人事档案材料逐一进行登记，同时还需要对相关借阅人员进行登记，从而避免出现基层干部人事档案材料丢失问题。

    2.加强基层干部人事档案的执法监督和管理

    为了让基层干部人事档案管理工作能够更加顺利的进行下去，需要不断提高对于基层干部人事档案的认知，不断完善相关的基础设施条件。要知道，在现阶段的基层干部人事档案管理当中，部分地区始终存在着基层干部人事档案管理不达标问题，这就需要在加强基层干部人事档案管理的基础上，做好细节管控工作，做到查漏补缺。尤其针对一些与基层干部人事档案相关的违法案例，需要从中吸取教训，抓住基层干部人事档案管理过程中所存在的漏洞，逐一进行整改。还需要利用《干部人事档案工作条例》和新修订的《中华人民共和国档案法》指导、监督和管理基层干部人事档案，有计划、分批分级组织干部人事档案管理人员进行学习相关法律法规，不断增强档案从业人员法律认知水平，让档案工作有法可依，有法必依。同时，还需要加强对各个地区基层干部人事档案管理部门和人员监督，不断完善相关监督体系，从而让基层干部人事档案管理工作更加有序的进行。

    3.加快基层干部人事档案的信息化建设

    随着信息技术在基层干部人事档案管理工作当中应用和发展，基层干部人事档案管理的信息化建设势在必行。目前，我国基层干部人事档案管理信息化建设已经初见规模，很多企事业单位都相继开发并应用了档案信息管理系统，极大地提高了基层干部人事档案管理工作的成效。然而，在加快基层干部人事档案的信息化建设过程中还是有不少的问题存在。一方面基层干部人事档案管理部分在信息化建设上存在一定的滞后性，需要进一步加强;另一方面需要尽量去选择一些档案管理人员所熟悉的、运用起来比较熟练的档案信息管理系统软件。

    4.做好管理人才队伍的培养、培训工作

    为了让基层干部人事档案管理工作顺利的进行下去，还需要大力做好管理人才队伍的培养、培训工作。其一，需要帮助档案管理人员树立坚定的政治理想和信念，尤其需要提高档案管理人员的管理水平和能力，从而避免在进行基层干部人事档案管理工作的过程中出现错误。其二，需要树立高尚的职业道德情操。不仅需要档案管理人员廉洁自律，能够严于律己，宽以待人，同时还需要其具备一定的敬业精神，能够任劳任怨地进行基层干部人事档案管理工作。其三，需要做好培训方面的工作。不仅需要借助职业培训来提升档案管理人员的工作能力和政策理论水平，同时还需要熟练掌握一些现代信息技术，能够熟练的应用计算机来进行基层干部人事档案管理和录入。其四，需要加强档案管理队伍的建设，确保档案管理人员数量，建立健全激励机制，打造一支作风过硬、工作精益求精的人员队伍，确保专人专管，使得基层干部档案管理可以高质量完成。

    四、基层干部人事档案管理工作开展的意义

    总的来说，基层干部人事档案管理工作，直接影响着基层干部人事工作的质量和水准，影响着企业或者用人单位对于基层干部的任用和考核，关系着社会是否能够稳定发展。只有做好基层干部人事档案管理工作，解决基层干部人事档案材料缺失的问题，才能尽量避免部分基层干部弄虚作假问题的出现。只有解决基层干部人事档案管理人员素质不高问题，才能使得基层干部档案管理可以高质量的完成。只有对基层干部人事档案内容进行丰富和扩充，才能有效满足甄选优秀基层干部的需要，也只有加快基层干部人事档案信息化建设，才能实现基层干部人事档案网络化管理，以实际行动争创一流业绩。

    参考文献：

    [1]柯秀娥.基层干部人事档案管理刍议[J].科技风，2013

    [2]陈晓旭.关于基层干部人事档案管理工作的几点思考[J].东方企业文化，2012

    [3]王 梅.探索建立新形势下的干部人事档案管理模式[J].商业文化（下半月），2012

    （作者单位：贵州省普安县人力资源和社会保障局）