告别低品质勤奋 让时间更加高效
马立红
忙，仿佛成了现代人的代名词，每个人都在各自不同的岗位上忙碌着，同学聚会时说的最多的一个字也是“忙”，作为园长的我深有同感，尤其做园长初期，更是如此。记得当初，每日清晨从第一缕霞光开始，我就像上满弦的小闹钟，一刻不停地往前跑，楼上楼下，园里园外，时刻能看到我忙碌的身影，但当睡前静思一天的工作时，却又发现，仿佛什么事都没有做成：计划好的文案工作，照例需要晚间加班撰写;放在枕边的书籍，更是沉睡床头无暇翻阅;想好的精进计划一次又一次被搁浅……白天到底都在忙什么？时间都去哪儿了？为什么忙碌不停的我却看不到工作成效？带着这样的思考，我开始认真审视自己的日常工作，并利用两周的时间，详细记录每天的工作轨迹，每项工作所花费的时间，寻找时间藏匿的地方，学习高效的时间管理方法。经过不断学习、反思与调整，逐渐摸索出一条行之有效的时间管理方法，从而真正告别低品质勤奋，有效提高了工作效率。
合理统筹，科学分配时间
中国有句古话“日出而作，日落而息”，这句话告诉我们，一天24小时，我们要遵循人体生物钟规律，不同的时间要做不同的事。那么，针对我们一天工作的8小时，也应该遵循我们的人体生物规律，根据大脑疲劳程度不同，合理分配我们的工作，在大脑高峰时段做关键任务，将工作时间与精力进行合理的匹配。
建立合理的时间惯例表，让一日工作时间有节奏
建立每日时间惯例，是高效管理时间的第一步。我结合实际工作，将一天工作时间切割成“四短两长”的时间段，“四短”为碎片化时间，每段为1小时左右，“两长”为深度工作时间，每段为2小时左右，上下午均为“短-长-短”的节奏。“短-长-短”的时间节奏，既能让自己兼顾全面，又给深度工作与思考留下了充裕的时间，同时，在“短-长-短”的场景转换中，大脑得到适度的调剂与放松。
建立详实的日工作台账，将工作与时间惯例表进
行合理匹配
首先，在一天中精力最充沛的早晨，用簡短的十分钟列出一天的工作清单，按事情的轻重缓急和难易程度将一天的工作进行预规划，即分配到“四短两长”时间段中。“四短”的碎片化时间，基本用于不需要耗费更多精力投入，非关键性的、可批处理的各项工作，如转发通知、签发票据、商讨部署工作、电话寻访、常态工作横向扫描等内容。两长的深度工作时间基本用于需要专注投入精力的内容，如深入一线聚焦班级工作，撰写审阅各项文案材料，思考审视全园各项工作等。高效时间做关键性任务，低谷时间做非关键性任务，精力、时间与工作内容的合理匹配，让时间有节奏，让工作更高效。
高效做事，有效利用时间
时间的合理分配，是高效时间管理的基础，如何高效做事，才是高效时间管理的关键。但现实生活中，影响我们高效工作的因素很多，如自身的拖延、外物的干扰、多头绪的工作等等，都在影响着我们的效率。那么，如何改变现状，提高工作的实效？工作中，我采取了以下方法，收到了好的效果。
借用外力，让自己快速进入工作状态
在我们每个人身上，或多或少都存在一些拖延的现象，尤其是面对高难度工作的时候，拖延的现象更为严重，如计划好要撰写报告，可由于迟迟不能动笔，时间就这样一分一秒地过去了。因此，为了改掉拖延的习惯，我采取借助外力的方式。
首先，利用触发器，使自己快速进入工作状态。我的触发器就是经典的时间管理番茄钟，番茄钟以25分钟为一个工作单元，每按下一次番茄钟，就启动一次25分钟倒计时。我把红红的番茄钟放在办公桌最显眼的地方，每次看到番茄钟时间的快速流逝，都能快速调整自己，进入到专注的工作状态。
其次，环境的营造。制作熊猴PK卡，让住在心里的两只动物，即理智的熊去战胜顽皮的猴。小熊每次战胜小猴都在小熊位置上标记一个红五星，看着小熊身边满满的红五星，自身也是成就满满。同时，根据五星数量，还可以分阶段给自己一个大大的奖励，从而克服拖延的毛病。
净化环境，保证持续而专注的工作
首先，净化自身环境，提高工作的投入度。随着现代信息技术的不断迭代，我们忽然发现，自己已经悄悄地被手机绑架了，工作群越来越多，用微信传达布置工作的频率也越来越高，单位的、上级的、属地的、园所内部的，哪一个漏看都可能会错过重要的通知。但频繁地翻看手机，尤其在深度工作的时候，会对专注工作造成很大的影响。为了改变这种现状，我采用闹铃提示法，由原来的听到短信就看，改为一小时一看。同时和干部们约定，如遇需要即刻回复的事情，务必打电话，不可以用微信通知。对于上级的紧急通知，我还和几个要好的园长姐妹商定，紧急通知转发到我们建立的会议通知群中，如果没有回复收到，务必致电提醒。手机的有效管理，大大提高了工作的专注度。
其次，制订时间管理制度，净化工作环境。工作中我们还发现，影响我们工作效率的另一重杀手是工作节奏经常被打乱。尤其在深度工作的时候，最怕的就是时间都被大家撕碎，一会儿有干部找你商议工作，一会儿有会计找你签字，一会儿有老师找你反映情况。总之，你管理的人越多，打乱你节奏的事情就越多，刚刚有的思路，被一次又一次打断，严重影响工作效率。鉴于此，我们在园所内部建立了时间管理制度，时间管理制度明确标注了非重要、不紧急的事件，要在固定的议事时间商议。群众找我议事要在规定的“四短”时间里，干部找老师反馈工作要在老师非带班时间里。但时间管理制度同时标注，特殊情况、重要又紧急的事情必须随时汇报。时间管理制度的出台，让职工感受到对彼此的尊重，避免了轻易打乱对方工作节奏的现象，更重要的是保障大家有更多的深度工作时间。
外包大脑，为减负后的大脑增效
每个人的精力都是有限的，储存在大脑里的事情越多，心里的感觉就越是疲惫。哪怕事情再小，再好做，但是一旦被装在心里，就多少会让人有些焦虑，焦虑又会抑制大脑创造力的发挥，影响工作效率的提升。那么如何解决呢？我认为最好的办法就是外包大脑，即在手机备忘录里建一个待处理收件篮，在碎片化时间里采取批处理的方式快速收集任务，需要交给别人的工作，当天批处理转交，需要自己处理的工作，在第二天计划时间，先打开收件篮，合理安排进当天计划或本周计划中。努力做到用外脑记事情，用大脑做事情。
培养习惯，学会节约时间
在详实记录两周工作轨迹后，我发现有许多时间黑洞隐匿在自己不好的习惯中，有时为寻找一个物品花费很多时间，本来已经掌握的操作流程与方法，由于没记住操作方法，出现反复学习或请教的现象。低效重复做事，浪费了宝贵的时间。因此，好的习惯养成，是高效时间管理的保障。
养成好的生活习惯
第一步，清理办公桌，让环境变得整洁有序。办公桌上，只放当日材料，即按照当日工作清单及工作的先后顺序，依次放好待办的材料。第二步，清理电脑桌面，只留几个必要的常用软件，将文档材料按照类别放在不同的区间，并编制好目录，便于查阅。第三步，整理文件柜，将所有的材料分类编码，并固定存放地点，以便随时查找和翻阅，并做到用后物归原处，从而有效节约时间。
形成好的工作习惯
知识不断更新迭代，养成好的工作习惯，能大大减少自己的无效工作时间。接触一个新事物，需要有一个学习和熟练的过程，要将学到的新技能整理成标准操作流程（简称SOP），养成及时记录的好习惯。如当第一次尝试运用企业微信召开视频会后，我立刻将操作的每一步记录下来，这样在第二次使用时，即使一时忘记，也可以立刻打开整理的SOP，对照操作步骤立刻使用起来，避免了想不起来重复学习的现象。SOP的有效利用，给大脑减负，留出更多精力去做创造性工作，而非程序性工作。
建立团队议事制度
每周一次的班子会议事，是幼儿园管理工作中的重要内容，但每次开会商议事情，一开就是两三个小时，班子开完，部门再开……一周开会就占去了很多时间。我们发现，会议之所以冗长，主要因为针对一件事，要讨论很长时间，而且中途彼此打断，大家都着急表达自己的观点。为了提高会议的效率，我们制订了有针对性的议事制度，大大缩短了会议时间，也提高了议事的效率。主要有三方面改变：一是提前将会议议题发给各参会人员，让大家做好发言准备;二是明确每个人的发言时限，提高在规定时间内将自己的观点表达清楚的能力;三是开会时使用发言棒，只有手持发言棒的人才可以表达观点，观点表达完后，将发言棒传给下一个人，其他人在没有拿到发言棒期间，要认真倾听，做到不打断、不评判、不插话。待全部发言结束后，将所有观点整理出来，再进行筛选，最终留下大家都认同的内容。议事制度的出台，缩短了会议时间，使会议更加高效。
总之，通过两年的不断探索，通过合理分配时间、有效利用时间、巧妙节约时间，我的工作越来越高效，工作中也有了更充裕的時间静思与精进。我也成为了时间的主宰者，摆脱低品质勤奋，真正做到忙而不乱。
