集团型企业合同管理体系研究

    吴亚捷

    摘 要：合同管理在集团型企业经营管理中重点和难点工作之一，科学合理的合同管理体系可以有效提升企业在市场经济中的竞争力。本文简要分析集团型企业合同管理现状及问题，并对合同管理体系的完善提出了建议。

    关键词：合同管理;问题;建议

    一、引言

    随着市场经济的合同是重要法律文书，是企业经营成果的重要体现和载体。能否把好合同管理关，是制约企业高质量发展的重要因素。因此，集团型企业在经营管理必须要将合同管理提升到战略高度，重视合同基础管理工作，完善合同管理体系，落实管理牵头部门，加强合同准备、签订、履行、变更、转让、解除等各个阶段的风险管控，各业务部门和经营单元应形成合力，共同做好合同全生命周期管控。

    二、集团型企业合同管理存在的问题

    （一）共性问题

    一是合同管理制度形式化，不能有效落地。在实际合同管理过程中，合同管理流于形式，具体表现在合同管理相关部门职责没有制度支撑，权责不清晰，管理存在“真空域”;重“签订审核”轻“履行监管”合同管理缺乏系统性。

    二是不重视合同相对方的资信审查。在重“效益”轻“管理”的背景下，为了顺利签订合同，往往忽视的对合同相对方的主体资格合法性、营业范围的适格性、代理人是否有权性、是否具有相应的支付、交货、技术、生产等能力以及历史履约信用等进行核查，导致相对方后期履约出现问题，合同无法继续履行。

    三是不重视对合同文本的全面性审查。合同审核不是一个部门独立完成的，往往需要法律部門、财务部门、科技部门、业务部门等互相协作，从不同专业角度共同审查，才能判断合同是否完善，是否没有疏漏。但是大部分企业往往认为合同审查是法律部门的责任，但法律部门不是万能的，合同法律审查的实质仅仅是合同的合规性和合法性审查，对于合同的价格、工期/交货期、技术指标等的合理性是无法准确把关的。

    四是忽视合同签署人的代理权限审查。合同签署时，企业往往只重视公章或合同章，往往忽略了签署人的权限，凭主观判断签署人是否有权代理，而不要求签署人提供授权委托书和身份证明。

    五是合同履行缺乏监管。主要表现在：合同变更随意，往往采用口头形式，缺乏书面协议作为支撑;合同履行情况只掌握在业务人员手中，管理部门缺乏有效跟踪关键进度节点的手段。

    六是不重视合同档案管理。一方面在合同签订后不重视原件留存，另一方面在合同履行过程中忽视了履行过程文件、纪实文件的留存与保管，这些都可能导致合同发生争议时，没有足够有效的证据资料作为支撑而败诉。

    （二）个性问题

    一是集团总部对所属合同企业管控越权，突破法人治理边界。合同签署一般属于企业经理层决策范畴，部分集团型企业“强管控”模式，要求所属单位重大合同提级审核，这样可能导致“刺破法人面纱”，也不利于划分集团总部和所属单位的管理责任。

    二是集团总部对所属单位重大合同管理信息化程度低。基于“战略+财务”的管控模式背景下，集团总部对所属单位重大合同管控还停留在纸质信息报送，人工统计阶段，很难快速、准确为管理层提供决策数据。主要体现在：缺乏重大合同动态履行数据，导致对重大合同关键节点的履行情况不能及时掌握;对于重大合同风险无法第一时间采取有效的应对措施。

    三、完善合同管理体系措施

    （一）建立健全合同管理组织体系

    合同管理组织体系为合同管理提供了队伍保障。第一，经理层要高度重视合同管理;其次，合同综合归口管理部门、业务归口管理部门、合同承办机构要发挥好合同管理的协同配合作用，综合归口管理部门要强化顶层设计，拟订合同管理工作体系方案，完善合同管理基本规章制度;业务归口管理部门拟订和明确业务涉及的合同管理实施细则或操作流程;合同承办机构（各业务部门或经营单元）要做好合同风险的“第一道防线”。最后，各级合同管理专员要严格按要求落实制度、规定等，把好合同管理第一道关口。

    （二）建立系统完备的合同管理制度

    系统完备的合同管理制度是实现合同全生命周期管理的基础。系统完备的合同管理制度应当实现管理职责和管理流程的统一，既为管理部门和人员开展工作提供责权保障，又为合同全生命周期管理提供了依据，以实现有效的全流程管控。因此，制度内容应当包含管理部门及相关职责、审批程序及权限、授权委托管理、履行监督、纠纷处理、台账及统计报表、备案与存档、考核及奖惩等内容。

    （三）强化合同履行风险监控力度

    合同履行风险监控是合同管理中的难点工作。一是定期开展合同管理的监督检查工作。对合同管理制度落实、合同订立、履行及履行终结分析、基础管理工作、合同标准文本使用、合同管理信息系统运行等进行检查，总结典型经验，查找主要问题，提出整改要求，促进合同管理整体水平提升。二是做好合同动态统计分析工作。定期对合同履行的总体情况和合同履行的具体情况进行分析评估，及时发现合同履行、合同管理和企业经营管理中存在的隐患，提出改进意见和建议，为经营决策提供支持。三是加强合同信息化管理，建立并应用合同信息化管理系统平台，逐步实现合同审核、签订、履行、结算等业务网上运行，逐步实现对合同履约等行为进行动态监控、分析和管理。

    （四）加强合同档案管理

    合同档案管理是合同管理的重要环节之一。合同档案不能仅仅简单理解成合同原件，还应当包括合同签订前准备材料，如招投标文件、前期洽谈纪要等;合同履行过程文件，如会议纪要、往来函件、交货凭证、验收凭证等，这些文件是合同签订、履行过程的原始证明，也是纠纷案件最有力的原始证据。因此，应当建立合同归档机制，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记并保存合同的调查、谈判、订立、审核、签署、履行和变更、终结等相关的材料，包括但不限于会议纪要、电子邮件、信件、传真以及口头交流的书面记录等。在加强合同档案管理的同时，还应当注重合同信息保密工作，未经批准，任何人不得泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或企业的商业秘密。

    四、结语

    合同管理在当代企业经营管理中占有极其重要的地位，因此强大有力的组织体系、系统完备的制度体系、运行有效的合同监管机制、健全完善的档案管理，才能构建系统化、精细化、高效化的全生命周期合同管理体系。

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