新形势下会计档案管理的现状及创新途径
摘要：目前会计档案管理的发展现状已不适应新时代会计档案工作的需要，只有促进各单位会计档案管理的创新发展，加强组织领导建立健全会计档案管理制度;设置专门的会计档案管理人员，加强业务培训，提高会计档案管理人员的专业素质水平;收集齐全的会计档案资料、科学整理归档;加强电子会计资料归档规范化管理;要加强会计档案信息化建设，努力实现会计档案信息化管理，才能适应新时代新形势下社会经济发展需要。
关键词：会计档案;管理现状;规范化管理;信息化管理;整理归档
会计档案是记录和反映各单位经济业务的重要历史资料和证据，它记录和反映了一个单位的经济活动。会计档案管理是各单位内部控制规范化管理的重要组成部分，也是各单位会计核算基础工作的归纳和总结。会计档案管理无论对行政事业单位还是对企业来说，都是非常重要的一项工作。目前会计档案管理的一些现状已不适应新形势下对会计档案管理工作的需要，只有促进各单位会计档案管理的创新发展，才能适应新形势下社会经济发展需要。
一、目前会计档案管理的现状
1.对会计档案需要规范化管理的重要性认识不够
各单位对会计档案工作需要实施规范化管理的重要性认识不到位，有些单位领导对会计档案管理工作缺乏充分的认识，更注重内部会计核算业务的处理，以为只要夯实会计基础核算工作，单位会计档案规范化管理工作自然就做好了，相对忽视会计档案材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务会计工作过程中大量会计档案的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不会把财务资料的整理归档工作列入议事日程。将会计档案管理工作当成会计核算作的一种简单延续，使会计档案管理员成了会计档案的保管员，认为会计档案只要不丢就行。
2、会计档案管理人员规范化管理能力不够
大多数单位不能适应新形势对档案管理工作的需要，财务会计人员对会计核算业务非常熟练，对会计档案管理基本理论知识相对匮乏，特别是对规范化管理会计档案标准知之甚少，经常参加会计业务理论知识学习和实操培训，却很少参加会计档案规范化管理理论知识学习与实操训练，对现代化的会计电算化档案信息、会计档案管理规范化理解不清、理解不全。有的单位会计档案管理人员是由会计人员或者其他人员兼任，不能全方位投入会计档案管理工作中，在日常会计档案管理工作中往往容易敷衍了事，严重影响了会计档案管理水平、更谈不上会计档案规范化管理，所以在新形势下提升会计档案管理人员规范化管理能力是非常重要的一部分。
3、对会计档案范围理解有偏差，对会计档案资料收集不全面
会计档案不仅仅包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告，还包括银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册以及其他具有保存价值的会计资料。会计档案不仅纸质的會计资料，还包括电子会计档案资料。有些单位只注意留存会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸质会计资料，而对银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、会计档案鉴定意见书等会计资料没有足够重视，对单位内部生成的电子会计资料、单位外部接收的电子会计资料等电子会计档案也没有足够重视，导致归档会计档案资料不完整、不全面，进而影响单位整体的会计档案资料规范化管理。
4.会计电算化技术的使用，电子会计档案的形成增加了会计档案管理的难度
不少单位不能及时、规范对计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案进行有效收集、整理、归档、保存，例如没有要求在移交电子会计档案时将电子会计档案及其元数据一并移交，或者电子会计档案文件格式不符合国家档案管理的有关规定，或者特殊格式的电子会计档案没有与其读取平台一并移交。这些问题都会导致单位会计档案规范化管理的松懈，容易造成会计档案信息资料的丢失。单位档案管理人员缺乏对电子会计档案存取的研究，或存取电子会计档案拖延的时间过长，可能会因为会计软件的更新换代影响导致无法读取使电子会计档案信息，直接影响单位电子会计档案信息的有效接收和管理、利用。
5.会计档案规范化管理、信息化管理程度低
不少单位由于对会计档案规范化管理重要性认识不足，有些单位连基本的会计档案管理机构、专门的会计档案管理人员都没有，根本谈不上会计档案规范化管理、信息化管理。有些单位虽然设会计档案管理岗位，但是会计档案管理软件、硬件设备不足，会计档案管理人员很难正常开展会计档案管理工作;有些单位虽然有会计档案管理岗位，但会计档案管理人员是领导指定某会计人员临时兼任的，这样单位的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等会计档案无法规范化整理，更谈不上定期对已到保管期限的会计档案资料进行鉴定形成会计档案鉴定意见书、 销毁保管期满确无保存价值的会计档案工作，这无疑为给后续的会计档案规范化整理带来极大困难，直接降低会计档案开发利用的效率，甚至无法开展会计档案信息利用工作。多数单位的会计档案信息数字化工作尚未开始，只停留在信息化、数据化概念范围内，并没有付诸实施。外部环境不成熟、内部准备不充足使会计档案信息化、数字化管理程度很低。
二、新形势下会计档案管理的创新途径
1.加强组织领导，建立健全会计档案管理制度
单位领导重视本单位会计档案管理工作是加强会计档案规范化管理的前提，加大对会计档案管理经费的投入，在会计档案管理方面投入足够的人力、物力、财力以保证单位会计档案管理工作常态化、制度化，提高会计档案管理的软件、硬件。单位要建立健全完善的会计档案管理系统，并辅之以会计档案管理制度保证其顺利实施。首先设置专门的会计档案管理岗位，明确划分会计档案管理工作任务，做好会计档案管理工作职责划分，合理分配会计档案管理任务，完善社会档案管理系统;其次对档案管理人员实施绩效考核制度，将绩效考核作为一项重要考核标准纳入到工资薪酬标准中，严格绩效考核机制的执行，肯定优秀会计档案管理人员的工作业绩， 对玩忽职守、无法完成会计档案管理工作的人员进行思想教育、惩罚或者辞退。
2.设置专门的会计档案管理人员，加强对会计档案管理人员业务培训，提高会计档案管理人员的专业素质水平
设置会计档案管理岗位，配备专门的会计档案管理人员，确保单位的会计档案专职管理而不是由其他会计人员兼任。注重会计档案管理人员的专业素质和业务水平，会计档案管理人员不但要兼顾财务会计专业理论知识和文书档案专业知识，还要具备现代信息技术手段等方面的专业知识。定期或不定期地对会计档案管理人员进行会计档案规范化管理、信息化管理等专业培训，不断提升会计档案管理人员的专业素质，在保证会计档案资料质量的同时，提高会计档案管理水平。
3.会计档案资料要收集齐全、科学整理归档
会计档案管理人员要熟悉会计档案资料的收集范围，会计档案资料一定要收集齐全，不能仅收集会计凭证、会计账簿、财务会计报告整理归档，银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册以及其他具有保存价值的会计资料也要收集归档。会计档案整理不仅要收集纸质的会计核算资料，还包括电子会计档案资料，对单位内部生成的电子会计资料、单位外部接收的电子会计资料等电子会计档案也必须及时收集、整理、归档。凡是本单位在会计核算过程中形成的具有保存价值的文件资料都要归档保管，包括上级和下级主管单位送来的与本单位关系很密切的文件材料、本单位正式发文的文件资料、本单位的会计档案管理规章制度等都要收集归档。收集完整的会计档案资料为规范管理会计档案打下坚实的基础。
4.加强电子会计资料归档的规范化管理
已经利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理的单位，对符合企业会计信息化工作规范要求，所形成的会计资料符合新会计档案管理规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子会计档案形式歸档保管，利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。单位形成电子会计档案，一定要保证真实有效的电子会计资料来源，利用会计核算系统能够来准确完整地有效接收和读取电子会计资料， 输出符合会计档案管理标准要求的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算资料， 使用电子会计档案管理系统来有效接收、管理利用电子会计档案，并采取防止电子会计档案被篡改的有效措施，建立电子会计信息档案备份制度，有效防范人为破坏、意外事故和自然灾害的影响。
5.要加强会计档案信息化建设，努力实现会计档案信息化管理
现代信息化技术高速发展，会计档案管理也要紧跟时代步伐。会计档案管理信息化是会计档案管理发展的必然趋势，会计档案信息也随着现代科学技术的发展而不断优化。单位领导和会计档案管理人员提高认识，从思想上对会计档案信息化管理重视起来，加大会计档案管理经费投入，更新会计档案管理设备和软件，同时通过多渠道、多形式的会计档案信息化管理培训，培养会计档案管理信息化复合型人才，在实际工作中把会计档案信息化管理的理论与实践有机结合，使会计档案信息化管理快速发展起来，有效利用会计档案信息化管理的作用。
总之，为适应新形势下社会经济发展对会计档案管理工作的需要，各单位都要加强组织领导，建立健全会计档案管理制度，加强对会计档案管理人员的专业培训，收集齐全的会计档案资料，加强会计档案管理规范化、信息化建设，实现会计档案规范化管理、信息化管理，才能充分发挥会计档案规范化管理的重要作用。
参考文献：
[1]2015年 ?财政部 国家档案局令第79号《会计档案管理办法》
[2]2015年 ?全国人大常委《中华人民共和国电子签名法》
[3]2018年 ?国家档案局 《电子档案管理系统基本功能规定》
作者简介：
张欣（1969年-），女，中级职称，本科，研究方向，会计档案。
