新时代高校人事档案信息化管理探析

    孙保惠

    摘? 要：本文通过对大数据的概述，分析大数据时代高职院校人事档案管理现状及遇到的发展机遇，以及大数据时代人事档案信息化管理的必要性和特殊性，并提出具体的应对策略。

    关键词：大数据;高职院校;人事档案;信息化管理;信息化平台

    Abstract： Based on the overview of big data， this paper analyzes the status quo and development opportunities of personnel records management in higher vocational colleges in the era of big data， as well as the necessity and particularity of information management of personnel records in the era of big data， and puts forward specific countermeasures.

    Keywords： Big data; Higher vocational colleges; Personnel file; Information management; Information platform

    2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》要求把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，持续推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。[1]如何利用大数据对人事档案进行管理，是高职院校目前急需解决的问题。

    1 大数据时代我国高职院校人事档案管理现状

    1.1 管理制度不够完善。目前，我国各高职院校虽明确了人事档案管理制度，但缺乏完善和执行。高校普遍把工作重点集中在扩大办学规模、抢占生源、科研等问题上，而人事档案管理制度成为一纸空文，缺少执行力度和责任担当，将对人事档案管理制度的完善造成巨大的影响。

    1.2 管理模式单一，管理意识薄弱。现阶段，我国大多数高职院校仍采用传统的管理方式对人事档案进行管理，信息化管理意识极弱。且在人事档案管理中，没有充分认识到在高校发展中的重要作用，使得人事档案管理发展比较片面，因此，出现硬件设施不达标，人员配备不齐全等现象，大大降低了高校人事档案工作的效率。[2]

    1.3 管理人员综合能力不够，难以保证数据安全。在互联网环境下，数据安全非常重要，人事档案是个人职业生涯中最重要的凭证，关乎到个人利益，[3]因此对管理人员的管理水平提出了更高的要求。

    2 大数据时代人事档案信息化管理的必要性和特殊性

    2.1 必要性

    2.1.1 有助于提高人事档案利用率和效能。高职院校人才队伍集中，近年来，随着事业单位人事制度改革不断深入，招才引智力度不断加大，人才流动日趋频繁。高职院校要加大人才培养力度，对人事档案管理便捷化、信息化提出更高的要求。对高职院校人事档案工作来说，其人事档案的保管形式应当紧跟时代发展的潮流，更新保管模式，提高人事档案管理的综合效能。

    2.1.2 有助于保证人事档案真实性完整性。干部人事档案是记录干部个人从事各种社会活动的文件，是高职院校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础，加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。[4][5]虽然我国的信息化发展已经达到一定程度，但是许多高职院校并没有将人事档案管理工作重视起来，目前高校急需加强人事档案信息化建設，建立档案数据库，高效完整地保存有价值的资料。

    2.1.3 有助于提升档案管理规范化科学化水平。高职院校相对于机关仍存在重视不够，专职人员不到位，没有按照《档案法》《干部人事档案工作条例》要求建立健全人事档案管理各项制度。

    存入资料的收集和审核也存在着标准不严、把关不严，甚至还存在档案丢失的情形，且高校人事档案信息管理系统也不健全。对此，加强人事档案信息化建设，必然要完善制度、规范工作流程和创新工作方式。

    2.2 特殊性

    2.2.1 以信息化的便捷性、高效性保障档案的真实性和完整性。采用计算机、扫描仪等，将现有的档案信息数据化，可有效降低档案管理过程中的物力成本和人力成本。同时应注意，高校人事档案管理工作具有规范性、严肃性、真实性的特征，这就需要把传统档案管理技术与现代信息技术有机结合，在保证档案原始资料完整的同时，不断完善高校人事档案信息及管理制度，推动全面深化改革.

    2.2.2 信息化普遍性开放性与人事档案特殊性保密性。人事档案由于保密和涉及个人隐私方面的原因，一直沿用传统管理办法，“养在深闺人未知”。对人事档案信息化认识不足、定位不明、重视不够，软硬件技术落后，与大数据背景下人事档案信息化建设要求不相适应，加快人事档案信息化平台建设和开发利用是当前人事档案信息化建设的突出问题。

    此外，数据化的同时，更应该做好档案保密工作，重视大数据背景下人事电子档案的安全工作，把信息化普遍性开放性与人事档案特殊性保密性结合起来。

    2.2.3 人事档案信息化平台开发规划性统一性与推广应用的阶段性试点性。人事档案信息化的目的是为了运用，但目前仍缺乏统一规范科学化的人事档案管理信息化平台。虽然干部人事档案信息化管理在一些地方试行，也得到了预期的成果，但是这些成果很少被广泛认可和推广。

    加快高校人事档案信息化建设，必须加强顶层设计，按照国家相关标准和要求，建立健全高校人事档案信息化管理体系和人事管理信息化平台，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力。

    3 加强高职院校人事档案信息化管理对策措施

    3.1 搭建平台，完善与信息化配套的管理体制。以《干部人事档案工作条例》作为基本遵循，结合高职院校的特点，建立健全适应大数据新形势和人事管理需要的人事档案管理信息化平台。政府有关部门要加强人事档案信息化管理使用平台的研究和开发，制定完善人事档案管理相关制度，为人事档案信息化提供软硬件环境。

    3.2 夯实基础，加强人事档案数据采集。建立健全高校人事档案信息化管理体系是一项系统性工程，准确的数据源是基础。

    人事档案管理工作人员要担起责任，时常补充收集所需材料，并时刻注意甄别这些资料的真伪，确保档案信息的真实可靠。[6]此外，人员进出、岗位变动、职称晋升、工资调整等事项均纳入电子档案，建立完备的人事档案数据库。

    3.3 强化监管，严格安全保密纪律。制定和完善相关人事档案保密制度，进一步强化安全保密意识。一方面要注重人事档案信息的保密，对人事档案相关信息要进行科学合理区分，甄选出可以公开与非公开两个部分;另一方面要注重人事档案信息管理系统的安全，在保证信息安全的同时，防止篡改与伪造，强化日常监督，构建全方位多维度立体化的监督体系，来保证系统的可靠运行。[7]

    参考文献：

    [1]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL].[2020-04-01]. http：//www.gov.cn/zhengce /2018-11/28/content_5344196.htm.

    [2]朱欢.大数据时代高校人事档案管理的价值及其优化路径研究[J].才智，2019（16）： 234.

    [3]吳彧一.大数据背景下高校人事档案管理的发展[J].兰台世界，2018（10）： 53-54.

    [4]娄楠.高校人事档案信息化管理探索[J].产业与科技论坛，2016，15（13）： 234-235.

    [5]王蔚丽.论述学校人事档案管理信息化[J].档案管理，2017（03）：95-96.

    [6]钟虹.大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（08）： 179-181.

    [7]干部人事档案管理要迈向信息化[EB/OL].[2020-04-01]http：//finance.gmw.cn/2018-12/21/content_32241157.htm.

    （作者单位：河南轻工职业学院? 来稿日期：2020-12-01）