不动产档案现代化管理探讨
张玉君
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）02-083-02
摘 要 从目前的情况来看，我国不动产档案的管理已经趋向于信息化，这与时代的发展有着密切联系。要想从根本上实现不动产档案管理的全面性、高效性，还应当注重完善传统的管理体系。本文将会针对不动产档案现代化管理等内容进行具体分析和论述，希望能够为人们带来一些帮助和启发。
关键词 不动产 档案管理 现代化 管理探讨
从实际情况来看，不动产档案管理涉及的内容较广，并且流程较为复杂，所以要想真正的进行全面、科学的管理并不是一件容易的事情，这需要相关部门工作人员制定全面、有效的管理体系，跟上时代的发展趋势，将信息技术融入到现代化的档案管理当中，尤其要引入一些先进的技术手段和技术理念，这样能够更好地满足档案管理需求，为推动不动产档案管理的高效性奠定坚实基础。
谈及不动产档案管理想必很多人并不陌生，如今信息技术飞速发展，所以一部分房屋产权档案的管理工作已经落后于快速发展的档案管理工作，久而久之，就留存了大量的历史信息需要录入，还有部分的新档案需要记载。这就需要相关部门工作人员认识到现代化不动产档案管理的意义，将这种先进的档案管理形式融入到现代化的不动产档案管理当中，这不仅可以实现快速、精准查找，还具有操作简单、安全性高、存储量大，成本低等特点。这些都是不动产档案现代化管理所具有的优势和特点，与传统的纸质版档案管理体系相比，现如今信息化的档案管理可以摆脱传统纸质版档案管理的缺点，真正地实现科学化、标准化、规范化的发展。
一、不动产档案现代化管理的特点
不动产是我国经济发展的重要组成部分，在实际的档案管理過程中，人们要想实现档案管理的高效性、高质量性，就应当事先设定好管理体系，真正地做到与时俱进的发展目标，这样才能满足不动产档案现代化管理的需求。一般情况下，不动产档案现代化管理也具有一定的特点，分别为时效性、共享性、形式多样性。其中时效性主要表现在现代化信息技术的快捷性，与传统的档案管理体系相比，现代化的档案管理具有很多优势，所有的流程几乎都被信息技术所充斥。这一流程不需要消耗太多的人力和物力，依靠信息技术就可以完成。共享性主要指的是不动产档案中数据信息量非常大，人们可以将这些数据压缩成压缩包，存储在硬盘当中，这样可以随时随地的对信息进行共享，这些都是现代化档案管理所具有的特点。如今是信息化时代，在大数据背景下，不动产档案管理也开始趋向于智能化方向发展，信息技术加快了信息的传播速度，也提高了信息的利用效率。形式多样性主要表现在不动产档案现代化管理的形式是多种多样的，与传统的档案管理形式相比，现代化的档案管理可以不需要纸张，单纯的凭借电子媒介就可以完成档案的管理，这是一个质的飞跃，也是现代化不动产档案管理的一大特点。
二、不动产档案现代化管理方式
（一）不动产档案的集约化管理
不动产档案的集约化管理也分为多个部分，要想充分地发挥出集约化档案管理的作用与价值，首先要做到制定严格全面的管理规范，其次要提升现有档案管理质量，最后要将所有的业务进行处理并与现有档案的登记相结合。严格制定管理规范是为了更好地提高现有业务质量，人们需要根据业务需求、流程及相关程序为基础，在此基础之上开展相应的集约化管理。有了规范化的管理，人们就需要严格地按照相关流程去履行，从根本上提升档案整理质量，这一过程一定要做好统一、规范化的管理，要将信息平台的作用充分发挥出来，尤其是对不动产档案的流转、交接等工作，这些环节千万不能马虎，做好这些工作也是为了进一步提升不动产档案管理质量，为实现规范化、质量化的档案管理给予更多帮助。最后一步是将业务处理以及档案登记相互结合，这一环节看似简单，但是要想真正的落实起来，并不简单。这一环节需要人们采用联动办公的方式，从根本上提升不动产档案管理工作效率。提升工作效率的形式有很多，例如可以建立相应的档案管理系统，将较为常见的不动产档案都列入其中，如居民住宅、商业房产、土地权限以及海域权限等，对这些信息进行搜集、整理，其目的是为了方便管理人员查找，为日后不动产档案管理的智能化、集约化管理开辟新路径。由此可见，集约化档案管理具有诸多优势，相关部门的工作人员一定要加以重视，充分地认识到集约化档案管理的意义及价值，并将其融入到日常工作当中去。
（二）不动产档案中的隐私管理
人们在对不动产档案进行管理的时候，一定要确保档案管理的隐私性，因为不动产档案中涉及了用户大量的隐私信息，如果泄露可能会对用户的生活带来一定影响，所以要做好相关的保密工作。为了保护用户隐私，我国相关管理部门采用了依法治国理念，对用户的隐私进行了重点保护，以法律为保护屏障，对用户不动产信息进行保密，这样能够从根本上实现不动产档案管理的隐蔽性。不动产档案管理的隐私一定要融入每一个环节中，例如不动产档案的建立、不动产档案管理、数据信息传递、移交以及使用等，这些环节都需要从根本上做到隐私、隐蔽，不能对外界随意泄露用户的信息，每一个流程都做到隐私，这样就会从根本上保护用户的权益。除此之外，工作人员在查找档案信息的时候也要做好保密工作，需要针对登记人的隐私进行保护，这一点十分重要，在我国，房产交易是较为常见的一种交易形式，所以不动产档案管理处的工作人员每天都要面临繁重的工作压力，即便工作量非常大，人们也不能有任何的忽视。不动产档案管理涉及的内容越复杂，说明其管理的难度越大。在现代化的社会发展中，现代化的管理方式可以使档案管理变得更加简单、快捷，尤其是在隐私管理方面，更能够做到全面、科学、高效。相关工作人员可以借助信息技术，提升不动产档案管理的效率和工作质量，较为常见的就是电子识别，可以利用信息技术查询人员身份与档案记录的一致性，与传统的纸质版档案相比，这种信息化的档案管理形式可以节省一定的人力、物力，还能够避免出现信息不对等或者欺骗数据信息情况的出现。
（三）提升不动产档案安全管理质量
不动产档案安全管理质量需要从多个方面考虑，通常情况下可以分为两个方面，分别是管理人员的安全意识和技术水平，其中档案管理人员的安全意识是最为基础的内容，因为档案管理人员是主要的操作者，人才的教育和培养是非常重要的，所以相关部门负责人需要定期对档案管理者进行安全教育，让其能够用正确的态度去分析和看待问题，对于不动产档案现代化管理有充分的认识，能够为信息化的档案管理提供更优质的保障，这也是为了实现与时俱进的发展步伐而努力。而技术水平的提升主要也是针对档案管理人员来说的，因为技术水平的提升并不是一朝一夕就可以实现的，而需要不断地学习、不断的积累。首先档案管理人员需要掌握现代化管理的基本操作技能，例如利用计算机完成整个不动产档案现代化管理。此过程是一个循序渐进的环节，不仅要强化工作人员的积极性，还应当让管理人意识到技术水平的重要性。因为先进的技术手段可以推动不动产档案管理的发展，例如在安全方面，人们可以定期组织管理人员参加安全讲座，从中可以学到很多新知识，保证认证服务功能的开展。
不动产档案管理安全一定要引起人们的重视，提升现有不动产安全管理有多种途径，不仅要注重工作人員职业道德能力和职业操守的培养，还应当注重完善现有档案管理流程，要从根本上确保档案管理的安全性。因为不动产档案管理涉及到很多秘密性内容，所以档案管理人员首先要有保密思想，不能随意泄露用户信息。另外相关工作部门还应当设置专门的内部网络，尤其是在传输一些保密性文件的时候，更不能随意使用外部网络，这样做不仅是为了确保不动产档案管理的安全性，也是为了保护用户的隐私。
（四）充分开发利用不动产档案
不动产档案管理不仅是为用户提供一定的保障，还可以对其进一步开发，这一过程可以建立透明化的规则，这样做也是为了实现公平、公正、公开的原则，不仅如此，建立透明化的管理制度，也是为避免出现不必要的情况，不动产档案管理经常会遇到用户查询问题，对此人们可以将其设定为服务性质，不动产档案企业与政府进行相应的沟通和交流。如今网络技术非常发达，可以借助网络进行宣传，这样的宣传效果非常好，并且成本较低。借助多媒体等网络技术对不动产档案管理进行介绍、宣传，让更多的人认识到不动产档案管理的重要性。针对企业，可以将不动产档案相关内容发布在企业官网或者内部宣传专栏当中，这样的宣传效果也非常好。这些是针对企业所采取的不动产档案宣传形式，而针对社会，相关部门可以采取海报、宣传片等宣传形式，这样也会引起人们的关注，不动产档案的利用和宣传会在一定程度上提升现有档案管理效率。
信息化背景下的档案管理更趋向于智能化，虽然有了电子版的档案，但是传统纸质版的档案也要留存，这样做是为了达到双重保险的目的，如果一方档案出现了问题或遗失，那么可以借助另一方档案将丢失的信息找回，避免出现不必要的损失，在保证整个不动产档案现代化管理的全面性和有效性的同时，也会促进我国不动产档案现代化管理朝着更好的方向发展。
三、结语
综上所述，本文主要论述了不动产档案现代化管理等内容，通过分析可以发现，在现如今的不动产档案管理中，人们要不断地探索和创新，用先进的信息技术与不动产档案管理相融合，这样既能够提高不动产档案管理效率，又能够完善传统的档案管理体系，可谓一举两得。有了信息化的档案管理体系，不动产档案管理效率实现了质的飞跃，在日后的发展中，不动产档案现代化管理必将朝着良好的方向发展。
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