人事档案如何为人力资源开发服务
李军
【摘要】在知识经济时代人力资源成为社会发展的重要资源，在人力资源管理工作中，人事档案工作作为人力资源管理工作中最基础的工作，需要充分的利用现代化管理理念来发挥人事档案的重要作用，使其能够更好为人力资源开发服务，为我国人力资源探索出一条全新的发展之路。文中从人事档案的内容入手，分析了人事档案管理对人力资源开发的促进作用，并进一步对人事档案为人力资源开发服务的措施进行了具体的阐述。
【关键词】人事档案；人力资源；开发服务；内容；作用；措施
一、人事档案的内容
人事档案是在人事管理活动中形成，能够对职工个人经历和德能进行记录和反映，并对其进行集中保存和备查考的原始记录。人事档案具有特殊性，能够全面的对个人的成长轨迹进行反映，全面反映学历、职务、职称、工资、奖惩、家族及社会关系、政治面貌等进行系统的反映。人事档案与人力资源管理工作具有非常密切的关系，其组成内容大致包括：个人履历、学历学位、成绩、培训和专业技术职称情况、入党、团及个人政治历史审查材料、奖惩材料、干部任免、工资待遇等方面的材料、其他供组织参考的材料等，人事档案中的各项材料具有使用价值和保存价值，能够真实的反映一个人的本来面目。可以说人事档案作为人事部门全面考察和正确使用人才的重要依据，在企事业单位中发挥着非常重要的作用。
二、人事档案管理对人力资源开发的促进作用
（一）有利于最大限度地发挥组织内人力资源的效力
利用人事档案不仅能够对员工的人生轨迹进行动态分析，而且能够对其发展潜力进行预测，从而及时发现人才，充分的发挥人才在系统功能中的重要作用。根据人事档案提供的信息使各类人才能够扬长避短，在适宜的岗位上最大发挥其效力。
（二）有利于实现人力资源的合理配置
通过人事档案能够对单位中每一名员工的相关信息全面了解，同时针对不同人员的能力和特点使其对其岗位进行配置，将员工配置在最能发挥作用的岗位，充分的发挥人力资源的重要作用。利用人事档案还能够促进各部门、各系统及各组织之间人才的合理流动，使人才能够各尽其才，通过人力资源的合理配置，从而为组织发展奠定良好的基础。
（三）有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
人力资源需求的影响因素多来自于组织内部，因此通过人事档案管理工作，可以更好的分析组织内人力资源的状况，从而对其是否与组织变革与发展的要求相适应，并为人力资源共计划制度提供有效的依据，确保人力资源需求预测的科学性和规范性。
三、人事档案为人力资源开发服务的措施
（一）增强服务意识，积极主动的提供利用
人事档案管理工作作为人力资源管理的最基础性工作，是各单位选人、用人、留人及育人的关键所在，因此人事档案管理工作需要转变观念，增强主动服务意识，积极主动的为人力资源管理提供良好的信息服务，使其能够为人力资源开发服务，努力提高人力资源的管理水平。
（二）增强合作意识，充实人事档案内容
人事档案信息主要来源于人力资源管理活动。人事档案管理作应作到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门，加强与人事部门的沟通、协作。在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。
（三）增强人事档案的真实性
真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。
（四）树立竞争意识，增强人事档案时效性
知识经济时代，时间是竞争的重要决胜性因素。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，应缩短反馈信息收集、再利用的时间周期。不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性：加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况。
（五）拓展人事档案管理方式
在当前新形势下，人事制度发生了一系列的变革，人事代理制度及人事派遣制度等开始实行，这为用人单位用人提供了便捷条件，有效的打破了人事关系与劳动关系一体管理的局面。同时高级专业人才兼职租赁业务的开展，使区域人力资源社会共享得以实现。为了能够更好的满足用人的需求，对于派遣人员，人事档案等人事和劳动关系的管理需要得到保障，进一步对档案工作进行完善，更限的维护好劳动者的合法权益。人事派遣服务机构对于派遣人员合同到期没有续签时，仍然需要对派遣人员的人事关系进行代理，连续计算工龄，为派遣人员办理各种以人事档案为依据的各种证明。
（六）加快推进人事档案工作向社会化、开放式、科学化的方向发展
人事档案管理应摆脱旧有模式，改变手工操作，大力引入现代科技手段，将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在单位内部局域网上建立平台，形成资源共享，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。加快人事档案管理工作科学化、现代化进程，实现人事档案管理手段与理念的科学化、现代化。
（七）建立健全科学合理的人事档案管理制度，提高档案人员素质
及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、法律化。档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案“现在时”内容及时、主动的补充收集。建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容。引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质，切实抓好档案管理人员的业务技能培训。
四、结束语
通过加强人事档案管理工作，不仅有利于实现对人事档案的合理开发和利用，而且能够为人力资源管理工作提供准确及原始的信息和数据，有利于更好的推动人力资源管理水平的提升，为人力资源事业的健康有序发展奠定良好的基础。
参考文献
[1]钮葆青.关于人事档案人力资源开发中的作用研究[J].科技风，2014-12-15.
[2]李琪.改革人事档案管理促进人力资源开发[J].科技信息，2010-03-15.
[3]管建辉.发挥人事档案作用为人力资源开发服务[J].党史博采（理论），2013-09-25.
