“互联网+”背景下电子档案管理的创新思路

    刘园园

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）02-115-01

    摘 要 随着社会的发展，经济利益的不断增加，网络信息技术越来越广泛的应用，人类就此迎来“互联网+”时代，目前，在“互联网+”背景下，传统纸质版档案已经被淘汰，新型电子版档案逐渐进入市场，它不仅可以节省大量时间，同时提高档案归类的效率。“互联网+”背景下，开放共享的基本理念受到重视，信息化、网络化和数字化成为时代主旋律，也使得电子档案得以出现，作为档案管理的新形式。如何更好的展现出“互联网+”背景下电子档案的优势，规范管理是关键。本文从电子档案管理的视角，提出档案管理新思路，从管理思维、管理机制、系统安全和人员素质等方面着手，提高电子档案管理实效。

    关键词 互联网+ 电子档案管理 创新思路

    “互联网+”背景下，更多电子档案出现，如何对这一类档案进行科学有效的管理，成为每一个档案管理工作者要关注的问题。电子档案本身优势明显，成为新时期各机构档案归档的主要选择，为此电子档案大量出现。作为各单位发展的核心组成部分，做好电子档案规范化管理十分必要。

    一、“互联网+”背景下电子档案的优势

    “互联网+”背景下电子档案的优势，主要表现为以下几个方面：第一，档案归档更便捷。电子档案，顾名思义就是以数字化方式存储的档案信息。相比于传统的档案内容和归档工作，电子档案的归档更便捷。当前传统的纸质档案也开始了电子备份，作为新时期下的新要求和新变化，电子档案将成为未来档案的主要形式；第二，提高档案利用率。与传统纸质档案的差别，这一类档案的查找过程相对繁琐，且需要明确的使用需求[1]。电子档案的使用效率更高，利用网络数据库搜索和查找即可，能够准确定位档案的位置，并通过模糊搜索来筛选所需要的内容，最终成功调取档案，并得以应用；第三，电子档案管理工作效率更高。相较于传统的档案管理工作，电子档案的模式，无需过多人力资源的支持，在归类、整合方面只需要使用计算机完成相关操作即可，同时电子档案的保存方面，也相较于纸质档案的保存更简单。但需要注意的问题是，电子档案虽然优势明显，对电子档案管理工作人员也有着严格的要求。总的来说，“互联网+”背景下电子档案成为新时期的主要档案形式，优势显著。

    二、“互联网+”背景下电子档案管理的创新策略

    （一）管理思维创新

    开展电子档案管理的过程中，要实现对管理思维的创新[2]。相关单位要对电子管理有着高度的重视，有效实现档案工作的具体管理，从内部给到管理工作最大的重视，明确电子档案管理对于自身发展的重要意义。思维模式的创新，带来的是更多的资源倾斜，使得档案管理工作得以顺利推进。同时，对于档案管理的工作人员来说，也要在管理思维上寻求创新，重视档案管理工作，并能够掌握电子档案的管理方式，将档案管理落到实处。只有思想上高度重视电子档案的管理工作，才能够确保档案管理工作的有序展开[3]。

    （二）建立管理机制

    任何工作开展的前提都需要管理机制的支持和规范，以规章制度来为管理工作有效性提供保障。管理机制的形成，不单单作用于传统的纸质档案管理工作，更关乎于电子档案管理工作的有效性。为此，各单位要结合自己的實际情况，从档案的运用维度和内容切入，做到管理机制的针对性，适合本单位的工作要求。宏观层面，档案管理要适合《档案法》当中的相关规定，也要在电子档案录入方式、保存方式、使用方式、借阅方式以及危机管理等具体层面优化细节，形成完备的管理机制，应对各类突发问题和情况。除了管理制度之外，还要制定专门的监督管理队伍，用以做好电子档案管理的具体监督，从而达到最佳效果。

    （三）保障系统安全

    虽然电子档案带来了诸多便捷性的优势，但也不可避免的出现了一些安全隐患和相关问题，具体表现为电子档案的安全管理问题。传统的纸质档案，会受到不可抗力等因素和时间的消磨，最终导致档案受损，使用起来不够方便。而电子档案的存储和保存工作，多依靠计算机网络安全、系统安全，足够的技术和良好的存储环境，是电子档案管理工作的基础。为了保证电子档案的有效性，要在系统安全上下足功夫。一方面，要做好电子档案的备份工作，一旦出现电子档案的损坏问题，则可以利用备份保证电子档案的完整性；另一方面，及时的处理好机房的线路老化、设备老化等问题，并及时的利用网络安全技术完成电脑病毒的预防，避免因为安全问题不到位而出现电子档案管理失效的问题。

    （四）提高人员素质

    电子档案的管理工作，核心是要工作人员发挥出自身的作用和价值。为此，需要提高管理人员的综合素质[4]。一方面，在内部开展相关的培训工作。对档案管理人员，普及和开展有关于电子档案管理的相关讲座，以便于档案管理人员能够掌握电子档案的管理方法；另一方面，鼓励单位内的档案管理人员去参与学习，学习更多先进的电子档案管理方案，并将其带回到本单位。以这样的方式，最大限度上的提升人员素质，为电子档案的管理有效性打下坚实基础。

    三、结语

    综上，“互联网+”背景下，电子档案的管理工作备受关注，电子档案本身有着独特优势，如何放大这一优势，则需要电子档案管理发挥作用。只有这样，才能够确保电子档案的价值最大化。

    参考文献：

    [1]陈小磊.“互联网+”背景下的高校档案管理模式探究[J].课程教育研究，2018（07）：2.

    [2]赵轶群.互联网+时代档案管理现代化建设的路径研究[J].企业改革与管理，2018（18）：62-63.

    [3]胡涵.“互联网+”背景下电子发票管理研究[D].安徽财经大学，2017.

    [4]邹凡.“互联网+”背景下高校档案网络化管理的建设研究[J].兰台世界，2016（13）：44-46.