科技社团数字化转型路径探析
庹焱 龚礼敏 顾东瑜 张梦佳 朱晓珺 裴艳 张诗怡
[摘 要]随着数字中国建设战略的部署推进，数字化转型成为科技社团发展的必然选择。该文通过回顾上海市护理学会数字化建设发展的三个主要阶段，展望数字化建设近期规划，分享学会数字化建设过程中的经验。该文提出，应立足社团现有基础和所处环境来确定社团数字化的推进方式，以改善服务对象的体验为目标，找寻推进社团业务数字化的切入点，以提高组织效率为抓手，推进社团管理数字化持续迭代更新，逐步从数字化升级向数字化转型迈进。
[关键词]科技社团 数字化 转型路径
[中图分类号]G322.25 [文献标识码]A [文章编号]1001-9596（2020）03-0048-06
当今世界，以云计算、大数据、物联网、移动互联网、人工智能为代表的新兴技术快速发展，数字中国建设已上升为国家战略[1]。各行各业的商企、公共服务部门、教育科研机构、公益机构，以及文化创意组织等都希望搭上数字化转型升级的快车[2]。科技社团作为科技类的非营利组织，既是创新型国家建设的重要组成部分，也是参与社会治理的重要模块[3]。“拥抱数字化”是科技社团生存和发展的必然选择，更是实现服务科技工作者、服务创新驱动发展战略、服务公民科学素质提高、服务党委政府科学决策四大职能的基本要求。
一般认为，传统产业的数字化进程可分为信息数字化、业务数字化和数字化转型三个不同发展阶段[4]。近10余年来，特别是从2015年电子支付开通以来，上海市护理学会高度重视数字化建设，在信息数字化和业务数字化方面都有了较大的提高，并为进一步全面规划、有效推进学会的数字化转型奠定了基础。
一、上海市护理学会数字化建设发展回顾
（一）基于PC端的信息数字化建设1.0时期
2000—2013年，学会分析各项业务发展过程中存在的问题，结合学会实际情况，积极探索基于PC端的信息数字化建设，从2000年起，建立会员数据库、志愿者数据库、各类项目电子管理文档等。2009年，学会推出官网，主要用于学会学术、继教、科普等各方面信息的发布。2011年，学会主办的《上海护理》杂志开通网上投稿系统，发布杂志文章的相关信息，为作者投稿和专家、编辑审稿提供了平台，提高了学会期刊编辑的办公效率。在这一阶段，学会开始将学会人员和相关业务方面的信息进行数字化储存与传递，并开始将基于PC端的软件用于期刊编辑办公，提高了工作效率。
（二）基于移动端的单项业务数字化建设2.0时期
2014-2017年，学会在前期PC端信息化建设的基础上，进一步拓展数字化建设的应用领域，逐步转向移动端的单项业务数字化建设。
1.活动流程的数字化。2014年，上海市护理学会启用了基于移动端的在线报名与现场管理系统，随后相继开通了在线支付与电子发票。学会各类活动均实现了在线预报名、预缴费、获取电子发票及现场扫码或刷脸签到、提供电子会议资料等，这一系列举措有效提高了学会学术、继续教育以及科技服务各项活动组织管理的数字化程度，提高了工作效率，改善了参会者体验。
2.健康科普的数字化。2015年起，上海市护理学会在传统科普工作方式的基础上，依托学会微信订阅号推出在线健康科普专栏“护你健康”，下设护健微课、护健视点、护健图文、护健甄选、心海护航、意义日历等多项子栏目，逐步探索线上线下融合发展的学会科普工作新生态。订阅号先后获得上海市科协2015年上海十大科普微信公众号、2018年上海科普教育创新奖科普传媒奖三等奖、2019年上海市十大健康微信公众号入围奖。
3.继教培训的数字化。2017年，上海市护理学会“护慧云课堂”APP上线，为会员提供远程学习课程，学员可以在线学习、考试、申请电子学分证，管理人员可以按照证书编号核验证书真伪，该APP还可以用于线下课程的考试、阅卷。“护慧云课堂”年均使用人数达2万多人。
4.项目管理的数字化。2017年，学会秘书处内部办公引入明道云的数字化项目管理工具，推进学会各类项目立项、启动、计划、执行、控制至项目结束和总结的项目全过程管理。学会各类项目实施流程初步实现了数字化管理。学会还尝试使用契约锁进行文件签署和公章使用。
（三）系统融合的多项业务数字化整合3.0时期
从2018年至今，学会积极将各单项业务数字化进行整合，以期能够为会员提供更流畅的服务体验，并进一步提高学会内部工作效率。
1.依托微信服务号打通会员管理与业务流程系统。2018年，学会开通了微信服務号，并依托服务号将会员管理与学会各业务项目流程的数据打通。护理人员可以在服务号上提交申请、在线审批、在线缴费和续费、领取电子会员证。会员可以在服务号上查询学会各类活动信息。在学术、继教和科研项目报名时，系统自动识别会员身份，自动审核其参会资格或享受活动优惠的资格。通过服务号的会员中心，会员不仅可以查询和下载参会证明、电子学分证、活动报名二维码和申请电子发票，还可以回溯历次参加学会活动的情况和电子发票获取情况。以上举措均有效提升了会员服务的品质和效率。
2.依托企业微信整合项目管理工具。2020年初，学会开始使用企业微信，旨在运用企业微信丰富的办公应用和强大的管理功能推动业务管理数字化的进一步升级。先期使用的明道云项目管理软件已经入驻企业微信平台，统一的项目管理工具入口，将会进一步提高管理效率。
3.联动微信订阅号与官网健康科普栏目。2020年初，学会网站和订阅号的科普栏目实现了自动提取发布，在订阅号发布的科普文章，可以同步在网站上发布出来，拓展了健康科普作品的传播途径，扩大了传播范围，提高了传播效率。
二、上海市护理学会数字化建设近期规划
全数字化是科技社团应该努力的方向和最终目标，社团应立足信息数字化、业务数字化现有的发展基础，时刻了解和把握数字技术的发展进程，努力探寻向数字化社团转型的路径。未来，上海市护理学会数字化建设发展规划将包括以下方面。
（一）优化数据管理
实施数据治理项目是数字化转型的基础。有学者指出，主数据建设在企业信息化战略中处于核心地位[5]。世界各国政府的数字化转型中，数字信息的标准体系建设也是重要的环节之一[6]。关于科技社团数据资源分析的文献不多，但是如果进一步推进数字化转型，学会必须着手梳理数据类型，确定自身的主数据、运营数据（即企业中的交易数据）和指标数据，并进一步统一数据语言，统一制定数据标准，实现数据共享，使数据资产价值最大化[5]。学会将进一步运用各类应用软件，将现有数据根据其不同的类型、属性进行打散，实现数据碎片化，再整合到集中的数据库中，从而实现数据更新、提取、存档等一体化管理，这将弥补以往数据提取不便、更新不及时等不足。
（二）优化数字产品
数字化时代，为服务对象提供数字化产品和数字化服务是非常重要的。为会员和其他服务对象提供专业化的数字产品，是科技社团积极拥抱数字化的一个重要内容。“互联网+”时代，数字营销繁花锦簇，欣欣向荣，但是当大众见多识广之后，依然会以“内容为王”。学会将积极开发具有专业性、科学性的高品质数字化产品，包括期刊的数字化出版，逐步实现期刊文章的电子出版、网络出版，从而提高高质量稿件等的传播效率，以应对纸质期刊发展的瓶颈;进一步推广图、文、声、影相结合的科普作品，以更好地满足广大科普受众的阅读需求;录制并推出各类线上课程和讲座，集学会各方面的学术力量，将护理人员想听、想看、想学的学术知识以在线的形式推出，满足护理人员获取知识的便捷性、可重复性等;开展远程学术交流项目，实现护理相关学术的线上共通，如会议连线直播、科技项目在线评审等。
（三）优化数字工具的应用
在数字化蓬勃发展的今天，很多互联网公司为各行各业提供了丰富的数字化工具，比如“政务钉钉”和企业微信;零代码开发平台，通过代码的模块封装，使并不是负责专业开发的业务人员也可以快速开发所需的业务应用，从而降低成本，提高效率。从字面上看，“政务钉钉”是为政府服务的，企业微信关注的是企业需求，但是其中很多功能是可以直接用于科技社团的。2019年12月23日发布的企业微信3.0，升级了群聊功能、开放了客户朋友圈内测，并推出了高效协同工具套装。上海市护理学会将在使用企业微信基础工具的同时，积极拓展工作人员学习高效協同的相关工具，让非信息专业的工作人员充分利用这些数字化工具，如通过零代码开发平台运用自定义模块自由生成工作项目，以运用于不同类型的学术活动管理、培训班组织管理、各类信息的上报收集等，为学会运营赋能，这也是加快数字化转型步伐的重要推动力。
三、科技社团数字化转型路径分析
（一）立足社团现有的基础和所处环境，确定社团数字化推进的方式
科技社团数字化建设的推进，要从两个维度进行思考。一是变革的深度。可以是变革幅度比较小、不改变现有运营模式和战略的强化战略，也可以是变革幅度比较大、重构组织战略和运营模式的重塑战略。二是变革的广度。可以选择重要和急需的项目重点突破，也可以系统、全面地推进[7]。科技社团要客观评价自身现有的数字化程度与数据应用能力，用于数字化转型的经费预算以及所在行业的稳定程度，在此基础上确定自己的转型方式。科技社团属于非营利组织，经费有限，能够投入到数字化转型中的费用更少;专职工作人员不多，数字化人才更是匮乏。与企业相比，科技社团所处的外部环境比较稳定，竞争不算激烈，谋划转型的时间相对充裕。基于科技社团的现状，数字化转型应以阶段获取成果的方式分步实施。上海市护理学会数字化转型的探索，是从某一项业务到多项业务应用数据化管理，再到多项系统的数据打通，每一个阶段性目标的实现都可以提升效率、降低成本，提高团队数字技术的应用能力，坚定组织数字化转型的信心与决心。
（二）以改善服务对象的体验为目标，找寻推进社团业务数字化的切入点
科技社团工作的重要职责是促进学科发展和人才成长、推进自主创新、传播科学文化、规范学术行为、推动学术建设、提供科技服务和反映诉求[8]。科技社团的核心业务都是围绕这些职责展开的，如举办学术会议、开展专业培训、组织科普宣传、提供科技咨询与评价等。
1.改进现有业务的服务方式。在开展各项业务的过程中要利用数字技术，提升服务对象的体验，提高工作效率和服务质量。与服务对象每一个接触场景内，都可以成为数字技术的切入点，比如在学术活动中把发布活动通知、形式，从寄送纸质文件，逐步转为向邮箱、短信、微信群、微信公众号推送;活动报名途径，从邮寄纸质版报名表，逐步转为传真回执、微信群回复，到点击链接或扫码报名，并提供线上选座系统服务;付费从现场刷卡到线上支付;发票领取从现场排队领取，转为线上直接获取电子发票;参会报到从纸质签到，到逐步转为扫码签到、刷脸签到;演讲过程中可以推行直播、在线提问等互动形式。这些场景改造的原则是多远程、少现场，多移动端、少PC端，多简单直接、少中间环节。在政府都在大力推进数字化转型的今天，改善服务对象的体验是一项赛跑式的竞争[7-8]。可以预见，服务对象对科技社团服务的数字化要求必然越来越高。科技社团服务对象的核心是会员，但不限于会员，进行业务流程的数字化改造时，要梳理所有服务对象的可能需求，努力使对方获得最佳的参与感受。
2.拓展新的服务业务。随着服务对象对数字化社会的接受程度日益增高，科技社团要积极探索利用数字技术开展新的业务。如在科普方面应积极探索适用于新媒体传播的视频类、图文类科普作品;在专业培训中尝试推出视频录播课程、在线直播课程等更为年轻人喜爱的形式;科技期刊出版中融入数字化元素;学术交流采取远程讨论和咨询的形式等。越来越多的数字原生代已经进入各行各业，科技社团开展数字服务业务的能力，也将会成为今后评价社团先进性的指标之一。
（三）以提高组织效率为抓手，抓住推进社团管理数字化的着力点
1.改进人员沟通方式。社团内部的沟通包括多个层面，如学会负责人、常务理事、理事、会员代表、分支机构负责人、分支机构委员、秘书处工作人员等，常用的沟通方式有电话、短信、邮件、微信私聊、微信群等。上海市护理学会自2018年起使用微信服务号定向为不同人员发送通知并收集回执，进一步提高了各层级人员之间的沟通效率。2020年，学会将各类用于工作沟通的微信群组汇聚到企业微信中，将主要工作微信群组与其他群组区分开，在不影响即时沟通的同时，也方便了沟通数据的备份与回溯。
2.推进无纸化办公。社团要积极推进应用文字、表格、日程管理等办公事务处理软件包的使用，并使用各类数字化办公系统进行项目流程控制、电子签约、用章管理和数据存证等，进一步推进各类办公文件的申请、审批、签署、归档，能在线上完成的，就不在线下进行。
3.探索自动化管理方式。有些工作流的自动化是单系统可以完成的，如会员会费到期提醒，可以设为自动触发或人工触发的方式。而有一些自动化的管理则是多系统联动的，如希望会员参加继续教育培训后自动获得电子学分证书，则需要把继续教育项目管理系统和会员管理系统联动完成，由一个工作流的某个字段触发另一个工作流，从而提高办公效率。
（四）持续迭代更新，逐步从数字化升级向数字化转型迈进
数字化建设是一项长期、渐进的工作，不可能一蹴而就，即使初始规划的设计再完美，在推进过程中也可能会遇到各种因素而不断进行调整。
1.社团成员认知的更新。数字化转型不仅需要技术，也需要人的改变。最初阶段要引导、鼓励业务人员、相关部门学习使用数字化工具，适应数字化对传统流程的改造。这一阶段往往是困难最多的时期，特别是对于已经习惯传统工作流程的人员来说，对新事物一时难以习惯，或者对新流程的风险防控问题提出质疑是非常常见的，而且新的流程在推进过程中确实难免会出现差错。上海市护理學会在使用电子发票平台初期，就曾出现过因字段设置有误，一次性开错多张发票的问题，还遇到过有会员单位拒绝报销电子发票的情况。这一阶段的重点在于改变认知，主要是通过说服教育让大家了解数字化、接受数字化，包容探索过程中出现的失误甚至是错误。数字化建设进行到一定程度，阶段性成果有所显现，效率和质量也就会显著提高，大家就会开始适应、认同在工作中运用数字化技术。这时，可以鼓励业务人员自我分析，思考如何进一步提高自己分管业务的数字化程度，社团应该为IT人员和业务人员提供便捷的交流途径，以进一步研讨改进。有了前两个阶段的基础，可以进一步深化业务人员对数字社团的理解，提升其对数据重要性的认识，提高其对数据管理、分析和应用的能力。这是社团数字化转型的基础性工作之一。
2.社团业务数字化程度的迭代升级。迭代是指通过无数次、不断的、重复的接近一个目标，折返接近，再折返再接近，最终达到目标的非线性的进程[9]。它不是一次性完成的，是通过不断重复的，但每次重复又比之前更好一点。和其他组织一样，科技社团的数字化转型也是既无现成方法可循，也无过往经验可依，一蹴而就转型到位是不可能的，只能在一步步的实践中逐渐深化认知，摸索出指导未来的规律。在不断的重复—改进—升级过程中，持续升级社团数字化程度，探索社团数据决策和数据驱动的运营模式。
参考文献
[1]习近平：实施国家大数据战略加快建设数字中国[EB/OL].[2020-02-02].http：//www.xinhuanet.com/politics/2017-12/09/c_1122084706.htm.
[2]马化腾.数字生态共同体中我们该做什么？[N].新华日报，2017-11-10（013）.
[3]唐瑾.新形势下北京地区科技社团治理模式的研究[D].北京：北京理工大学，2016.
[4]周信.宝钢股份数字化转型路径探讨[J].冶金经济与管理，2019（6）：10-14.
[5]蔡春久.实施数据治理项目是数据中心建设的关键，数字化转型的基础[EB/OL].[2020-02-12].https：//mp.weixin.qq.com/s/qhUxr8Ij6RdXiqj9Gk9Gbw.
[6]孙晓燕，徐文斌，侯智洋，等.国外政府信息管理数字化转型的特点及启示[J].浙江档案，2019（7）：20-22.
[7]赵兴峰.数字蝶变：企业数字化转型之道[M].北京：电子工业出版社，2019.
[8]李静，焦文敬.科技社团社会价值及其持续发展研究[J].经济师，2018（7）：19-22.
[9]韩同志.究竟什么是迭代？[EB/OL].[2020-02-11].https：//www.jianshu.com/p/1a0b810e0a8b.
