如何管理被“剔除”的档案

    管先海+李兴利

    李兴利（焦作市档案局副研究馆员）：据《四川工人日报》2014年10月9日报道，从7月起，珙县总工会全面启动困难职工调查走访工作，截至目前，已完成4504户困难职工入户调查和建档核查工作，其中特困职工1776户，一般贫困职工1055户，普通贫困职工1245户，剔除不符合建档条件和已脱贫的困难职工档案428户。（http：//scgrrb.newssc.org/html/2014-10/09/content_2126770.htm）近年来，在“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的方针指引下，在各项事业发展中全国各地建立了许许多多这样那样的“档案”。这些档案平时如何管理，被“剔除”后又该如何管理，请大家发表看法。王茂跃（安徽师范大学文学院教授）：该报道是记者所写，该记者应该是非档案人员。因此，对该记者所使用的“剔除”一词，不宜按照我们档案工作中的“剔除”去加以理解。文中所说的428户，其实已经说得很清楚，这些本来要么是不符合建档条件的一些职工家庭户但却申报了困难家庭户，要么曾经是困难职工家庭户但现在已脱贫了，不再符合困难职工家庭户的条件了。该材料专题沙龙《如何管理被“剔除”的档案》，很显然，是指这两种情况的职工家庭户共428户的档案应该怎么管理比较好。既然珙县总工会已经完成了建档核查工作，这些档案就是珙县总工会进行这项工作活动所形成的记录，无疑是珙县总工会档案的一部分，像小白菜所说“把不符合标准的档案退还给个人，作为家庭档案的一部分进行保存”是不恰当的，也是没有依据的。这部分档案尤其是已脱贫的职工家庭户的档案更有一定的参考价值，不宜销毁，应当针对不同家庭的具体情况确定不同的保管期限予以保管。亓晓华（濮阳市档案局馆员）：我同意王茂跃老师的看法，该报道是记者所写，该记者对于“档案”一词的理解可能还不是很清楚，调查后把档案简单地分成了困难职工和非困难职工两类，认为对于不符合建档条件和已脱贫的困难职工428户的档案应该剔除。我认为，从档案定义上看，我们所说的档案是指机关、组织和个人在社会活动中形成的作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。因此，对于这428户非困难职工的材料，我认为应该分为两类：一类是不符合建档条件的职工材料，我认为不属于档案，应该退还给个人;另一类是已脱贫的困难职工家庭的材料，我认为不应该销毁，而应该按年度对其分门别类进行保管，这部分材料一是属于档案的范围，且已经按照档案的方法进行整理归档;二是真实地记录了这些职工从贫困户走向脱贫户的过程，对今后制定困难职工的一些保障制度可起到查考作用。郭东升（临清市档案馆研究馆员）：我赞成王茂跃老师的观点，不符合困难职工条件和已脱贫困难职工从困难职工名册中除名，与把他们从已经形成的档案中剔除是不能同步的。这部分人不再是困难职工，但这部分人的困难职工档案并不就意味着跟着剔除。其档案的剔除与否要看其档案是不是有保存价值。这些档案虽失去了它们的证明与享受困难职工待遇的价值，但其他价值可能还是存在着。比如需要证明不够条件的职工是如何成为困难职工的，脱贫职工脱贫前后的对比研究，等等。我看不符合困难职工条件和已脱贫困难职工还是不要从困难职工名册中剔除，至少还是当做定期档案管理为妥。当然，这部分档案需要长久保存的，也可以重新编号进馆。白桦（濮阳市档案局馆员）：对于珙县总工会剔除的428户不符合贫困职工条件的档案，我认为不应销毁，也不应归还当事人使其自己保管，而应以其他类别形式进行保存，如按照脱贫职工类别进行保存等。这样既真实地记录了这些职工从贫困户走向脱贫户全过程，使其档案具有统一性、完整性;又为珙县总工会或其他单位开展宣传教育活动、举办专题资料展览、进行工作经验交流等提供了充实的第一手素材。另外，此类档案管理的对象是困难职工，其本身就是一个动态过程，有出有入，新困难户需要列入管理范围，脱贫户也存在返贫可能，这个变化和更新的过程，也为党委政府决策、制定相关政策提供原始凭证和第一手材料。因此，脱贫困难户档案不应被销毁，应该科学有效地利用档案信息资料，因地制宜，灵活建立管理体制，实行统一领导、分散管理，充分发挥其积极作用，为维护困难职工权益服务，为珙县总工会有效发挥相关职能提供有力保障。李正平（四川省荣县档案局）：关于报道中的“剔除不符合建档条件和已脱贫的困难职工档案428户”，我是这样理解的：其一，“剔除不符合建档条件”应是指不符合困难职工条件但在审批时因各种原因作为困难职工给予了相应政策扶持或待遇的，现在取消其待遇。其二，“剔除已脱贫的困难职工”，应是指取消脱贫后职工享受的相应待遇。其待遇取消了，但其审批类档案及日常管理类档案是实施对困难职工给予相应扶持或资助这惠民政策事务过程中形成的历史记录，其形成、保管、利用与处置应按档案的要求处理。关于困难职工档案名册，应按年度归档，哪年形成的就归哪年;也不存在把以前形成的名册中的名字“剔除”的问题。何超（清丰县档案局局长）：这个沙龙实际上是在讨论动态档案的管理问题，动态档案在实际工作中很多，大都是专业档案，就其管理范围而言常有变动。文中提到的困难职工档案就是其一。文中“剔除不符合建档条件和已脱贫的困难职工档案”的说法，证明不管是困难职工，还是不符合建档条件和已脱贫的困难职工，经调查走访都已经建立了档案，否则就不存在“剔除档案”的问题，档案既已建立就应加强管理，不是“剔除”，而是分类管理为上，所以，从加强档案管理的角度来说，不管是困难职工档案，还是不符合建档条件和已脱贫的困难职工的档案都应加强管理，只是为便于利用与管理起见，应将其分类管理保存，即分为困难职工档案、不符合困难职工建档条件档案和已脱贫困难职工档案。王凤珍（台前县档案局馆员）：近年来，在“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的方针指引下，各地档案馆（室）收集整理了许许多多这样那样的“档案”，馆藏档案的种类逐年增多，服务范围不断扩大，服务能力不断增强，这些档案在服务当地经济社会建设中起到了举足轻重的作用，都应该保存。至于《珙县总工会三级调查，剔除已脱贫困难职工》那篇报道的内容实质也不是为了减轻馆库压力而把那428户已脱贫困难职工档案“剔除”移出档案馆（室），而是为了进一步摸清全县困难职工底数，为有效实施困难职工个性化帮扶，积极争取省、市总工会帮扶工作项目落户珙县做好准备。“剔除”那些档案，只是说明那428户不在帮扶范围了，即便当时不再是扶贫帮扶的依据，但那也是当地经济社会发展的历史见证，是当地修史编志的重要资料，从“档案”的角度来说，仍然要继续保存，不应轻易销毁。田润（濮阳市档案局馆员）：被剔除的428份困难职工档案分为两种情况：一种是不符合建档条件的。也就是说有不符合困难职工条件的“困难职工档案”。这种造假情况一经查实，肯定会立即将其除名，为其所建立的纸质档案也就没有保存的意义，我认为应该查实后统一妥善销毁。另一种是已经脱贫的困难职工。据《四川省总工会困难职工档案管理暂行办法》第十二条“各建档单位要对档案实行动态管理，做到随时发现随时录入，随时变化随时调整，随时脱困随时注销。建档2年以上的临时救助档案应予以注销。各级工会每年11月对档案集中进行清理更新，并统一于当年11月底向上级工会报告清理情况”之规定，脱贫后的困难职工的电子信息会及时被注销，那么只留下曾申报为“困难职工”的纸质档案。它的去向是我们探讨的核心。据《四川省总工会困难职工档案管理暂行办法》第十条规定，困难职工档案包括：《困难职工档案》纸质原件，身份证、户口本、相关困难证明复印件。我认为这4件档案只有《困难职工档案》纸质原件有保存价值，它的价值也仅是证明某职工曾被工会认定为困难职工这一点，其他是毫无用处。最好的途径应是工会档案室自己保存1至2年，确保曾经的困难户无异议后移交档案馆，保管期限应该为定期10年。王富忠（濮阳县档案局副局长）：我就被“剔除”的困难职工档案的管理问题谈些个人认识：其一，困难职工档案是一种动态管理的档案，在没有被“剔除”之前，管理部门的工作人员经常使用是肯定的。此时的困难职工档案无法作为办理完毕的档案被整理好后，而被存放起来备查，这与我们县正在整理的低保档案如出一辙。其二，被“剔除”的428份档案，是困难职工档案的一部分，是当时困难职工的真实档案记录，随着经济社会的发展和时代的变迁，每年都会有一批新的因贫困而加入的困难职工档案，也会有一批新的因脱贫和其他原因而被“剔除”的困难职工档案，此时的被“剔除”的困难职工档案才是真正的应该被整理后保存起来的困难职工档案。其三，关于困难职工档案的存放地点。没有被“剔除”那部分档案资料，应该存放在管理困难职工的职能股室，作为管理人员管理困难职工，发放扶贫资金的依据，被“剔除”那部分档案资料，应该整理好后，由职能股室移交到总工会档案室或县档案馆保存。其四，关于困难职工档案的种类划分、整理方法和保管期限的界定。困难职工档案是一种专业档案。整理方法视困难职工档案资料的形成规律，可参考人事档案的整理方法而整理。保管期限可定为30年或50年。??? （摘自《档案界》网站）