巧解问题 合理处置
刘子芳
在《正确理解? 积极履职——实践档案行政执法的体会之一》一文中，笔者就怎样正确理解档案行政执法，怎样积极履行档案行政执法职责问题谈了自己的看法。但是，在具体的档案行政执法实践中，还会遇到法律法规的合理运用和许多执法程序之外的问题。下面，笔者结合档案行政执法实践经验，就档案行政执法工作中经常遇到的有关问题和案例谈点体会，供感兴趣的同仁们指正。
一、档案行政执法中遇到问题的处理
1.档案行政监督检查时怎样告知？例行性检查、综合性检查、专题性检查等，一般按年初计划进行，在监督检查前三天或一星期书面通知被检查单位。通知内容包括：检查时间、内容、检查形式（程序）、检查依据等。电话通知的，应记录被检查单位接电话人姓名、职务、联系方式，以防止不必要的纠纷。执法人员到被检查单位时，应重复一下上述检查内容。临时性突击检查，需先向被检查单位出示行政执法证件后，再告知被检查单位检查的内容、依据、程序等。
2.怎样亮证？监督检查人员到被检查单位后，一般是由带队人员介绍人员。“我们是某某档案局行政执法人员，我是××、这位是××、这位是××，这是我们的行政执法证，请查验。”被介绍人员依次点头示意，并出示行政执法证。但是在实际工作中，由于被检查单位的特殊性（多是平级行政机关），执法人员与被检查单位接待人员相互之间都熟悉，所以，亮证要把握时机，要注意当地的风俗习惯，灵活掌握，不能生搬教材和法律规定。但要注意，在没有亮证之前，其他执法程序不要进行。
3.亮证和告知究竟哪个在前？按照一般程序要求，应该是先亮证，再告知。但作为档案行政执法监督检查来说，由于被检查单位特殊，一般是提前已经书面告知或者电话告知被检查单位，所以，告知排在了亮证之前。但是，在具体的档案行政执法实践中，执法人员在到达被检查单位后，应该先亮证，然后问被检查单位是否收到监督检查通知和知晓检查的内容。也可以重新宣读一下通知内容。如果是临时监督检查，则应该先亮证，再告知被检查单位监督检查的内容、检查形式、检查依据等。
4.被监督检查单位不接受检查怎么办？要区分不同情况，分别对待：
（1）国家机关、国有企事业单位：一是首先问明情况。执法人员要问被检查单位是否接到通知，什么理由不接受检查。二是根据不同情况作出不同的处理：理由成立的，可以另行安排时间接受检查;理由不成立的，应与其主管领导交涉，限定时间接受检查，并讲明不接受或拒绝接受监督检查的后果，应承担的行政法律责任，下发《责令限期改正通知书》，记录人员要将此情况记录在案;责令整改期满仍不接受监督检查的，报机关主管领导批准，制作《给予行政处分建议书》，建议监察机关或者主管机关给予行政处分。法律依据：监察部30号令第十三条第三项：档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的;地方性档案管理法规，如，《河南省档案管理条例》第三十二条第五项规定：拒绝接受档案行政管理机关监督检查的，由有关主管部门对直接的主管人员和直接责任人员给予行政处分。
但是，在实际工作中，不接受监督检查的现象很多，理由也多种多样，如，有些单位一直很重视，只是一时的疏忽忘了通知有关人员，没有准备，或者忘了跟领导汇报，这一点执法人员要体谅，不能一味地强调我通知你单位了，就得接受检查，就得下发整改通知书。这样做效果并不好，执法监督检查的目的是为了促进工作，保证档案管理秩序和档案安全，蛮干会造成其他一些不良的后果。
（2）非国有单位和社会组织。非国有企业和社会组织不接受监督检查时，也应区分不同情况。一是目前很多省还没有出台非国有企业和社会组织档案管理办法，对哪些档案应纳入监管范围还没有规定，所以在平时的监督检查中应注意分寸。档案法律法规也没有过硬和明确的规定，“两办”的意见是引导、帮助、规范，没有强制措施，因此，在行使监督检查时，应尽量解释、沟通。二是对确实已经掌握其违法行为时，可以成立专案组进行调查，企业和社会组织阻止执法调查的，可以申请公安机关协助执法。也可以按照《档案法》的规定，实行强制措施，包括：代为保管、强制征购、收购。三是对一些特殊档案违法行为的处理。人事档案、会计档案、税收档案国家已有明确的规定，如出现违法行为的，可以与人事劳动部门、财政部门、税收部门、公安、监察部门联合执法，也可以移交上述部门处理。上述执法行为的法律依据主要有：刑法、税收征管法、会计法、国家档案局办公室关于人事档案丢失诉讼有关问题的答复（档办〔2006〕54号）。
5.现场监督检查的形式有哪些？现场监督检查的形式主要有两个程序，询问、查看，这是法律规定的程序。但在实际工作中，一般是：听、问、看。听汇报，是习惯性动作，也是一种礼貌性动作，以示对被检查单位的尊重。这个动作还是要进行的，一般情况下不能省，尤其是对党政机关。
6.《现场监督检查记录》书写的原则及注意事项是什么？《现场监督检查记录》分头部、正文和尾部三部分。头部是固定格式，不再讲。下面重点讲一下正文和尾部。正文的开头一般是：
我们是××档案局行政执法人员××、××，执法证名称和编号分别是：行政执法证×××××、×××××。
现在，我们依法对你单位……进行现场监督检查，请予配合。××单位××（人名、职务）介绍了单位……工作开展情况，并陪同执法人员进行了现场检查，经检查发现：
○……。
○……。
以下空白。
以上记录内容属实。（由当事人写）
当事人签名：××? 执法人员签名：××、××
年? 月? 日?????? 年? 月? 日
正文的书写原则：（1）真实性原则。没有看到的不记;分析判断的不记;投诉举报的不记;当事人讲述的内容不记。如，××单位档案管理不规范。这就是属于判断性、结论性语句。应直接记录为：××单位归档文件中没有××年党组会议记录。（2）相关性原则。记录的违法事实、违法行为及现场环境状态的内容，要与检查的目的相一致。（3）合法性原则。要程序合法、手段合法。
注意事项：（1）记录形成后，应首先交由带队领导审核无误后，再交由当事人阅核。（2）当事人阅核无误后，由当事人签署“以上记录内容属实”，并签署姓名、时间。最后由执法检查人员签署姓名、时间。（3）文中有涂改的地方，由当事人在涂改的地方按指印。多页的，当事人应在每页签字或按指印。每页右上角编制页号，方法是：第×页共×页。（4）《现场检查记录》一式二份，一份当场交与当事人，一份存档。
7.当事人拒绝在执法文书上签字怎么办？对此情况，《档案执法监督检查工作暂行规定》、《档案行政处罚程序暂行规定》中都没有规定。但是，其他行业的执法监督工作规定中有，我们可以借鉴。如，《卫生行政处罚程序》第十九条规定：被检查人拒绝签字的，应当由两名卫生执法人员在笔录上签名并注明情况。具体到档案行政监督检查过程中遇到此情况，如果现场有其他相关人员的，可以请相关人员签字见证。如果现场无其他相关人员或者相关人员拒绝见证的，应由两名执法人员签名并注明情况，说明原因，这同样符合最高法对现场记录的法定证据的形式要求。当然，同时有录音、录像证据更好。
8.是不是每个受检查的单位都需要做《现场检查记录》和档案监督检查记录？是的，不管被检查单位有无问题，都应制作这两个记录，这是档案行政执法的一般要求，也是规范档案行政执法行为的一个必要形式。
9.哪些情形可以制发《责令限期改正通知书》？《档案执法监督检查工作暂行规定》第十条规定的十种情形，《实施办法》第二十七条规定的六种情形可以制发《责令限期改正通知书》;地方性档案法规规定的情形，如，《河南省档案管理条例》第三十二条规定的五种情形可以制发《责令限期改正通知书》。
10.怎样通报检查结论？每次监督检查，都要有检查结论，并向被检查单位通报结论情况。但是，根据法律法规规定，监督检查人员的权限是有限制的，并不是所有检查出来的问题都可以现场决定，有的决定需要单位和主管领导集体研究决定，所以，监督检查的结论应作如下处理：一是被检查单位存在轻微违法行为或者没有违法行为的，可以当场口头通报检查结论。对于有轻微违法行为的，也可以当场下发《责令限期改正通知书》。二是对于存在问题较为严重，需要交由档案局领导审批和集体研究的监督检查决定，现场执法人员应当场指出被检查单位存在违法行为的严重性以及应承担的法律后果，告诉被检查单位最终检查结论须集体研究或由主管领导决定，并同时下发《责令限期改正通知书》，需要证据保全的，应作证据保全措施，并告诉被检查单位，有保护证据完整的义务。实际工作中，凡是给予被检查单位和相关人员警告以上行政处罚或者警告以上行政处分的决定，档案行政监督人员都要请示局法制机构和主管领导审批同意。
11.当事人不接受档案行政执法文书怎么办？可以采取留置送达。也可以采取委托有关组织送达、邮寄送达、公告送达等形式。
12.哪些档案违法行为可以给予档案行政处罚？从目前的档案法律法规和规章来看，可以给予档案行政处罚的档案违法行为有：在利用档案的过程中，损毁、丢失和擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案以及涂改、伪造档案的行为;违反《档案法》第十六条、第十七条规定擅自出卖或者转让档案的行为;倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的行为。这里需要指出的是，并不是所有损毁、丢失档案的行为都适用行政处罚，如果不是在利用档案的过程中发生上述行为，则不适用档案行政处罚的规定。
13.《调查询问笔录》怎样记录？《调查询问笔录》是档案行政案件处理和行政诉讼中的重要证据，因此，在记录时一定要注意法律法规规定的一些细节。《调查询问笔录》分为头部、正文、尾部三部分。头部是固定格式，不再讲，下面重点讲一下正文和尾部。正文部分格式如下：
我们是××档案局行政执法人员××、××，执法证名称和编号分别是：行政执法证×××××、×××××。
现在，我们依法向你调查你单位……问题，请予配合。问者：××、××???? 答者：××
问：按照法律规定，对于我们的询问，你有陈述申辩的权利，如果你认为调查人员与此次调查有利害关系，可以申请调查人回避，对于我们的询问，要如实回答，故意隐瞒违法事实或作伪证将负担法律责任。你听清楚了吗？
答：听清楚了。
问：你对我们调查人员有要求回避吗？
答：没有。
问：你的姓名、年龄、职务、住址、身份证号？
答：我是××，……
问：我局行政执法人员在监督检查时发现你单位……，你知道这事吗？
答：……
（略）
尾部部分格式如下：
问：关于你单位……一事，你还有其他需要说明或者补充的吗？
答：没有了。
以上内容与我说的一致，情况属实（由被调查人员阅核后填写）。
××年×月×日
调查人：××、××????????? 记录人：××
××年×月×日?????? ?××年×月×日
注意事项：（1）记录形成后，应首先交由带队领导审核无误后，再交由当事人阅核。（2）当事人阅核无误后，由当事人签署姓名、时间。最后由调查人员签署姓名、时间。（3）文中有涂改的地方，由当事人在涂改的地方按指印。多页的，当事人应在每页签字或按指印。每页右上角编制页号，方法是：第×页共×页。
14.丢失档案违法行为发生时间不确定时，怎样处理？丢失档案，是目前经常遇到的一种档案违法行为。对于丢失档案时间明确的，可以按照档案法律法规的规定，及时给予处理，该处罚的给予行政处罚，该追究党纪政纪处分的给予党纪政纪处分。但是，在现实中，有许多丢失档案案件，并不知道确切的档案丢失时间，这就需要档案行政管理机关分清不同的情况加以处理：一是无论是什么时间丢失档案的，一经发现，立案查处。按照《档案管理违法违纪行为处分规定》，建议监察机关、党的纪律机关和主管机关、单位给予相关人员纪律处分。二是需要对单位、责任人给予行政处罚的，应该界定其档案违法行为是否在二年的有效追诉期内。在规定的时间内的，立案查处，给予行政处罚。超出二年规定的，则不应给予行政处罚。
15.如何界定档案的丢失时间？从目前各地的经验来看，如果丢失档案的单位和人员不清楚档案丢失的具体时间，应该从以下几个方面入手界定：一是查看档案交接手续。机关档案工作条例第十三条第五项、第十五条都有档案接收移出的规定，干部档案、人事档案管理条例、办法也有，机关应当遵守。二是看档案工作年报和检查记录。三是看单位的工作制度有无相关规定。四是调查询问。如果单位没有丢失档案的记录，当事人又不知道丢失档案的时间，则可以确定其档案处于去向不明的状态（不是严格意义上的档案丢失），应及时下发《责令限期改正通知书》。限期改正期满仍未找到的，则确定并由档案行政管理机关宣布档案丢失，其档案丢失的时间从档案行政管理机关确定并宣布档案丢失的时间计算。
二、档案行政执法案例中存在问题分析
1.丢失档案案例
案例一：
案例描述：山东临沭县档案局2002年11月在进行执法监督检查中发现，有两个乡存在档案丢失现象（A镇丢失档案永久17卷、长期8卷;B乡镇丢失长期档案11卷），当即下达了一个月的《责令限期改正通知书》，在期满无改正的情况下，按照程序、立案查处，分别对两个乡作出了罚款2000元的行政处罚，在规定期限内，两个乡如数上缴财政罚款专户。
存在问题：行政处理欠妥，自由裁量不公。第一，《档案法》和《山东省档案管理条例》规定丢失档案的行为，首先应当给予处分，然后才是行政处罚。而行政处罚是给予警告，可以并处罚款，并没有规定可以单处罚款。第二，A、B两镇丢失档案重要程度和数量不同，罚款却一样，明显地存在自由裁量偏失。
案例二：
案例描述：1998年，江苏南通市某区某机关因工作需要，向某部属企业借用一卷档案（图纸），该机关工作人员季某在归还档案途中，不慎将其丢失，南通市档案局依据《江苏省档案管理条例》对季某作出行政处罚300元的决定。
存在问题：行政处理不当。对季某的行为，即使不给予行政处分，也应该按照《江苏省档案管理条例》第二十九条规定，先对其给予警告，然后才可以并处罚款。
2.出卖、损毁档案案例
案例三：
案例描述：四川某乡在行政建制撤并后，对原来乡里保管的档案无人问津，一拾破烂的将库房门撬开，多次从库房中盗出档案，将其出卖给废品收购站，后来乡政府发现并追回了部分档案，但由于时间前后历经数月，大部分档案不知去向。后经查处，该乡原党委书记、乡长受到严重警告处分，分管领导和办公室主任被撤职。
存在问题：此案存在的问题是没有追究拾破烂人的刑事责任。正确的做法是分两步：一是调查后，将案件移交当地公安机关处理;二是追究机关和当事人的行政责任。此类型的案件，还有一种情况，就是只追究了收破烂的刑事责任，而没有追究单位和当事人的行政责任。如，河南郑大一附院病历档案损毁案。
案例四：
案例描述：××县肉联厂，原是该县较大的国有企业，共有职工近二百人，年产值上千万元。2006年10月，该厂正式改制为股份制民营企业。在改制期间，县档案局接到反映，说该厂档案有可能已丢失。档案局随即派人到该厂进行现场查看，发现该厂档案柜内文书及会计档案数百卷已全部不知去向，于是立即展开调查，后调查到是原负责看守该厂的留守人员张××（原在该厂食堂工作）当废纸全部卖到纸厂处理了。因本案档案数目较大，经请示县政府同意，对原该厂及改制工作相关人员以及当事人张××分别作了相应的行政处分和经济处罚。
存在问题：此案存在定性不准。此案实质上是擅自出卖国有档案和因工作失误导致档案损失的综合性案件。张××触犯的是《档案法》，其他人员触犯的是《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》。另外，对原该厂及改制工作相关人员处以经济罚款也于法无据。
3.涂改伪造档案案例
案例五：
案例描述：2006 年2 月，某市档案局发现，《京华时报》第五版曝光了某医院涂改、伪造病历档案，以骗取医保基金的违法行为。2006年3 月，该市档案局执法人员在市卫生局和某区卫生局执法人员的配合下，对该医院进行了实地调查，发现该医院在2005 年3 月至9 月间，对四份原始病历档案上的患者姓名进行了涂改，严重影响了病历档案的真实性，并且给国家医保基金造成了一定的损失，按照该市贯彻《档案法》实施办法规定，对该医院给予警告行政处罚。
存在问题：行政处罚存在缺陷。就案件来看，虽然是单位违法行为，但也有具体的执行人员，应当同时给予直接的责任人行政处罚和行政处分。
案例六：
案例描述：2006 年5 月，某市某大学人才交流中心工作人员左某为某单位校办企业职工王某办理人事档案转移手续，在没有任何原始工作经历记载材料证明的情况下，为王某补办了1993年～2005 年期间的《事业单位工作人员年度考核登记表》，伪造了王某在该校总务处和后勤集团的工作经历，并将其转入王某的人事档案中。2007 年11 月，某市档案局接到举报，派行政执法人员进行了调查核实，并对左某给予了警告的行政处罚。
案例点评：某市对此案件的处理是正确的。因为其依据的规定是地方行政规章。这里举出此案件的意义在于：《档案法》及其实施办法规定的伪造档案违法行为，是指在利用档案馆的档案时伪造档案的行为，而不是指机关档案人员利用工作之便伪造档案的行为。对此，我们在处理此类档案违法案件时，不能引用《档案法》及其实施办法的规定作为行政处罚决定的依据。
4.擅自销毁档案案例
案例七：
案例描述：2006 年11 月，某直辖市档案局接到本市某汽车销售服务有限公司举报，反映该市某单位某区分局档案管理工作存在违法现象。经调查核实，2004 年4 月，该市某汽车销售服务有限公司（与本案举报人存在商铺租赁关系，举报人为其承租人之一）取得了该市某单位某区分局核发的建设工程规划许可证后，于2005 年1 月申请变更其建设工程规划许可证附图，在得到批准后，办理了相关变更手续，从而产生了变更后的新图纸。由于变更前后建设工程规划许可证附图内容的差异，引发了举报人与出租人的纠纷。纠纷发生后，该市某单位某区分局综合科工作人员孙某于2006 年4 月，从该局档案室借阅已归档的建设工程规划审批档案，在未履行鉴定档案的程序、未报经领导批准的情况下，将其中变更前的附图从档案中撤去并予以销毁。该市档案局于2006年12 月对孙某做出了罚款600元的行政处罚。
存在问题：该直辖市对孙某的行政处罚决定存在瑕疵。按照该直辖市“贯彻《档案法》办法”第三十五条规定，对于擅自销毁档案的违法行为，应当给予行政处分，构成犯罪的，追究刑事责任。同时，该办法第三十六条规定，有擅自销毁档案违法行为的，应给予个人警告，可以并处200元～5000元的罚款。按照上述地方法规理解，对擅自销毁档案的违法行为，第一选择是给予行政处分，并给予警告的行政处罚，同时可以给予一定数量的行政罚款。也就是说，先给予政纪处分，再给予行政处罚。此案中，对孙某直接给予600元的罚款决定，明显存在瑕疵。
（作者单位：许昌县档案局? 来稿日期：2015-08-16）
