使用档案管理软件的体会与思考
刘丽平
目前市面上有种类繁多的档案管理软件，虽然基本功能都大同小异，但仔细比较，各种档案管理软件在设计上各有千秋。
1 笔者使用的不同档案管理软件比较
1997年开始使用原煤炭部推行的Dos版档案管理软件，这款软件在Dos界面下操作，需要使用Dos命令操作软件，要牢记各种命令，使用起来不但麻烦，而且功能十分单一，只能进行档案的初级录入和简单检索查询，目录打印等工作都无法实现。2002年引进原煤炭部与博阳公司联合开发的GE2000好易档案管理软件，这套单机条目版的档案管理软件在Windows98操作系统（也适用于后来的WindowsXP操作系统）中运行，进一步提高了软件的稳定性和简便性，档案数据库设置、档案检索、各种目录的打印非常便利，可以实现一次录入、多次输出的目的。2012年以来，开始使用量子公司局域网版档案管理软件系统，这套档案管理软件在WindowsXP操作系统中运行，可以把档案全文扫描挂接进档案管理系统，实现所有挂接进档案管理系统的档案资料的全文检索，对档案的查阅利用特别方便，可以不用去库房取档案实物来提供档案信息的拷贝、传送、打印等利用服务。
2 档案管理软件设计的优点
2.1 强大的数据库和表格设计功能。如博阳公司的GE2000好易系列档案管理软件，其特别突出的一项功能就是软件使用人员可以根据自己的需要，随意地设计、更改档案数据库的结构、字段名称类型和各种检索目录的格式，而且非软件专业人员设置起来也非常方便，不需要特别专业的知识就能很容易地掌握，这非常有利于及时适应档案工作的要求和随心所欲设置打印各种检索目录，极大地方便了用户的使用。
2.2 强大的数据排序功能。如量子公司的PDE系列档案管理软件的排序功能十分强大。界面简单，操作方便，对于输入软件系统的各个条目，在条目列表时就可以对数据库中的任意字段，用鼠标点击来实现自动排序，这个对档案的查询和目录的打印非常有用，不像有些软件，需要在菜单中先选择数据排序字段，进行相关操作后才能进行排序，程序上麻烦多了。
3 档案管理软件设计的不足
3.1 局域网版软件操作程序麻烦。首先，局域网版的档案管理软件数据存放在一台配置较高的主机（俗称“工程机”）上，这台主机采用的是专业的操作系统（Windows Server 2003），这不同于平时用的WindowsXP操作系统，单是开关机就较一般电脑时间要长得多。不仅如此，使用这种操作系统的电脑“开机要输密码、关机要选理由”，不选关机理由都关不了机，很麻烦。其次，从开机到启动档案管理软件程序需要输入数次不同的账号密码：比如我们用的这种软件，开机启动电脑后，需要先按Ctrl+Alt+Delete组合键，输入一次账号密码，才能打开电脑，然后再输入一次不同的账号密码后启动pde服务，之后，打开一个程序Startup.bat，然后再点击开启档案管理软件，再输入不同的账号密码才能进入档案管理系统，如果要全文检索，还要再次输入不同的账号密码进入全文检索的网页。整个过程需要四次输入不同账号密码的操作，相当麻烦，远不如单机版档案管理软件启动、使用方便。
3.2 档案管理软件系统不稳定。当时用的单机条目版软件经常出现“内存不足”的提示，按软件系统配置要求重新配置电脑后，提示依旧，不过好在对软件的使用没什么影响；还有就是加密锁驱动不好安装的问题，安装加密锁后系统经常不能识别，造成好几个单位由于加密锁安装不上，只能使用软件的演示功能。后来使用局域网版的档案管理软件，更是经常出现开机服务器启动不了、全文检索网页打不开的情况，显然是系统不稳定造成的；有时还出现扫描挂接后的档案检索不到的情况，软件公司解释说是往档案系统挂接的全文文件格式最好是双层PDF格式的，原先挂接的TIF格式的文件会出现全文检索不完全的情况，需要把扫描后的TIF文件格式转换成双层PDF格式后再挂接，才能实现完全的全文检索。但从软件本身的功能上看，这个理由显然不成立，很有可能是软件设计的缺陷：既然有的TIF格式文件能检索到，说明软件自身的功能是能对TIF文件格式进行全文检索的，之所以检索不完全，恐怕还是软件设计的原因。况且，扫描仪扫描的文件都是TIF格式文件，如果挂接PDF格式的文件，还需要再做文件格式的转换。加一道工序不说，谁又能保证转换后的文件与原始文件完全一致呢？
3.3 不能实现某个文件字的精确批量检索。这个问题的麻烦在档案数据统计和打印二套档案（发文汇集）目录时表现得格外突出。由于在输机时通常先输入一套档案（编有档号的文件），大部分文件已分类到一套档案中，文件条目信息也已经输入档案管理系统，打印二套档案目录时，只需把某一个文件字的全部文件找出打印即可。但档案管理软件只能实现模糊批量查询，比如要查询“中平”文件字的文件，检索出来的结果往往是“中平”、“中平文”、“中平办”等所有带“中平”的文件编号，对打印某一文件字的二套档案目录造成不便，需要在打印目录或统计数据时再做数据选择。
3.4 数据排序需要补足位数。有的档案管理软件在排序时，需要在数字前加0补足最大位数才能实现正常排序，如排序字段已输入的最大数据是4位数，需要把之前输入的该字段的所有数据前加0补足4位，才能实现正常排序，不然会出现混乱的排序。建议软件设计者能让使用者根据需要改变数据库字段的类型，来实现自然数的正常排序。
3.5 文件编号检索时软件不认括发文年度的符号。文件编号由发文字、发文年度和发文代号三部分组成，发文年度项在输机时一般用“[ ]”括住，有的档案管理软件检索时不认识括文件发文年度的符号“[ ]”，需要用“%”来代替，才能检索出来相关文件，这样极易造成初用者利用文件编号检索时查找不出文件的情况，我们集团本部和基层单位人员在开始使用软件时都曾碰到这样的问题，给档案检索带来不便。
3.6 全文检索程序烦琐且不能实现精确查找和排序。以笔者使用的软件为例，全文检索不能在档案管理软件系统中直接进行，需要另外打开专门的网页，才能开始全文检索。而且全文检索时只支持模糊查找，比如要查找“2014年干部任职”方面的文件，系统会快速查找出所有包含“干部任职”字符的内容，而不能只把2014年的相关内容检索出来，然后还需要从众多检索出的文件中再进行二次手工检索。另外，检索出的条目也不能实现选择相关字段来进行自动排序的功能。
4 各种版本档案管理软件的选择使用
4.1 档案管理软件的不同版本。一般来说，档案管理软件有单机条目版、单机全文版、小型局域网版、互联网版等不同版本，对于不同版本的软件，除了单机条目版的软件只能录入档案的条目信息而不能挂接原文，不具备全文检索的功能外，其他各版本的软件在档案录入、检索等基本功能上都是一样的，不同的是，单机版的只能供单台电脑使用，局域网版的可供连接在一个局域网内的多台电脑同时使用，互联网版的软件一般没有什么限制，只要有用户和密码，有Internet网络，在何时何地都可以实现软件及信息资源的共享。不同版本的档案管理软件与录入存储数据的容量没有关系，录入存储数据的容量与电脑主机（或服务器）的配置有关。
4.2 不同版本软件的选用。选用什么版本的软件，需要结合自己单位的性质、单位整体情况、档案部门的情况等综合考虑。
4.2.1 互联网版软件的适用对象。管理大量社会公众档案信息的公共事业性单位和大型跨地域的集团单位可以考虑选用互联网版的档案管理软件。由于前者档案受众广泛，档案信息社会公众查阅量大，有必要实行网络查询；后者下属单位地域分布广，区域限制大，来往查阅档案极不方便，有必要在互联网上实现档案信息的传播和共享。
4.2.2 档案管理软件不是越高级越好。如果不是公共事业性单位，也不是跨地域的集团单位，本单位的档案不面向社会大众，主要供自己单位内部的人员来查阅，这样的单位不论规模大小、档案数量多少，不建议使用互联网版的档案管理软件。因为档案都有一定的保密性，如果选用互联网版的软件，档案信息安全和保密问题是必须考虑的一项重要内容，由于这些单位档案受众比较单一，互联网版软件根本发挥不了作用，相反档案人员还要花费大量的时间和精力在数据维护和网络信息的安全防护上，有点得不偿失。
4.2.3 巧用单机全文版软件。对于一般的机关和企事业单位，建议选用单机全文版的软件即可满足使用。单机全文版的软件唯一不足就是不能实现多台电脑的共同录入和查询，而多台电脑共同录入也就是在档案集中整理时才用得上，平时基本派不上用场，而且局域网版的软件系统不稳定，平时开机、关机特别烦琐，远没有单机版软件查阅程序简便，而且“多台电脑共同录入”这个局限对于现在的档案软件功能和操作人员来说根本不算是问题，完全可以通过其他途径来实现。因为现在的档案软件一般都能实现Excel等数据的导入、导出，如果需要多人、多部门共同录入，可以把档案管理软件里设置好的数据库结构以Excel表格的形式导出，让不同部门录入相关档案内容，然后再把Excel数据导入档案管理系统，这样，“多台电脑共同录入”的问题就迎刃而解。因此，单机全文版的档案管理软件完全能够满足工作的需要，但要注意安装档案管理软件的电脑最好不要连接互联网，并随时做好档案数据的备份工作。
（作者单位：中国平煤神马集团综合办公室 来稿日期：2015-10-11）
