高校学生电子档案数据管理探讨

    李松洁+刘瑜

    1 高校档案管理工作的需求

    大数据时代背景下，高校档案管理工作应予以高度重视，培养专业档案管理人才规范档案管理流程；增加学生信息搜集维度，档案应更加全面地涵盖与学生相关的各方面信息，让档案成为全面客观了解学生的有力凭证；动态维护档案信息，及时更新学生入团入党、奖励与惩罚等信息，科学合理利用档案信息；适应大数据时代的需求，完善高校学生档案数据库，帮助高校工作者及时、准确、全面地查询和了解大学生的各方面信息，提高学生管理工作效率；统计整合相关数据，方便高校管理者和思想政治教育工作者，从大量的学生档案数据中挖掘有用信息，帮助高校管理部门了解学生的状况，发现学生问题，为制定相关的管理策略提供依据和参考。

    2 高校学生电子档案管理策略

    2.1 建立“大档案”观念，信息采集多元化。现如今，大数据技术可以深入应用到更多的领域，档案管理领域也不例外，存档数据化是必然趋势，扩大数据收集的采集的范围，全面覆盖学生信息，不再局限于传统档案信息，学习卡、成绩单、基本信息登记表、获奖证书等不再是相互独立的，档案中还可以采集包括学生性格、爱好、特长、心理测评报告等情况，建立多维度的信息采集框架，全面搜集与学生成长和发展密切相关的信息，档案精细化和精确化。

    2.2 养成常态性习惯，档案维护动态化。高校学生档案不单单是“入学一登记，毕业一汇总”的事，学生的各类信息资料往往是分散在各个科室部门，到最后毕业时才一股脑儿装进档案袋了事，这期间档案几乎没有利用。高校的学生电子信息系统也处于闲置状态。学生档案的维护应当成为高校学生管理的日常工作，动态更新学生信息，包括学生平时表现，辅导员心理辅导，教师评价，档案始终以学生为中心，建立清晰的数据采集目标。档案信息应当与学生当前真实状况保持同步。

    2.3 完善保密性原则，管理人员专业化。很多学校的档案管理人员都是其他工作人员兼职，高校学生电子档案管理要求注意信息系统的可靠性，建立完善的保密原则，提高档案管理人员的综合素质，必须实现档案管理工作人员专业化。既能熟练掌握和应用现代化信息手段采集、处理和维护学生的档案信息，又能有较高的职业素质，规范工作，保证学生档案信息的安全性。

    3 电子档案数据管理的优势

    3.1 信息丰富全面，便于为学生成长发展提供个性建议。大学是高校学生个人发展的重要阶段，全面搜集与学生有关的信息，为每个学生建立个性化档案，有助于全面分析和了解学生当前状况。从大数据的观点来看，电子档案数据为预测学生个人优势与不足提供了基础，便于辅导员和任课教师快速了解学生的状况，及时跟进教育教学策略，同时丰富的数据可以为学生的性格评价、个人发展、求职就业提供建议。

    3.2 档案支持扩展，便于管理者及时维护更新学生数据。电子档案数据方便随时更新和扩展，便于高校辅导员、任课教师甚至是家长随时了解学生的状态，及时对学生学习生活中遇到的问题困惑予以疏导和解决，对学生的优秀表现予以肯定和鼓励，方便教师结合学生的平时学习表现，制定出更加适当的教育教学策略。各部门及时更新学生的信息、联系方式、表现变化等，有助于促进各部门之间工作的协调和配合，方便资源的共享，有效避免工作的重复，提高了学生管理的工作效率。

    3.3 系统方便快捷，便于使用者快速整合不同需求信息。电子信息系统的高效性和便捷性自不用说，大数据技术解决了学生数据信息的丰富而带来的工作量的增加。档案查阅者通常并不需要阅读档案中的全部信息，电子档案可以根据不同的条件重组和整合学生的档案信息，使用者可以方便地在电子档案数据库中查找、定位、筛选各类信息，有针对性地提供目标信息，最大限度地满足各种需求。同时电子档案数据库方便管理，对于新生入学、毕业生转出等情况，管理者可以进行批量操作，通过数据传输等方式实现档案转递，极大程度地避免了手工操作中会出现抄写错误、信息遗漏、档案丢失等现象。

    作者单位：中央民族大学理学院

    来稿日期：2016-02-15