新形势下地方高校人事档案改革浅析

    安莹莹

    摘 要：事业单位实行人员聘任制以来，原有的人事档案管理体制的弊端日渐暴露，档案材料不全、失实、造假乃至遗失的现象频频出现。系统研究当前地方高校人事档案管理中存在问题，剖析产生成因，探讨解决这些问题的对策，对于促进新形势下探索创新性的人事档案管理体制，发挥干部人事档案在人事管理工作中的作用具有十分重要的意义。

    关键词：新形势 高校 人事档案

    自事业单位实行人员聘任制以来，人事档案管理工作已不能适应新形势下事业单位的人事工作，特别是2014年5月国务院颁布了《事业单位人事管理条例》[1]，这是我国第一部系统规范事业单位人事管理的行政法规。《条例》的颁布和实施，对于建立权责清晰、分类科学、机制灵活、监管有力、符合事业单位特点和人才成长规律的人事管理制度，更好地建设高素质的事业单位管理人员队伍，具有非常重要的意义，同样对于指导当前地方高校人事档案管理的改革也具有非常重要的意义。

    1 地方高校人事档案管理方面普遍存在的问题

    1.1 相关人员档案意识较薄弱。首先，领导重视不够。由于地方高校部分领导对人事档案工作的重要性认识不到位，长期不重视，严重阻碍了人事档案管理工作的有序开展。然后，人员归档意识不强。地方高校有些部门缺乏归档意识，不及时将应归入人事档案的相关材料向人事档案部门移交，一旦机构调整、人员更换等情况发生，这些档案材料就会被分散甚至于被遗忘、消失，严重影响人事档案的完整。最后，人员档案服务意识不强。高校人事档案部门工作重心是收集、整理、保管档案，档案开发利用工作被动。人事档案部门没有抓住档案信息特点，缺乏有针对性和有效的服务，开发档案信息资源工作乏力。

    1.2 档案材料普遍质量不高。人事管理制度的一系列改革，使得地方高校人事档案发挥着越来越重要的作用。但是因人事档案材料普遍存在雷同、陈旧等现象，已满足不了利用需求，难以适应新形势新发展的要求。主要表现在：档案内容不完整。某高校档案馆在对全校教职工人事档案进行整理清查时，发现在将近1200份的人事档案中，年度考核材料部分年份缺乏，学籍材料不齐全，工作履历不连续等情况很普遍。档案信息失真。大量的假材料充斥在档案里，使得人事档案的真实性受到质疑。另外，许多高校的人事和毕业生就业部门为图方便省事，让他们自带个人档案，由此而引起的档案涂改、遗失等现象时有发生。

    1.3 “弃档”现象严重，“重新建档”迭出。各类企业为了吸引人才，竟然开出为新进的无档的优秀人才重新建档的条件，实行聘用制的高校也是如此，人才为了自由流动，往往放弃档案，选择更好的岗位，这就忽略了人事档案的重要作用，而且托管人事档案，不仅要办理相关手续，还要缴纳相关费用；同时人事档案的托管目前仍按属地原则办理，而人员是可以自由流动的，工作单位与人事档案往往不在同一地市，为了省钱省力，许多人选择了“弃档”。

    2 地方高校人事档案管理问题的原因分析

    2.1 管理制度不够健全。《中华人民共和国档案法》规定了档案行政管理部门对人事档案管理的监督和指导的权力。但在具体实践中，档案行政部门并未对人事档案管理进行有效的监督指导，使得人事档案管理处于无人监管的状态。由于没有定期检查，使人事档案管理处于混乱中，新增加材料没有连续性；部分人员档案材料遗失。同时，人事档案管理工作还严重缺乏聘用制下档案收集、整理、利用与保管等业务工作方面的有关规定，对新的内容和载体形式人事档案材料的出现，也是持保守态度，未能形成统一的标准和规范。

    2.2 管理模式过于封闭。封闭式管理模式是人事档案管理目前实行的管理模式，一般不对外开放。而且个人根本不可能接触到自己的档案，只有在相关工作人员执行公共事务时方能查阅、使用其中有关个人的信息，如需携带，还需满足“两人同行，身份是中共党员，带上组织介绍信”[2]等要求。所以大多数人对人事档案充满着敬畏和好奇。人事档案也成为各级组织考察、培养、选人用人的重要依据。渐渐地，组织部门就成为人事档案的唯一用户，个人利用自己的人事档案反而成了违规的行为。

    2.3 管理手段较为落后。目前，地方高校人事档案部门管理手段较为落后。一是计算机管理水平不高。地方高校的人事档案工作部门，很多仍停留在手工整理的原始阶段，即使有利用计算机进行管理，也仅限于录入、查询等简单功能，处于管理的较低水平。二是数据库之间不能兼容。由于地方各高校现代化发展较不平衡，数据库标准不统一，数据无法进行统一使用汇总，资源不能共享，软件之间不能兼容，整个数据库无法实现数据共享，不能相互促进。

    2.4 人力资源建设匮乏。聘用制下，高校档案馆无论从人力资源总量还是人员素质，都亟待加强。加之人力资源管理机制缺失，使得人力资源建设成为制约其发展的“瓶颈”。首先，档案人员素质较低。在高校，由于聘用制的实施，一些聘余人员就被安置到人事档案部门，这部分人员通常不是档案专业出身，学历、职称层次较低，不能适应现代科学技术和新型档案管理设备；另外，人力资源培养制度脱节。档案人员的职业技术教育培训、继续教育培训等很少进行。大部分档案工作人员自参加工作以来，仅仅为了晋升职称而参加继续教育，其他再无培训机会。

    3 地方高校人事档案管理改革思路和措施

    3.1 充实内容，确保材料真实性。地方高校人事档案还是原来的16类内容，随着形势的变化，人事档案应该适时增加原来未曾涉及的信息，包括：一是教师教学情况。包括教师每学年所指导的课程门类、课时数、任教班级等；二是科学研究相关资料。包括教师每年完成有代表性的论文和论著、专利发明、科研项目名称、成果鉴定材料等。三是获得荣誉情况。包括教师在教学、科研活动中获得表彰的文字、证件材料。四是个人诚信材料。诚信档案是个人在社会活动中信用状况的记录。新形势下的人事档案要及时根据高校自身的特点，以新标准来及时更新档案内容，通过补充新内容，更全面更直观地反映个人的素质，通过收集档案材料的科学、完整，提高人事档案反映一个人综合情况的“立体感”“折射度”。[3]

    3.2 加大宣传，推进档案知情权建设。新形势下，利用高校的宣传栏，宣传关于人事档案的知识，积极参与学校人事政策调整，包括人才选拔、工资调整、职称职务晋升等工作，宣传方式多样化，以更加广泛的宣传获得教职工对档案的认知。随着社会民主进程的快速发展，客观上要求放开个人对自身人事档案内容的知情权，除了人事档案中涉及国家利益、个人隐私等需要保密的材料外，其他的人事档案材料如果个人愿意了解的，都要向本人开放。这样可以改变广大群众对人事档案的神秘感和好奇感，有利于增强全民的档案意识，促使个人将需要入档的各类材料如工作实绩、学习进修、在岗位变动中形成的聘约、各类合同等最新材料及时入档，切实推进人事档案知情权。

    3.3 开发人事信息，实现多途径利用。为了更好地促进高校人力资源合理配置，发挥人事档案的信息功能，在相关法律法规许可的范围内，对高校教职工的人事档案信息资源开发。如，为了更好地为人力资源管理服务，各地方高校可以建立职工信息数据库，开展一些深加工服务如人才信息资源深层次开发、信息调研分析、信息咨询等多方位的服务。建立高校人事档案管理信息系统，实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询，用现代化手段管理和提供利用，为用人单位选才提供保障。[4]

    3.4 管理多元化，推进“三化”建设。新形势下人事档案管理要推进高校人事档案管理的“三化”建设即现代化、法制化、标准化建设。首先，人事档案管理现代化，研发统一的人事档案管理软件，使得各地方高校都能使用，各类功能都能共享、兼容。其次，人事档案管理法制化，为了实现高校人事档案工作法制化，就要求相关部门制定法律、法规制度并认真贯彻执行。人事档案管理在新形势下出现的新问题，要求档案网络建设具有开放性和系统性。这就势必要求国家档案行政管理部门联合相关人事部门及有关的立法机构，制定出与现行的工作相配套的、与人事档案信息开发、利用相关的法律法规和政策，用于指导现行工作。最后，人事档案管理标准化，要出台网络环境下人事档案信息的等级划分和权限的规范标准，人事档案信息数据输入规定，软件使用标准数据编排细则等事关基础性工作的国家标准，这样才能达到档案信息的现代化采集、处理工作的标准化。

    3.5 人本管理，建设高素质人才队伍。学校档案管理部门应将员工的专业素质培训工作纳入目标管理，统一制订学年培训计划，培训内容应增加对新知识、新方法的学习和掌握，要不断提高人事档案管理人员的专业技能，并增加对人事档案管理人员的培训力度，从而满足人事档案工作的需要。学校领导也应以人为本，要以多样化的形式营造档案部门的人文氛围，尊重工作人员的价值，尽量满足或考虑他们的需求。档案部门也应转变用人观念，遵循公平、公开、公正的原则，最大限度地调动个人的积极性，可实行新方法进行考核，促使他们在实践中不断掌握新技能、新知识，使自身在竞争中保持竞争优势。

    参考文献：

    [1]刘玛莉.档案信息资源开发和利用中的五个服务[J].中国档案，2004，（9）：38～39.

    [2]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学，2005（4）：169～170.

    [3]裴德琼.从人才“弃档”现象看高校人事档案管理的改革[J].兰台世界，2005（1）：45～46.

    [4]李克垠.试论如何更好地发挥高校人事档案的作用[J].中山大学学报论丛，2006，26（7）：207～209.