事业单位实施档案数字化管理的实践与探讨

    杨玉蓉

    对事业单位实施档案数字化管理的意义与作用进行了分析，重点研究了事业单位进行档案数字化管理的现状以及亟待解决的现实问题。提出了有效提升档案管理的科学性与安全性、提升档案数字化管理人员的综合素质、加大对档案管理数字化的人力物力投入等有效性策略。结论表明，事业单位数字化档案管理的有效策略对实现档案管理的高效化、科学化水平具有重要的现实意义。

    一、引言

    档案管理在事业单位各项管理工作中具有重要的作用，档案的科学有效管理能够保证单位的高效稳定运行以及长期的发展。随着数字化技术的不断发展，实现档案管理数字化已经成为档案管理的创新之路与必由之路。事业单位的档案数字化管理能够通过计算机网络技术、信息技术等提升档案管理的科学性与有效性，同时也能够保证档案管理工作的安全性。档案数字化管理推广过程中已经取得了显著的成果，但是事业单位档案的数字化管理依然存在一些现实问题，并对事业单位档案管理工作甚至是整个工作都带来了不利的影响。

    二、事业单位实施档案数字化管理的意义

    信息时代数字化技术的高速发展影响几乎每一个行业，在档案管理工作中应用数字化技术、信息化技术能够有效克服传统档案管理中效率低下、管理无序等方面的问题，提升档案管理的科学化水平，并能够实现档案管理工作的创新。事业单位是在档案管理方面要能够适应数字化时代的发展需求，采用先进的数字化管理实现对档案的有效管理，对保障事业单位的可持续发展，提升事业单位的数字化管理水平具有重要的实际意义与应用价值。

    三、现状分析

    目前事业单位已经在档案管理方案大量采用了数字化的管理手段，在档案的数字化管理方面已经取得了实际的成效。数字化管理已经成为事业单位档案管理的主要手段，档案管理数字化的理念已经深入人心。但是从目前的整体情况来看，事业单位档案数字化管理依然存在一定的现实问题，归纳主要有以下几个方面。

    （一）管理工作标准有待于进一步优化

    目前事业单位在档案管理信息化方面都进行了有效的实践，但是档案管理的数字化管理化过程中缺乏科学有效的标准，档案管理数字化的的管理制度没有对数字化建设的成效、数字化的程度以及数字化管理的业绩进行明确规定与可量化的要求，在工作过程中存在工作人员工作敷衍了事的现象，工作过程中只对价值量高或者具有重要价值的档案进行严格细致的管理，档案数字化工作整体上处于被动状态。

    （二） 档案数字化管理的安全意识欠缺

    数字化技术在大幅提升档案管理工作效益的同时，也存在这一定的安全隐患。数字化系统由于是基于互联网技术，因此存在被黑客攻击的可能与被计算机网络病毒感染的可能，这些都会引起档案信息的安全。事业单位进行档案管理工作的很多工作人员都是非计算机相关专业人员，缺乏数字化的管理的经验与专业技能，信息安全意识薄弱，导致的档案数字化管理过程中存在一定的风险。

    （三）档案数字化管理工作人员的综合素质有待提升

    事业单位档案数字化管理最为重要的是管理的相关工作人员，档案管理数字化系统一般都是由专业的公司进行定制，但是后期的使用与维护依然需要工作人员具有一定的数字化与信息化专业知识，并且能够有机会进行进一步学习。目前事业单位的档案管理人员由于受到编制等因素的影响，从事档案管理工作人员的更新慢，现有工作人员缺乏专业化的知识与相关的工作能力，同时也缺乏系统的知识培训，专业管理人才的缺乏严重制约了事业单位档案管理信息化的实施效果。

    四、事業单位档案数字化管理的有效策略

    （一）完善档案数字化管理的相关制度

    制度是保证档案数字化管理的有效保证，事业单位的实现档案数字化管理过程中要能够根据本单位的实际档案管理工作需要以及数字化水平制定切实有效的档案数字化管理标准。在对于档案的数字化采集、管理以及归纳等环节都要制定明确的管理制度与实施方案;对于档案的查阅也要有严格的制度，形成数字化审批与不同层次的查看权限，避免信息的泄露与丢失;最后要保证信息的安全，防止出现数字化档案的丢失以及信息数据杯篡改等方面问题，通过问责制度的建立，提升管理的实效性，通过制度为档案数字化建设管理提供支撑。

    （二）加大人力物力的投资，保证档案数字化管理的物质基础

    档案数字化管理是实现档案科学有序的管理创新方式，能够为事业单位的相关工作部门开展工作提供重要的价值，对事业单位的长期发展具有重要的意义。档案是事业单位以及事业单位工作人员各种资质、活动记录等重要的相关材料，对于保证事业单位的有效管理具有重要的意义，数字化的档案能够及时更新，以高质量的真实材料为相关的组织与决策提供重要的参考依据，实现档案工作的价值。因此事业单位要提升对档案数字化管理工作的重视成都，设立专项资金购买档案数字化管理所需要的各种设备，同时也要能够在编制可能的情况下，引入具有数字化方面知识背景的人员进行档案数字化管理工作，发挥档案信息资源的重要作用，保证档案数字化管理的精确有效运行。

    （三）提升档案管理人员的工作能力

    对事业单位档案管理人员的管理意识、数字化能力与意识要加强培训，单位要组织工作人员利用业务实践进行数字化档案管理的能力学习，掌握利用数字化进行档案管理的知识与技能，优化管理人员的知识结构，满足档案数字化管理的工作需求。同时要采取多样化的培训方式，保证培训的方式符合管理人员的工作特点，保证培训的内容能够满足工作人员的岗位实际需求，可以大量采用在线课程、讲座学习等方式讲解档案数字换管理的相关知识与能力，从整体上提升相关工作人员的工作能力。数字技术不断发展，日新月异，因此事业单位的档案管理人员的学习要突出常态化机制，坚持与时俱进，适应数字化技术的发展。

    五、结语

    总之，事业单位档案数字化管理属于一项基础性的工作，也是整个组织管理工作的关键组成部分。在现阶段，要能够认清事业单位档案数字化管理的现状，完善档案数字化管理制度，加大资金投入来更新技术设备， 提升档案管理人员的综合素质，从而为事业单位档案数字化管理打下坚实的基础。（作者单位：中共扬州市江都区委党校）