浅谈会计档案管理的问题与对策

    校昱

    1 会计档案管理中存在的问题

    1.1 对会计档案管理的重要性认识不足。许多部门只重视会计工作，而不重视会计档案的管理工作，导致会计工作与会计档案管理相脱节，造成会计档案管理混乱。

    1.2 会计档案管理人员的综合素质有待提高。部分单位的会计工作人员未经过正规培训，不懂得操作规程，对归档范围和标准不明确，这样整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学化管理。有的会计工作人员责任心不强，存在惰性思想，还有伪造、篡改、变换记录凭证、开假发票、建假账等违法行为，造成了会计信息失真，危害极大。

    1.3 会计档案资料收集不完整。许多单位只重视收集会计凭证、会计账簿、报表等专业的资料归档，却忽视了会计文件材料和会计档案电子数据的收集，影响了会计档案的完整性。

    1.4 保管期满的会计档案没有按照规定进行销毁。按照《档案法》和《会计档案管理办法规定》的规定，到期的会计档案应及时销毁，但是很多单位没有开展此项工作，其原因是不敢担当，“怕”字当头，几乎所有的领导都不愿意承担这个责任。另外，销毁会计档案是一项繁琐的工作，这也是到期不进行销毁的重要原因。

    1.5 会计电算化管理不规范。实施会计电算化以来，会计档案拥有双重会计档案载体，即传统意义上的会计档案和计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据等。许多单位对会计档案电子数据的收集和保管不符合要求，安全性不高。

    2 提高会计档案的管理水平的对策

    2.1 统一思想，加强领导，提高对档案工作重要性的认识。《档案实施办法》第五条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。”重视会计档案的管理工作，是一项严肃的法制行为。各单位领导要加强对《档案法》《档案管理条例》的学习，提高认识，使会计档案管理工作逐步走向法制化、正规化。

    2.2 加强对会计档案管理人员的全面培养，提高其综合素质。《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，提升会计档案管理操作技能，做好思想教育工作，增强责任心，严格按照档案管理相关法规办事。

    2.3 按要求定期做好会计档案的鉴定和销毁工作。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。对于保管期满的会计档案，除了尚未结清的债务原始凭证和涉及未了事项的原始凭证要单独抽出立卷外，其余都应当销毁。作为档案管理和会计工作人员有责任和义务提醒单位领导遵循《会计档案管理办法》规定，及时按要求销毁到期的会计档案。

    2.4 会计档案电算化管理的新要求。提高会计人员思想素质和计算机应用技能，完善硬件设施建设。在一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝储存到磁性介质或光盘上，形成脱离于原计算机系统的会计档案。可采用双份备份法进行数据备份，并分别贴上标签注明形成的时间、操作人员姓名，存放于不同的地方，防止意外发生。保存时应远离磁场，注意防潮、防尘等，并定期检查，定期复制。

    2.5 建立健全会计档案管理各项规章制度。各单位应制定档案管理目标，明确会计档案的归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等。明确会计档案工作人员的工作职责，确保会计档案不丢失、不损坏、不泄密。可组织定期检查，制定奖惩制度，使会计档案管理有章可循。

    总之，在新的历史条件下，做好会计档案的管理，是法律赋予的职责和义务。会计档案管理应该从观念上更新，从实际上采取有效措施，积极探索会计档案现代化管理模式，促进会计档案管理的完整化、规范化、科学化。