档案统计年报参数的优化设置建议
谢君
摘 要：本文以国家档案局每年要求填报的《全国档案事业统计综合年报》为研究对象，针对在实际填报过程中出现的问题进行深入分析，并对档案专业技术职务、接受在职培训教育、案卷和件、以件为保管单位档案和实物档案（件）、档案利用目的、编研档案资料、档案馆总建筑面积、馆内设备等八个参数进行优化设置，提出合理建议，以求达到统计的准确性和精确性，实现对档案事业的科学管理。
关键词：档案统计；年报；参数；优化设置
档案统计是指运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程，是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。而档案统计年报是全国统一的综合性年度统计报表制度，具有法规性，并纳入国民经济和社会发展的统计指标体系。其统计参数分为两部分：一是档案馆基本情况参数，主要有现有专职人员情况，事业费，馆藏档案、资料，本年进馆、销毁档案，档案编目，档案开放，档案利用，档案展览，档案编研，档案抢救，档案馆建筑面积、设备；二是档案馆电子档案基本情况参数，主要有数字档案馆机构，馆藏电子档案，本年进馆电子档案，电子档案利用，档案网站。
档案统计年报最直观的体现就是数据，这就需要参数的设置和说明必须完整精确。但笔者在档案统计年报工作中，发现有一些参数或设置有问题或说明不清，导致填报过程中无据可依、无从下手，只能凭个人理解，很大程度上影响到数据的准确性，制约了统计工作的效用，必须逐条改进。
1 档案专业技术职务参数
目前，档案专业技术职务参数只统计到档案专业技术职务层面，未考虑其他专业技术职务情况。由于档案事业突飞猛进的发展，新技术的广泛应用，以及对人才需求的多样性，档案部门不仅融入了计算机、文史等各专业，也吸收了不少教师、工程师、科研人员等人才，所以技术职务不局限于档案系列，像教师系列、科研系列、工程师系列等也不少见，他们的职称状况也体现着档案部门人员的水平结构。但这部分人员的专业技术职务却无从体现，建议像“文化程度”和“档案专业程度”参数设置规则，增加“专业技术职务”参数以区别于“档案专业技术职务”，修改如下图1：
2 接受在职培训教育参数
档案培训教育是打造档案干部队伍的重要因素，直接影响档案人员业务能力的发挥。制定合理的档案人员教育培训计划，有针对性、时效性地组织档案人员开展教育培训，是提高档案人员业务水平的关键。根据人员编制情况和岗位实际需要，培训内容要呈现多样化：新上岗人员的档案工作基本知识、技能的上岗培训；已在岗多年人员有针对性的专题培训；全馆人员的年度档案人员继续教育培训；针对某项具体任务的其他专业技术培训。所以，“在职培训教育”这一参数并不能完全体现出在职人员的培训情况，往往易造成在具体的填报过程中，将其误解为岗位培训或继续教育培训。建议进一步细分，修改如下图2：
3 案卷和件参数
案卷是由互有联系的若干文件组合而成并放入卷盒的档案保管单位，也是档案系统排列、编目和统计的基本单位。可见“卷”反应的是装盒情况，“件”反应的是盒里有多少件。2000年《归档文件整理规则》对档案整理进行改革，取消“卷”为立档单位，明确以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。但从实际操作上来看，仍有必要立卷，需要以卷号编档号。上架录入系统，无论是实体还是系统，都离不开卷，形成“卷”和“件”依然并存的局面。所以统计报表依然保存“卷”参数，但是对“件”参数却没有设置，造成只能填写立卷情况，对具体有多少件却没有统计数据。比如文书档案只能统计到有多少卷，但却显示不出具体有多少份文件，学籍档案只统计到有多少班级，却没有班级里的人数，显然不科学。建议增加一栏“件”，修改如下图3：
4 以件为保管单位档案和实物档案（件）参数
首先，必须明确“以件为保管单位档案”和“以件为单位归档整理”两个概念。前者可理解为不便立卷装盒的档案，像是实物档案、产品档案等，由于其体积因素无法装盒，只能用件来统计；后者其实指的是一种顺应时代发展的归档整理方法，不再以文件之间的某种联系立卷，而是按照诸如文号、发文顺序号、收文日期、班级学号、证书编号等自然顺序编号，虽然立卷，但是以件为单位。其次，需要严格区分“件”和“以件为保管单位档案”。前者如第三条所述，指的是案卷中的件，也就是多少份；后者指的是不能立卷的件，两者的属性是独立的，没有交叉，不存在重复统计问题。最后，“以件为保管单位档案”和“实物档案（件）”其实是子母概念，不应该同级列出，建议纳入母概念，并根据需要增加子概念，修改如下图4：
5 档案利用目的参数
目前，档案利用目的参数只设置学术研究、经济建设、宣传教育、工作查考、其它五类。但随着近些年档案意识的普遍提高和办事流程的法律凭据性加强，档案利用目的日趋多样性。根据实际查阅情况来看，除本单位人员查阅以外，师生、校友的个人利用显然已成为主力军，包括撰写文章、找工作、出国留学、考研（博）、补办毕业（学位）证、房产等。如果将这些目的统一归纳为其它，势必缺乏针对性和合理性，影响统计的效用。建议分级分类设置利用参数，第一级分为单位利用和个人利用两类；第二级单位利用可分为工作查考、编史修志、宣传教育；个人利用可分为学术研究、就业、升学、职务职称、工龄学历、亲属关系等，修改如下图5：
6 编研档案资料参数
档案编研是指以馆藏档案为基础所进行的编辑和研究。其作为档案信息资源开发利用的一种重要形式，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要举措，体现一个档案馆的档案管理水平。传统的档案编研成果都是以书为载体，分为公开出版和内部参考两种形式，并以字数为计量单位，但是在信息化高速发展的时代，编研成果数字化已是一种必然的选择，是时代发展的产物。特别是不少档案部门都积极拓展思路，充分挖掘馆藏声像资料，开发出丰富多彩的影视资料，吸引外界眼球，扩大影响力。但这部分编研成果却无从统计，建议增加数字化编研成果，修改如下图6：
7 档案馆总建筑面积参数
档案馆建筑应根据不同等级、不同规模和职能配置各类用房，可由档案库、查阅档案、档案业务和技术、办公和辅助等用房组成。统计各部分用房面积可以看出布局是否合理，功能是否完善，是直接关系到档案能否得到长久、安全、完整保护的重大问题。除此之外，近些年随着档案业务的拓展和深化，已有不少档案馆属于几馆合一的状态，如校史馆、纪念馆、博物馆等。统计这部分馆室面积也是十分必要，它一定程度上体现了档案馆功能的延伸。建议进一步完善建筑面积参数，修改如下图7：
8 馆内设备参数
馆内设施设备是直观反映档案工作现代化进程的重要指标，不能仅停留在传统意义上的缩微设备、电子计算机、复印机、空调机、去湿机、消毒设备等。随着新技术的广泛应用和档案工作的重视程度不断增强，馆内设施设备日趋完善先进，不少档案馆都加大投入力度，采购扫描仪、相机、自动修裱机等设备，并积极安装消防设备、防盗设备、监控设备、变配电设备等，达到现代化馆库建设标准。建议添加现代化设施设备，修改如下图8：
统计无小事。作为档案工作者，我们不仅要以守护历史为荣，也要对统计数据负责，那就不妨从优化每一个统计参数开始，最大程度地还原档案工作面貌，提供准确客观的数据，把真实留给后人。
（作者单位：华南农业大学档案馆 来稿日期：2016-09-06）
