企业办公室行政管理精益化分析
周金亮
[摘 要] 在企业生产经营中，办公室作为企业的一个中枢部门，在企业生产、经营管理中起着重要的推动作用。然而，办公室的日常事务又是非常琐碎的，这就要求对办公室的行政管理工作进行精益化管理，只有这样才能实现办公室职能与业务的无缝对接，大幅度提高办公室的工作效率，圆满完成领导交办的各项任务。基于此，本文从企业办公室行政管理精益化的思路与对策入手，以世界500强企业中国交建某美洲子公司为例，阐述企业办公室行政管理精益化的具体策略，希望为其他企业开展办公室行政管理工作提供理论及实践的帮助。
[关键词] 企业 办公室 精益化管理
中图分类号：D523文献标志码：A
企业办公室具有显著的事务性、服务性及政务性特征，工作内容较多，覆盖范围广，需要工作人员开展精益化管理。精益化管理理念从生产环节扩展到企业生产经营的各个方面，不仅关系到办公室的工作效率，更关系到整个企业的科学发展。办公室行政管理的精益化工作必须从思想认识、制度建设、标准化等多方面综合推进。
一、企业办公室行政管理精益化的重要性
对办公室行政事务进行精益化管理，对于一个企业的发展来说，具有重要意义。在企业里，行政管理涵盖档案管理、文书整理、会务工作及后勤管理等多项工作内容，开展精益化行政管理，可保障其有效發挥综合管理作用。细化来说，精益化可强化的综合管理内容如下：
规划作用。企业办公室人员具备规划职能，可为企业管理者经营决策提供参考资料。行政管理人员可将收集到的企业相关信息进行整合，并结合自己的看法，选择有价值的信息，上报给企业管理者，为管理者决策提供综合部门的意见。精益化的实施，可提高行政管理人员信息筛选能力，提高企业管理者参考资料的全面性与有效性，保障企业决策的合理性、科学性。
组织作用。办公室是企业设计、组织团建的主体，可根据企业工作现状，在合适时机、以最佳方式组织企业职工参与团建活动，强化职工的凝聚力，提高职工的执行力，使职工对企业产生依赖感、信任感，促进企业与职工的协同发展。精益化的实施，可深化办公室行政人员对企业及职工的认识，使团建活动更具实效性。
协调作用。在大型企业中，企业的组织结构复杂，各个职能部门的工作交叉深入，需要不同职能部门的协调配合，保障企业的正常生产运营。但在实际工作中，不同职能部门的工作侧重点不同，可能会在交接或合作中出现矛盾纠纷。办公室行政人员需发挥自身协调作用，调节不同职能部门或领导与职工间的矛盾，妥善处理企业内的人际关系氛围，保障企业整体的协调性。精益化的实施，可拓展办公室行政人员的协调广度与深度，把许多工作提前考虑到位，做好预防工作，保障企业不同职层与部门的协调配合。
辅助作用。对于大型企业而言，在生产运营中，办公室需全面收集国内外政策法规、上级来文、职工意见等信息，结合企业生产经营现状，辅助企业管理者制订整体决策，使决策部署更贴合国家政策，发挥企业在国家经济发展中的作用。精益化的实施，可规范办公室行政人员的工作行为，发挥其承上启下的作用，为企业管理者提供更全面有效的辅助[1]。
二、企业办公室行政管理精益化的思路与策略
基于企业办公室行政管理精益化的重要作用，本文以世界500强企业中国交建某美洲子公司为例，阐述企业办公室行政管理精益化策略，为其他企事业单位提供经验参考。
（一）管理精益化的思路
1.管理内容的精益化
要进行办公室行政管理的精益化就必须把办公室的一系列工作进行科学、合理的细化和分工，使各个管理项目和任务变得有人负责、有人监督、有人管理。因为传统的办公室行政管理模式都是以自我为中心，管理没有连续性，办公室职能效益发挥不出来，而精益化管理就是要在科学化的基础上，加强行政人员的责任心，提高办公室行政管理的工作效率，为企业的更快发展服务。
2.管理理念的精益化
在我国先进的企业中，最先实行标准化、精益化管理的往往是生产车间，而对办公室行政部门来说，实现精益化的管理方式具有同等的重要性，所以作为企业管理人员，必须要从管理理念上认同行政精益化管理的作用，对办公室工作进行分解与调度，在办公室行政管理中渗透标准化的理念，保证精益化管理的顺利实施。
3.团队合作意识的精益化
常言道：“双拳难敌四手。”这也进一步说明了团队协作意识的重要性，在办公室行政管理工作中，单凭一个人的力量很难完成工作，只有成员之间相互协调、相互合作、相互支持，才能把工作做到极致。而要实现办公室行政管理的精益化，更要在团队合作意识方面进行引导，让大家在工作中凝聚成一股力，在办公室行政管理中发挥出最大的能量。
（二）加强办公室文化建设
企业文化是一个企业的灵魂，进行企业文化建设是精益化管理的一种方式和策略。办公室秉承“感知责任、优质回报、合作共赢”的核心理念，将行政人员思想统一作为首要工作内容，提高他们的综合素质，确保行政人员明确精益化工作的系统性、长期性，构建和谐的办公室文化，以精神文明引领工作实践，提升行政管理人员的执行力，通过加快企业文化的建设与创新，实现企业行政管理精益化的最高标准。例如，在公司各项目部建立“员工之家”，成立阅览室、文娱活动室（如健身房、台球室等），让员工在海外充分感受到公司的关怀，增强公司的凝聚力和向心力。在年底，办公室主任就带领行政管理人员结合办公室工作内容，做出年度工作总结、制订下一年管理工作计划，并根据工作要求和任务量，将年度计划细分为季度、月度、周计划，实现办公室行政管理工作的精益化分配，确保行政管理人员严格按照计划开展工作，形成精益化的办公室文化。
（三）优化办公室岗位配置
在企业办公室行政管理精益化中，办公室岗位配置是落实行政管理工作的基础，企业需遵循“定岗、定责、定标准”的原则，明确办公室工作岗位内容，以“工作独立、协调配合”标准，结合办公室行政管理工作内容、流程及职能，分配各个岗位的工作职责，实现办公室行政管理人员的分工明确、协调配合。同时，在办公室行政管理工作中，完善的岗位配置可为管理制度与考核制度的制定提供便利，提高办公室管理成效。
（四）做好人员管理，提高综合素质
在企业办公室行政管理工作中，行政管理人员为工作主体，是实现精益化管理的关键。企业需做好办公室人员管理工作，引导行政管理人员养成良好的工作习惯及规范的工作态度。
（五）创新办公室管理方式
基于企业办公室管理工作的琐碎性与繁杂性，公司在实现办公室行政管理精益化时，创新了办公室管理方式，引入信息技术，通过企业OA、统一门户平台等技术实现办公室行政管理的信息化、智能化，提高行政管理的工作效率与质量，为行政管理人员提供技术支持。例如，在办公室管理中，开发办公室管理信息平台，全面收集企业生产经营的各项数据信息，利用相应数据算法，实现企业信息数据的筛选与处理，降低行政管理人员的工作负担。具体来说，该企业的办公室管理信息平台整合企业业务薪资管理、差旅管理、会议管理及其他综合管理等多个工作环节，实现费用数据信息的全面收集。同时，该平台可与国内企业财务信息系统实现数据共享，实现对企业预算、审核、报销等财务管理全过程的实时监管，将费用管理从事后处理转变为事前预防与事中控制，为企业节约数千万元的管理成本[3]。
三、结语
总而言之，企业办公室行政管理在企业发展中发挥规划、组织、协调和辅助作用，需落实行政管理精益化。通过本文的分析，企业可通过办公室行政管理精益化的思路、文化建设、制度化的管理、岗位优化配置、人员管理、管理方式创新等手段，提高企业办公室行政管理的精益化水平，提高国际市场竞争力，促进企业可持续发展。
参考文献：
[1]王晓伟.新时期做好国企办公室行政管理工作的路径探析[J].国际公关，2019（04）：122，124.
[2]胡寅斐.“谋大抓小”提升办公室管理水平[J].农电管理，2019（04）：30.
[3]郭洪斌.实现企业办公室行政管理精益化的思路与对策[J].化工管理，2018（36）：7-8.
