简析当下电子文件在“双套制”中位置之变化
洪佳惠
摘 要：随着数据库管理技术、信息传输技术的发展，电子文件逐渐呈现出取代纸质文件的趋势。在这种发展态势下，将“双套制”归档的工作重心从纸质文件转移到电子文件，不仅顺应了数字时代信息发展的趋势，也为将来实现单套制作了思想观念上的铺垫和缓冲，更是对电子文件作为档案所具有的原始性的保护。
關键词：档案；电子文件；双套制
Abstract： With the development of database management techniques and information transmission techniques， electric document tend to replace the paper documents. In this situation， transferring the work focus of dual filing system from paper documents to electric documents， will conform to the tendency of digital time， and pave the way for single filing system. It will also keep the electric documents in protection with its primitiveness.
Keywords： Archives； electric documents； dual filing system
在档案工作中，“双套制”一直是保证实体安全、方便查找利用的有效途径。在纸质档案归档工作中，“双套”意指文件的正副本，“双套制”即原件作为档案馆馆藏，复制件用于查阅利用的方式。随着计算机技术应用的普及、电子文件的产生，“双套制”的含义发生了转变，与之相关的一个概念是“双轨制”，在国内当前文件流转环境下，纸质文件和电子文件按照业务流程“双轨制”流转，而在归档时，须将同一文件流转中产生的纸质文件和电子文件“双套制”归档，是为“双轨制”和“双套制”在当下的含义。但计算机技术仍旧在不断发展中，数据库管理技术、信息传输技术层出不穷，电子文件逐渐呈现出取代纸质文件的趋势，在这种发展态势下，办公和文件流转也显现出众多新的特征。
1 电子文件流转在当下的特征
特征之一：OA系统的应用。为了提高工作效率，缩短办公流程周期，目前大部分企事业单位及高校都开始使用OA系统。OA全称为Official Automation System，即办公自动化系统，一般面向组织内部的日常运作和管理。1985年，第一次办公自动化规划会议召开，会上给办公自动化所下的定义为：办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。这个定义显示，办公自动化的主体操作者为办公人员，运行的硬件手段为基于先进科学技术的、人以外的各种设备，软件手段为服务于某种目的的人机信息处理系统，而主要目的是提高工作质量和工作效率。在当前技术手段的支持下，办公自动化打破了现实工作和网络工作之间的壁垒，将文件流转从现实环境移置入了网络环境。借力办公自动化技术综合性的不断加强，电子文件以其强大的信息处理可能和流转速度逐步取代了纸质文件。
特征之二：电子政务的推行。电子政务的推行是近十年来文件计算机管理的产物之一。联合国经济社会理事会将电子政务定义为：政府通过信息通信技术手段的密集性和战略性应用组织公共管理的方式。这个定义的前提是信息通信技术，也就是说，通过信息通信技术，政务活动的主体工作从现实环境置入了网络环境之中。如果说OA系统面对的是机构内部文件流转，电子政务则将这个范围推广到了面向社会的、更大的范围。根据新华网的报道[1]，上海于2007年就搭建起了“电子政务受理大厅”，目前，在该网站上可以进行生育收养、户籍办理、教育科研等177项个人事务办理和设立变更、准营准办、税收财务等813项法人事务办理。
OA系统和电子政务的推行不仅大大缩短了事务办理周期，且在无纸化办公的实行上迈出了一大步，新华网在2007年记录的数据就显示[2]：“从8月1日起，（上海）市政府开始以纸质和电子双轨方式下发公文，从10月1日起普遍下发电子公文，纸质公文各部门原则上只下发1至2份，简报、会议通知只发电子版本。而且，各区县政府、各部门向市政府报送材料，也要以电子版本为主。仅此一项每年可节纸10万张，而且，以往要三天才能送达的文件，现在只要5秒钟。”
特征之三：数据库管理。随着电子文件数量的增长，纸质打印文件数量的减少，必须采取一种批量的方式来进行管理，于是就产生了“数据库”的管理模式，数据库即是按照数据结构来组织、存储和管理数据的建立在计算机存储设备上的仓库。经过了近半个世纪的发展，数据库系统已经从第一、第二代，发展到了第三代以面向对象模型为主要特征的数据库系统。目前在数据管理上使用较多的是MySQL数据库管理系统。数据库可被看作电子化的文件库，也就是说，各个业务部门在向档案馆归档之前，已经各自形成了专门的、数量巨大的电子文件库。这是文件流转从纸质文件向电子文件转变的主要特征之一。
特征之四：元数据大量产生。对于电子文件的数据库管理产生了大量需归档的元数据。《电子文件归档与管理规范》中对元数据有如下定义：“元数据 metadata指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。”[3]简而言之，元数据就是数据的数据。元数据对于档案来说有着极为重要的意义，因为元数据中记录着某一文件产生的极为丰富的背景和还原信息，对重现事件原貌有着文件本身所不具备的更为真实和庞大的事实内容。实际上，在传统的文件归档工作中，对“元数据”也有着相类似的要求，如照片档案的底片管理，其目录登记簿须包括分类号、底片号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间等项目，这些内容同“元数据”的性质相同，以记录内容相同的电子照片为例，这些元数据则已经由文件自带，记录在文件属性中。再以文档文件为例，属性中还记录着纸质文件一般不特意标写的除重要批示意见以外的历次修改、打印时间和总编辑时间。文件属性只是元数据中的冰山一角，对于“数据”的数据可能如同浩如烟海的实体案卷一样，成为今后档案工作者每日所必须面对和处理的对象。
2 电子文件符合档案本质
一般认为，“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”。[4]这个档案的经典定义中有五个要点，即社会组织或个人、社会实践活动、直接形成、原始记录和清晰确定的固化信息。其中，前三项是纸质文件和电子文件所共有的特性，而后两项则是档案本质中，电子文件相较于纸质文件颇具争议的两点。
原始记录性是档案的本质特性，“是档案区别于其他事物的根本所在”[5]，如果電子文件不能满足档案的这个特性，那么对于电子文件归档的任何论述都成了无源之水、无本之木。电子文件无疑是具有这种原始记录性的。首先，从时间上来看，在当下的文件流转过程中，电子文件的形成是早于纸质文件的，一般来说，日常工作中，人们总是借助计算机编辑文档，确定无误后才能打印输出为纸质文件，这种时间上的“先在”，使得电子文件比纸质文件在形成上取得了更为在先的位置。其次，大量在OA系统和电子政务平台上流转的文件，本身并不具备纸质文件的形式，以某奖项申报为例，在电子政务平台上提交的申报书一般都只是以系统为保障，基本不再需要打印盖章，而2003年国务院办公厅颁布的《电子公文传输管理办法》（国办函〔2003〕65号）规定：“国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。”[6]在奖项确认发文时，可能才会以纸质文件形式输出。最后，如前文所言，元数据保存了大量的文件背景信息，进一步加强了电子文件的原始性，这是纸质文件所不具备的。
对于“电子文件是不是一种确定清晰的固化信息”这个问题，则需要改换思考路径来看待和考量。电子文件有时被称为虚拟档案，如：“虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，虚拟档案将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动……”[7]但本文认为这种描述是不恰当的，根据《现代汉语词典》释义，“虚拟”有两层含义，“一是虚构，二是不符合或不一定符合事实的，假设的”[8]，而“虚拟世界”的含义是“通过虚拟现实的技术构成的网络世界”[9]，也就是说这借助的是一种由高科技实现的仿实物或伪实物的技术，“虚拟档案”是在“虚拟世界”的意义上使用了“虚拟”这个词。这是典型的、以纸质档案为参照系形成的、对电子文件的看法，但在目前的文件形成条件下，电子文件显然已经不是单纯对纸质文件的仿真，如前文所言，电子文件甚至已经具备了比纸质文件更为彻底的原始性。如果将电子文件归档的参照系改换为声像档案，问题可能就会迎刃而解。电子文件在载体形式方面同声像档案相似，它们的原生载体都并非纸张，虽然两者都有可能被输出为纸质文件（电子文件可逐份打印、影像可按帧输出等），但这种做法既无必要，又破坏了原生档案载体的原始性，输出的纸质文件也仅仅能保留原生档案载体上的部分信息。虽然二者都不具备纸张的固体载体形式，但其确定清晰的特性是不容置喙的，二者也以更为综合的形式保留了事件发生当时更丰富的原始内容。
3 现阶段推行“单套制”遇到的瓶颈
既然电子文件当前已经成为文件产生、流转的主流，且全然具备档案的原始性和确定固化的特性，那是否能取代纸质文件，实现“单套制”归档呢？事实上，国际上许多先进国家已经基本实现了“单套制”，“美国国家档案馆对联邦政府机构档案的接收已完全实现电子化，对于相同内容的文件只要接收了电子文件，就不再接收相应的纸质文件”[10]，“丹麦提出全面使用电子文件替代纸质文件”[11]，“加拿大国家图书与档案馆只接收电子文件进馆”[12]。在现阶段，虽然电子政务在各项工作中已畅行无阻，但在归档工作中实现“单套制”还面临着一系列亟待解决的问题。
首先，无统一规范的电子文件管理系统。一般来说，电子文件的长期管理系统应满足如下要求，即强兼容性、易读性、标准性。强兼容性即要求电子文件管理系统的版本升级须向下兼容各种既有数据，举例来说，微软的文本处理软件目前已经升级到了Microsoft Word2010版本，但仍能在不丢失任何数据的前提下读取记事本软件形成的txt文档文件、Word97-2003版本形成的doc文档文件等。易读性即要求电子文件管理系统内保存的数据经过转换，可被常见的、易获得的软件工具所读取，如数据库文件可导出为xls格式等。标准性即要求电子文件管理系统已经过正式、严格的标准化过程，最大限度地预留可被记录数据的接口。但目前来说，国内档案机构所使用的电子文件管理系统基本是由不同的软件公司开发，各软件公司的资质良莠不齐，其后续服务和升级程度也不尽相同，形成规范、统一的电子文件管理系统之路还很漫长。
其次，电子文件存储载体的持久性未知。传统的档案载体已经经过了时间的考验，甲骨、金石、缣帛、竹简、纸张等，在环境适宜的前提下保存时间十分长久，中国画所使用的宣纸甚至有“纸寿千年”之誉。但电子文件的存储载体在自产生至今不算太久的时间段中，已经几经淘汰，在十年之前还在被频繁使用的3.5英寸软盘已经在实践中被证明极易受到清洁度、压力、磁场、温度等日常因素的影响，不适合长久保存档案数据。而光盘、U盘、移动硬盘，虽然是当下生活、工作中常用的数据存储载体，但是其保存的持久性只是在严苛的实验条件中得到论证，在实际工作中是否能满足档案的永久保存的要求也尚无定论。除了载体本身的持久性未知之外，电子文件对读取设备也有较高的依赖性，读取设备的更新换代，也可能造成电子文件的损失。
最后，电子签章缺乏长期有效性。中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议于2004年8月28日通过了《中华人民共和国电子签名法》，并在2015年4月24日第十二届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议上进行了修正。该法律规范了电子签名行为，确立了电子签名的法律效力，《电子签名法》的第三条规定，“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”[13]，这是在事务办结之前对电子签名法律效力的肯定。但该法律又在第二十四条规定：“电子认证服务提供者应当妥善保存与认证相关的信息，信息保存期限至少为电子签名认证证书失效后五年。”[14]也就是说，法律对电子签章信息保存期限的强制要求仅仅为五年，这与电子文件长久保存的要求显然是不符合的。
4 形成以电子文件为主的“双套制”档案工作新思路
基于以上各项原因，档案“双套制”归档方式可能在较长一段时间内仍将在我国档案工作中存在。但电子文件的原始性在文件产生、流转过程中必须得到承认，因为这将“从根本上决定着其管理方法的基本取向”[15]，也就是说，在目前的档案工作中，应将归档工作的重心逐渐由“纸质文件为主，电子文件为辅”转移到“电子文件为主，纸质文件为辅”。
以某学校二级学院申请聘任海外兼职教授为例，在纸质文件流转环境中，学院须在聘任呈报表上填写聘任意见，由学院相关负责人签字、学院盖章，然后提交人事处、外事处审核，审核通过由人事处、外事处相关负责人签字、部门盖章，校办根据学院、人事处、外事处填写情况，正式下发聘任文件。而在电子文件流转环境中，学院意见、人事处意见、外事处意见、校办发文都成为一个流程中的各个环节，流程结束后由校办打印正式文件，并盖章。在纸质文件流转环境中，“双套制”的做法如下：具有院系、各相关部门盖章、签字的呈报表与校办盖章的正式发文同组一卷，在档案管理系统内著录条目，呈报表、正式发文的数字化扫描件作为附件挂接在著录条目之下。而在电子文件流转环境中，“双套制”的做法可能如下：呈报和发文作为一个流程归档，该流程中可能包含和纸质文件相同的学院、部门意见和签署时间，但也可能包含纸质文件并不具备的签署电脑IP地址、登录时间等元数据信息，作为结论性的发文文件需要打印输出，盖章后，作为电子文件的“附件”归档，而作为过程文件的呈报表如打印输出，既不能在纸质打印件上显示所有的原始信息，办结后的补签字和补章也破坏了文件的正常形成过程。在当下电子文件流转逐渐成为主流的情势中，第二种“双套制”无疑对保存电子文件的“原始性”有着更为积极的作用。
在界定哪类档案需要纸质输出这个问题上，需要将档案的各种作用进行区分，即“区分档案的凭证价值和情报价值”“区分档案的现实价值和长远价值”。档案的凭证价值使得“它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的依据”。[16]档案的情报价值使得“它能给人以互有联系的系统的广泛的情报信息”。 [17]档案的现实价值“是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性”。[18]档案的长远价值“是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质”。[19]综合来看，在OA系统和电子政务系统上流转的所有的电子文件均同时具备了凭证价值、情报价值、现实价值和长远价值，所以电子文件的大范围归档势在必行。而考虑到电子签章的有效时间可能仅仅为5年，那么具备“凭证价值和现实价值”的那部分电子文件还需输出为纸质文件，盖有效章，并作为电子文件的附件归档，当这部分电子文件需要发挥其凭证作用、但电子签章已经失效的情况发生时，还备有纸质文件可留证。而另一部分具备“情报价值和长远价值”的电子文件数量是极为庞大的，将这一部分电子文件输出纸质归档既无必要，也会造成极大的浪费，比如“一架运七飞机的设计、制造所产生的电子文件若全部打印成纸质文件，其纸质文件的体积超过了飞机本身的体积”。[20]并且随着计算机技术的进一步发展，电子文件管理系统的向下兼容性和稳定性也会逐步加强，即便这些过程性的电子文件并无电子签章作为凭证，其系统本身的可靠性也并不会影响其发挥档案的情报和长远价值。
电子文件作为一种新型的信息承载形式，取代纸质文件成为信息载体的主流是大势所趋。不过在目前我国的档案管理体制下，实现“单套制”并不能依靠一日之功。正如《中华人民共和国电子签名法》出台后，有专家所认为的：“无纸化办公能不能顺利推行，关键在于人们愿不愿意主动改变自己的观念和习惯。”[21]电子文件单套制归档的最大阻力也就在于人们的观念和习惯，因为前文所描述的推行单套制所遇到的这一系列瓶颈问题都存在于技术层面，计算机技术的发展速度之快令人咋舌，这些问题可能都会在并不长的时间内得到克服。将双套制归档的工作重心从纸质文件转移到电子文件，不仅顺应了数字时代信息发展的趋势，也为将来实现单套制作了思想观念上的铺垫和缓冲，更是对电子文件作为档案所具有的原始性的保护。
注释：
[1][2] 新华网. 上海：电子政务搭起网上“行政事务受理大厅”[EB/OL].[2007-8-7]. http：//www.sh.xinhuanet.com/2007-08/07/content_10783090.htm.
[3] GB/T18894-2002，电子文件归档与管理规范[S].
[4][5][15][16][17][18][19] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：5，6，6，39，40，41，41-42.
[6] 电子公文传输管理办法[Z]. 2003-10-1.
[7] 刘家真.虚拟档案[J].档案研究，1999（2）：49.
[8][9] 中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典[M].北京：商务印书馆，2012：1469，1469.
[10][11][12][20][21] 馮惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2013：51，52，52，51，51
[13][14] 中华人民共和国电子签名法[Z].2015-4-24.
参考文献：
[1] 冯惠玲.电子文件管理100问[M].北京：中国人民大学出版社，2014.
[2] 麻新纯，徐辛酉.基于理性思维的电子文件管理[M].北京：北京理工大学出版社，2013.
[3] 瞿有甜.数据库技术与应用[M].杭州：浙江大学出版社，2010.
[4] 方英芬.试论电子文件归档的双套制[J].浙江档案，2000（11）：30～31.
[5] 彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002（1）：38～40.
[6] 刘宏伟. “双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响[J].档案管理，2011（5）：20～22.
[7] 陶水龙，田雷.电子档案双套制管理问题研究[J].档案学研究，2014（4）：61～64.
（作者单位：上海大学档案馆 来稿日期：2017-03-28）
