油气地质资料归档管控体系建设研究
封永泰+赵传玉
油气地质资料“是指在石油天然气勘探与开发地质工作中形成的文字、图表、数据、声像等不同形式、不同载体的科技文件材料”[1]。其记录了对油气勘探与开发工作区域的地质认识，是油气勘探与开发工作的主要成果之一。归档作为油气地质资料进馆保存的入口环节，是确保各级馆藏机构馆藏油气地质资料齐全完整、长期保管与高效利用服务的基础。
1 油气地质资料归档管控体系建设的现实意义
1.1 提高油气地质资料归档及时性。建设并实施油气地质资料归档管控体系（下文简称归档管控体系），通过归档协调机制的优化，归档制度、标准的建设与完善，归档流程的优化，以及地质资料管理系统的建设，规范项目业务主管部门的归档管理职责，细化对地质资料形成单位的归档要求，可以大大提高地质资料归档的及时性。
1.2 提高油气地质资料归档齐全性。建设并实施归档管控体系，与专业主管部门保持动态信息沟通，跟踪油气勘探与开发生产科研项目进展情况，掌握年度应归档项目明细，定期统计各项目归档情况，并及时进行通报、催归，可以提高年度生产科研项目的归档率。通过归档范围的细化与动态调整，在合同条款中明确约定归档内容，归档前业务主管部门内容审查、归档时地质资料管理部门形式审查等措施，可以提高每一个生产科研项目地质资料的归档齐全率。
1.3 提高油气地质资料的归档质量。建设并实施归档管控体系，发布地质资料编写格式标准、地质资料电子文件制作标准，通过定期培训，标准主要内容封装入地质资料管理系统，与油气勘探与开发业务系统集成等信息化手段来强化标准的执行力度，可以有效提高油气地质资料的归档质量。
2 油气地质资料归档管控体系建设的理论基础
2.1 嵌入理论。1944年匈牙利学者卡尔·波兰尼首次提出“嵌入”概念[2]。1985年斯坦福大学马克·格兰诺维特教授发表了《经济行动与社会结构：嵌入问题》，提出“嵌入”是普遍社会现象的观点。自此，学术界正式对“嵌入”理论进行研究[3]，图书情报与档案界也进行了相关研究。嵌入理论强调关注嵌入客体和嵌入主体之间的相互影响，对于油气地质资料归档工作具有指导意义，将归档工作深度嵌入到油气勘探与开发生产科研工作实际中，必然有利于提高归档工作质量。
2.2 流程管理理论。流程管理，是一种以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，主要以规范化、流程化、持续化、系统化为核心建立管理的过程，近几年来，美国、日本以及西欧部分国家的企业都先后进行了流程管理的探索与实践。应用流程管理理论，以油气勘探开发生产科研活动的开始为输入端，以油气地质资料的移交归档为输出端，在地质资料形成单位、地质资料管理部门、勘探开发业务主管部门之间建立新的协作方式，建立规范的归档流程和通畅的信息交流渠道，以此来提高归档工作质量。
2.3 全程管理理论。全程管理理论是由文件生命周期理论发展而来的，是对现行文件、室藏档案和馆藏档案整个过程的全面控制和科学管理[4]。现代档案管理理论强调文件、档案管理的动态过程，强调文件材料的将要形成而不是已经形成，而全程管理理论正是通过控制过程实现控制结果的理念建立起来的。油气勘探开发生产科研活动具有时间紧、环节多、周期长、参与单位多等特点，通过实施全程管理，将油气地质资料归档工作与项目立项、中检、结项、推广应用等环节同步，跟踪、控制前期、中期、后期各环节形成的地质资料，确保归档油气地质资料的系统、完整、准确。
3 油气地质资料归档管控体系的主要内容和具体实施
3.1 归档管控体系的目的和主要内容。这是归档管控体系建设的首要内容，其目的和主要内容，一是通过制度，明确油气勘探开发业务主管部门、各管理部门的地质资料归档职责，以便其在履行相关管理职责时嵌入地质资料归档管理要求，将“三纳入”（地质资料的立卷归档工作，纳入计划管理、生产管理和科研管理的责任范围）、“四同步”（下达计划任务与提出地质资料立卷归档要求同步，检查计划进度与检查地质资料的形成情况同步，评审、鉴定、验收项目成果与验收归档地质资料同步，上报登记、评审奖励项目成果以及生产、科研人员考核与档案部门出具项目归档情况证明材料同步）的管理要求落到实处。二是明确并细化对油气地质资料形成单位的归档要求，包括归档整理要求，归档责任，归档时间、数量等，确保归档工作规范有序。三是规范对归档工作完成情况的监督、检查与考核，对内、外部单位分别提出具体的检查考核措施与手段，确保归档工作情况符合制度要求。
3.2 标准建设。归档标准建设的目的和主要内容，一是制定和定期修订油气地质资料立卷归档方面的标准，厘清油气地质资料的立卷归档范围，划定保管期限，并根据油气勘探开发工艺、技术、方法等的更新进行定期调整，确保归档油气地质资料的齐全完整，同时明确立卷归档的质量要求，确保可操作、可执行。二是制定有关油气地质成果报告编写格式方面的标准，从报告的组成、各组成部分的必备项以及编写具体格式、印制要求等方面规范归档油气地质资料的格式，改变专业标准从专业内容角度规范油气地质成果报告的现状，从内容编写格式、印制要求等方面进行具体规范，保障归档油气地质资料的质量。三是制定有关地质资料电子文件制作方面的标准，规范电子文件的分类、命名、格式、制作及其在介质中的组织形式，确保归档电子文件及其载体符合长期保管和利用服务的要求。
在实际工作中，应由石油企业制定此方面的企业标准，下发各油气勘查、开采实施单位，在油气地质资料归档验收工作中统一执行，确保归档油气地质资料的齐全、完整、准确。
3.3 流程优化。流程优化的目的是利用流程管理的理念，将油气地质资料归档工作进行梳理，按照不同的责任主体划分为若干依次推进的工作环节，并对每一环节的工作内容和要求进行规范。油气地质资料的归档工作可划分为地质资料形成、积累、归档鉴定、整理与立卷、内容审查、格式审查、给予归档标识、归档入库等各环节，其中形成、积累由具体的地质资料形成者负责，归档鉴定、整理与立卷由项目组专人负责，内容审查由相关业务主管部门专人负责，格式审查、给予归档标识、归档入库由地质資料管理工作人员负责。
在实际工作中，可将上述各环节按照时间顺序进行区分，细化、明确每一环节的工作要求、责任内容。除首末环节之外，其他每一环节既作为上一环节的输出端，又作为下一环节的输入端，通过端到端的规范、优化，减少重复劳动，提高工作效率。
3.4 系统建设与嵌入。系统建设与嵌入的目的，就是将相关管理理念与信息技术相结合，利用信息化手段来加强归档工作。其内容包括两个方面，一是油气地质资料管理系统（或系统归档模块）的研发和实施。在此过程中，既要嵌入流程管理的思想，以促进归档相关管理制度的实施，也要嵌入归档相关标准的主要内容，通过信息技术手段来保障归档齐全性，并减少油气地质资料形成者学习、执行标准以及管理工作者在内容、格式审查方面的时间投入。二是按照前端控制、全程管理的理念，将油气地质资料管理系统嵌入到相关业务系统中，通过系统级的嵌入，确保归档相关制度、标准的贯彻执行，以提高归档工作的效率以及归档资料的质量。
随着信息化建设的不断深入，油气地质资料管理系统的研发与应用正在有序推进之中，而油气地质资料管理系统与相关业务系统的嵌入，目前部分单位正在试点，这也正是下一步推进油气地质资料归档管控体系建设的重点和难点。
3.5 归档协调机制建设。油气地质资料归档管控体系建设的目的，是通过嵌入、流程化、前端控制以及全程管理的一系列措施、方法，来提高油气地质资料的归档率，实现应归尽归。这一系列措施、方法的实施，必须与勘探、开发等业务主管部门，以及计划、财务、合同、审计、市场、企管等管理部门联合开展。基于此，油气地质资料归档管控体系的建设还需建设完善的归档协调机制，其目的，一是对地质资料形成单位或部门建立有效的归档工作控制、考核措施与手段；二是使地质资料管理部门掌握应归档资料的项目进度情况，便于及时催办归档。
在实际工作中，归档协调机制可以通过定期召开归档工作联席会、归档工作推进会等形式实现。会议一般由油气地质资料主管部门组织，勘探、开发、计划、财务、合同、审计、市场、企管等管理部门参加，主要内容可包括：通报项目设置、进展、鉴定、报奖等情况；通报已归档、应归未归情况；讨论对地质资料形成单位归档完成情况的考核与奖惩方案、市场准入控制措施等；讨论各专业合同中对地质资料归档相关条款的约定，等等。
4 结语
电子文件的大规模应用，对油气地质资料归档工作带来了巨大的影响。在信息化时代，既要注重对传统纸质地质资料归档的管控，更要注重对电子文件归档的管控，信息化时代油气地质资料归档管控体系的建设，仍需不断完善。
参考文献：
[1]国土资源部. 国土资源部关于加强地质资料管理的通知（国土资规〔2017〕1号）[EB/OL]. http：//www.mlr.gov.cn/zwgk/zytz/201702/t20170206_1435322.htm， 2017-01-18.
[2]Karl Polanyi. The Great Transformation： The Political and Economic Origins of Our Times [M]. Boston： Bearcon Press ， 1944.
[3]Granovetter M. Economic Action and Social Structure： the Problem of Embeddedness[J]. American Journal of Sociology， 1985，91（3）：481-510.
[4]黃霄羽.文件、档案全程管理的理论依据[J]. 中国档案， 2009 （6）： 13～15.
（作者单位：封永泰，中国石油化工股份有限公司油田勘探开发事业部；赵传玉，中国石油化工股份有限公司油田勘探开发研究院 来稿日期：2017-08-18）
