医院人事档案管理的局限性及改进策略

    胡恒

    摘 要：医院人事档案利用率偏低，要使静态的数据在动态的医院发展中发挥作用，是人事档案管理者的责任，既往的医院人事档案管理尚未发挥应有的作用，急需改进。

    关键词：医院人事档案；管理；改进

    1 现阶段医院人事档案管理存在的问题

    1.1 工作人员管理意识较为淡薄。医院管理者特别是人力资源管理者对人事档案管理的认识较为消极是医院人事档案管理中最为常见和突出的问题。大多数医院的人事部门弱化对人事档案的定位，片面认为干部人事档案仅仅是人力资源管理中的日常工作，档案管理人员兼职者居多，未将人事档案管理和选用人才、人才整合、人才开发和培养及员工动态绩效考核有机结合起来。

    1.2 人事档案管理制度不健全。我国早在上世纪末就已出台了人事档案管理规则、保管制度等一系列规章制度，对档案管理的环境和硬件设施都有严格的规定，但很多医院降低了人事档案管理标准和配置。常见的情况有人事档案管理无独立的保密场所、温度湿度不达标，从业人员兼职或不符合上岗资质，保密制度不健全或形同虚设。

    1.3 人事档案管理业务滞后。大多数医院人事档案管理工作手段较为落后，主要体现在人事档案的收集、归档、整理和分类保管方面，绝大多数医院对人事档案管理尚停留在纸质的管理层面，纯手工管理过程也常存在差错。如职称晋升或个人业务资质考试等，人事档案利用过程中不及时归档而造成材料遗失、缺项、错放、漏放等。

    1.4 人事档案的数据和利用不足。人事档案具有全面性、现实性，准确了解医院工作人员的成长经历，使之为医院人力资源提供基础数据，在培养人才和搭建梯队及动态绩效考核等方面提供翔实准确的信息。而目前大部分医院在选人、用人等关键环节往往忽视了人事档案的重要价值，利用工作仅仅限于职称晋升、提供证明等事务性工作。

    2 提高医院人事档案管理水平的建议

    2.1 提高人事档案管理人员的思想水平和业务水准。人事档案管理应严格按照《档案法》《人事档案管理制度》《干部档案工作条例》等法律法规要求执业。人事档案管理人员应不断加强学习和实践能力的培养，单位要建立对从业人员定期检查考核制度。提高对人事档案的收集、归档、整理等业务水平。

    2.2 加强人事档案的收集力度和材料鉴定。人事档案管理部门应协同医院加强对医院人事档案工作的重视，增强及时移交档案材料的宣教力度，并强化与人事档案材料形成部门的沟通与联系。同时，及时做好档案材料的收集工作，确保人事档案内容的真实、可靠，为人力档案信息資源的开发做好扎实的基础工作。

    2.3 细化档案分类，提高人事档案的利用率。组织部门已于2014年颁布了新的人事档案标准，新标准在原分类的基础上对四类、九类等类目进行了细化和微调，并对档案用纸规格进行了规范，人事档案管理人员应按照规则对人事档案逐份逐项进行整改，以确保人事档案的准确性和权威性。

    2.4 创新人事档案的管理模式，以适应国家医疗改革的新趋向。建立人事档案数据库，加强人事档案信息化管理，为国家新一轮医疗改革制度的顺利推行提供信息服务，医院人事档案应由原来的静态管理逐渐向医院人力资源管理和绩效考核动态化管理模式转变。今年的医疗改革新动向是推动全民健康和有效整合利用医疗资源，调动和充分发挥各级医院人力资源的作用。2016年实现执业医师的多点执业使得医疗人力资源得以充分运用，今年河南《关于开展公立医院薪酬制度改革试点工作的指导意见》的颁布，促使医院人事档案工作与时俱进，探索建立新的行之有效的绩效考核管理办法，以适应新的分配制度。这就要求医院人事档案管理工作要积极创新管理方式和方法，对档案进行信息化管理，建立医院人力资源数据库，充分发挥信息系统的存储、检索、查阅、扫描、印制等功能的便捷性，提高医院人事档案的制作与利用率。

    参考文献：

    [1]褚丽娜.人事档案管理体会[J].兰台世界， 2013（10）.

    [2]吴小芸.浅析医院人事档案管理现状与对策[J].中医药管理杂志，2012（6）.

    [3]王鹂.高校人事档案信息化思考[J].经济师，2011（6）.

    （作者单位：驻马店市中医院人事科 来稿日期：2017-08-18）