电子化对传统档案的影响

    李秀梅

    【摘要】随着电子计算机在各行业的应用，电子文件应运而生，档案工作的电子化势在必行，本文主要对电子化对传统档案的影响进行了分析。

    【关键词】电子化；传统档案；影响

    一、历史的必然

    当代社会档案工作革命性的变革，就是电子文档的出现与管理问题，就是“无纸时代”的即将到来。它是摆在我们面前最重要的课题，也是最严峻的考验和挑战。电子文件的出现是一种记录方式的变革。历史上，记录方式的变革一般要经历几百年上千年，但电子文件的出现是加速度的。它将在几年内完全改变档案工作的面貌。总体上看，历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段：第一阶段：原始材料的直接利用阶段；第二阶段：原始材料的粗加工阶段；第三阶段：纸质文件阶段；第四阶段：电子文件阶段。

    二、电子文档发展历程简述

    电子文件的出现，最早可追溯到20世纪50年代的美国和日本。当时的社会政治、经济和文化的发展对办公信息的处理提出了提高工作效率、加快处理速度和降低办公费用的要求，这就使得办公自动化应运而生。

    一般地说，电子文件发展要经历四个阶段：第一阶段：过程阶段，在这一阶段；许多单位开始采用电子计算机，电子文件充当形成文件的过程（工具）。机关单位首先形成的是电子文件，然后由电子文件；转化为纸质文档。这时候的电子文档被称为“草稿性电子文档”。第二阶段：辅助性电子文档阶段。这—“阶段的基本特征是：纸质文档为正本，电子文档为副本。电子文档的效力比上一个阶段要高一些。第三阶段：电子文档阶段。这一阶段的基本特征是：电子文档为正本，纸质文档为副本；电子文档的法律效力被确认，纸质文档只在某些情况下使用。第四阶段：无纸阶段。这一阶段真正进入了无纸电子文档阶段。人们在工作中已不再使用纸质文档，以往的纸质文档已成为“文物“。

    在这里需要说明的是：绝对的无纸时代并不存在，因为纸质文档会作为文物被人们保存起来。我们所指的无纸时代，主要是指我们在工作中已不再使用纸张，没有新的纸质文档产生。

    三、电子化对档案的影响

    我们的档案事业长期建立在纸质档案管理的基础上。而当我们的事业转变为以电子文件和电子档案管理为主要内涵时，档案事业的许多方面都将发生直接和间接的变化。近期内，档案业务工作的变化和档案学理论的变化将会十分明显。

    档案工作在长期实践基础上，以纸质文件材料为工作对象，总结出一系列业务工作流程及管理方法和原则。而电子文件的产生对传统纸质文件的管理方法产生了革命性的影响，在操作方法上对传统档案工作进行了全面的变革，在理论体系上也要发生相应的巨大变化。下面，我们按照传统业务工作流程来简述电子文件对档案工作的影响：

    （一）立卷归档

    立卷归挡环节，是传统文书工作和档案工作的结合点。文书处理部门立卷，档案管理部门接收，一年归档一次，这已经成为传统档案工作的固定程式。电子文件出现后，打破了这个固定的程式。在办公自动化管理系统中，电子文件一经形成，马上存储到办公信息数据库中，并由文书处理人员、业务人员和档案工作人员所共享。这就使得文件与档案之间不在有明显的界限，不再需要一年一次的立卷归档，而需要制定在电子文件环境下新的归档制度和立卷原则。

    （二）分类整理

    从档案工作的分类整理环节看，这一环节一直是我们传统档案工作的重点，耗费档案工作人员大量时间和精力。纸质文件材料只能逐份整理清楚，分类明确，归入适当的类目，组成合适的案卷，对档案信息进行有序化的处理，才能为以后的开发利用提供方便。纸质文档的有序化是单一角度的，有形的，它无法实现多角度的有序化。然而，在办公自动化系统中的电子文件由于可以得到系统迅速、有效、多角度、无形的整序，不再需要对它进行纸质文件那样的组卷，实行多角度的随机分类。可以由办公自动化系统，根据用户的不同需要，对电子文件进行自由组合分类。

    总之，传统档案整理工作是一种有形的单一角度的物理整理，而电子文档的整理则是大形的多角度的逻辑整理。

    （三）档案鉴定

    从档案工作的鉴定环节看，电子文件的鉴定方法也不同于传统档案。电子文件的鉴定过程演变为对某一系统信息数据库的清理过程，操作简化为删除指令的输入。同时，由于电子文件制作方便，将会产生比以往更多的文件，增加了文件的鉴定工作员。

    （四）档案保管

    从档案工作的保管环节看，电子文件出现后，多媒体技术的开发应用，丰富馆藏被赋予了新的特殊的含义，也带来了档案保管方法的变革。现在传统档案的保管方式，给我们带来的是库房、档案架、铁皮柜橱和排列整齐、装订漂亮档案卷宗。而在办公自动化系统，根本无需这些东西，电子文件载体所容纳的信息量是传统档案根本无法比拟的。在档案馆（室）中，我们只能看到现代办公设备和电子文件载体。也许我们办公桌的抽屉里或计算机硬盘中，就装着一个单位的档案库。传统意义上的档案库已经不复存在，它被电子时代的电子文件数据库所取代。

    （五）档案利用

    同样，对电子文件的利用，也与传统档案馆（室）的利用方式发生了巨大的变化。在利用纸质档案的过程中，档案工作人员可以对用户进行直接、有效的控制，利用的主动权掌握在档案工作人员手中。在办公信息管理系统中，存贮的电子文件由机关干部们共享；在网上的数字档案馆中，档案信息更是实现了全球性的信息共享。档案工作通过对系统购管理和控制，来执行档案利用的服务工作。这就使得档案工作人员不再在档案利用过程中处于支配地位，而是我们设计的程序系统在人的指令下运行；电子文件也随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险。

    总之，电子文件这一新型信息载体的出现，对档案业务工作具有历史性的影响，它使档案工作摆脱了手工劳动的特点，而进入现代化的智能管理阶段。

    参考文献

    [1]李焕军，包淑芳，吕冬冬.谈档案工作电子化对传统档案工作的影响[J].Journal of Benxi， 2002 （06）.

    [2]燕华.浅谈信息化时代电子文档对传统档案工作影响及对策[J].重庆档案，2005（09）.