如何做好新时期地勘单位的档案管理工作
梁晨霞
【摘要】本文在对当前地勘单位档案管理工作存在的问题进行分析的基础上，论述了地勘单位档案管理工作面临的新形势，并提出了一些具体的建议。
【关键词】地勘单位；档案管理；档案工作
地勘单位的档案管理工作相较于行政管理单位有着较大的不同，地勘单位的档案资料主要是地质勘查资料与一般行政管理资料，其科技档案属性偏重的特点决定了地勘单位的档案管理工作的重要性。地勘单位的地质档案主要指在地质勘查和开发过程，贯穿地质勘查工作全过程的立项、设计、野外勘测、综合整理、成果报告编写、审查验收等阶段形成的原始地质资料。地勘单位地质档案资料所具备的专业性以及现实性，使得其在归档后仍具有较强的现实使用性。它的完整性、准确性对国家、社会以及单位本身等都具有巨大的保存价值及利用价值。
一、当前地勘单位档案管理工作存在的问题
（一）档案管理意识薄弱。档案管理意识薄弱是目前我国地勘单位存在的一个普遍问题，这与地勘单位档案管理工作的重要性形成了较大的反差。目前，随着我国地勘单位改革的推进，相当一部分地勘单位将精力注重于单位的经济效益方面，对于档案管理工作的重要性认识不足，在管理上不够重视，造成了单位档案管理工作的滞后。
（二）档案管理机制不健全。由于对档案管理工作的重视程度不够，很多地勘单位在档案管理机制方面不健全，具体表现为没有建立档案管理的组织机构或没有常设的档案管理人员，档案管理的各项规章制度不完善，档案的收集、整理、保管、利用等工作不规范。目前，由于档案管理机制不健全，很多地勘单位档案的收集、整理、归档立卷等工作缺乏效率，地质资料形成以后，很多都散存在一线技术人员的手中，极易造成具有档案价值资料的流失，也给资料的查阅带来了极大的麻烦。
（三）档案管理人员素质不高。近些年来，地勘单位进行改革，机构精简使得档案管理专职人员少工作强度大，导致在面对繁琐、复杂的档案管理工作时易产生应付感，缺乏工作积极性。
（四）档案管理基础条件较差。很多地勘单位由于对档案管理工作不够重视，导致在档案管理基础设施上的投入严重不足，阻碍了单位档案管理工作的开展。档案资料的保存是档案管理工作的重要环节，在此方面，很多地勘单位没有专门用来保存档案资料的档案室，基础设施投入足使档案资料的分类整理以及保存利用受到限制。此外，基础设施投入不足，也使得地勘单位档案管理的现代化程度普遍不高，有些还停留在手工管理的阶段。
（五）档案资料的利用率不高。档案资料的利用是档案管理的重要内容，也是体现档案价值的重要方面。很多地勘单位在档案资料的利用方面缺乏主动意识，“重藏轻用”现象较为突出，对档案资料的二次开发几近于无。习惯在保密的状态下来开展档案的管理工作，并且严格控制外团体和单位以及个体对资料的应用，对待本单位各个部门之间的资料交流也比较少，更不用说对地方经济决策提供有用的数据了。
二、地勘单位档案管理工作面临的新形势
当前，地勘单位档案管理工作面临的新形势主要包括两个方面，一个是信息化、网络化的时代背景下，地勘单位的档案管理如何与时俱进，利用信息技术及网络技术来更好的开展档案管理工作；另一方面是地勘单位的档案管理如何突出服务意识与创新意识，将地勘单位的档案资料价值利用最大化。当今世界已经进入了信息化、网络化时代，信息技术的发展突飞猛进，尤其是近年来，更是日新月异，这对地勘单位的档案管理工作来说既是机遇也是挑战。目前，很多地勘单位档案管理工作的现代化程度还比较低，硬件设备投入不足，信息化建设进程还比较缓慢。在当前的形势下如何发挥信息时代的优势，成为了地勘单位档案管理工作发展的关键。所以，现如今的地勘单位档案资料的管理工作必须要打破墨守成规的现象，积极开展地质资料的数字化以及档案管理工作的信息化与网络化，为地勘单位档案资料的有效利用打下坚实的基础，更好的满足社会各界对地勘单位档案资料的需求。随着我国社会经济的飞速发展，信息共享成为社会发展的趋势，在服务方面，地勘单位档案资料管理工作的服务范围也必将从原来的服务本单位到面向全社会服务发展。以前传统的地勘单位档案管理是以保存、接收和利用的纸质资料为基础的，而在当今的信息时代对地勘单位档案资料的管理工作的中心任务是实现档案资料的数字化与管理工作的信息化。只有创建网络服务体系，创新服务理念、服务方式，才能更好的完成地勘单位的档案管理工作，使地勘单位档案资料的价值得到最大程度的利用。
三、新形势下做好地勘单位档案管理工作的几点建议
（一）做好地勘单位档案的分类管理。要对地勘单位档案资料做好分类管理，加强地勘单位地质资料类档案的收集、整理与归档工作，避免将地质资料与一般行政管理资料混为一谈的现象。地质资料是地勘单位档案管理的重中之重，也是地勘单位档案资源价值的重要承载体，将地勘单位地质资料与一般文书资料进行严格的分类管理、归档，可以有效的提升地勘单位档案管理的质量，进而为地勘单位档案资源有效利用提供基础便利条件。
（二）加强地勘单位档案信息化建设。档案信息化建设是新形势下社会发展对地质档案管理提出的一项基本要求，是档案管理工作发展的必然趋势。地勘单位应通过信息技术提高档案工作现代化水平，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。在具体的操作上，一方面是加强档案资源的数字化，建立单位档案数据库；另一方面是要加强档案管理上的信息化、现代化水平，建立单位档案管理系统，提升档案管理水平。
（三）提高单位档案管理人员的专业素质。地勘单位档案管理具有专业性、成套性以及现实性等特点，需要具备一定专业水准的人员来进行管理才能确保档案的完整性与准确性。在此方面，地勘单位要加大对档案管理专业人才的引进与培养，考虑到地勘单位的专业性问题，最好是选用具备一定地质勘查专业能力与档案管理专业能力的复合型人来从事档案管理工作，从单位选拔具备一定专业能力的人才进行档案管理知识的重点培训是较为可行的人才培训策略。
四、结束语
在新形势下做好地勘单位的档案管理工作，关键是要从思想上重视档案管理工作，要充分认识到地勘单位档案管理工作的重要性。只有提高认识，才能在实际工作中落实好各项举措。
