如何提高国有检测型业务室管理水平
马双
中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-114-02
摘 要 国有企业作为一种生产经营组织形式，具有商业性和公益性的特点，即需要寻求产值、利润的增长同时对外界也具有一定社会责任。在日常管理过程中，业务室作为重要枢纽起着不容忽视的作用。一方面业务室涉及多个工作环节及部门沟通，管理水平的高低决定部门工作质量。另一方面，业务室作为企业形象的一个窗口，对内或对外都展现着精神面貌。本文以我公司实际运行情况为例，浅谈如何在日益激烈的市场经济环境中更好的服务社会，提高国有检测型企业的综合办公能力以及强化业务室接待的质量管理水平。使其能够在市场经济多样化的当下，突出国有检测企业的形象增强其优势。
关键词 业务室管理 检测型企业 质量管理提升
随着国有企业市场化转型的不断深化，企业在自我升级过程中如何高效、准确的承接业务起着至关重要的作用。业务室是一个对内有着承上启下，受理任务、接收样品、下放任务、登记台账、档案管理的综合性办公部门，涉及多个部门及人员的沟通协调等诸多环节。同时对外，业务室是企业形象的一个窗口，精神面貌的体现，良好的业务形象和业务能力能够提升客户满意度，有助于塑造良好的企业形象。
一、国企业务室管理的目标和含义
为了提升国有企业的竞争力，对业务室接待的管理也提出了更高的目标和要求。检测型企业的业务室以客户的检测需求为输入，在受理业务时即体现了业务室管理能力的高低。明确不同客户、不同检测项目的需求，在诸多检测环节中加以质量方法的提升，能够使检测工作高质量高效率的完成。检测机构以为客户提供检测数据和检测结果报告为输出，在检测服务过程中寻求服务反馈，在反馈信息中将正面与反面的都进行一个可用信息的筛选，便于质量管理中的持续改进。业务室管理的目标在于有计划性、组织性、全局性和原则性的对待每位检测客户，并为客户提供高效、准确、公平、公正的检测结果，提高实验室的竞争能力，在激烈的检测市场中生存并发展下来。
二、检测业务室职能划分
对内承担着服务全局、承上启下、统筹工作的任务。在业务受理至服务结束过程中，客戶所能提出的问题皆需要业务室进行科学合理的分析，从中协调客户的需求，解决部门之间内部的矛盾。检测型企业的业务室主要工作流程为：业务受理→样品确认→台账登记→任务下达→报告邮寄与发放→回库登记及样品处置登记→网上公示→报告归档。业务室的工作是一项综合性、系统性的工作，业务室的接待能力和业务素质代表企业工作水平的高低，具有保证检测工作正常运转的职能。因此，在检测实验环节中做出相应的应对措施和决策方案后，都要进行及时有效沟通传达，以确保最新的实验方案顺利实施。
对外是一个展示公司形象、精神面貌的窗口，是联系内外的桥梁。通过与合作单位的有效交流和沟通，收集全面、有效的信息，为任务下达和实验检测建立最便捷的通道。同时，通过业务室对委托方熟练的业务接待和高质量的服务，可以推动与委托单位的长久合作打下良好基础。
三、如何提升业务室质量管理能力
（一）提升业务室办公人员业务技能和综合素质能力
业务室作为信息收集的源头，不仅要求业务员掌握基本业务更需要有较强的综合素质来处理繁杂的琐碎工作。业务室人员要具备良好的职业道德，将工作内容熟记于心便于受理业务时能够为客户提供准确、有效的咨询。同时，对待岗位工作要具有高度责任心，在确保公司资质能力满足的条件下选择适当的方法满足客户需求。委托协议一经签订、盖章确认便具有法律效力，所以在签订协议前，双方一定要达成一致意见。理解客户的需要，才能使其提供的检测服务能够得到委托方的认可。要不断丰富业务知识，与最近标准政策接轨。优秀的业务接待人员，不仅要掌握常规项目的检测内容，更要对本公司资质能力范围内拥有的所有参数做到心中有数，以便业务受理过程中对遇到的各种咨询可以尽可能完善解答。
（二）利用现代化技术提升业务室管理效率
在信息化、网络化的当下，提高办公软件的运用有利于减少人为信息传输上的失误、解决沟通上的不畅、了解最新的工作进度，溯源往年的检测记录。以往的企业文档管理大多都是以纸质进行储存，不仅储存、查找难，也占用大量的空间面积。而利用无纸化办公，所有的文档以电子形式储存，储存空间大、占地小。同时，还可以通过关键词进行智能搜索、查找，大大提高了工作效率。将所涉及的工作部门、工作内容建立起电子化信息网，通过对大数据的统计、信息的融合，可以合理统筹高效开展工作。同时电子办公网络化的建立可以监控实时工作进度，将样品接收→业务受理→任务下达→实验进度→审批时效→报告发送状态→样品回库的全程情况掌握其中。及时有效监控各部门工作进度情况；全面掌控各部门工作效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少不必要的差错。
（三）化被动为主动
随着市场化转型不断的深化，不同形式的企业在激烈的环境中共同竞争，国有检测型企业具有一定优势，如：资金雄厚、品质保证、经验丰富等。但在市场化多样化的当下，这些优势不足以完全成为客户选择的原因。那么就需要做出适度的调整，主动开拓新渠道、拓展新业务、化被动为主动。客户电话咨询要及时回访，争取新的客户源及时追踪。定期电话回访，征求满意度调查，这也体现企业对客户负责的态度。
优胜劣汰是市场经济环境下的生存法则，多元化的营销渠道才可以吸纳更多的回转资金，也是企业可以持续发展的重要条件。创造广阔的营销网络才能加强企业影响力，打造品牌效应，扩展企业自身影响的辐射能力。
（四）样品室进行类别划分
1.样品的编号
在登记样品时，一定将样品编号与对应的委托样品进行确认，对受理样品进行连续性、统一性编号，确保样品在任何时候都具有唯一性标识。样品的识别包括唯一性编号（样品受理编号）和样品不同试验状态 （未检、在检、检毕、留样）标识[1]。对检毕样品应有“检毕”、“合格”、“不合格”标识 。对于多个包装的同一样品应在样品受理编号后面加横杠和数字加以细分识别，以确保每个包装的唯一性。样品管理员负责将样品的识别标签逐一贴在样品上，实验室样品的代表性、有效性和完整性直接影响检验结果的准确性，对样品的管理要保证样品在整个检测过程中质量不变和保管期间不损坏、不丢失、不混淆、不变质。
2.样品的流转
样品受理后，由业务人员根据客户“检验委托书”中的要求，向检测部门（人员）下达“样品检验交接单”，并通知检测室样品管理员取待检样品。检测室样品管理员在交接时应核查样品状况并在 “样品检验交接单”上签收认可。样品传递到检测室后由检测室样品管理员统一登记。未检、在检、检毕样品应分别存放。检测员领取样品做实验时，样品识别号不得改变。样品在流转和检测过程中应加以防护，避免受到非检测性损坏或丢失。
3.样品的储存、保管
样品室除上述按照检验时效性进行分类外，还可以对产品类型、大客户源进行分类放置，有利于检验员清晰、明确、快捷的认领检测样品。样品贮存 、保管应设有专门的样品窒并配备合适的设施。样品室由样品管理员专人负责，限制出入。样品贮存环境应安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好，有温湿度监控。由于玻璃产品的特殊性，样品室应保持样品摆放的整洁性，若杂乱无序，一则影响工作效率，样品划分不清，查找样品时耗费不必要的时间，徒增时间成本。二则容易存在安全隐患，不利于工作人员的人身安全容易发生意外划伤事故，同时有碍观瞻，与高质量高水平的实验室管理水平不相符[2]。
四、结语
业务室对于业务员的业务能力要求很严格。实验室的业务管理是实验室管理的核心，良好的业务能力不仅可以提高企业形象，更能得到检测客户的认可。同时也利于部门之间的沟通，细化工作流程，同时对于自身的工作时间也可以进行一个高效的利用。
在新时代下国有检测业务室应顺应潮流，转变办公理念，创新办公策略，提升管理水平。抓住机遇迎接挑战，努力创造属于新时代的光辉业绩。
参考文献：
[1]唐琳红，周强，王意，等.液体分离膜检验检测样品管理初探[J].现代测量与实验室管理，2013（9）：49-51.
[2]邢婷，周广鹏.工作场所有害因素检测工作的质量控制探讨[J].广州化工，2013（7）：242-243.
