“中国制造”时代机械产品档案管理存在问题及对策研究
牟虹 何思静 窦雪 祖庆芝
摘? 要：随着机械制造业“两化”融合度的进一步加深，OA、CAD、CAM、CAPP等计算机辅助系统在机械产品的研制过程中发挥着重要的作用，机械产品档案无论是数量、记录方式还是系统环境均发生着质的变化。本文立足于新环境下机械产品档案的特殊性，阐述了产品档案现有管理中出现的问题，提出了新形势下机械产品档案管理在管理理念、标准规范、业务流程等方面应作的调整和改变。
关键词：机械产品;产品档案;中国制造
Abstract：With the further integration of the industrialization and informatization in the machinery manufacturing industry，computer aided systems， such as OA， CAD， CAM and CAPP， play an important role in the development of mechanical products.The mechanical product archives have changed qualitatively， whether it is the quantity， the way of recording， or the system environment.This article is based on the particularity of the mechanical products archives under the new environment.This article expounds the problems existing in the existing management of product archives， and puts forward the readjustment and change that should taken in the management concept， management standard and operation flow of mechanical product archives under the new situation.
Keywords：Mechanical Products;Product Archives;Made in China
隨着《中国制造2025》规划纲要和《装备制造业标准化和质量提升规划》的颁布与实施，我国制造业“两化”融合度进一步加深，“中国制造”的时代已经来临。制造业的迅猛发展将在未来十年内彻底改变我国的制造模式，制造业各项业务活动的开展将更加依赖于信息技术，智能制造将是“中国制造”发展的必然趋势。在“中国制造”时代，机械制造型企业的档案管理正面临着巨大的变化，其档案的核心部分——机械产品档案呈现出数量激增、内容结构和文件来源系统多样化的特点。传统的档案管理模式无法解决信息孤岛、数据冗余、检索困难等难题，新形势下机械产品档案管理问题日益凸显。1机械产品档案的概念及特点
1.1机械产品档案的概念。机械产品档案是机械制造型企业在机械产品的市场调研、技术研发、工艺设计、生产制造、安装调试、质量检测及技术更新过程中直接生成和积累的、具有保存价值的各种类型和载体的原始记录。它真实地记录和反映了机械产品从无到有的演变过程，对于产品技术的传承和发展具有重要的意义。它主要包括产品技术管理过程文件、计算机辅助设计过程中产生的产品图样设计文件、工艺指导文件、加工制造过程中产生的数据、科研试验文件、质量检验文件、国际合作和技术引进过程中带来的文件等。
1.2机械产品档案的特点
1.2.1生成环境的复杂性。机械产品档案不同于一般档案一个重要特点就是生成环境的复杂多样性。机械产品从设计到最终产出，需要技术管理、设计、工艺、生产制造等若干个专业部门的分工协作，这些专业部门使用的系统软件复杂多样。它们主要包括OA办公系统、CAD和Pro-E辅助设计系统、CAPP辅助工艺设计系统、CAM辅助制造系统等。机械产品文件正是这诸多业务系统所生成和管理的，产品文件生成的技术环境复杂，产品档案的来源系统多样。
1.2.2存在状态的动态性。机械产品的结构复杂，其研发设计工作也是一个复杂漫长和不断完善的过程。机械产品在技术研发、样品制造、质量检验的过程中，会不断地对设计图样文件、检验作业指导书等业已归档的产品档案进行技术更改。甚至有一些已经走向市场的机械产品，由于用户在使用过程中的问题反馈，需要对原产品技术档案进行更改、换版。产品档案从形成之始到归档保存均处在动态变化之中。
1.2.3内容的专业性。鉴于机械产品结构的复杂性，某一研发项目或某一型号产品的研发，需要工程制造、力学、电气、液压等多学科专业领域的人员共同协作完成，不同专业部门所生成的产品档案，其内容具有很强的专业性。产品零部件技术图纸，工艺过程卡、产品计算书等产品文件中，包含有大量的技术参数和图文信息，非专业人士难以解读。
1.2.4关联的紧密性。机械产品档案具有型号成套的特点，同一型号产品档案以产品的结构框架为纲，围绕着同一产品所形成的文档之间是一个不容分割的有机整体，它们在形式上和内容结构上都具有紧密的联系。此外，由于产品档案技术数据的套用和承继性，不同型号产品之间也存在部分的联系，一个产品系列内的两个不同型号的产品，往往会因为某一部件设计的借用而存在数据的公用。2机械产品档案管理中存在的问题
2.1利用信息系统简单模拟重现手工管理的方式普遍存在，产品档案管理的思维和方式需要转变。在制造业信息化的大环境中，如何改变产品档案管理的方式方法，科学有效地组织和管理产品档案，是企业管理部门需要迫切思考的问题。面对信息化发展形势，许多档案部门开始注重利用计算机和信息管理系统来辅助管理企业档案，但其中大部分的档案信息化管理方式的实质是一种“模拟”，是利用档案信息系统模拟和重现手工管理的模式。这种“模拟”式的管理方式，其本质依然是以纸质档案管理为核心，电子档案更多是为了数据备份和信息检索而存在，档案的内容并没有深入地组织、管理和挖掘。
2.2产品档案信息化水平处于目录式管理阶段，信息化水平较低。在机械制造业信息化发展初期，企业内部产生的产品文件数量少、格式单一。对档案系统中的工程图文档案进行简单的目录式的组织和管理，就可以满足产品档案的管理和利用需求。但是，随着三维设计技术、工程分析技术、仿真技术的成熟和推广应用，CAX（CAD、CAPP、CAM等）系统成为技术设计研发的主要技术环境，随着业务的开展这些技术研发系统中生成了大量的异构数据和档。产品档案在数量、格式、类型等诸多方面发生了质的变化，传统的目录管理无法满足现代企业对档案管理和利用的需求。
2.3标准化工作缺失，产品档案的质量参差不齐。我国的机械制造型企业在信息化浪潮的推动下，过于迅速地将各种技术和系统应用于企业的各项业务中，故而在其建设的规划期并没有全面地考虑到电子文件格式、信息著录格式、异构数据兼容等标准化管理问题。致使企业信息化发展到今天，出现了管理流程不规范、文件格式不统一、信息著录不全面等问题，这些问题将给电子档案的长期保存和利用，甚至给整个制造行业信息的共享和集成管理埋下隐患。
2.4异构系统之间的交互性差，信息孤岛现象严重。目前在机械制造型企业内并存着OA、CAD、Pro-E、CAPP、CAM等多个业务系统，这些系统往往是针对不同的管理需求，在不同的时间阶段所开发、所采用技术架构和开发语言亦是不同，系统间相对独立，系统之间的兼容性较差。
这些异构的系统正在生成和管理着海量的产品数据和文件，系统间的各自为政必然导致数据的冗余和业务流程的不连贯，信息资源的整合优化难以进行。如何提高系统之间的互操作性和数据的一致性，实现企业内部档案信息资源的集成管理和信息共享是档案部门所面对的难题。
2.5检索效率低，利用效果不尽如人意。大多数机械制造型企业所设计制造的产品，在结构、设计上有一定的共性，完全出新的产品并不是很多。产品研发设计工作的这种承继性，使得产品档案数据的套用性突出，技术研发人员、工艺编制人员等对于已有产品档案的利用需求大。然而，由于信息著录不标准不全面、简单的目录式管理等原因，产品档案的检索途径少、检索效率低;技术人员和档案管理人员花费大量的时间在档案数据的查找上，档案利用服务的满意度较低。3机械产品档案管理的建议及对策
3.1加强产品档案管理的整体规划。机械制造型企业应结合本企业现有的产品档案管理体系及管理现状，从管理流程和管理过程要素这两个维度，对产品档案的管理活动进行整体的规划和设计。
其一，从管理流程的维度进行规划和设计。管理流程的维度的设计也可以说是微观维度的管理，它以产品档案为管理对象，从文件全生命周期的视角，对产品档案的整个生命周期中的关键业务环节进行研究和规划。其二，从管理要素的维度进行规划和设计。管理要素的维度的设计可以说是宏观维度的管理，它是以产品档案管理活动为研究对象，对管理活动过程中所涉及的管理系统、标准规章制度、管理人才等宏观要素进行研究和设计。对机械产品档案的管理进行双维度的整体规划是产品档案管理活动有序进行的重要保障，同时也是实施产品档案信息化战略的有效途径。
3.2标准规范的制定和施行是产品档案规范化管理的前提。目前我国档案部门尚未就产品档案这一特殊类型档案出台针对性的标准规范，机械制造行业也未就产品档案的管理形成一致的管理协议。各类机械制造型企业产品档案的管理主要参照的是各种上行标准规范，其中最具参考价值的主要有《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678-1999）。这些上行标准规范提供了一个大的框架和总体的原则，但它们往往只阐述了产品档案某一方面或者某一部分档案的管理要求，并未就产品档案的内涵、管理流程、操作標准等内容进行全面且详细的定义和规范。因而，为保证产品档案的规范化管理，提升产品档案数据的质量，一套涵盖产品档案管理全过程及管理要素的、详细可操作的标准规范必须先行。
3.2.1档案管理部门在制定机械产品档案管理标准规范时，要坚持两个原则。第一，因地制宜，切实可行。必须根据本企业的产品档案管理的现状及发展的需求，在国家档案管理标准规范的范畴内制定一套符合企业档案特点的、简单易行的、详细可操作的业务标准。第二，坚持前端控制和全过程管控的原则。鉴于产品文件生成环境的复杂多样，产品档案管理标准规范的制定必须能涵盖产品档案生成的全过程，并在系统设计之初便将电子文件的管理要求、标准规范等，融入到信息系统之中。
3.2.2企业在制定档案管理标准规范制度时，有两个工作重点。第一，实现档案管理标准规范制度与企业其他业务标准规范制度之间的协调统一。档案管理作为企业内部的一项基础业务活动，产品档案管理与产品文件的形成息息相关，档案前端控制和全程管理原则要求档案管理标准规范制度建设要与其他业务标准规范之间协调统一。在制定企业档案管理标准制度之时，必须综合考虑档案工作与其他业务工作之间的关联，保证两者之间的协调统一。在档案业务标准及文件形成格式的制定上，要充分考虑各个专业系统的规定，实现产品文件的内容格式、审批要求与档案归档管理要求协同一致。第二，实现档案标准规范制度与档案信息系统之间的有机融合。产品档案信息化管理要让档案管理真正融入到企业信息化的进程之中，它不是简单地利用计算机模拟手工管理方式，而是要充分地利用信息管理系统的智能特点，把档案管理规章制度、业务标准、操作规程等内容嵌入到企业信息化管理系统平台之中，实现档案业务操作的自动化和智能化。
3.3调整档案著录流程，提高信息著录及检索效率。档案著录标引工作是编制档案目录的重要步骤，是档案存储和查找的重要依据。中国石油吐哈油田公司档案中心的李勇、万彩娟首次提出了“源点著录归档”的概念，指出“源点著录归档就是按照‘谁产生、谁审核、谁归档的原则，利用完善的网络资源条件和数字档案管理平台，由各类资料的产生人员从源头做好资料信息的著录和电子文件的归档工作。”“它促进了油田企业档案管理模式的转变”。
随着制造型企业信息管理平台的搭建，档案的数字化管理、数据的网络化传递成为现实，这为机械产品档案管理流程的优化提供了契机和可能。变更信息著录主体、调整信息著录的流程对于机械产品档案的管理有着很强的参考价值。将电子产品档案的著录主体转移到文件形成者，不仅有利于准确揭示产品文件的内外部特征、提高检索的效率，而且能有效地提升业务部门的档案意识，提高产品文件归档的及时完整性，从而在档案的信息著录环节实现对产品文件的前端控制。
具体来说，产品档案源点著录的实现要从以下四个方面着手：①针对本企业机械产品档案的内容结构及特点，编制产品文件归档流程、档案信息著录标准，实现信息著录工作的规范化，落实文件形成者的信息著录主体责任;②在信息系统的建设初期，对产品文件的信息著录功能模块进行规划，尽量采用清晰、简单、具有指示性的操作页面，减少信息著录的复杂性，提高信息著录的可操作性;③在推行源点著录的前期要对文件的信息著录工作进行指导和培训，帮助各个业务部门实现信息著录的规范化;④在产品文件的著录过程中，档案管理部门工作的重点由信息著录转变为著录质量的审核上。
3.4实现档案管理系统与业务系统的集成建设是机械产品档案信息化建设的发展趋势。档案信息化建设与企业信息化发展相融合的发展趋势已日益凸显。然而，多个异构系统的并行存在是目前机械制造型企业信息化的现状。因而，在已有的应用系统和技术结构的基础上，完成异构系统之间的集成，实现系统间的互动和沟通，是目前解决信息集成管理的最佳选择方案。我国目前已有部分大型的机械制造型企业从国外引进 PDM产品数据管理技术，通过构建一个整体的技术框架，将多个业务系统集成起来，从而实现与产品相关的业务流程、数据文件的统一集中管理。
不同的企业规模，信息系统的集成范围和重点有所不同。对于小型企業而言，信息集成建设主要是实现企业内部档案管理系统与业务管理信息系统的连接和集成，即实现跨部门的信息共享和统筹管理。对于集团型企业而言，各个分子企业之间的信息集成管理和协同设计的实现是建设的重点。各个子公司之间需要就产品市场战略规划、产品设计、产品营销等诸多方面进行信息集成和共享。因而，对集团内部的信息进行集成管理，将不同位置、不同应用中产品数据进行高度的集成，实现产品分布协同设计和跨企业信息共享是企业发展的诉求。参考文献：
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