浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策

2022.10.25

杨丹梅

21世纪科学技术迅速发展，信息化的广泛运用在推动社会发展的同时，也在一定程度上改变了人们的日常生活。发展信息技术必将为档案管理节省较多的人力、财力。但在信息化管理方便快捷的同时，如何防范信息的安全，是一个值得关注的重要问题。在此，本文从档案信息化的特征、档案信息化的存在的安全隐患以及档案信息化的防范对策等三个方面出发，做以下简要分析：

一、档案信息化存在的安全隐患

与传统的“纸质管理”不同，档案信息化具有占用空间小，人力耗用少等优势，在节省大量人力、物力的同时，还提高了档案管理效率。然而档案信息化在实施的过程中，由于各种因素的影响，导致档案信息化管理质量不高，无法确保档案真实性，甚至出现档案真实性与保密性无法保证的后果。主要体现在以下几个方面：

（一）档案管理信息化可能受网络病毒、黑客的影响。档案信息从其输入到计算机的那一刻起，就有可能在调阅、管理过程中受到网络病毒、木马程序及黑客的侵入，而会给信息安全造成严重隐患。据相关数据统计，在我国网络系统运行的过程中，80%的网络系统都在一定程度上存在安全，导致档案资料的遗失、泄露，被不法分子利用档案资料从事非法活动，造成严重后果。

（二）档案信息化有可能给档案真实性带来威胁。计算机管理人员或档案管理人员在实施档案资料的录入或进行图像处理过程中，可通过电脑程序对档案信息进行更改，因此无法保证档案的原始性和真实性，甚至可能出现档案信息数据丢失的现象。加之目前还未形成规范的档案信息化管理法律法规，因此很难对电子文件及数字化档案信息的原始性、真实性、可靠性进行保障。有些单位的档案部分是委托相关公司对档案进行加工整理，如果这些人员的职业素质不高或操作存在隐患也将给档案信息化管理带来潜在威胁。

（三）档案信息化传输过程中的安全问题。在档案信息化的管理中，不同的计算机系统有着不同的管理方式。一些档案信息会随着时间的推移增加数据占有量，且构成的形态是多种多样的，管理人员在保存的过程中其格式也变得复杂多样。基于网络的开放性，在对其管理的过程中需要注意计算机系统的不足及漏洞，避免网络黑客及计算机病毒的非法侵入，造成档案信息管理系统的破坏与泄露。当前的信息安全技术发展，总体上落后于信息应用技术的发展，建设与安全系统存在很多漏洞，导致档案信息安全与管理效率之间存在较大的矛盾。加之目前的主要信息设备仍依赖进口，造成档案信息系统存在一定程度的安全隐患。

二、档案信息化管理安全防范对策

档案信息化管理是发展趋势，如何在加强档案信息化管理，既提高档案管理质量的同时，又确保档案的真实性、准确性与安全性；并且最大限度发挥档案信息化的优势，避免堵塞网络黑客及计算机病毒的侵入。需要加强以下几个方面：

（一）建立档案信息化安全保障体系。档案信息安全保障能力是检验档案信息利用服务和提升档案事业建设水平的一项重要指标，构建档案信息安全保障体系是当前需要迫切完成的一项重大任务。原始档案和档案信息资源必须受到法律法规保障，才能确保信息化建设的顺利实施。而在其建立的过程中，首先要强化档案信息管理程序。应聘请专业人员进行编制，既保证编制质量，又确保程序的整体安全性。其次，应使用正版的杀毒软件，避免在操作的过程中非法病毒的侵入。再次，制定完善的信息档案管理制度，并切实落实到档案管理的各个环节。同时应建立起完善的责任管理体系，真正做到谁出错、谁负责，避免互相推诿现象发生。

（二）加强档案信息化建设安全防范技术力量。档案信息化建设应关注跟踪国际上流行的最新病毒和黑客以及自然界给信息资源带来的各种偶然性和经常性的侵袭和破坏，通过各种渠道加强信息安全技术力量。目前一些发达国家在档案管理中，使用密码技术、鉴别技术以及软件保护技术等，以确保档案信息的安全。我们可借鉴、交流、合作，洋为中用，中西结合，将其运用到我国档案信息管理中。提高我国档案信息安全保障措施，为档案信息化管理奠定基础。

（三）完善档案信息化管理制度。科学、完善的管理制度，是档案信息化管理顺利实施的保障，因此制定科学、完善的管理制度，不仅关系着档案信息化管理的顺利实施，同时还关系着档案个人信息的安全及网络秩序的稳定运行。在制定档案信息管理制度时应注重以下方面：⑴结合着单位的实际情况，选定与之相符的档案管理系统，并将其运用到单位的实际管理中。⑵应不断加强、更新管理系统的安全措施，确保档案信息管理的安全性，避免档案信息的遗失、泄露 ⑶ 加强管理人员的计算机操作水平与职业道德素质，避免因主观原因或客观原因而出现安全隐患问题。综上所述，社会经济的迅猛发展，信息技术在推动社会发展的同时，还将改变人们的日常生活。档案信息化的建立，将极大提高档案的管理效率，节省大量的人力、财力。但在其运用的过程中，基于信息化可能带来的一系列安全问题，需要结合单位的实际状况，不断加强、完善档案管理系统，提高管理系统的安全防范能力，确保档案管理的安全。

参考文献

[1]李举民.试论网络环境下档案信息安全[J].经济研究导刊，2010，（07）.

[2]蒋洪涛.档案信息化管理的优势及安全问题[J].铜陵学院学报，2006，（05）.

[3]吴挺善.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].云南档案，2008，（01）.