关于医院基建档案管理工作的思考

    陈雷

    【摘要】基建档案是医院档案中的重要组成部分。它记录了整个工程建设的全过程，也是工程建设、竣工验收、交付使用的必要条件。近年来，我国经济飞速发展，国家加大了对医疗卫生事业的投入。因此，医院基建档案这一特殊的信息资源也十分重要起来。本文先分析了医院基建档案的重要性，又着重阐述了医院基建档案管理工作中存在的问题，并进行了措施分析，希望能够为医院基建档案的管理及医院的长远发展打下坚实的基础。

    【关键词】医院；基建档案；作用；管理；措施

    医院基建档案是医院在建设活动过程中形成的第一手材料，是对医院基建在建设、改建、维修及使用过程中的真实记载。医院基建档案不仅投资较大，而且周期较长，环节较多，内外协作关系十分复杂，这就对医院基建档案管理工作提出了更高的要求。如何加强医院基建档案的管理工作，提高基建档案的完整率，使其为医院经济建设和医疗事业的发展更好的服务，是值得我们深思和探讨的问题。

    一、当前我国医院基建档案管理中存在的问题

    （一）缺乏基建档案管理的复合型人才。基建档案是工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸和声像等各种历史记录，对于后期的维护管理具有重要的意义，因此，需要对建设过程中的各项技术资料进行收集、整理，进而形成完整的档案。基建档案管理对档案管理人员的要求较高，不仅需要具有档案管理方面的专业知识，同时还要了解基建过程中的各项技术资料，才能够确保基建档案的高效管理。但是在实际操作过程中，部分医院的档案管理部门缺乏这种复合型人才，要么是熟悉档案管理知识，但是对基建过程中技术资料知之甚少，所以在收集资料的过程中，容易造成技术资料的缺失；要么是从事基建工程的管理人员，负责档案资料的整理，但是由于缺乏档案管理专业知识，所以在分类以及整理过程中比较混乱，不利于基建档案管理工作的高效开展。

    （二）保障制度有待完善。虽然我国《档案管理办法》颁布实施了多年，但是部分医院没有制定相关基建设备档案的收集、管理制度；有些医院所制定的基建设备档案规范因政策水平的差异而大相径庭，所以不利于医院基建档案管理工作的有序开展。

    （三）基建归档质量有待提高。医院主体建设工程从立项到竣工需要较长的周期，而在此过程中会不断的产生新的材料，而有些医院的基建档案却没有将各个时间段的资料收集齐全，致使基建档案资料不完整，对以后基建档案管理工作的开展产生一定的影响。

    （四）档案资料载体缺失。按规定，基础建设施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件，但在实际操作过程中，由于种种原因导致声像档案的收集效率不高，进而缺失很多珍贵的资料，从而影响到基建档案的管理质量。

    二、如何加强医院基建档案管理的措施分析

    （一）加强基建档案管理队伍建设。基建工作是医院经营发展过程中的重要组成部分，是医院开展各项业务的基础保障，所以医院档案管理部门应该高度重视基建档案管理，并且设置专业人员进行基建档案管理工作，从而提高基建档案管理的效率，为医院的正常运转创造有利的条件。由于基建档案管理不同于其他档案的管理，其中涉及到很多技术性的资料，所以对档案管理人员有较高的要求，不仅要具有专业的档案管理知识，同时还要熟悉基础建设流程，了解各项技术资料之间的关联，从而确保基建档案管理工作的有序开展。所以医院档案管理部门应该注重对这种复合型人才的培养，为基建档案管理工作的高效开展奠定坚实的基础。

    （二）完善保障制度。基建档案和别的档案不同，比较大型或重点的建设项目，在基建档案馆是一定有一份备案的。因此，医院档案馆可以对大型、重点基建项目和本医院的一般基建项目档案管理分别对待，只需保存医院经常利用的基建档案。这样可以在减少人力、物力、财力的同时达到基建档案归档和可利用的效果。

    （三）提高基建档案归档质量。进行部门立卷之后，医院的基建档案最终还是要由基建部门移交到档案馆，这就要求档案部门制定一个可行的接收、移交制度。切实可行的基建档案接收、移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动性，从而能够主动有效地进行指导、监督，使基建档案及时的、规范的归档。医院主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间，有的建设工程虽已完工，但因工程款结算或其他问题仍未验收完毕，每年都有新的文件材料形成，这些文件材料与该工程相联系，是反映该建筑实际建设过程的真实记录，都应按该工程项目立卷归档，这样才能保证案卷的成套性不受影响，有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。

    （四）创新管理。从基建档案形成情况看，多数医院虽有悠久的建院史，但又非专门建筑单位，所以基建档案跨越历史时间较长，绝对数量较大，每年新增档案数量相对有限。因此，如果购置专用扫描设备，在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后，未来每年的工作量是不充分的。考虑到投入-产出相比关系，医院档案部门专为基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪，经费投入过高，且相对于专业建筑设计单位工作量，投入与产出不成比例。为此，可采用社会化服务方式，由建筑设计专业图文公司负责将基建图纸进行扫描，完成图形文本及光盘刻录工作。

    三、结束语

    实施基础建设是医院能够正常运转的重要基础，及时准确地对基础设施建设过程中的各项资料进行收集、整理，并以档案的形式进行系统化管理，是为后期的维护、管理以及扩建、翻修等工作提供有利的参考依据。因此，医院应该加强对基建档案管理工作的建设，加强基建档案管理人员队伍的建设，建立完善的基建档案管理体系，提高管理质量，并随着时代的发展，不断创新管理模式，进而确保医院基建档案管理工作有效顺利的进行。

    参考文献

    [1]朱桂芹，李学宏.医院基建工程档案管理中存在的问题与对策[J].科学与财富，2011（8）.

    [2]高攀，张英，洪海鸥.医院基建档案的重要性及有效管理[J].中国农村卫生事业管理，2011-01-20.

    [3]王清艳，史鸿清，史喜真.新医改下做好医院基建档案管理工作的几点思考[J].山西职工医学院学报，2012-10-28.