档案潜在用户研究应重视概念的一致性与举例的准确性
李凤琴
摘 要：本文与《谈谈档案潜在用户》作者对使用概念的一致性与举例的准确性存在的不足进行商榷。使用概念的一致性与举例的准确性在档案学研究中具有一定的普遍性，应当引起档案工作者，特别是档案学研究者的重视。
关键词：档案潜在用户；一致性；准确性
2014年《档案管理》杂志第1期刊发了盐城师范学院社会学院杨静《谈谈档案潜在用户》一文（以下简称“杨文”），作者对档案潜在用户的概念、档案潜在用户和档案现实用户之间的关系以及相互间的转化进行了阐述，并对档案潜在用户转化为现实用户的障碍、措施进行了分析。作为国内目前档案潜在用户研究的唯一核心研究者，作者的研究填补了我国在档案潜在用户研究领域的空白，意义重大，其观点影响深远。但文章在使用概念的一致性与举例的准确性上存在不足，值得商榷。
1 概念不一致
“概念是思维的起点，也是进行判断、推理的前提，要保证判断恰当、推理有效，使用的概念必须是清楚明确的，以保持概念内涵、外延的始终一致。”[1]这既是论文撰写的基本常识，也是逻辑“同一律”的要求。就是说：“为了保证思维的确定性和首尾一贯性，同一概念的内涵、外延在同一文献中应当保持一致应当是‘逻辑一致性的起码要求。”[2]而杨文在概念的一致性上存在称谓不同、外延不一的问题。
1.1 称谓不同。杨文的题目是《谈谈档案潜在用户》，显然，文章讨论的主题是“档案潜在用户”，理应围绕“档案潜在用户”这一概念展开，而文章一开始就将“档案潜在用户”定义成了“档案馆潜在用户”。文中是这样定义“档案潜在用户”的：“档案潜在用户是指社会上的组织或个人具有档案利用的潜在需求，但是由于自身能力的限制或者外部条件不足，没办法与档案馆取得交流，事实上也没有与档案馆建立联系的这部分群体。”[3]从定义上看，其定义中的“档案潜在用户”实际上是指“档案馆潜在用户”，或者说可以将“档案潜在用户”理解为“档案馆潜在用户”。问题是，如果作者是这样的意思，那为什么不直接用“档案馆潜在用户”，而用“档案潜在用户”呢？如果作者不是这样的意思，那为什么不将档案潜在用户定义为：“档案潜在用户是指社会上的组织或个人具有档案利用的潜在需求，但是由于自身能力的限制或者外部条件不足，没办法与档案取得交流，事实上也没有与档案建立联系的这部分群体。”无论怎么理解，仅从字面称谓上，档案与档案馆，档案潜在用户与档案馆潜在用户就不是同一概念。此外，在整个文章中还使用了“档案部门”和“档案机构”概念。其中使用“档案潜在用户”20次，使用“档案馆”62次，使用“档案部门”21次，使用“档案机构”1次。文章中研究对象的称谓不同十分明显。
1.2 外延不一。杨文使用的概念，除称谓不同外，还有外延不一问题。杨文使用过的直接与用户相关和间接与用户相关的概念有“档案”“档案馆”“档案部门”“档案机构”等四个。这四个概念的外延明显不同。“档案”可指所有档案，即保存在任何个人或社会组织中的档案。“档案馆”只指各级各类档案馆，包括综合档案馆、专业档案馆、行业档案馆、企业档案馆、高校档案馆、村镇档案馆、个人档案馆、私人档案馆等。“档案部门”“档案机构”则包括：档案馆、档案室、档案局、档案处、档案企业、档案中介机构等。
如果将“档案”“档案馆”“档案部门”“档案机构”这四个概念与潜在用户分别合并使用，就会发现“档案潜在用户”“档案馆潜在用户”“档案部门潜在用户”“档案机构潜在用户”的外延同样存在着差异，完全不相同。“档案潜在用户”的外延最大，“档案部门潜在用户”“档案机构潜在用户”次之，“档案馆潜在用户”最小。但杨文在讨论“档案潜在用户”时，作者不时地在档案馆、档案机构、档案部门之间切换，完全没有顾及四者之间在外延上的不同与差距。
2 举例欠准确
杨文中存在的另一个问题是举例欠准确。文章在对档案潜在用户转化为现实用户的障碍、措施进行分析时，使用了一些例子。这些例子或多或少存在欠准确问题。有的不明就里，有的道听途说，有的主观臆造，有的张冠李戴，还有的是以偏概全。
2.1 不明就里。杨文在对档案潜在用户转化为现实用户的障碍进行分析时，批评“档案利用手续繁琐”。举例道：“档案馆利用档案有规定：学者的档案利用请求需要经过某一级部门的批准，再转报上级，经上级同意后才能转批档案馆办理，也才能提供给学者使用。这样的报批手续费时耗神，学者往往需要等上好几个月才能查到自己所需的档案。”[4]这种表述是对档案馆查询利用规则不清楚所致。事实是，档案馆对利用已经开放档案，本单位形成的档案，与查档者本人相关的档案并没有特别的限制。只是对利用没开放的档案，非本单位形成的档案或与本人无直接关系的档案时，才會依法依规向法定部门和领导请示，向档案形成单位和单位涉及的他人征询意见。提高效率是应该的，照章办事也是必须的。在法治国家和依法行政的语境中更应该如此。
2.2 道听途说。同是批评“档案利用手续繁琐”，作者再举例：“大部分的档案馆都不提供档案分类目录，利用者需自己提供查档的目录，如果利用者提供的目录不够具体又常常会遭遇查档不到的困境。”[5]这种表述是对档案馆馆藏档案体系、查档流程、查询工具、查询方法不知情，仅凭个别查档者的叙述，或者其他人的转述导致的“道听途说”。按照《档案法》规定的开放时限，作者撰文时可以查询的开放档案是1984年前形成的档案。1984年之前形成的档案不是现在的按“件”保管的，而是按“卷”管理的，也没有机读目录。档案馆能提供的都是进馆时形成的案卷目录、卷内文件目录。这些目录属手工检索目录，查询时需档案工作者对照利用者提供的查询内容信息，在目录中一页一页，一行一行查找。这种情况下，如果查询者提供的信息越多，与案卷目录、卷内文件目录的匹配度越高，查到与查准的概率就越高，查找需要的时间就越短。这类似于现在机读目录查询时，提供的检索关键词越多，查到所需档案的范围就越集中。反之范围就越大。笔者判断，作者是将查档服务者要求查档者提供尽可能多的与查找内容相关的信息，错当成了要求查档者自己提供目录。
2.3 主观臆造。还是批评“档案利用手续繁琐”，作者认为：“档案馆始终掌握着能否查档的话语权，操纵着查档结果。”[6]这种表述是对档案馆工作规程和馆藏范围的有限性不了解的“主观臆造”。俗话说，国有国法，家有家规。档案馆是否查档，是由《档案法》《档案法实施办法》《档案馆工作通则》等法律法规规定的，并不是哪一个人说了算的。更不可能操纵查档结果。查到就是查到，查不到就是查不到。查到是啥就是啥。“不给查”大多是因为所查之“档”不在查档者所去档案馆的馆藏范围。比如：到综合档案馆查干部人事档案或城建档案就查不到。因为，人事档案并不归入综合档案馆，而城建档案则归入城建档案馆。还有，不同层级的档案馆有其相应的接收范围，当遇到查询超出本馆馆藏范围的要求时，档案馆工作人员会如实告知查档者没有其要查的档案，此时，查档者会有“档案馆存档案，我查的是档案，档案馆就一定有我要查的档案”的推论，得出“档案馆说没有，就是不给我查”的结论。还有一种情况，有些利用者是要查到他所想要的结果。但是，由于馆藏档案的“区域性”[7]，档案馆所提供的查询范围和查到范围只能以馆藏档案为限。当档案馆查不到这种用户所要的结果时，就会顶上“操纵查档结果”的帽子。这两种情况在全国各档案馆虽有一定的普遍性，但就每个档案馆接待的利用者总量而言，也只是个别。还有一种情况，就是用户认为该有的档案，但是，就是查不到，其原因是原归档单位，当时应该归档的并没有归档。档案馆自然也不会有。
2.4 张冠李戴。杨文在批评档案部门服务收费高时，引用述：“据《人民日报》2013年1月20日报道：某律师在江西省宜春市中级人民法院复印卷宗时，每页被收费3元。因为需复印的卷宗数量较多，近万页卷宗需支付29000余元。”[8]问题是按作者定义的潜在用户（没办法与档案馆取得交流，事实上也没有与档案馆建立联系的这部分群体），法院档案室并不在其中。使用这个例子有张冠李戴之嫌。
2.5 以偏概全。即便不考虑法院档案室是否在杨文定义的潜在用户范圍之内，在不公开案由、案值的情况下，使用这种近乎极端的案例来证明档案部门服务收费高是一种以偏概全的做法。更何况“服务收费”是一个笼统的概念，如果是查档费，不仅收费高，而且有乱收费之嫌；如果是复印费，就应该另当别论。对于复印费，一般情况下，不论国内国外，大都是利用者来付。如果只复印一两页，也许存档单位还可以负担起，而近万页，其复印成本就需要数千元，对哪个存档单位来说都是不小的开支。
3 结语
综上，由于存在概念的一致性与举例的准确性两个问题，使文章的可信度受到影响。这两个问题与理论研究基本功和缺少必要的实际工作经历有关。这种情况，在档案学研究中具有一定的普遍性，应引起档案学研究者及档案工作者的重视。
参考文献：
[1]贾磊.谈法律实践中的逻辑理性[J].政法学刊，2014，31（06）：51-54.
[2]吴元黔，吴筱枫，陈育，唐中生.对《论中医学的理论医学特征》一文的几点商榷[J].贵阳中医学院学报，2007（02）：2-4.
[3][4][5][6][8]杨静.谈谈档案潜在用户[J].档案管理，2014（01）：10-12.
[7]刘东斌.档案利用和档案价值的反思[J].档案管理，2004（01）：7-10.
（作者单位：周口市外商投诉受理中心 来稿日期：2018-06-12）
