原生电子竣工图归档实践探
刘淑妮 赵钊
摘 要：竣工图是基建档案中的核心价值档案，如何从纸质向电子归档逐渐过渡，这是时代的需求和现实的需要。本文对比分析了原生电子竣工图与传统数字化归档的利与弊，以西安交通大学实践中原生电子竣工图归档为例，提出了以施工单位编制为主，设计、监理及建设单位协同保障的原生电子竣工图编制归档模式，此举很好地满足了日常竣工图高频的信息查考功能，并为完全意义上的原生电子竣工图实现打好了基础，具有一定的现实借鉴意义，最后分析了其可实现的关键性保障措施。
关键词：原生电子竣工图；数字化扫描；双套制；协同；增量电子化
Abstract： Completion drawings is the core archives of all capital construction archives and how to switch from paper archives to electronic archives adapts to not only the requirement of the era but also the need of reality. In this paper， the pros and cons of original electronic completion drawings and traditional digital archives is comparatively analyzed with the practice of filing original electronic completion drawings of Xian Jiao Tong University as an example. this paper puts forward a filing mode that focuses mainly on compiling construction side of employer with design unit， supervisory unit and construction side of contractor supporting cooperatively. Above-mentioned mode meets the requirement of rapid information search for completion drawings ， moreover ，this mode lays the foundation of realizing original electronic completion drawings in the true sense， which is of a certain practical significance . In the end， the paper analyzes critical measures to guarantee implement.
Keyword： original electronic completion drawings digital scanning double bearing cooperation electronic increment
1 原生电子竣工图归档的现实意义和时代需求
随着信息化、智能化、网络化程度的不断提高，档案工作的内容、方法和手段也在不断地被改变，目前我国档案工作正经历从纸质向电子归档、从实体管理向档案数据管理、从手工操作向信息化智能化操作、从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。数字型智慧档案馆建设一直是档案界近年讨论的热点，而电子文件的收集是其建设的重要支撑和保障。
作为一名一线基建档案收集人员，自己深知竣工图是基建档案利用中频次最高的核心价值档案，它对于后期建筑物的维护、管理、改扩建、工程审计等发挥着至关重要的作用，而电子竣工图的收集一直是基建档案工作者着力攻关收集的重点内容。一方面这是时代的呼唤，我国档案工作正在逐步落实“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，葆有职业敏锐性，树立电子文件思维意识，努力收集更多原生的电子文件是档案人的职业要求，以为数字档案馆建设做好基础保障；同时这也是现实客观所需和形势所迫。现在归档的竣工蓝图多是计算机出图，而且有些是在打印版的基础上再次复印，并非过去由底图晒制出来的蓝图，纸张、字迹线条耐久性都很差。作者曾翻开两年前归档的馆藏竣工图纸，发现折痕处已经严重泛黄，后期因利用时打开次数较多折痕处已断裂，图面内容字迹线条也已开始褪色，随着时间推移，图纸质量可以预知，很不利于竣工图永久保存，所以电子竣工图的收集迫在眉睫。
2 传统电子竣工图归档的现状及弊端
目前，据作者了解，不论各城市建设档案馆还是高校、企业，电子竣工图归档普遍采用传统的数字化扫描方式，即将纸质竣工图收集齐全完整后，通过数字扫描的方式来转换，形成JPEG或TIFF格式文件，扫描虽然可以保障纸质和电子版内容完全一致，各种签章也很好地得以保留，不论对于后期信息查考还是凭证使用，都能满足需求，但是也弊端多多。一方面成本很高，不经济，而且扫描后图片存储占用空间较大。另外，后期在利用時，如果需要打印图纸，因为底色是蓝色的，黑白打印图面内容很不清晰；再如有些城建档案馆在归档时，要求各归档单位自行扫描图纸，为了便于存储，扫描后图纸要求压缩在2MB以内，图面内容清晰度也因此大打折扣。更重要的是此做法与目前国家档案局“增量电子化”的战略要求不接轨，所以，依托现代信息技术和管理手段的原生电子竣工图的归档是大势所趋。
3西安交通大学原生电子竣工图归档实践探索案例分析
2017年始，西安交通大学档案馆（以下简称我校档案馆）基建档案之竣工图全面实现了双套制归档，不论是新建和改扩建项目还是修缮改造项目，建立了以施工单位编制为主，设计、监理及建设单位协同编制审核原生电子竣工图的归档机制，这在档案业内具有一定的开创性，具有一定的现实意义。
3.1 前期调研论证阶段。CAD技术已经广泛应用于设计行业，为施工图底稿留下了数字版本，设计院在给建设单位提供纸质版施工图的同时，也提供了电子版施工图，这一般是建设单位在设计合同中提出的共性要求，在施工阶段，建设单位给施工单位提供纸质图纸的同时，一般也会提交电子版，这首先给原生电子竣工图的编制、归档创造了很好的外部基础条件。当作者意识到这一点时，从2015年开始，每一次在项目资料归档时，都会耐心细致地向编制竣工图的施工单位及建设单位多方了解原生电子竣工图归档难度以及可实施的条件，比如：施工单位是否愿意将施工中所有变更改绘在电子施工图上？施工单位是否具有这样的技术实力？改绘完之后，设计院、建设单位、监理单位多方是否愿意审核会签？建设单位是否愿意承担起从中协调以及前端控制的关键角色？如果归档，应该是以什么样的格式来归档，CAD还是将CAD转换成PDF格式？如何来转换？电子竣工图的真实性、完整性、准确性如何来保障？在后期查档利用的过程中，电子竣工图如何与档案管理系统挂接，等等，这些都曾是作者心中的疑问，经过与建设和施工单位反复沟通、协调与论证，以及作者在实践中摸索，这些问题最终迎刃而解，原生电子竣工图归档也顺理成章得以实现。
3.2 不断强化双套归档意识的过渡期。实践证明，建设单位在原生电子竣工图归档实现中发挥着至关重要的作用，所以这是突破口，因此作者抓住每次与校基建部门兼职档案员宣传交流的机会，并多次发函至校基建部门宣传原生电子竣工图归档的必要性及现实需要性，并从中提出自己近年来对此问题的一些思考、见解及可实现的途径等，多举措并进，反复和建设单位协商如何更好地实现，最终基建部门从开始的极力抵触到逐渐地接受与配合，最终与建设单位达成共识，形成以施工单位编制为主，建设单位、设计单位及监理单位协同保障原生电子竣工图质量的机制。原生电子竣工图的实现是件惠及多方的事情，建设单位作为竣工图利用的最大主体，他们是最大的受益者，有了电子版，后期查档将更加快捷和准确，而且档案馆也向信息化、数字化的方向迈进了一步，服务成效提高了，归档部门的积极性也更高了，两者之间相辅相成，相互促进，形成了归档的良性循环。实践探索中，归档的电子竣工图质量也经历了从零星的CAD、PDF到点、线、面逐次铺开、格式从不统一到逐渐统一；从新建项目到修缮项目逐渐辐射。
3.3 初步实现双套制归档的飞跃期。各种条件时机成熟后，2017年我校档案馆决定将竣工图的收集变为双套制（即纸质+电子）归档，并发函给学校相关基建部门，提出原生电子竣工图明确的归档要求。虽然，目前我校收集到的原生电子竣工图上没有电子竣工图章，还不是完全意义上的电子竣工图，但只要保证内容和纸质完全一样，能够完全真实反映建筑竣工结果，就可以满足后期查档中大部分的信息查考功能需求，这就是电子竣工图收集的一大飞跃和进步，一般用于凭证使用的查阅较少，除非建筑质量出现问题，不过即使需要作为凭证，还有纸质竣工图做后盾，且当电子竣工图章和电子签名规范而全面实现时，真正的原生电子竣工图便可实现，作者坚信这一天指日可待，重要的是先打好基础。
3.4 我校档案馆对原生电子竣工图收集归档的要求及分步实施
3.4.1 项目竣工验收后，由施工单位负责汇总所有变更编制竣工图，倡导变更随发生、随编制的原则（即与工程进度同步）。竣工图的改绘与编制应符合国家现行有关制图标准和相关规定。编制竣工图的形式和深度应根据不同情况区别对待：（1）如果施工严格按照设计施工，即使无任何变更发生，电子版内容也要在建设单位的总协调下，经监理、设计、建设单位多方审核的确无任何变更发生后，由设计单位将图框栏中的“施工图”改为“竣工图”，修改出图时间后，由施工单位将CAD格式转化为PDF格式后，生成最终的原生电子竣工图并进行归档，出图后，同时加盖出图章、注册章、竣工图章，转换为最终的纸质竣工图。（2）在施工过程中，如果发生了变更，不论是一般性变更还是结构形式、工艺改变、平面布置改变等其他重大改变，由施工单位负责收集汇总好所有的设计变更，应注意收集齐全完整，按照国家建委 1982 年《关于编制基本建设竣工图的暂行规定》，可在纸质上改绘或需要重新绘图的，一律由施工单位在原施工图CAD电子版基础上进行变更改绘或者重新绘制。在建设单位的总协调下，经监理、设计、建设单位审核无误后，由设计单位将图框栏中的“施工图”改为“竣工图”，修改出图日期后，由施工单位将CAD格式转换成PDF格式，生成最终的原生电子竣工图。
3.4.2 施工过程中，如果出现新增设计图纸，原施工图和新增设计图纸相互补充，构成了最终的竣工图，施工单位将电子版与实际施工结果对照检查后，在建设单位协调下，经监理、设计单位审核无误后，由设计单位将图框栏中“施工图”改为“竣工图”，并修改出图日期后，交由施工单位直接将其转换为PDF格式，生成最终的电子竣工图归档。注意未采用或全改的施工蓝图不归档，用新的变更蓝图代替原图，且应修改完善图纸目录。
3.4.3 施工单位在图纸转换或者委托外单位出图转换（实际归档中，有些施工单位愿意出费用委托外单位转换的）时，必须保证图面内容不丢失，转换之后施工单位还要再次核对，以确保图面内容与转换前完全一致。另外，CAD电子版竣工图一般是多张图纸内容在一个DWG文件中，转换时要进行拆分，尽量一张图纸一个PDF文件。当然，在实践中，作者发现对于一些小型修缮项目，图纸量比较少的情况，可以按照专业进行转换，即一个专业转换一个PDF文件，因为专业图纸量少，查阅时也不影响快捷率，浏览时也更加清晰。對于专业图纸量非常大的情况下，还是逐张转换使用时更加方便。特别强调的是，归档电子竣工图图面内容和纸质版必须完全一样，是严格经过施工、监理、设计、建设单位共同质量审核，能够真实反映建筑竣工结果。
3.4.4 所归档图纸以单位工程为单位，包含总包和所有分包图纸，总承包单位负责其自建项目竣工图的编绘工作，分包单位负责所分包工程竣工图的编绘工作。归档要求：①原生电子竣工图归档2套，格式要求将CAD转化成PDF，一套刻录成光盘，一套上传档案管理系统。②光盘存储路径为：工程名称+电子竣工图，例材料学科或基础大楼工程电子竣工图。盘内文件首先按照专业各自分开，各专业文件夹下每份PDF图纸按照图纸目录有序排列，盘内文件名存储路径为：序号+工程名称+图名。③移交前图面内容经监理、设计、建设单位多方审核，内容完整、准确、真实。
3.4.5 电子全文上传后，直接生成竣工图电子条目，并挂接了原文，省去了之前文件级条目的著录，通过批量修改的方式完善责任者、文件时间、归档单位等字段信息。对于大型的基建项目，首先按照专业进行合理组卷，各专业视图纸量多少分为一卷或多卷；对于小型基建项目，可以视图纸量的多少按专业分别铺开或者分为多卷。实践归档中，关于电子竣工图没有专门建库表，而是和项目的其余技术资料依次排列在一起，利用时直接按字段就可以检索到全文。
3.4.6 电子竣工图光盘按照载体著录在声像档案分类下，因考虑到光盘只是备份，只著录案卷级条目，案卷题名为：例材料学科基础学科大楼工程电子竣工图，不著录文件级条目，日常的查档利用，主要是利用档案管理系统的数据。因此每一个建设项目向归档单位移交时，除JJ12-MN项目之外，还有SX19光盘的移交，为了方便和兼职档案员签字移交、节约纸张，一般将两类案卷移交目录合并在一起。
3.4.7 电子竣工图移交时，除了常规的案卷移交目录之外，建立施工、监理、设计、建设四方协同质量把关的移交制度，各方对竣工图审核意见必须清晰完整地填写在我馆自行编制的《竣工图归档审查意见表》上，加盖公章后，将其作为一份文件归档保存。
目前，我国档案工作处于双轨向单轨的过渡期，应善于抓住机遇，寻找突破口，从原生的角度收集电子文件是大势所趋。我校原生电子竣工图的归档机制，与传统的数字化方式相比，优势多多，图面内容完整真实，清晰度高，占用存储空间小，操作简单，以最小的成本达到了效率最大化，经实践反馈，施工单位及各参建方配合程度很高，不管从收集归档的角度还是后期利用的效果，收效甚好。
4 原生电子竣工图编制单位之探讨
长期以来，由谁来编制竣工图更有优势，一直是业界讨论的热点问题。从目前国家现行的一系列建设项目档案管理的标准、条例及规范来看，竣工图应由施工单位来编制。然而在一些行业标准中，如国家发改委2005年发布的《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229-2005），国家能源局2012年发布的《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012），明确规定，由原施工图设计单位负责竣工图的编制，所以从国家层面和行业标准方面，执行是有差异的。
作者在中国知网以“竣工图”作为关键词进行搜索发现，多数观点还是赞同国家目前规范倡导的施工单位为竣工图编制主体，也有呼吁变革竣工图编制主体，改为设计单位的声音，其中代表性观点为：宋丽梅、常连福、李光2012年《档案学研究》第3期《创新电子竣工图编制的模式》中，提出设计单位为编制主体的电子竣工图模式，其关键论点为：设计单位从编制的人力、技术、设备上更占优势，可以规范、简化编制流程，更加省时省力；对于提升行业信息化水平也有重要意义。不可否认，这的确是设计单位编制的优势。然而，作者觉得对于竣工图的编制，最重要、最核心的是图纸内容的真实性、准确性和完整性，而这点的把握，设计单位是远远不如施工单位，施工单位是建筑产品的直接生产者，对整个施工过程及其变更是最了解的，可以保障图纸内容与竣工结果的完全一致性。对于人力和技术上的弱势，作者觉得施工单位并不缺乏精良的制图技术人员，所以这点弱势也表现得微乎其微。从目前我校的实际归档情况看，这并不足以成为阻力，所以作者更倾向于施工单位为主体的编制模式，施工单位是图纸质量最有力的保障者，关于两者各自编制的优劣分析见表1。
表1 设计、施工单位编制竣工图优劣分析
5 保障原生电子竣工图实现的关键性措施
5.1 从国家规范和行业标准层面，应该将电子竣工图列入归档范围，并明确编制和归档要求。目前，制约竣工图归档的相关规范《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》、GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》、国家档案局发布的DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则》等，并没有将电子竣工图编制、归档纳入其中，还停留在纸质竣工图的层面，随着档案业务实践的不断发展，表现出不合时宜。另外为了保障原生电子竣工图和纸质具有同等的凭证及法律效力，从技术层面、制度层面推动电子签章及电子签名的全面启动，为竣工图的双套归档真正向单套归档转变营造良好的外部环境，使其法制化、制度化、规范化、常态化[1]。
5.2 从归档单位的角度，建设单位要充分认识到原生电子竣工图归档的现实意义和价值，并竭尽全力做好协调保障工作，做好前端控制，调动起各参建单位协同编制的积极性，从而让各方优势互补，保障竣工图质量，这个至关重要。建立以施工单位编制为主体，设计、监理、建设协同作战的编制机制。将双套归档要求在每个招标环节就考虑在内，并列入合同管理，明确各自的职责和义务，建立工程款制约制度（不归档原生电子竣工图，不予支付工程结算款），提前让各方引起足够思想重视，各参建方在相关报价时就可以考虑到相关的工作量，比如施工单位对原电子版施工图的改绘、PDF格式转换，设计单位对施工单位的协助，监理、设计对图纸内容的全面审核把关等，可将时间成本和精力成本充分考虑在内。
5.3 变更是否收集齐全完整，对原生电子竣工图的真实性、完整性起着决定性的作用。变更依据性文件是編制竣工图的依据，它是指一个建设项目在施工过程中，因为施工的客观条件和现实需要而对原施工图进行变更形成的设计修改通知单及附图、变更联系单及技术核定单等。从目前归档情况来看，一个建设项目，没有变更的情况很少，多数都有变更，而且有些变更量是很大的，这也为原生电子竣工图的生成创造了很好的外部条件，当有变更或者变更较大的时候，作者在与施工单位交流中发现，他们更愿意在电子版上进行改绘，因为在电子版上改绘比手工在原施工图上改绘更加方便高效。施工单位在编制时，设计、监理的协同尤为关键。施工单位现场技术负责人要密切关注变更情况，做好记录与收集汇总工作，不能有所遗漏，设计驻现场代表、监理单位及建设单位对变更的发生发挥着决策、沟通协调的重要作用[2]，三个部门要协同把好源头控制关，最终形成在建设单位的总协调下，施工单位编制为主，设计单位配合（可以充分发挥其设备先进、技术力量雄厚的优势），监理单位审核的齐抓共管的良好局面，一起协同保障变更依据性文件收集齐全完整，并全部改绘没有遗漏。
5.4 建立严格的审核会签制度。施工单位在设计单位的配合下，改绘完所有的变更之后，各参建单位要组成技术审核小组，对所完成的原生电子竣工图进行审核会签，主要审核变更是否收集齐全、所有的变更是否修改到位、变更修改的依据手续是否齐全，图面内容是否准确、完整、系统，并与竣工结果完全一致。如若发现问题，应及时由各责任方进行整改完善，以免为以后建筑物维修管理留下隐患。在归档环节，档案馆收集人员应根据纸质变更情况对图面内容进行抽检，作者不赞同档案人员参与每个建设项目竣工验收环节，来确保归档资料的完整性，因为这不符合实际，尤其基建量非常大的单位，一方面档案人员精力根本顾不过来，另一方面意义也不大，做好前端控制才是关键。总之多环节来共同保障原生电子竣工图的质量。
参考文献：
[1]肖晓平.关于工程竣工图编制的几个问题[J].中国档案，2013（7）：63.
[2]宋丽梅，常连福，李光.创新电子竣工图编制的模式[J].档案学研究，2012（3）：44.
（作者单位：刘淑妮，西安交通大学档案馆；赵钊：宝鸡文理学院档案馆 来稿日期：2018-06-28）
