谈提高档案管理软件检索效率的方法

    董鹏昊

    摘 要：从建立档案数据库、选择档案检索项目及关键词、提高档案信息录入人员素质等几个方面提出提高档案管理软件检索效率的方法。

    关键词：档案管理；管理软件；检索效率

    如何科学合理地使用档案管理软件，有效提高其检索效率，充分发挥最大效益，档案数据库建设和使用方法的研究就显得特别重要。

    1 制约档案管理软件检索效率的因素分析及改进建议

    1.1 档案数据库建得不宜太多太细。档案数据库建得太多太细，容易造成档案信息录入及检索的麻烦，录入和检索档案信息时还要考虑这些数据应该属于哪个数据库，如果记不清属于哪个数据库，或因检索条件的限制或记错了相关信息而选择错了档案数据库，反而检索不出相应的档案信息，会影响档案录入或检索的效率。

    1.2 档案检索条件及字数不宜太多。众所周知，档案信息的检索一般是按一个或几个相连接的关键字来查找的，一次性录入的关键字或条件太多，会大大降低檔案的检索效率。有效的方法是减少关键字的字数，适当增加检索条件，多使用检索条件“或”、少使用检索条件“且”，通过组合条件来达到提高档案检索查全率和查准率的目的。

    1.3 档案检索不出时尝试跨库检索功能。跨库检索程序相对烦琐，检索时间长，在档案检索中往往不经常被使用。但由于档案查阅时，查阅者有时往往不太清楚查找档案的详细信息，手头掌握的一些信息也是比较模糊的，比如只知道大概的时间或大概的内容或大概的责任者等信息，而这些信息又有不确定性，如果只在查阅者提供信息的档案数据库里查询，好多时候会漏掉真正的档案数据库而导致档案查找不出的情况。因此，当档案查询不到时，不妨试一下跨库检索来提高档案查询的命中率。

    1.4 准确选择档案信息检索项目。档案管理软件的检索项目有很多，如题名、责任者、文件编号、文件日期、档案年代、归档时间、附件文号、附件题名，等等，检索者要能根据查阅者提供的查阅信息，准确判断并选择一个或多个检索项目组合进行检索，或者从查阅需求中分析提炼出准确的检索项目进行检索，从而达到检索的目的。

    1.5 输入检索关键词要准确。档案检索的最重要因素是关键词的把握，输入相对准确的关键词会大大提高档案检索的查全率和查准率。如查阅责任者是“河南省人民政府”的文件，因为档案信息录入者的认识不一，档案信息录入时对责任者的规范化简称把握不准确，可能录入的规范化简称会不太规范，检索者要根据实际情况，反复输入测试各种可能的简称，如“河南省政府”“省政府”“省人民政府”等来达到完全检索的目的。

    1.6 对档案信息录入人员进行必要的岗前培训。档案信息录入人员绝非只会计算机录入就可以了，档案信息录入的准确与否直接影响日后档案检索的效率。因此，有必要对档案信息录入人员进行岗前培训，培训的内容至少应包括文秘基本知识、档案基本知识和产生档案的单位基本情况介绍，只有了解这三方面的基本知识，才能更好地把握档案信息录入的准确度，保证档案检索的效率。

    1.7 对档案信息数据录入制定统一的标准。根据工作经验，档案信息录入时如责任者的规范化简称、文件编号的格式及里面的特殊字符等都是容易出现录入不统一的项目高发区，这些都要在录入前做好统一的规定，才能避免出现由于录入不统一而造成检索不完全的现象发生。建议事先把相关信息做成“数据字典”导入档案管理软件系统中，以供录入者利用下拉菜单进行选择，这样可以最大限度地避免录入数据信息不统一的情况出现。

    1.8 档案信息录入工作要做好统筹规划、分步实施。一般而言，档案信息录入工作应该遵循从重点到一般、从永久到定期、从文书到科技、从科技到人事、从目录到全文的程序或步骤。根据档案的内容，结合档案查阅利用的情况，先从重要的、永久性文书档案的目录信息录入开始，然后一步步开展档案信息录入及全文扫描挂接工作，从而逐步实现档案信息化，这也是提高档案信息检索效率的一条有效途径。

    2 小结

    档案的检索效率与上述各方面的关系十分密切。提高档案信息录入的数量、实现档案信息录入的标准化、规范化和不断提升档案信息检索者掌握档案信息检索的知识与检索技巧，都能极大地提高档案信息的查全率和查准率，从而使档案信息工作服务能力得到显著提高。

    （作者单位：荥阳市豫龙镇人民政府 来稿日期：2018-12-12）