浅议技工学校的人事档案管理

    何灏涛

    干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式，是组织人事等有关部门按照党的政策在培养选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。干部人事档案管理又是按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管，为组织人事工作提供服务的一项专门性工作。因此，干部人事档案对于历史地、全面地考察、了解干部和正确选拔、使用干部，提高学校管理水平，无疑都具有重要意义，特别是针对目前“三个一批”工作中，对干部具体情况的了解和划定更是具有实际的参考和指导作用。

    一、新时期技校干部人事档案管理工作的作用

    （一）干部人事档案在技校管理中的导向和联接作用。干部人事档案是技校档案的重要组成部分，是学校干部管理资料的核心内容，是各所学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对技校干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。这是干部人事档案的导向作用。另外，从组织和个人的关系来看，干部人事档案工作是“教工之家”的重要体现。干部个人档案清楚地记载着一个干部的自然状况、社会关系和历史、现实表现，这些材料存放保管在单位组织人事部门，可以使广大教职工对组织人事部门有一种归属感和信任感，如同把自己最宝贵的东西放在家中一样，使个人与组织联系更密切。同时，对干部、教工又会无形中形成一种约束力，促使他们更好地为学校的稳定和发展做好工作，从而有利于技校各项管理工作的顺利实施。这便体现出干部人事档案工作的联接作用。

    （二）干部人事档案在技校教师队伍管理工作中的促进作用。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响教育教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样可靠的凭证，就可以有目的、有计划地合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而，加快技校教育教学改革的步伐。

    二、新时期技校干部人事档案管理工作中存在的问题

    （一）管理意识滞后。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；有的同志认为干部人事档案工作是人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。

    （二）管理机制滞后。干部档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归档案室管理。但在许多学校，还没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的现象。分散的管理格局，使干部档案材料不能全面地反映干部的真实面貌。干部档案材料的收集是干部档案工作的重点和难点，目前主要仍是依赖于行政手段，材料收集的办法老化而单一，真正反映个人特性的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，档案语言比较僵化抽象，信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况，也不能准确地评价一个人。

    （三）管理方法滞后。干部档案材料包括记载干部的履历表、登记表、任免表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映干部的特征。干部档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，远程传递速度慢，使用价值低，不能实现科学存贮和信息资源共享。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏先进管理设备和手段，干部档案的案卷质量尚待提高。

    三、新时期学校干部人事档案管理工作改革的对策

    （一）更新观念，加强对干部档案工作的领导。随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。但从目前状况看，仅仅做到索引目录和检索案卷目录是远远不够的，电子储存与检索、档案管理现代化已提上日程。因此，从领导干部到具体的工作人员要跟上时代步伐，更新管理观念，深化档案管理工作改革，适应时代发展需要。同时，各级领导干部应认真深刻理解上级的有关文件精神，进一步加强对干部档案工作的指导，冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，改变传统的干部人事档案管理工作中的陈旧观念，充分发挥干部人事档案工作的作用。

    （二）实施干部人事档案的规范化、科学化管理。首先要健全工作制度，完善各项干部档案管理制度，并在狠抓落实上下功夫。要强化保密管理，杜绝泄密现象。其次要加强干部人事档案硬件建设，实现档案管理的科学化和现代化。学校应该努力改善干部人事档案工作条件，添置必要的现代化技术设备，如计算机、温湿度器等，建立实用性较强的微机档案管理系统，逐步运用计算机贮存、传递、检索档案信息，提高检索速度。再次要认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别，不符合要求的要及时退回纠正后再归档，不属于归档范围的要及时退还。

    （三）加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质。建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好干部档案工作的组织保证。学校干部人事档案管理人员应具备优良的思想政治品质、宽广的知识面、扎实的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力等。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，学校领导应挑选精于业务、乐于奉献的优秀干部从事干部人事档案管理工作。档案管理人员要经得起市场经济的考验，乐于奉献、具有良好的职业道德和吃苦耐劳精神。学校要加大对干部人事档案管理人员的培训力度，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，力促技校干部人事档案工作迈上新台阶。