科技档案融入科研项目管理研究
种茵
[摘 要] 文章分析了科研项目档案管理现状与存在问题，并针对意识层面、管理制度等方面提出对策与建议，进而不断完善科研档案管理，促使档案资料最大限度地支持科研工作，提高科研项目管理效率，旨在为相关工作人员提供一定的帮助与参考。
[关键词] 科技档案 科研项目 科研项目管理
中图分类号：F272.9 文献标志码：A
在科研项目管理工作中，通过合理融入科技档案管理理念，不仅能够提升科研项目的整体管理效率，而且可以显著减轻项目管理人员的工作压力，提高科研项目管理质量。结合当前阶段科研项目管理现状得知，在项目管理工作之中，仍然存在较多问题，为了进一步提升科研项目管理水平，笔者深入分析科技档案融入科研项目管理中的有效途径。
一、科研项目管理与科研档案之间的关系
第一，科研项目管理和科技档案之间存在密切联系。科技档案管理活动，需要收集科技档案，经过认真整理与保管后，为后续的各项活动提供重要支持。科技档案是科研项目管理中的核心组成部分。科研项目管理与科技档案之间联系密切，并不是独立存在的，通过将科技档案融入科研项目管理之中，加强融合管理，能够明显提高科研项目管理质量[1]。
第二，科技档案与科研项目管理之间是相辅相成的。在科研项目管理工作之中，通过融入科技档案，能够保证科研项目进度策划与资金策划更加合理，确保科研项目管理更加科学，可以显著提升科研文档生成速度。科研项目管理要对科技档案实施模块化管控，提升科研项目管理效果，确保生成的科技档案满足有关要求。
第三，科技档案的有效融入，能够合理控制科研项目进度。要想提升科研项目进度控制水平，要产生相应的文件档案，在科技档案的帮助下，确保科研项目进度得到有效管控。同时，在科技档案中，存在较多薄弱环节，通过科学控制科研项目进度，能够保证科技档案错误内容及时修正，提升科技档案质量[2]。
二、科技档案的融入途径
（一）提升科研档案融入意识
为了保证科技档案更好地融入科研项目管理之中，相关人员要不断提高自身的科技档案融入意识，充分认识到科技档案融入的重要性。對于科研项目管理人员来讲，由于自身受到传统理念影响较大，认为档案管理和科研项目管理之间无任何联系，经常出现档案处理不及时现象，影响科研项目的整体管理效果。因此，科研项目管理人员要不断提高自身的科技档案融入意识，打破行政限制，妥善处理科技档案和科研项目管理间的矛盾。
对于科研项目管理人员来讲，要全面认识到自身工作重要性，并明确自身工作职责与任务，不断强化自身的科技档案融入意识，确保科研项目管理工作的有序进行。同时，科技档案的完美融入，要求科研项目管理部门全面接纳，了解科研项目管理现状，合理融入科技档案，在提升科研项目管理水平的同时，充分发挥科研项目管理的主观能动性。
（二）合理运用信息技术
在信息技术飞速发展的今天，将先进的信息技术应用到科技档案管理中，能够保证科技档案文档形式更加完整，确保科技档案管理中的难题得到更好地解决。例如，在科技文件编码过程中，若仍然采用传统的编码方法，特别容易出现重复，通过运用信息技术，在文档管理系统当中设置编码规则，系统可以结合科技档案类型进行有效编码[3]。
此外，在科技档案管理系统之中，运用信息技术，构建多个模板库，系统能够自动更新，为科研项目管理人员提供诸多便利，科研项目管理人员进入系统后，通过选择相应的模板库，输入准确信息后，系统能够自动生成相应的数据模板，显著提高科研项目管理的规范性与合理性。将先进的信息技术融入科技档案中，能够提升科研项目的标准化管理水平，减少错误档案数据的出现。
（三）优化科研项目管理程序
结合科研项目管理的特点得知，项目的核心流程是催生各项文件，科研项目管理通常是结合项目具体进展，有针对性地进行管理。将科技档案融入科研项目管理工作之中，主要是将档案管理工作和科研项目管理有效结合，在提高科技档案文档准确性的同时，满足科研项目管理工作需求。
将科技档案合理融入科技项目管理工作之中，可以显著提高科技档案管理水平，防止出现档案遗漏现象。对于科技档案管理人员来讲，可以结合科研项目管理开展情况，总结相应的文件文档，找到科研项目管理中存在的不足与缺陷，并及时提出，为科研项目管理工作提供有利条件，确保科研项目管理程序得到更好优化。
科技档案的全过程融入，能够帮助档案管理人员进一步明确自身工作职责，科技档案管理人员更好地了解项目管理现状，并对科研项目进程过程中所形成的文件，进行准确标识与登记，提升各项文件资料的准确性与合理性，保证科技档案管理工作能够顺利开展[4]。
（四）明确档案管理要求
科技档案的形成，主要产生于源头，在科技档案管理工作之中，由于存在诸多信息，会对最终的档案管理质量产生较大影响。因此，有关部门要加大对科技档案管理工作的监督管理力度，明确档案管理要求，找到科技档案管理不规范现象产生原因，并及时处理，确保科技档案能够更好地融入到科研项目管理工作之中。
另外，为了确保科技档案更好地融入到科研项目管理工作当中，进一步提升科研项目管理质量，要求科技档案管理人员不断提升自身的综合素养，明确科技档案管理业务要求，主动学习先进的科技档案管理知识，具体可从以下几个层面入手：
第一，了解科研项目管理流程，并根据科研项目管理工作特点，合理开展档案管理工作，有效弥补科技档案管理工作中存在的不足。
第二，了解科研项目常识，根据科研项目管理工作开展情况，优化科技档案管理流程。
第三，认真学习相关采购知识。根据科研项目管理工作的特点得知，为了满足试验需求，要定期采购有关设备与材料，并妥善管理各项采购文件。因此，科技档案管理人员要认真学习采购知识，如果采取招标采购模式，档案管理人员要运用自身所学的招标知识，准备相应的档案资料[5]。在采购特种设备的过程中，档案管理人员要明确需要收集哪些资料数据。针对非标设备，要合理保留其质量证明文件。
科研项目管理的核心目标是针对科研项目实施制度化与规范化管理，确保科研计划能够顺利完成。因此，科研项目管理人员要结合档案管理现状，对既有的科研项目档案管理模式进行优化与创新，找到科研项目实施过程中存在的问题，及时改进，在满足档案管理工作需求的同时，不断强化科研项目管理质量。
（五）改进科研档案薄弱点
在科研项目管理工作之中，部分环节所产生的文件较为重要，部分环节所产生为文件不是特别重要，为了保证科技档案能够更好地融入到科研项目管理工作之中，要求管理人员要找到科技档案管理的薄弱点，并及时改进，明确科研项目各个节点的归档时间，并根据科研项目管理工作特点，合理控制科技档案流向[6]。
对于科研档案管理人员来说，要主动配合科研人员工作，并加强档案文件跟踪与记录，加大监督力度，结合科研项目管理中的薄弱点，加强指导，不断提升科研档案管理效率。将科技档案融入到科研项目管理工作当中，能够原有的文件和档案相互分离状态完全打破，针对科研项目档案进行全过程管理，减少薄弱点，不仅提升科研项目管理水平，而且可以推动科研项目的有序建设，确保科研档案管理质量与效率得到全面提升。
三、结语
综上所述，通过对科技档案融入科研项目管理的有效途径进行全面分析，提升科研档案融入意识、合理运用信息技术、优化科研项目管理程序、明确档案管理要求、改进科研档案薄弱点等，可以显著提高科研项目管理水平。
参考文献：
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[2]陶秀杰，周育忠，韦嵘晖，张自锋，杨宇亮.基于情报和知识管理的科研项目管理系统设计与实现[J].信息通信，2020（01）：22-24.
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[4]李承玉.科研院所类事业单位财务业务一体化的总体思路与具体途径——以X研究所的实践为例[J].江苏商论，2019（11）：82-84+87.
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[6]王丹，莫蓓蓓，何莹，王明瑜.基于Activiti工作流的竹藤中心科研管理及办公平台研究与实现[J].林業调查规划，2019，44（05）：202-206+212.
