信息化角度下高校教学档案管理方式的转变
郑琳
[摘 要] 在信息化时代，高校教学档案管理方式面临着数字化转型的艰巨命题，只有走向数字化管理、数字化服务、数字化转型的道路才能适应高等教育供给侧改革步伐。信息化角度下高校教学档案管理方式转变的必要性体现为：高等教育供给侧结构改革迫切需要档案管理创新、信息化向教学档案管理的保值增值提出了更高要求、我国社会治理能力的现代化内在要求教学档案管理创新。信息化角度下高校教学档案管理方式转变呈现出纸质档案的电子化、从“重管理”到“重服务”、档案服务方式的智能化等趋势。信息化角度下高校教学档案管理方式转变应当重视塑造具备复合型知识素质结构的档案管理人才、加强档案管理信息化的制度建设、建设面向协同创新联盟的数据共享系统等。
[关键词] 信息化 高校教学 档案管理方式 档案管理创新 数字校园
中图分类号：D035 文献标志码：A
在高等教育领域，包括教学档案在内的“档案管理”工作为国家的经济建设、教育发展、文化交流等工作提供了翔实的文献资料。一方面，教学档案可以为特定教学管理政策的制定与决策提供坚实的数据支持与历史借鉴，另一方面，随着高校教学档案收集及积累，可以形成宝贵的文化遗产，对提升我国高等教育领域的人文发展指数及提高人文GDP、人文素养等具有重要的历史贡献。对于信息社会、知识经济时代的高等教育而言，“教学档案管理”的现代化很大程度上决定了高等教育的现代化，因为教学档案本身承载的知识价值只有在现代化的条件下才能最大化。在信息化时代，高校教学档案管理方式面临着数字化转型的艰巨命题，只有走向数字化管理、数字化服务、数字化转型的道路才能适应高等教育供给侧改革步伐。
一、信息化角度下高校教学档案管理方式转变的必要性
从人类社会进入工业文明以来，以现代管理学的创设为基本起点，档案管理工作进入到了一个全新的发展阶段。相比较传统的档案管理方式方法，“档案管理的现代化”主要是指向档案管理的“系统化、定量化、信息化、智能化”[1]，其总的管理目标是确保档案管理工作能够更好地适应现代工作节奏需求。以下几个因素促使我国高校教学档案管理必须加速走向现代化：
（一）高等教育供给侧结构改革迫切需要档案管理创新
从20世纪中后期以来，人类的信息化发展进入到了一个逐步成熟的时期，信息化、数字化、后工业化等集体推动了“后现代化”进程。我们高等教育当前面临的最主要的外部教育环境之一即“工业4.0”[2]，其典型特点是信息化、物联网、大数据、區块链等越来越对实体经济发挥推动作用，这是我们高等教育供给侧结构改革的重要驱动力之一。简而言之，高等教育供给侧结构改革是一种注重从高等教育的内部结构优化、以质量提升为核心、以内涵式发展为方向的改革路径，这就要求我们的教学档案管理必须回归到“质量”“效益”路径上来。
（二）信息化向教学档案管理的保值增值提出了更高要求
作为高等教育领域教学知识、管理知识、科研知识的一种物质载体，“教学档案”本身是价值的高度集成，这种价值只有在流动、共享、分享中才能实现价值的最大化。对于传统的档案管理方式而言，已经难以适应高节奏、快节奏、高频率的档案借阅和研究步伐，只有借助于现代信息化、数字化手段才能最大限度地实现这些档案的保值增值。
（三）我国社会治理能力的现代化内在要求教学档案管理创新
在我国宏观的社会治理格局中，“政府—大学—企业”是最主要的几个治理主体和创新主体，因此要想实现我国社会治理能力和治理体系的现代化，必须补齐这种“产学研”[3]一体化格局中的各种技术短板，实现人才、信息、知识、资金、资源等稀缺要素在分布式协同网络中的自由流动。对于大学而言，教学档案是一种重要的无形资产，也是影响人才培养质量、培养效率的重要因素，只有借助于一定的技术手段实现对档案的高效流转管理，才能适应我国治理能力现代化的进程。
二、信息化角度下高校教学档案管理方式转变的几个趋势
与我国高等教育变革趋势基本相符，在信息化的背景下高校教学档案管理方式呈现出这样几个显著的发展趋势：
（一）纸质档案的电子化
传统的教学档案在保存、管理理念上受“重藏轻用”惯性思维和特定历史时期技术手段较为落后等因素影响，不重视档案全生命周期管理服务的“电子化”。近几十年来，随着电子扫描技术、计算机数字技术等的发展，信息化时代高校教学档案的管理呈现出越来越明显的“纸质档案电子化”的趋势。对这一趋势主要可以从两个方面理解：其一，传统的纸质档案如教案、案例书等被转化为电子数据形态，从而可以更方便使用者查阅；其二，越来越多的教学档案从一开始产生就被赋予了“电子化”的形态，如PPT、微课等。
（二）从“重管理”到“重服务”
在当前高等教育领域，信息化浪潮下的档案管理呈现出的另一个显著特点就是管理者越来越重视档案的价值创造、价值服务、知识增值服务，从“管理型”逐步到了“服务型”。这突出地表现在各类教学档案在生成电子数据后及时公开、主动公开，主动向各类科研院所或学生开放，档案管理者们不再被定义为是一种被动服务者，而是一种主动服务者，以实现教学档案价值流动的目的。
（三）档案服务方式的智能化
大概从20世纪70年代末期开始，我国档案管理界开始引入计算机尝试管理档案，最初的档案管理在借助于计算机方面主要表现为机械的目录检索、简单的图表信息生成等。近几年来，高等教育领域档案的服务开始逐步引入了人工智能分析、大数据分析等先进的智能化管理手段，人们在开发利用教学档案方面可以更为个性化、差异化、动态化、即时性地精准查阅到特定的档案，从而极大地提高了档案利用的水平。
三、信息化角度下高校教学档案管理方式转变的支撑策略建议
概而言之，“教学档案”泛指高校教学过程中直接、间接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。信息化时代，为了顺应档案管理的智能化趋势，以下几点策略值得重视：
（一）要塑造具备复合型知识素质结构的档案管理人才
与我们所处的社会相适应，精细化的社会分工造就了精细化的档案知识，因此在当前高校教学档案的管理提升过程中，对于档案管理人才而言必须具备复合型的知识结构，例如，他既要精通一般性的档案管理知识，又要具备特定知识领域（如法学领域、政治学领域、海洋环境领域等）的基本知识面，只有这样才能更为精准掌握教学档案的要义，在给受众提供档案服务方面才能更为得心应手。
（二）加强档案管理信息化的制度建设
信息化时代教学档案管理的系统性提升是一个涉及多个学科知识联通、协同创新的过程。从知识管理的角度来看，教学档案作为一种知识体系，其流动效率高与低，取决于制度建设、技术水平、审批周期等多个变量。因此，为了实现教学档案管理的规范化、标准化，走向“制度管档案”是必由之路。对此，高等院校应当围绕着各自的发展战略和发展愿景，出台专门面向教学档案生产、流通、涉密审查、存档、销毁、借阅、共享乃至知识产权转化等方面的制度，系统性地解决教学档案管理中的各类漏洞，为教学档案价值的最大化提供制度依据。
（三）建设面向协同创新联盟的数据共享系统
在我国高等院校发展历程中，无论是“C9”联盟还是基于战略合作协议产生的各类大学联盟（如美国的常春藤联盟），都是基于特定的创新主题结成的分布式协同创新网络。在信息化时代，对于教学档案的管理创新、现代化而言，大的趋势就是基于共享经济实现互联互通，对于这一趋势可以先从区域性的分布式协同创新入手开始实施。例如，在联盟院校内部之间实现教学档案的资料共享，这样一方面可以降低教学创新的交易成本，另一方面可以加速教学知识的流动，实现教学档案社会价值的最大化。
参考文献：
[1]张莉.论我国档案管理现代化的历史起点——文档连锁制度再研究[J].西北大学学报（哲学社会科学版），2004（2）：171-175.
[2]胡国义.面向工业4.0时代高等教育供给侧结构性改革的思考[J].浙江社会科学，2017（6）：78.
[3]刘献君.我国高等教育发展的主导思想及面临的主要矛盾[J].高等教育研究，2017（1）：1.
