关于数码照片档案管理问题的思考
宋光军
[摘 要] 近年来，随着社会经济的迅速发展，我国越来越重视档案管理工作，期望能够提高档案资料的利用率，使其能够产生更大的经济效益及社会效益，促进档案事业的可持续发展。而数码照片是档案管理中的重要部分，需要采取先进的技术方法对其进行管理，以此提高档案管理工作的效率及质量，提供更加可靠的档案信息服务。为推进数码照片的档案管理，文章针对数码照片档案管理存在的问题进行分析，探究数码照片档案管理的改进措施，希望能为数码照片档案管理的发展提供有益借鉴。
[关键词] 数码照片；档案管理；问题；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A
数码照片是企事业单位及各类组织发展过程中形成的档案资料，能够将其作为个人及组织发展的参考依据，所以要采取有效的技术方法对其进行管理，以便能够对其进行有效利用，使档案管理的功能得以充分发挥。虽然我国数码照片档案管理已经积累了一定的经验，但是在许多方面依旧存在一些问题。比如，数码照片的归档意识不足、数码照片档案管理制度不够完善、数码照片档案管理不够规范、缺乏档案安全管理的意识，这些都影响到数码照片档案管理的效果，给档案使用带来一定隐患。因此，有必要深入分析数码照片档案管理存在的问题，并提出一些科学合理的措施，促进数码照片档案管理不断发展。
一、数码照片档案管理存在的问题分析
（一）数码照片归档意识不足
根据以往数码照片档案管理情况来看，部分档案工作人员都是以兼职的身份进行数码照片的拍摄，但是这些工作人员缺乏专业的知识及技术能力，且数码照片归档意识较弱，难以保证数码照片的整体质量，给数码照片档案管理带来较大挑战。由于工作人员缺乏良好的数码照片归档意识，对数码照片的收集不够及时，也无法保证数码照片的全面性，甚至将数码照片散乱的存放在各个部门，严重影响到数码照片档案管理的效率及质量[1]。
（二）数码照片档案管理制度不够完善
完善的管理制度是促进各项工作顺利进行的重要基础，能够为档案管理人员提供可靠的指导依据。但是就实际情况来看，部分单位对数码照片档案管理的认识不够全面，在数码照片档案管理制度建设方面存在一定疏忽，未能明确各个工作人员的指责，在数码照片的拍摄方面存在分工不明确的情况，导致数码照片的拍摄质量无法得到保障。比如，数码照片的清晰度不足、数码照片的拍摄风格不同，给数码照片归档工作带来较多隐患。
（三）数码照片档案管理不够规范
在进行数码照片档案管理的时候，常常出现数码照片信息不完整的情况，这主要是因为数码照片的整理缺乏系统性，导致数码照片档案资料的使用价值比较有限。同时，拍摄人员在进行数码照片的分类整理时，针对数码照片的分类和文字说明缺乏规范性，其归档格式和分辨率无法达到规定的要求，使得数码照片的规范性及完整性受到较大影响。比如，在数码照片拍摄完成之后，仅仅填写了数码照片内容，对数码照片的背景信息缺乏重视性，导致数码照片的信息不够完整，无法对其进行有效利用[2]。
（四）数码照片安全管理存在问题
随着数码照片的数量不断增加，数码照片档案管理对软硬件设备设施的需求不断提高，需要利用计算机设备、光盘及硬盘等等来进行数码照片的保存和管理。但是在数码照片的保存和管理过程中，常常会出现各种各样的数码照片档案安全问题，导致数码照片的完整性无法得到保障，甚至出现数码照片丢失及泄漏等不良状况。比如，在出现计算机设备运行故障的时候，难以对数码照片进行有效利用，再加上网络病毒种类越来越多，使得数码照片面临着更多的安全风险，这就需要采取有效的措施对其进行安全管理，使数码照片档案资料的安全性得到保障，促进数码照片档案管理的可持续发展。
二、数码照片档案管理的改进措施分析
（一）强化数码照片归档意识
在进行数码照片档案管理的时候，档案管理工作人员的思想意识直接决定了整个档案管理工作的效率及质量，对数码照片档案资料的完整性有着较为重要的影响作用。因此，想要保证数码照片档案管理的有效性，首先就要做好宣传工作，强化数码照片归档意识，使档案管理人员能够及时对数码照片进行处理，使其能够成为可用的档案资料。具体来讲，可以组织开展一些有关数码照片的展览活动。比如，知识比赛、技术竞赛、职工活动等数码照片的展览，以此增强各个工作人员的归档意识，及时对数码照片进行收集、处理和保管。同时，需要做好相关专业知识和拍摄技术的培训工作，从源头上提高数码照片的质量，确保数码照片的清晰度达到要求，及时对数码照片进行整理，使数码照片归档工作得以顺利完成。最后，需要对计算机设备、数码相机、刻录机的使用情况进行了解，确保数码照片档案资料的整体质量，为数码照片档案管理的開展提供有利基础[3]。
（二）完善数码照片档案管理制度
1.数码照片归档制度的优化。将《文书档案归档范围和保管期限》的具体内容作为参考，依据数码照片的价值对数码照片归档制度进行优化，确定数码照片归档工作的具体范围及保管期限。由档案部门进行统一管理，对数码照片归档的要求、时间和责任进行设置，并加强与各个部门的沟通，便于及时对数码照片进行整理和移交，使档案管理部门能够及时完成数码照片归档工作。
2.完善数码档案管理办法。在进行数码照片档案管理时，需要针对不同的情况采取不同的管理办法，以此提高档案管理水平，使数码照片档案管理质量得到保障。因此，需要根据自身的实际情况对数码照片档案管理办法进行优化，为数码照片档案管理工作提供可靠的指导依据。同时，需要明确各个工作人员的职责，重视数码照片档案管理监督机制的构建，将数码照片档案管理制度落实到底[4]。
（三）提供数码照片档案管理的规范性
1.数码照片的全面收集。对科研科教、工会活动、党政活动、创新成果等具有使用价值的数码照片进行归档，保证数码照片能够反映某个事件的全过程，并确定数码照片的产生源，明确各个人员的工作责任。在进行数码照片的移交过程，必须将相关文字材料一同移交，由宣传科对其进行筛选和整理，之后将其移交给档案管理部门。
2.数码照片质量检查。仔细检查数码照片是否存在修改、信息不全、清晰度不足等情况，按照要求对其进行分类存储，对于数码照片存储载体的质量、技术参数及保存格式也要加以重视，使数码照片的完整性及真实性得到保障。
3.数码照片分类整理。在保证照片信息不丢失的基础上，确定数码照片的统一格式，按照不同时期、不同的保存期限对数码照片进行分类整理，比如将其分类到不同的文件夹，且文件夹命名要包括数码照片的主要信息及其组号等等。
4.数码照片数据库的构建。利用现代信息技术构建完善的数码照片数据库，便于对数码照片进行快速的查询和利用，使数码照片档案管理的工作效率得以有效提升。在构建数码照片数据库的时候，需要包括数码照片的文件名、拍摄者、拍摄时间、照片组号、形成部门、年度、保管期限、文字说明等等，为数码照片档案利用提供更多便利[5]。
（四）做好数码照片安全管理
1.数码照片档案保存过程的安全管理。在利用计算机设备对数码照片进行保存的时候，也要选择硬盘、光盘等进行数码照片的备份，避免因计算机故障问题造成数码照片档案丢失等情况。同时，在利用光盤进行数码照片备份工作的时候，需要按照不同年度对其进行保存，并制定数码照片档案光盘目录，便于对其进行查询和利用，使数码照片档案安全得到保障。
2.数码照片存储环境的安全管理。对于存储数码照片的计算机设备，需要做好计算机设备的维护工作，降低空气湿度、空气温度、灰尘等环境因素对计算机设备运行安全的影响，避免因计算机设备造成档案丢失等问题。对于存储在光盘、硬盘等介质的数码照片，需要将其存放到环境适合的地方，不能接触紫外线或过强的磁场，不能与周边物体产生碰撞，以此保证数码照片档案资料的安全性。
三、结语
综上所述，当前我国数码照片档案管理存在诸多问题，这需要充分了解数码照片档案管理的现状及相关问题，强化数码照片归档意识、完善数码照片档案管理制度、提高数码照片档案管理的规范性、做好数码照片安全管理，通过各种措施提高数码照片档案管理水平，进而提供更加可靠的档案信息服务。
参考文献：
[1]和兴兰.关于数码照片档案管理问题的研究[J].北京档案，2020（04）：36-38.
[2]艾涛.新时代数码照片档案科学管理探究[J].机电兵船档案，2020（02）：71-73.
[3]徐微.关于数码照片档案管理的思考[J].兰台内外，2019（22）：21-22.
[4]张宁.数码照片档案的创新管理探析[J].档案天地，2018（12）：52-53.
[5]杨俊莉.数码照片档案规范化管理刍议[J].档案，2017（11）：59-62.
