数字档案馆建设存在问题分析及建议

2022.10.13

张广涛

摘? 要：档案是知识密集型的电力勘测设计行业核心的信息资源。在该行业中，企业数字档案馆建设已初见成效，但建设中仍存在诸如数字档案有效性争议、资金投入不足、建设标准失位等问题，需进一步加以解决。

关键词：电力勘测设计行业;企业数字档案馆;档案馆建设

2013年起，电力勘测设计行业启动了数字档案馆建设工作，截至2018年，华北电力勘测设计院、山东电力工程咨询院等30余家单位先后通过行业数字档案馆达标验收。[1]电力勘测设计行业数字档案馆建设工作取得了阶段性成果，然而在建设过程中出现的诸如数字档案真实性、可靠性争议、资金投入不足、建设标准失位等问题，仍需进一步加以解决。1 存在的问题分析

1.1 数字档案真实性、可靠性问题。数字档案的真实性、可靠性是其发挥效力的最关键支撑，但在数字档案馆建设中并未完全得到保障。具体到电力勘测设计行业，有两个特殊因素影响数字档案真实性、可靠性：其一是施工现场条件变化、设计变更等原因，一张图纸经常有多个版本。数字档案馆在收集这些电子文件时如何做好版本清晰、可控就成为难题;另一方面由于计算机辅助设计的普及应用，CAD格式的文件成为行业数字档案管理的重点对象，该类文件对软件运行环境有较强敏感性，元数据、背景信息一旦发生变化或丢失，即使文件自身内容未发生任何变化，其呈现结果也会大为不同，会导致二次打印时电子文件与纸质文件不一致问题，其凭证价值也会受影响。

1.2 数字档案馆建设资金问题。西北电力勘测设计院从2006年开始，建设数字档案馆前后投入经费约570万元。其中平台建设费用约150万元，历史档案扫描费用约420万元。[2]而且数字档案馆建设不是一劳永逸的，馆藏数字资源必须时时更新和维护，随着技术进步不断进行信息迁移转录，这些工作必然伴随着通信费、数据加工费和设备维护费等持续支出。

1.3 数字档案馆建设标准化问题。一个行业如果要保持长期可持续的发展，必须在标准化建设上有所突破。解决数字档案馆的可持续发展课题，有利于促进传统档案馆的可持续发展，也有利于档案馆功能的发挥。[3]业内各大设计院数字档案馆建设在经过一个阶段的飞速发展后，无不遇到了标准瓶颈，如馆藏资源建设标准缺失、元数据描述标准缺失、数字化加工标准缺失、著录标引标准缺失、网络资源的取舍标准缺失等。标准能否科学合理地制定意义十分深远，它是数字档案馆建设的风向标，是行业发展的导向，关系着数字档案能否实现长存久取和社会共享。2 改进的建议

2.1 关于数字档案真实性、可靠性问题

第一，数字档案馆建设必须在各工作平台设计之初就树立档案意识，确保各业务流程终点为文件资料归档，并从源头控制文件信息的合规性，逐步实现档案的全寿命周期管理。电力勘测设计行业数字档案馆必须同设计管理系统、ERP系统以及协同办公系统等多个平台紧密结合，保证各工程在立项审批、招投标、设计施工、竣工验收等各阶段形成的文字、图表、声像等各种形式、各种载体的文件应归尽归。

第二，电力勘测设计行业建设企业数字档案馆必须注重“文控”。即对项目文档进行动态的、全员参与的全过程管控模式。控制的内容具体包括：保证重要文件形成（管理版本、固化）、为文件命名（制定命名规则）、制定元数据方案、确定文件存储格式、电子文件保存合适位置、对电子文件进行分类、对电子文件价值鉴定。

第三，电力勘测设计行业建设企业数字档案馆必须做好文件版本控制。元数据对确保电子文件的真实性具有至关重要的作用，在对电子文件的动态管理过程中，元数据可将电子文件生命周期中所有重要的变化都记录下来，依据这些记录来再现电子文件的原始面貌，保障电子文件证明历史。[4]此外还需要依据《电子签名法》，借助电子签名、时间戳、元数据管理等手段实现数字文档的真实性、可靠性保护。

2.2 关于建设、运行和维护资金问题。解决数字档案馆建设资金问题的唯一途径就是使高昂的投入物有所值。电力勘测设计企业工作中沉淀了丰富的显性知识和隐性知识，通过建设数字档案馆，可以促进知识流动、知识共享，只有当数字档案馆真正起到了卓有成效甚至无可替代的业务支持作用时，企业才会心甘情愿地投入大量资金去建设。

2.3 关于数字档案馆建设标准化问题。2010年、2014年中國电力勘测设计协会分别发布了电力勘测设计行业《数字档案馆建设指导意见》和《数字档案馆达标验收评审细则》，各企业内部应结合细则要求，制定切合企业实际的相关标准和规范，如网络资源的取舍标准、著录标引标准、数据的描述标准、元数据标准等，做好自身数字档案馆标准工作和制定数字档案馆管理办法。3 未来展望

3.1 坚持以人为本。数字档案馆建设对档案工作的影响是重大而又深远的，唯技术主义观正逐渐在数字档案馆建设中蔓延。但数字档案馆本质上仍然是一个人文机构，需要以人为本，为人服务。在这种新常态中，企业档案工作者素质的重要性不言而喻。档案工作者要树立档案资产管理意识，以对待资产管理的模式和态度管理数字档案馆。具体到电力勘测设计行业，就是要更好地帮助设计人员提高勘测设计质量和效率，充分发挥业务支持作用，使档案资产实现“保值增值”。

3.2 实现闭环管理。企业要建设数字档案馆，除了完善数字档案馆馆藏信息资源数据库，还要主动利用信息时代的互联网便利，全方位、多渠道地收集企业档案资源显性知识，并进行加工整理。还要主动收集业务信息，深入开发隐性知识资源，探索升级服务模式，使之成为紧密联系的整体，并实现存储、组织和管理的有机衔接。自2008年起，华东勘测设计院企业档案部门依托自身馆藏资源，搜集整理国内外技术发展趋势、行业动态信息、市场经营情况以及行业标准规范，先后推出《行业要闻综述》《国外工程技术进展》《专题情报服务》《国内外标准动态公告》等多项专题情报服务。[5]

3.3 探索知识管理。广东省电力设计院在数字档案馆建设的基础上，通过整合生产经营管理系统、总承包管理系统、档案管理系统、企业标准系统等数据来源，建设企业知识管理系统，实现流程服务、搜索引擎、配置服务、安全服务等支撑服务，提供包括知识库管理、知识地图、知识检索、知识目录等内容的显性知识管理服务和包括专家黄页、经验库、案例库、协同写作、知识问答等内容的隐性知识服务，[5]知识管理初见成果，在业内具有标杆示范意义。

参考文献：

[1] 中国电力规划设计协会档案专委会.数字档案馆达标验收评审情况汇报[C].中国电力规划设计协会专委会2018年工作会议材料，2018（1）：11

[2] 张希龙.数字档案馆建设情况介绍[J].电力工程档案管理，2014（1）：38-43

[3] 陈玉玲.论数字档案馆建设的可持续发展[J].档案，2011（5）：44-47

[4] 李文以.电子文件内容真实性研究[J].兰台世界，2007（12）：15-16

[5] 曹建海，童玲玲.知识管理体系规划及系统建设[J].电力工程档案管理，2014（1）：5-8