财务共享理论下高校科研经费报销模型构建
孙克雨 张雪梅
【摘要】? 国家对科研支持力度、学术研究的投资数额日益增长，而如何提高高校科研经费管理水平，解决科研经费报销难，以有效支持科研人员的科研活动，提高学术产出的效率，对高校财务部门的工作提出了挑战，高校财务报销模式亟待创新。财务共享的发展为高校报销模式的改革提供了新的思路，文章在深入剖析目前高校科研报销现状及存在问题的基础上，对已有的报销模式进行优化升级，构建科研经费报销的财务共享模型，并对该模型的运用进行了实证分析，以期为高校财务报销模式转型升级提供借鉴和思考。
【关键词】? 财务共享;财务管理模型;高校科研经费
【中分类号】? F232? 【文献标识码】? A? 【文章编号】? 1002-5812（2019）17-0036-06
一、引言
經济新常态下，我国高校的科研经费来源日益增多，包括国家财政、企业、各类奖学金及校友基金会等多方面的支持，导致高校经济活动和财务支出日益复杂，高校科研经费显著增加。科研经费报销业务量巨增，并涉及多方面的政策性规定，给高校财务部门的工作提出了新的要求，“报销难”成为各大高校都面临的难题[1]，高校财务管理活动的转型已经成为了一种发展趋势。伴随着我国大数据、智能化、移动互联网和云计算等信息技术的不断发展，财务共享为高校财务转型开辟了新的路径，高校基于财务共享的理论建立科研经费报销模型，能够极大地解决现阶段科研经费报销中的突出问题，并从根源上弥补当前报销方式中的漏洞，提高高校财务工作的整体水平。本文将以财务共享理论为基础探讨高校科研经费报销模型的建立及应用。
二、科研经费报销现状及问题分析
（一）基础数据分析
伴随着我国人才强国战略和科教兴国战略的实施，我国对科技研究的重视程度逐年增加，在2017年，我国对科技研究的经费总投入为17 606.1亿元，比上年增加了1 929.4亿元，增长12.3%，增速与上年相比增加了1.7个百分点，可见我国对科技研究的资金投入数额巨大，并逐年增加[2]。以国家社科基金为例，表1为2017年度国家社科基金项目立项统计表，该表统计了2017年度国家社科基金新立项目情况，在2017年获批项目共为5 785项，其中重点项目总数为344项（高校占89.53%），一般项目为3 852项（高校占69%），青年项目为1 097项（高校占87.33%），西部项目为492项（高校占93.5%），国家对每类项目资助金额为20—35万元，其研究时间一般为3—5年，从表1的数据可以看出我国每年对国家社科基金项目立项的数量很大，而且大部分项目都来自高校。我国科研项目的种类繁多，国家社科基金项目只是科研项目中的其中一种。我国高校每年对科研项目的申报数量巨大，人均拥有高额的科研经费。下页表2统计了某高校近10年内申报科研项目的所有类别，从表中可以看出该高校申请的国家级项目共有9类（文科5类，理科4类），省部级项目共21类（文科13类，理科8类），厅局级项目共14类（文科11类，理科3类）。在高校所有申报项目的人群中，申报人员大部分都为“新手”，对于有研究基础的科研人员，他们会不断申请高级别课题，而对于没有研究基础的科研人员，他们只能从低级别的课题起步，但无论申请哪一类对科研人员来说都可能是第一次，而且每类课题都有其各自的要求，报销的标准也都不相同，“新手”对申报流程及日后的报销流程都不够了解，这给他们研究工作的进行带来了很大的困难，甚至会延长研究周期，影响项目结题。对于各高校的财务工作人员来说，面对数量庞大的报销群体，工作压力剧增，每天要处理大量的报销单据，导致单据积压，报销周期增长，报销人员对财务工作人员的服务满意度下降，财务工作人员的工作积极性也受到影响。
（二）报销流程现状
高校科研活动的不断增加，使得传统的财务报账方法已不能满足高校财务管理的需要，随着网络信息化的高速发展，越来越多的高校财务部门开始采用网络自主报账模式。网络自主报账模式的应用，一方面可以使报账单据的填写更加规范，从而减轻财务人员的工作量，提高财务人员的工作效率，另一方面也在一定程度上缩短了报账的周期时间[5]。网络自主报账模式具体流程如图1所示。根据图1，项目负责人或经办人通过网络系统打印报销审批单，之后找相应的部门领导审批签字，当总金额超过一定数额或在报销差旅费用中机票等单项金额超过规定的情况下，需要主管的校级领导进行审批签字，如大批量购买产品或购买大型设备、仪器、耗材等，则需要进行政府采购并办理相应的手续后才可提交到财务部门。在提交财务部门的方式上，传统的方式为报销人员直接将单据交到各个会计的手中，由于人数较多，在这种方式下往往会造成排队等候的低效问题，而在网络自主申报模式下，报销人员统一进行投递，由专门的人员负责收集，这样不仅节省了报账人员的时间，而且对会计人员来说可以有更多的时间进行账务处理，提高了自身的工作效率。
（三）存在问题分析
与传统的报销方式相比，网络自主报账模式的应用的确提高了科研经费报销的效率，减轻了财务人员的工作量，但是科研经费报销中仍存在诸多问题需要解决[6]。
1.科研经费报销规程信息不对称。各高校对本学校的科研报销流程和操作都有自身的流程规范。在“互联网+”的信息时代，每个高校一定会对业务流程和操作规程进行不断优化升级。当学校优化了科研经费报销规程后，科研经费报销规程会发生较大变化。作为财务人员他们一定是最先了解并实施新规程的群体。而作为报销人员，一方面报销人数众多，既包括教师又包括学生;另一方面他们的报销时间也不同，报销时点分散，使报销人员不能及时更新信息，了解新的流程规则。所以在新规程开始实施后，由于信息的不对称，很长一段时间新规程不但不会提高科研经费报销的效率，反而会拉低财务人员业务处理的速度。而且科研人员与财务人员由于互相缺少沟通，导致信息不对称，严重影响了新规程的实施效果和对改进后绩效评价方面的研究。
2.科研报销人员流动频繁。在高校中，进行科研经费报销的人员可以分为两大主体，第一主体就是教师，这也是最大的报销主体。第二个主体是学生，虽然学生进行科研经费报销的数量远不如教师多，但是学生报销存在的问题也不容忽视。首先，对于教师来说，受各种因素影响，流动频繁。而每所高校对科研报销的流程规范都会有所差别，新上岗的教师如果想要进行科研经费报销就会有许多问题产生，例如：对报销的整体流程不了解、报销材料准备不齐全、相应负责人签字困难等。这些问题的产生不仅会浪费教师的大量时间，影响科研项目的进度，而且降低了财务人员的工作效率，延长了账务处理的工作时间。其次，对于学生来说，每年都会有新生入学，新生如果初次申报课题项目，一定对所有程序都不了解，在进行科研经费报销时就会非常困难，产生与教师遇到的相似问题，不仅影响了学生的学习时间，而且会打消学生对学术研究方面的积极性。
3.科研經费报销时点不均衡。科研经费报销时点不均衡的原因可以大致分为两个方面。一方面，科研经费报销时需要多个领导进行审批签字，而大多数领导工作都比较繁忙，经常外出办事，这就增加了报销人员的签批难度，一张报销单全部签批完成需要耗费大量时间。为此许多报销人员将不着急的多个单据都攒到一起，进行统一的签批、投递，导致报销时点集中，给财务人员的工作带来了巨大的压力;另一方面，我国高校对科研经费的管理方面缺少相应的约束与激励制度，科研人员经费管理意识淡薄，更加注重科研方面的活动，缺少对财务事项的关注，不能科学合理地运用科研经费，导致科研经费报销时点不均衡、课题已经结束而经费还未用完、年末结题集中花钱等现象。就众多高校的情况来看，每年年末高校财务人员处理的业务量大约比往常增加了三四倍，为了不影响科研人员的结题，财务人员每天都要加班处理，这不仅降低了财务人员的服务质量，而且降低了报销程序的运作效率。
4.财务核算标准口径不一，预算管理责任不明确。在我国，科研项目由多个部门共同管理，其科研经费的来源也各不相同，如：来源于国家地方有关部门拨付的纵向科研经费、企事业单位拨付的横向专项科研经费或合同经费、不同单位自己单独筹集的科研经费等[7]。因此，高校对科研经费也会分开由多个部门管理，但在使用经费的过程中会遵循相同的管理办法和批复标准。然而，在实际的操作过程中，科研经费的使用标准并不统一，尤其当科研人员在进行预算申报时，各个管理部门缺乏沟通导致口径不一、职责不明确，阻碍了科研人员的研究进程，影响了科研人员研究的积极性。在财务核算方面，同样也存在核算标准不一致的情况，同一个报销单据，在不同的财务人员手中核算，可能会产生不同的结果，比如在核算科研人员外出参会的差旅费时，因为没有一个统一的核算标准来约束财务人员，每个财务人员在补助的给予方面就会有不同的结果。
三、高校科研经费报销的财务共享模型构建
（一）财务共享基本理论及发展现状
1.财务共享基本理论。财务共享服务（Financial Shared Service，FSS）概念起源于20世纪80年代的美国，目前被大型企业集团广泛应用于财务核算和材料物资采购等领域，以降低成本费用[8]。财务共享是一种新型的财务管理方式，其主要目的是要降低管控成本，提高财务工作者的工作效率及服务质量，为企业创造更多的价值。财务共享的基本理论主要包括三个方面：规模效用理论、专业分工理论和标准统一理论。
（1）规模效用理论。规模效用理论具体可以分为规模效用递增理论和规模效用递减理论。规模效用递增理论是指，当大规模生产或运用某技术时，虽然总的成本增加，但平均成本会降低，从而提高了企业的利润水平和工作效率。而规模效用递减理论与之相反，当规模增大，平均成本升高，企业的利润水平会降低。通过财务共享服务，可以使财务部门分散的业务进行集中处理，将业务标准统一化，使资源配置更合理，降低成本，提高工作效率，实现规模效用递增的目标，同时，还可以缓解财务人员的工作压力，提高财务人员工作的积极性。
（2）专业分工理论。专业分工理论主要就是将不同的工作岗位进行类别的细分，使之专业化、高效化。专业分工理论运用非常广泛，许多学者在构建理论体系时都会应用。目前，我国经济高速发展，市场竞争激烈，对于产品精致程度的要求越来越高，同时意味着对员工的专业技能要求也越来越高。通过专业化的分工不仅可以提高产品质量，而且可以降低企业成本，提高工作效率，工作岗位划分越细致，员工在岗的工作处理就会越熟练，工作效率越高。高校的财务部门尤其需要对岗位进行标准的专业分工，包括预算科、会计科、出纳科等部门涉及的岗位，使财务人员深入了解自身岗位的职责与权限，提高财务处理能力，增加对财务工作处理的熟练程度。
（3）标准统一理论。财务工作具有繁杂性、重复性、细致性等特点。根据财务工作的特点，可以看出标准统一化是其必须要遵循的原则。在财务工作过程中要以统一的标准进行操作，从而达到最佳的流程秩序，获得最大的经济效益。构建财务共享服务模型的关键就是需要制定标准统一的流程、标准统一的制度和标准统一的路径，制定完成之后要进行科学的绩效评价与审核，最终，达到标准统一的服务管理模式。
2.财务共享发展现状。进入21世纪以后，我国网络信息技术高速发展，IT、大数据、云计算、移动互联网等技术受到广泛应用，使财务共享服务得到了快速的建立与扩展。在起初发展阶段，运用财务共享服务的企业大多为跨国公司，随后越来越多的中国企业开始采用财务共享模式。在中国最早建立财务共享模式的企业是摩托罗拉公司，摩托罗拉在1999年将自己的财务共享服务中心设立在天津，该服务中心利用我国成本较低的劳动力向全球范围提供服务，主要为韩国和日本。在2005年，我国本土企业中兴通讯也开始引入财务共享的管理模式，将财务部门基础性的业务集中管理，更加注重对财务部门战略决策管理职能的培养。随后我国的多家企业开始陆续建立自己的财务共享服务中心，如：长虹公司、中国人寿、海尔集团、辉瑞等。目前数量在不断增加，而且很多企业已经可以提供“外包”服务，财务共享在我国拥有良好的发展前景。但是我国建立财务共享服务中心的企业大多拥有较大规模，而且财务业务处理需要以先进的网络信息技术为支撑。所以，我国在财务共享的发展中还是存在一些不足，在技术和管理方面还需要不断探索和完善，使更多的中小企业也能加入到财务共享服务中心的建设中。
（二）科研经费报销的财务共享模型要素分析
1.互联网技术支持。财务共享是在互联网技术快速发展基础上提出来的，所以财务共享的实施需要强大的互联网技术支持，包括工作流技术、EPR技术、电子支付等。具体的运营系统可以分为四个部分：第一部分为影像管理系统，该系统主要是借助先进的扫描仪器将科研人员的报销单据由纸质版转为电子版并录入到系统中，实现无纸化转变。该系统可以以当前许多高校使用的“网上预约报账系统”为基础进行优化改进。第二部分为网络报销系统，目前的报销流程是科研人员在网上预约申请后，需要拿着单据找各部门领导签批。而通过使用网络报销系统，报销人员只需要将报销单据上传至网络报销系统当中，各部门负责的领导可以直接在网络上进行签批审核，审核通过后直接上传至财务人员手中，最后，财务人员进行业务处理。这种方法不仅加快了报销的速度，而且使报销单据更加规范统一。第三部分为银企直联系统，此系统主要是为财务人员设计的，财务人员通过该系统可以直接与银行对接，实现信息数据的传输，这样可以有效地减少财务人员的工作量而且更加安全可靠。最后一个部分为财务核算系统也是最核心的系统，目前多数企业都是采用EPR技术进行运营财务核算系统，该系统主要是为财务人员服务的，财务人员可以通过该系统进行基础的账务处理及报表编制，与以往手工记账相比工作效率大幅提高，许多没有实现财务共享的小企业也已经使用该系统进行账务处理，所以，该系统目前已被广泛应用。通过以上四个系统的配合使用，可以将会计业务的各个环节紧密相连，满足财务人员与报销人员的需要。
2.信息安全保障机制。在财务共享服务中心的环境下，几乎所有的信息都会上传到网络当中，包括个人信息与财务信息。信息共享不单纯是高校网络内部共享，同时还要与外部银行相连接，而且网络具有开放和共享的特征，网络中的数据流动性很强，如果发生微小的干扰就会使整个系统瘫痪。所以，在建立财务共享服务中心时一定要有信息安全保障机制来维护个人信息的隐私性与会计信息的保密性，保持整个系统顺畅运行。信息安全保障机制可以从两个方面建立，一方面可以提高网络信息技术，在现有的保障技术下进行优化，提高破坏的技术难度;另一方面可以加强对网络使用的管理和网络维护的管理，做到严格规范使用人员的权限并定期进行系统维护排查异常情况，切实保证使用双方的权益不受侵害。
3.财务人员技能考核。财务共享服务中心的运行需要财务人员拥有高标准的职业素养与职业技能。由于目前高校人员编制有限，多数高校会聘用许多临时的财务人员，这使得财务人员频繁流动，财务人员的业务水平良莠不齐，新到岗的财务人员对业务流程不了解、业务处理不熟练、职业技能不专业，会降低财务部门的工作效率，影响财务共享的实施。因此，对财务人员进行技能考核非常重要。财务部门可以对财务人员进行等级划分，然后分级管理，对于新入职的人员可以安排一些基础性的财务工作，待一段时间熟悉了业务流程后可以将其调到工作较繁琐的岗位，这样既缓解了新员工的工作压力，又提高了工作效率。财务部门需要建立一套完整的员工技能考核体系，可以以工作完成数量、工作效率、对外提供服务的满意程度等为依据，进行定期考核，确保每个岗位的工作人员都能完全胜任，人力资源合理配置。同时高校可以根据考核结果，对优秀的财务人员进行奖励，可以是物质奖励也可以是岗位的晋升，这样在无形中提高了财务人员的工作积极性。
（三）财务共享的构建及实现
1.财务共享模型的流程框架。上页图2为财务共享模型的基本流程框架，项目负责人或经办人对于一个新申请的项目，要通过网络报销系统提交预算申请表进行审核，审核成功后可进行后面的科研报销。进行科研报销时，报销人员要通过影像管理系统将报销单据准确扫描录入，完成后通过网络报销系统传送给各个审批部门，审批结束会计人员通过财务核算系统进行账务处理，处理结束将单据传给出纳，出纳通过银企直连系统将数据传给银行，银行将报销金额汇入报销人员的账户中，完成报销。在该财务共享模型中各个部门之间都通过网络报销系统进行实时的信息反馈，确保沟通顺畅，口径一致，提高了会计信息质量，使科研报销更加标准规范化。
2.财务共享模型的实现。高校通过对原有的科研报销流程再造，构建了财务共享模型。当发生科研经费报销时，报销人员可以通过影像管理系统进行数据上传，生成网络电子报销单据，并同步到网络报销系统中，得到各业务部门的审批，然后，财务人员可以根据申请单及报销单据在财务核算系统中进行账务处理，账务处理完成后将账务信息传给出纳人员，出纳人员根据凭证信息通过银企直联系统与外部银行进行信息数据对接，最终，银行将款项打到报销人员的银行卡内。财务共享的使用使数据的处理和存储得到了全面的覆盖集中，极大地提高了财务人员的工作效能，实现了信息数据的共享，使科研报销人员与财务人员对信息掌握方面的诉求得到了及时回应，确保了高校对财务目标的实现。高校采用财务共享模型进行科研经费报销，在起初建立实施阶段会对以前的报销方式进行很大的变革，尤其是在财务人员岗位方面，高校应通过技能考核体系对财务人员进行技能考核，使每个财务人员都能胜任自身的工作岗位，充分发挥财务人员的专业技能，但岗位的大幅变动和新技术的引进对于员工来说还需要一定的适应时间，高校应对员工进行技术培训和精神鼓励。由于财务共享模型的建立主要是依托于网络信息技术，需要影像管理系统、网络报销系统、银企直联系统和财务核算系统四个系统的密切配合，所以，高校在模型运行中要注重對系统的维护，确保网络通畅并顺利运行。
四、科研经费报销的财务共享模型实证分析
（一）财务共享模型应用
H高校是其所在省份教育、艺术、人文社会科学和自然科学的重要人才培养基地和科学研究基地，是重点建设的高水平学校。学校拥有雄厚的学术研究实力和学术研究人才，有教育部重点科研平台27个和22个不同学科的研究所。近五年，学校承担国家自然科学基金项目、国家社会科学基金项目等省部级及以上科研项目近500项。因此，该校每年报销人数数量巨大。该校财务处下设财务信息科、工薪科、财务科、出纳科、预算科、会计科等。该校很早就开始应用网络自主报账模式进行票据申报，随后以该模式为基础通过流程再造，应用了科研经费报销的财务共享模型，对财务业务处理进行了优化升级，将原有的财务信息科、工薪科、财务科、出纳科、预算科、会计科等部门岗进行了更细致的划分，明确了各方职责，其中财务信息科主要负责学校所有财务管理系统的程序安装、调试、维护和完善，保证整个财务网络系统运行通畅，同时还负责对新软件系统的操作培训。财务处的其他部门与报销人员运用影像管理系统、网络报销系统、银企直联系统和财务核算系统进行财务报销，实现财务共享[9]。通过财务共享该校实现了财务报销单据的规范化、报销审核流程的电子化、财务报销系统的协同化和财务信息传递的自动化，提高了财务报销的工作效率，极大地缩短了报销人员的等候时间，缓解了报销难的现状。
（二）财务共享模型运用效果
1.数据对比。表3为财务模式改进前和改进后的对比分析表，通过数据对比可以看出改进后的科研报销方式不论是对报销人员还是财务人员来说，都有很大的益处，不仅节省了各自的时间，而且给各自都带来了便利，满足了广大师生的报销需求，提高了高校财务的运行效率和管理水平。
2.财务人员与科研报销人员满意度反馈。在财务共享模型运行了一段时间后，分别对财务工作人员与科研报销人员进行了网络问卷调查和实地访谈调查，得到使用双方对新报销方式的反馈情况，包括满意程度和存在问题的改进意见。通过对调查结果的统计和整理分析，90%以上的使用人员都对新改进的方式有很高的评价。财务人员不仅提高了工作效率，而且处理账务的标准更加统一规范，提高了会计信息质量。科研报销人员不仅节省了签批时间，而且缩短了报销周期，使报销金额能够及时到账，加快了科研项目的进展程度，为科研项目增添了新的活力。在调查的过程中，同时收集了对该模型的反馈意见，认为该模型在有些方面还需要进一步优化，还需要进行不断的探索。
（三）结果总体分析
1.加强了财务人员与科研人员的沟通。通过运用财务共享模型，高校对财务模式进行了优化改进，所有报销人员及财务人员都可以通过网络进行数据信息共享，及时获取当前最新的科研报销流程与标准，使报销人员可以以标准规范的操作进行科研经费报销，并且使所有人员能够快速地适应新的财务报销模式，促进高校财务更好更快的发展。而且当进行科研报销时，所有报销人员、财务人员、领导层级都可以通过该系统进行及时的信息反馈，财务人员与科研人员能够获得一致的财务信息数据，双方在网络信息系统之间也可以进行及时的沟通，保证了所获信息能够完全对称。
2.科学管理，简化流程。财务共享模式在网络信息技术的依托下，将科研经费报销进行了流程化，去除了以往繁琐复杂的程序并进行了新的电子化改进，使科研经费报销更加简单容易操作，而且在每个报销环节，系统终端都可以进行实时监控，进行科学化的管理。报销的教师或者学生都能够通过网络系统了解最新的报销流程，当遇到问题时也可以与财务人员进行及时沟通，所以尽管是第一次进行科研报销也不会发生任何问题阻碍报销的进行，节省了报销人员的大部分时间，使科研人员能专心进行科研研究和学习，提高了科研人员对学术研究的积极性，给科研的发展增添了新的活力。
3.提升了服务质量及运作效率。高校运用财务共享模式后，极大地缩短了科研人员的报销时间，科研报销人员无需为找不到领导签批而苦恼。通过网络签批，科研报销人员可以直接上传數据进行签批，使科研报销人员的票据能够及时报销，不必将报销票据都攒到一起进行集中报销。而且，在财务共享模式中，高校对科研经费的管理更加严格，制定了标准的约束条件和激励制度，增加科研人员对科研经费管理的意识，避免了年底结题集中花钱的情况发生。通过这两方面的问题解决，缓解了财务人员工作量集中的现象，使财务人员能够更好地为科研报销人员提供服务，提高了财务的服务质量及报销流程的运作效率。
4.提高了会计信息质量。面对科研经费来源广泛的现象，高校按其来源划分，交由不同部门进行分别管理，在财务共享的新模式下，科研经费每个岗位都有明确的工作职责，而且各个管理部门之间沟通密切，财务人员拥有统一的核算标准，不会发生以前各部门核算口径不一、核算标准参差不齐的现象，使财务核算结果更加准确，提高了会计信息质量。
五、结语
通过以上的研究分析，高校在财务共享模式下的科研经费报销可以实现报销流程化、规范化的管理，使各个部门之间有了更多的信息交流，提升了财务人员的服务质量与工作效率，保证了会计数据信息更加真实、准确和规范，提高了会计信息质量。但是财务共享在高校中的应用还处于发展阶段，在软件技术和管理模式的细节方面，还需要进行不断的探索和优化升级。未来对财务共享在高校中的应用研究，还需要不断学习、强化理论知识、吸收先进的理念与思想，将之运用到高校科研经费报销模型当中，使高校的财务报销体系更加完善。J
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