一种档案信息管理系统的分析与探究

    霍子明

    摘? 要：笔者设计了一种档案信息管理系统，并对其进行描述、分析及探究。所描述的系统包括信息卡、读取器、识别终端、服务器、公司档案信息库及用户客户端。本应用系统能够保障信息管理的高效性和安全性。

    关键词：档案信息;管理系统;芯片;识别终端

    随着时代的发展，传统的档案信息管理方式逐渐被淘汰。为了适应信息化时代的到来，充分利用信息化管理的手段，加快档案管理工作效率，本文提出了一种档案信息管理系统，结合互联网的相关知识对其进行详细的叙述与研究。1 一种档案信息管理系统的描述

    背景技术。随着“互联网+”概念的提出，各种互联网信息技术深入人们的生活，极大地提高了人们的生活质量，加快了人们生产和学习的效率。互联网在给人们提供了极大的便利的同时，也存在一定的安全隐患，在档案信息管理系统方面，虽然逐步走向计算机化，但还是缺乏一种行之有效的信息管理系统，更加方便、智能化、安全地给人们带来更多的便利，为此，我们尝试提出了本系统。

    实现目的。本档案信息管理系统涉及信息管理系统技术领域，目的就是为了弥补现有技术的不足，实现档案管理信息化，提高档案管理科学化、自动化、规范化程度，提高档案管理工作效率，降低档案管理成本。2 一种档案信息管理系统的效果

    通过认真分析，本档案信息管理系统具备如下有益效果：

    第一，提高经济效益。通过本系统的设计，在公司档案管理工作中引入信息化技术手段，发挥现代化设施、设备的作用，加之本系统所需硬件设施简单易操作，只需较少的投入，即可获得较大的收益，节约纸张、打印、查询等成本，可提高公司的经济效益。

    第二，培养人才队伍。通过本系统的提出及使用，可为公司培养及锻炼有关信息化管理的管理人才、科技人才等人才队伍，为公司推行信息化、智能化管理提供人才支撑和储备。

    第三，提升工作效率。通过将档案信息管理中的公司档案和个人档案分别录入不同的数据库，集中到一起进行管理，能够有效地增加查询、录入和调遣档案的功能，提高管理人员对信息的管理，节约工作时间，减少工作人员劳动强度，提高用户的使用效率。

    第四，保障信息安全。通过信息卡中的个人身份信息和公司身份信息都进行了加密，只有专用读取器才能读取相关ID信息，使信息安全性得到极大的提升。3 技术方案及工作原理

    技术方案。本档案信息管理系统，包括有信息卡、读取器、识别终端、服务器、公司档案信息库、个人档案信息库和用户客户端。信息卡包括公司档案信息卡和个人档案信息卡并分别与读取器信号连接;识别终端通过ID号和该ID号对应的密钥识别该ID号对应的个人档案信息;服务器分别与用户客户端、公司档案信息库和个人档案信息库信号连接。

    读取器设置有两个卡槽，且两个卡槽分别与个人档案信息卡和公司档案信息卡相配适。通过采用上述技术方案，使本系统能够有效地提高信息管理员的工作效率。

    读取器与识别终端通过有线或无线连接，且识别终端通过网络信号与服务器相连接。通過采用上述技术方案，使本系统能够有效地提高信息管理系统的适用性以及实用性。

    服务器通过有线或无线与用户客户端相连接，且服务器通过网络信号与公司档案信息库和个人档案信息库相连接。通过采用上述技术方案，使本系统能够有效地提高服务器的适用性，同时减轻数据较多时对数据库造成的压力，避免系统出现卡顿现象。

    工作原理。公司档案信息卡插入读取器的公司信息卡槽，读取器通过公司档案信息卡对应的ID和该ID对应的密钥，将信息传入识别终端。识别终端根据出入的ID和对应的ID密钥通过网络信号传入服务器。服务器根据ID和ID对应的密钥在公司档案数据库中将信息查找出来，反馈给服务器。服务器将查找的信息反馈给用户客户端。个人档案信息卡插入读取器的个人信息卡槽，读取器通过个人档案信息卡对应的ID和该ID对应的密钥，将信息传入识别终端。识别终端根据出入的ID和对应的ID密钥通过网络信号传入服务器。服务器根据ID和ID对应的密钥在个人档案数据库中将信息查找出来，反馈给服务器。服务器将查找的信息反馈给用户客户端。

    将现代信息技术有效地融入到档案管理中，通过公司档案管理信息化手段，在有效保障档案信息安全的同时，能够降低档案管理工作成本、节约工作时间、提升档案管理工作效率和提高公司经济效益，也为培养和锻炼信息化管理人才队伍提供条件。

    （作者单位：东华大学? 来稿日期：2019-04-20）