数字化校园背景下基层学院档案集中管理策略研究
彭鹏 杨博全
摘? 要：高等学校基层学院对档案工作不重视、档案分散保存、丢失损毁严重等问题突出，严重影响了学院重要档案资料的完整、系统与安全。从基层学院历史档案的抢救性保护、业务档案资料集中统一管理、数字化文件的全程管理等视角系统讨论数字化校园环境下基层学院档案管理的管理模式、管理方法和实施策略，能够为同类单位提供有益的参考。
关键词：数字化校园;基层学院;档案管理;集中管理1 问题的提出
数字化校园建设在全国高校蓬勃发展，除了传统纸质文件之外，数字化校园系统还产生了大量原生电子文件。由于基层学院不是立档单位，对基层学院档案管理工作的认识大都还停留在按时向学校档案馆归档移交的粗浅认识上。基层学院对档案工作不重视，纸质文件和电子文件混生混管、分散保存，管理模式比较混乱。这种混乱局面直接导致学院重要的历史档案丢失、残缺不全、档随人走等问题，学院历史支撑性材料缺失，不利于学院记忆的整体建构。当前基层学院文档资料集中统一管理的难点在于难以界定文件归档的范围、对一些过程性文件的保管期限缺乏系统的研判、对电子文本的管理缺乏技术、方法的指导等。
从现有的研究看，研究者开始重视学院一级档案工作的研究。研究的主题涉及学院档案室建设[1]、学院历史编研[2]、数字化管理[3]、建设对策与模式[4]等。从总体来看，基层单位根据档案管理实际情况进行了多样化的研究，但是对于档案集中管理模式的构建和运行机制缺乏系统的讨论。本文将就基层学院档案集中管理模式的内涵、必要性、程序及方法等问题展开深入的讨论。2 集中管理模式
本文所指集中管理模式主要包括三个内涵。第一，保管场所的集中，由各个职能业务部门分散保存，集中到档案室统一保存;第二，组织机构的集中，进一步明确学院办公室作为档案管理的组织和协调机构;第三，系统的集成，即档案管理工作统一嵌入到学院办公系统。基层学院档案管理存在诸多问题，迫切需要对档案工作进行统筹，主要表现在以下几个方面：（1）大量反映学院历史发展脉络的重要支撑性材料散存、丢失。例如反映学院成立、变更、学科点获批、重大项目或奖项、著名学者（老教授）事迹等体现学院历史和文化传承的重要档案资料得不到系统梳理。（2）大量反映学院主要业务活动的档案材料散存在个人手里，面临着缺失、损毁的风险。例如，在人员岗位变动、业务交接、办公场所变动等过程中，业务档案材料得不到妥善的保存。（3）系所及学院领导在公务活动中形成的档案材料大面积缺失。系所及学院在科学研究、学术交流等过程中形成了大量的重要文档资料，由于各种原因，这些档案材料没有得到有效的管理。（4）档案意识整体薄弱，档案管理制度缺失。尽管档案工作不是中心工作，但是对学院的发展起到了重要的支撑作用。遗憾的是，基层学院档案意识淡薄，缺乏对档案价值的认识;缺乏系统的档案管理制度;对档案管理的流程和方法也缺乏了解。3 基层学院文件归档范围的确定
从调研中发现，档案管理工作推进困难的重要原因是工作人员面对生成的大量纸质文档和数字文档无从下手，缺乏文档形成与积累的方法。其中，对于哪些文件应该集中归档保存认识不清。通过对学院整体工作的分析，我们对基层学院文件归档的范围进行了界定。
3.1 永久保存文件。（1）反映学院发展沿革的重要支撑性材料;（2）反映学院历史文化传承的重要材料;（3）反映学院人才培养、科学研究、国际化交流、服务社会等主要业务活动的重要成果性材料;（4）反映学院重大决策的系列材料，各项规章制度汇编等;（5）历史较为久远的材料;（6）其它重要材料。
3.2 定期保存文件。（1）过程性文件。如一般工作通知、教学运行文件、一般性凭证文件等。（2）学生考核性材料。如开题报告、文献报告、课题论证书、课堂作业、试卷、学位论文等。
3.3 不归档文件。不归档文件一般为过期文件或重份文件、利用率低或价值较小文件、复制件等;内容较为重要的复制件，至少采取电子形式保存原则;文件归档范围的界定应遵循总体指导原则。工作人员应根据上述原则，制定本业务部门具体的文件名称及保管期限，作为本部门文档工作的指导性文件。4 档案集中管理的流程及方法
基层学院档案工作总体上是与基层学院核心业务相一致的。学院主要业务活动有一定的规律和特点，总体上包括教书育人、科学研究、学科建设、服务社会、国际交流、党建行政等环节。学院档案集中管理的流程也必须与学院中心工作相协调相配合。
4.1 梳理业务工作流程。对主要业务工作进行梳理，将本职工作进行类别划分。一般可划分为常规工作、创新性工作以及项目化工作。对业务部门的岗位分析、工作分析有利于厘清在业务活动中形成的各类原始记录。在进行业务流程梳理过程中，应重点考虑各项业务活动中会形成哪些文件，有没有保存价值，应保存多久等问题。将上述问题固定化形成文件分类编码表。
文件分类编码表是指导业务人员开展文档工作的重要纲领性文件。一般应包含序号、业务类型、文件名称、保存期限等。以文件分类编码表作为依据，业务人员就会有针对性地根据文件分类编码表中的文件名称有意识地形成和积累相关的文件。同时，文件分类编码表也可作为考核的重要标准。
4.2 整理现有文件。（1）编制分类方案。在文件分类编码表的基础上，学院办公室应编制学院档案整体的分类方案。分类方案的主要功能在于实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于檔案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务。档案分类方案的编制一般依据来源分类法，按照学院的职能部门划分，既要考虑档案的来源属性，同时还要根据实际情况，考虑实际利用的需要。
（2）价值核查和质量核查。价值核查的主要目的是判定档案的保存价值，根据保存价值来科学划分其保管期限。价值核查除了以档案内容来判定其价值以外，还应考虑档案材料的长远利用需求、典型性、稀缺性、历史性等主要指标。质量核查主要是对档案材料的完整性、系统性、安全性进行检查。对于保管状况较差的老旧文件应考虑数字化保护;对于缺失严重的文件应进行征集补充。
（3）定向征集。定向征集的重点有如下几个：一是退休的老教师和老领导，征集他们手中重要的文件及影像资料，有必要录制访谈资料，为学院历史记忆的构建起到有效補充作用。二是各系所，征集各系所在学术交流、科学研究等活动中形成的重要文档资料。三是领导干部在公务活动中形成对本学院有重要价值的资料。四是面向广大院友，征集历年毕业照、老照片等影像资料。
（4）特殊问题处理。为了迎接上级部门评估，学院部分科室如专业学位教育、本科教学部门已经对本部门档案进行了系统整理，对于已经整理好的档案材料不必另行整理，整体移交档案室保存即可。除了业务文件之外，学院还保管大量学生档案，学生档案属于流动档案，应按规定接收，单独存放，按规定及时补充材料，学生毕业后按规定转出。
4.3 标识管理。在档案组卷与排架工作中，统一标识是非常重要的一项内容。档案标识主要涉及统一档案装具、档案脊背标签、档案编号、档案柜标识等。档案标识是学院文化的重要组成部分，对于宣传、展示学院文化、档案工作成果有重要的意义。5 实施对策及建议
5.1 建立健全学院档案管理规范。应从总体上构建学院档案管理制度体系。既包括宏观的档案管理办法，还应该涉及文件的形成与积累、整理与归档、库房管理、安全与利用等具体实施环节。更为重要的是要对档案管理过程中的工具性表格，例如档案文件分类编码表、档案案卷目录、档案备考表、档案归档交接记录单、档案借阅单等有具体明确的规定。从而形成从宏观到微观的档案管理规范，使档案工作有据可依。
5.2 完善机构及人员的工作机制。首先应确定学院办公室作为档案工作的具体实施部门，由学院主要领导负责档案工作。办公室应设专人分管文书。同时应成立档案决策机构，负责档案的鉴定和销毁等工作，减少档案的冗余，提高工作效率。
5.3 加强对档案工作的考核评价。将档案的系统、真实、准确、完整、安全的要求纳入工作计划、纳入工作绩效考核、纳入有关人员的岗位责任制。同时，明确档案工作完成计划，有明确的时间表和考核指标，确保档案工作落到实处。
随着数字化建设的不断推进，学院在具体业务活动中还产生了大量的电子文件。尽管目前学院还没有建立电子档案管理系统，但对电子文件的管理也应该加强规划设计，尽早出台电子文件的管理办法，确保电子档案的科学化和规范化管理，更好地为学院各项工作服务。
参考文献：
[1]钟红丽.高职院校档案利用现状分析及对策浅析——以南京科技职业学院综合档案室为例[J].兰台内外，2018（9）：61-62，66.
[2]朱青梅.创新管理机制 实现跨越发展——宿迁学院档案工作亮点回眸[J].档案与建设，2017（9）：71-72.
[3]王媛.高校学院档案管理方法实践探究——以昆明医科大学药学院为例[J].城建档案，2019 （1）：62-63.
[4]曾施.学院档案管理探讨[J].兰台世界，2017（S2）：144-145.
（作者单位：吉林大学管理学院? ? 来稿日期：2019-03-21）
