关于高校内部控制与财务管理系统有机融合的方法探讨
高向红
[摘 要] 随着高校办学规模的不断扩大、办学经费投入的不断增加，以及经济业务事项的多样化和复杂化，高校的内部管理内容日趋复杂、难度越来越大，加强高校内部控制制度建设并保障制度的有效运行，对高校的有效治理意义重大。文章分析了高校内部控制制度的重要作用以及建设和实施中存在的主要问题，并根据笔者在内部控制和财务管理方面的工作实践和研究心得，就如何高效地将内部控制制度融入财务管理系统中这一重要课题，进行了初步探讨，并给出了切实可行的方法建议。
[关键词] 内部控制；财务管理系统；有机融合；方法
中图分类号：G627.5 文献标识码：A
一、高校内部控制制度的重要作用
（一）有助于完善高校治理结构，建立制度保障体系
内部控制制度的建立和实施，使高校内部政治权力、行政权力、学术权力、民主权力的权力范围和边界得以确立，有利于建立科学的内部治理结构，健全决策机制、执行机制、监督机制等内部运行制衡机制，并使之贯穿高校财务、资产、招标与采购、基建工程、合同等经济活动的决策、执行和监督的全过程，实现依法办学，依法治校，不断提高办学效益和治理水平。
（二）有助于强化业务流程控制，防范与管控风险
高校内部控制主要针对预算、收支、资产、招投标、政府采购、基建工程、科研、合同等重要的经济活动环节。通过梳理每一环节的业务流程，分析风险隐患，找出风险点，制定归口管理和授权制度等管理制度，防范与管控风险。
（三）有助于强化权力制衡，规范权力运行
高校应结合学校的性质、业务范围和管理结构，按照决策、执行、监督相互分离、相互制约的原则，科学设置内部机构和管理层级，合理确定岗位职责权限，制定经济活动的运行规则，切实做到分事行权、分岗设权、分级授权并定期进行轮岗，将权力关进制度的笼子，形成不敢腐、不能腐、不易腐的机制，规范权力运行。
二、当前高校内部控制制度建设和实施中存在的主要问题
（一）内部控制制度建设不系统
当前高校对内部控制制度的建设普遍比较重视，但不少高校在结合学校实际，建立学校的内部控制制度时，系统化思想不足，缺乏通盘考虑，所建立的内部控制制度往往只针对财务控制、资产管理等若干环节，对其他方面的控制重视不够甚至未加考虑，内部控制各环节之间也相互孤立，关联度差，内部控制不全面、不系统。
（二）内部控制制度的实施流程化程度不高
当前不少高校在建立内部控制制度时，对制度文本内容着力较多，但对制度实施的程序考虑较少，导致内部控制制度在具体实施中流程化程度较低，运转不顺畅，很难将控制制度落实到位，影响了内部控制制度的有效实施[1]。
（三）内部控制制度与财务管理系统脱节
内部控制制度涉及高校事务的方方面面，其有效实施离不开财务人员的参与，实施的效果最终要在财务管理中体现。当前不少高校的内部控制分散存在于资产、学工、预算等诸多独立运行、互不关联的管理系统中，与财务管理流程脱节，孤立于财务管理系统之外，使财务部门和财务人员很难有效和适时地参与到每一项内部控制活动中来。
三、高校内部控制与财务管理系统有机融合的方法
要解决当前高校在内部控制制度建设和实施中普遍存在的系统性差、流程化程度低、与财务管理系统脱节等问题，积极推进内部控制制度建设和确保制度的有效实施，高校可以采用信息化手段，遵循系统化、流程化、常态化的思路和原则，将内部控制制度所包含的管理理念、管理规則和管理程序，特别是内部控制的流程和关键环节，嵌入到学校财务管理系统中，实现内部控制的流程化和精细化管理，并在内部控制中最大限度地减少和消除人为操纵因素，实现对经济业务和相关事项风险的有效控制。具体方法如下：
（一）将预算控制融入财务管理信息系统
合理编制预算、有效执行预算、准确编制决算，真实反映学校的预算执行情况，是财务预算管理的核心工作。高校的预算业务控制以预算为主线，以资金管控为核心，能够有效地监督学校各项事业计划的完成情况，便于学校对全部收支实行全过程、全方位的管理和监督，保证学校教学、科研、后勤等各项工作的顺利开展。高校预算管理遵循 “量入为出，收支平衡”的原则，收入预算应积极稳妥，支出预算应当统筹兼顾、保证重点、勤俭节约，确保预算年度事业发展目标的实现[2]。
为此，高校应在财务管理信息系统中建立预算管理子系统，实施以流程化管理为核心的全面预算管理。信息化的预算管理子系统使过去必须手工采集、手工传递、面对面交换的预算信息，跨越时间、地域和部门的限制，实时交互、反馈，实现预算申报、批复、下拨、执行及考核全过程的流程化管理。
高校财务部门根据学校的《全面预算管理办法》，在预算管理子系统中，按照不同的收入、支出申报要求，分别设置由不同部门申报、审核。校级领导、财务处预算管理人员、二级部门预算申报员等主体根据预算管理权限参与预算管理活动。
同时，预算管理信息系统与学校的学工系统、教务系统、工资管理系统、收费管理系统、人事系统、国有资产管理系统以及科研管理系统等各个系统紧密关联和融合，实现预算数据的实时传递和信息共享，既保障了数据的准确性，又能够实现对收入和支出情况的适时掌握，及时了解预算执行进度。
（二）将支出管理控制嵌入财务报销系统
支出管理控制是高校财务管理的关键环节和重要管控点。要保证财务核算的经济业务是真实发生的，支出是合法合规且未超出规定的范围和标准的，需要一套完整的支出控制制度和程序来有效地防范舞弊和错误，从制度上和程序上防止腐败。
目前，高校由于办学规模大，二级学院较多，往往采用学校、院系二级管理模式，授予各二级学院管理自主权，发挥其管理的主动性和积极性，但这也同时增加了管理层级，加大了管理难度。因此，高校一定要根据学校的事业发展目标和管理原则，对重要的经济活动进行把控。
为此，高校首先要建立财务授权审批制度，根据经济活动决策事项的类别和标准，明确分级授权审批程序，对资金划转、结算事项明确责任。下级单位发生的经济事项需按照授权级别的不同，依次向上报批，严格履行程序，对重大经济活动决策事项要根据重要程度，报校长办公会或党委会研究决定。其次，高校应将经济活动的决策、执行和监督等不相容的职责相互分离。决策是为了达到一定目标而对方案进行选择，执行是由具体部门按照决策结果和适当的权限办理业务，监督是实施内部控制的重要保证，主要对决策过程、执行过程的合规性以及执行效果进行检查评价，确保经济活动各环节都有适当的授权并按授权的额度和范围办理业务。要有效防范腐败和风险，经济活动的决策、执行和监督相互分离、相互制约是至关重要的。
在完善了上述制度设计后，高校应根据财务授权审批制度，将审批授权的额度、权限和流程嵌入到财务报销系统中。
目前，高校越来越重视信息化建设，基本实现办公自动化，同时配备了财务管理、资产管理、学工管理等众多管理系统，多数高校已经实现远程报账。高校完全有条件将支出内控制度嵌入到财务管理系统中，例如，可以将差旅费报销标准、公务接待标准、办公用品招标的最高额度、不同级别教师的课酬标准、单位物业管理费标准嵌入系统中，经办人员在远程报账时，凡超过标准的就无法提报。
提报的经济业务按经费审批权限和流程逐级审批。涉及物资采购和固定资产的，需符合资產管理系统制度流程和审批权限，才能到财务系统办理资金支付及报销。如此一来，支出的控制实现了流程化和精细化，并减少了人为干预和操纵，从制度上和程序上杜绝了腐败，防范了风险。
（三）将收入管理控制嵌入财务收入管理系统
高校收入的类型和渠道较多，涉及的部门和人员也较多，容易发生应收未收、坐收坐支、截留挪用、甚至私设“小金库”等问题，轻则给学校带来经济损失，重则引发腐败。因此，建立收入管理的内部控制制度，并将制度嵌入到财务管理系统中的收入管理系统中，可以有效降低收入业务的内控风险。
基于上述目的，高校应将收费业务归口到财务部门统一收取，避免多头管理，权责不清。首先，财务部门应根据国家相关政策和学校业务情况确定收费范围和标准，并进行公示，规范学校的收费行为，禁止乱收费。其次，财务部门要及时提取学工系统中的学生信息、培训学员信息，结合收费标准和生均拨款标准，维护收费系统和收入系统的基础数据，并及时提取合同管理系统中教育服务、资产出租出借、联合办学等涉及收入的数据，在此基础上，准确测算学校的总收入。最后，利用银校互通系统，通过微信、支付宝、银行转账等方式收取费用，避免收取现金。
与此同时，财务部门根据收费的内容，按行政事业性收费和服务性收费分别管理，定期将学生缴纳的学费、住宿费等行政性事业收费导入财政开票系统，批量开具行政事业性收款收据。财务人员定期查询导出收费系统数据，将欠缴费数据及时反馈到各二级学院进行催缴。高校收取的刊物版面费、房屋校舍租金、实验仪器设备使用等出租出借取得的收入和培训、校企合作产品销售等经营性收入开具地方税务发票。财务部门定期将收费情况与合同管理系统进行核对，将未按时到达款项反馈到业务部门催收，做到应收尽收。财务部门在财务管理系统中维护上缴财政国库或专户的项目及时间，系统根据已到账金额和设定的时间，通过银校通系统自动上缴，保障“收支两条线”的管理落到实处。
（四）将合同管理控制与财务管理系统有机结合
高校作为公益性事业单位，为更好地履行教学、科研和社会服务职能，需广泛地参与社会经济活动。高校的政府采购、工程建设、合作办学、技术转让、业务培训等重要的经济活动都涉及合同。随着高校合同的种类和数量的增多，构建科学合理的合同管理制度，并将合同管理控制与财务管理系统有机结合，是高校规范管理、依法治校的迫切任务。
首先，高校应明确合同归口管理部门，对合同实行统一管理。对于规模较大、经济业务复杂的高校，应成立合同管理领导小组，成员包括分管校领导、技术、财务、审计、监察等部门负责人及法律顾问，并明确相关职能部门在合同管理工作中的职责，将职责落实到岗位，从而使合同归口管理和分类专项管理密切配合，形成层次化、规范化的合同管理组织体系。
其次，高校的合同归口管理部门应参与项目谈判，审查合同文本的合法性、完备性、严谨性，负责合同履行阶段的监管，及时在合同管理系统中登记已订立合同要素，做好合同履行、合同结算、合同解除、合同纠纷处理、合同补充、合同变更、合同转让和合同终止的信息维护。
第三，高校将财务管理系统与合同管理系统有机结合，数据共享。财务系统根据合同签订的应收或应付款项的时间，自动确认收入或支出，并及时催收和支付款项，严格按合同的约定收、支款项，保障合同的履行。
（五）将基本建设控制嵌入到财务管理系统中
近年来，随着招生规模的扩大，高校的建设项目越来越多，资金投入量大，建设工期长。部分高校与基本建设相关的内部控制，在设计和执行上存在较大的缺陷，使得高校在建设领域出现较多的经济案件和腐败案件。加强高校建设项目的内控制度建设，并与财务管理系统有效结合，在确保项目资金合法合规、安全有效使用的同时，预防贪污腐败，是高校基本建设内部控制的重要任务。
为此，高校在基本建设的内部控制上，首先，要确保基本建设项目必须符合学校的实际需要，并经过科学的论证。建设项目的立项建议书和可行性研究报告要经过严格的审查，实行集体决策，确保技术上可行，资金上可控，能够产生预期的经济和社会效益。
其次，在建设项目实施过程中，建立科学的管理体系，明确岗位职责，建立与项目相关的决策、执行与监督相互分离、相互制约的机制。依据相关法律法规对建设项目的勘察、设计、施工、监理进行招标，并确保招标、开标、评标等环节符合相关法律法规的要求。招标过程要公开公正、程序规范，中标人符合资质要求，严格防范招标过程中舞弊和腐败现象发生。同时，加强施工过程的监管，工程变更要合理有据，符合工程的总体要求并经过严格审批，确保增加成本可控。
在上述内控制度建设基础上，将建设项目控制要素嵌入到财务管理系统中，使之成为支付工程价款的必要条件，财务部门根据合同的规定、监理和全过程跟踪审计确认的工程进度及时进行工程款结算，保证项目资金拨付审批严格，规范合理，完整反映项目建设成本、资金来源。项目竣工要及时办理竣工的决算和验收，及时移交到资产管理部门并同时进行固定资产登记。
（六）将资产管理控制与财务管理系统无缝对接
资产是高校履行职能和开展业务的物质基础。很多高校由于办学历史悠久，存在大量的文物文化资产、教学设备、实验室、图书、房屋建筑、对外投资等各类资产。面对庞大的资产规模，如何保障高校资产安全完整、有效使用、合理配置、处置合规，是高校资产管理的严峻课题，加强高校资产内部控制制度建设刻不容缓。
高校的资产管理部门是高校资产管理的责任主体，资产管理部门首先应建立一套资产内部管理控制制度，设置管理岗位，明确岗位职责，落实资产管理主体责任，确保不相容崗位相分离。
其次，建立定期盘点制度，建立资产使用绩效评价体系，并根据评价结果调配资产，使资产使用发挥最大的效能。此外，还应建立资产购置、处置的论证制度，并成立资产购置、处置领导小组，明确购置、处置程序，确保资产采购、使用、处置等业务流程规范有序。
在完善了资产管理内部控制制度的基础上，高校应将资产管理与预算管理相结合，并与财务管理系统有效关联。
一方面，使得财务部门能够根据资产管理系统和资产管理部门提供的资产状况、使用效果，结合学校实际教学业务需要以及事业发展规划，科学合理地安排资产预算，确保资产配置最大限度地满足学校事业发展需要。
另一方面，有利于资产的实物管理与价值管理相结合。学校的财务管理系统每月提取资产管理系统资产的增减、资产的原始价值等数据，财务管理系统中新增资产必须附有政府采购的相关材料作为附件和依据，确保需政府采购的项目严格遵守了政府采购程序。
同时，通过设定折旧方法、折旧年限等来处理资产的入账、折旧、清理、减值等资产业务，使学校的资产及时入账，按期折旧，依法依规处置，使资产账实相符、账证相符，真实反映资产状况。
（七）将科研经费管理嵌入到财务管理系统中
国家的科技进步和技术创新，高校扮演着重要的角色。近几年，高校承担的科研项目越来越多，科研经费规模庞大且经费来源渠道多元化，如果管理不善，极易出现违规违纪和学术腐败问题，甚至诱发经济犯罪。加强高校科研经费内部控制制度建设，并在财务管理中切实严格管理，科学、合理、合法合规地使用科研经费，具有很强的现实意义。
科研经费管理贯穿于项目立项、实施、结题验收全过程。高校科研管理部门，应建立一套科学合理的科研管理内部控制制度，包括项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广等一系列的管理制度，并将该制度植入到财务管理系统中。
科研经费实行项目负责制，项目经费落实到项目组，项目成员应充分了解科研经费额度和资金来源、使用的规则。科研项目的负责人对科研经费使用的合法性、合理性、真实性和相关性负责。
项目组成员根据项目进展情况和资金使用需要，适时在财务管理系统中提报资金需求。财务部门要本着“放管服”的原则，建立财务系统和科研管理系统的有效关联，进行数据共享，实现项目执行实时控制。在财务管理系统中设置科研项目经费使用必备条件，对达到条件的项目及时拨付资金，确保资金使用规范有效。
总之，在信息化和大数据时代，高校应运用先进的计算机通信技术及网络技术，将高校的内部控制制度与高校的财务管理制度有效关联，将内部控制管控流程及关键控制点融入财务管理系统，以各管理平台数据的互联互通和高度共享为基础，实现内部控制的系统化、流程化和精细化，确保内部控制制度得以有效执行，为高校实施科学管理、实现事业发展规划、不断提升办学效益，奠定坚实的基础。
参考文献：
[1]张庆龙.高校内部控制建设实施操作指南[M].北京：经济科学出版社，2018.
[2]刘罡.高校财务内部控制实务[M].北京：经济科学出版社，2018.
