“木桶效应”对基层“单套制”推广应用的影响及对策
王敏
摘? 要：基层在“单套制”推广应用中普遍存在“短板”，受“木桶效应”影响。主要表现在“短板”具有普遍性，有无“短板”与层级高低无关;具有全类性，“短板”的类型与层级高低无关;“短板”的多少与层级高低成反比;“短板”的“长短”与层级高低成正比。消除“短板”，宜采用区域性整体补齐、机构性全科补齐、县区的保底补齐、市级的夹层补齐的方法综合施策。只有补短板、固桶底、消缝隙、紧桶箍同步实施，才能达成推行“单套制”的预期目标。
关键词：木桶效应;单套制;调查分析
木桶效应是由美国管理学家彼得提出的。说的是由多块木板构成的木桶，其价值在于其盛水量的多少，但决定木桶盛水量多少的关键因素不是其最长的板块，而是其最短的板块。这就是说任何一个组织，可能面临的一个共同问题，即构成组织的各个部分往往是优劣不齐的，而劣势部分往往决定整个组织的水平。[1]
这一理论多应用于组织机构管理、质量管理、安全管理、生产管理、服务能力、信息化建设等方面。“单套制”是近年来国家档案信息化的重要内容之一，基层在“单套制”推广应用中存在“短板”，受“木桶效应”的影响。1 基层“单套制”推广应用的“短板”
“单套制”在基层推广应用时，会受到业务信息系统的使用、业务信息系统的种类、不同层级业务信息系统一（强制）使用率、电子文件的类型、专业机构设置、电子文件备份、电子文件的异（纸）质备份、数据库使用比率等因素的影响。以下是依据平顶山市、县（区）公共机构业务信息系统数据库清单调查进行的分析。
1.1 基层业务信息系统使用率平均不足七成，使用率与层级成反比。从基层单位使用业务信息系统情况看，总体上使用业务信息系統的66.85%（119个），占比不足七成;没有使用的19.66%（35个），占比近两成;不了解情况的13.48%（24个），占比超过一成。县区使用和不了解的占比高于市，不使用的占比市级高于县区。具体情况见表1。
1.2 基层各类业务信息系统的平均使用率不到30%，使用的多样性与层级无关，但多数类型的使用率市级高于县区。市级的各类业务信息系统平均使用率为30.81%，县区各类业务信息系统平均使用率为25%，市级高于县区≈6%，平均使用率只有27.91%。市级与县区相比，各类业务信息系统的使用率市级高于县区，在调查的8种业务信息系统中，人事管理、财务管理、资产管理、科技管理和其他5种市级高于县区，公文管理、专业管理、档案管理3种县区高于市级。具体情况见表2。
1.3 基层使用高层级统一业务信息系统比率与单位自身层级成反比，级差越大，使用比越低。在使用高于市县（区）两级的全国统一和全省统一的业务信息系统时，市级的使用比例高于县区。在使用市级和单位统一的业务信息系统时，县区高于市级。使用部门统一的业务信息系统时市级的使用比例与县区相近。市级使用其他业务信息系统的比率高于县区。具体情况见表3。
1.4 基层产生和使用的电子文件类型众多，使用各类的多少与层级无关。在10种常用的电子文件类型中，市级与县区均有使用，但没有一种类型在市级或县区使用率超过80%。使用比率市级高于县区的有电子表格、电子邮件、视频文件、音频文件、图形文件、网页文件6种，县区高于市级的有文本文件、图像文件、程序文件、数据库文件4种。具体情况见表4。
1.5 基层专门负责管理与维护全部业务信息系统部门的设置略超半数，专门部门的设置与层级无关。基层专门负责管理与维护全部业务信息系统部门设置的平均占比55.62%，市级略高于县区。平均有24.16%的单位没有设置专门机构来管理与维护使用的业务信息系统。具体情况见表5。
1.6 基层电子文件备份率不足七成。基层电子文件备份率平均只有69.66%，县区高于市级，备份率与层级成反比;反之，不备份率均与层级成正比。
1.7 基层电子文件纸质备份率不到八成。基层电子文件纸质备份率平均72.47%，高于基层电子文件备份率平均（69.66%）。县区高于市级，备份率与层级成反比;反之，不备份率均与层级成正比。
1.8 基层数据库不知不会率高达四成。基层数据库应知率（平均45.51%）高于应会率（平均42.24%），应知应会率不足三成（平均26.97%），不知不会平均接近40%。市级在两头（了解并会使用和不了解且不会使用）高于县区，县区的中间（了解但不会使用、不了解但会使用）高于市级。具体情况见表8。2 基层“单套制”推广应用“短板”的特点
综上，基层“单套制”推广应用时，在上述8个方面存在“短板”，归纳起来具有下面4个特点。
2.1 层级高低与有无“短板”无关，具有普遍性。从上述交叉分析可以看出，市县（区）两级参与调查的档案馆、医疗卫生机构、教育机构和其他公共机构，无论是市级还是县区级，在8个项目上都存在不同程度的“短板”。机构单位有无“短板”与机构单位层级高低无关，具有普遍性。有“短板”就一定会对市域或县（区）域信息化整体效应产生负面影响，间接地对“单套制”推广应用造成负面影响。因此，基层“单套制”推广应用时将普遍受“木桶效应”的影响。
2.2 层级高低与“短板”的类型无关，具有全类性。从上述交叉分析也可以看出，参与调查的四类市县（区）机构，各自“短板”的类型，与其所处层级高低也无关系。各种类型中，没有一个类型，市或县区不存在“短板”。无论层级高低，其遇到的“短板”都是全类型的，每个层级组织机构所涉及的“短板”是无差别的。这在电子文件的类型、数据库使用比率两项中表现最为典型。
2.3 层级高低与“短板”的多少成反比。从上述交叉分析再可以看出，市县（区）参与调查的四类机构中，“短板”数量与层级高低成反比。层级高的机构的“短板”数量就低于层级低的机构，层级低的机构的“短板”数量就高于层级高的机构。这一情况在信息系统的使用、业务信息系统的种类、不同层级业务信息系统一（强制）使用率、专业机构设置、电子文件备份、电子文件的异（纸）质备份6项中表现尤为突出。
2.4 层级高低与“短板”的“长短”成正比。从上述交叉分析还可以看出，市县（区）两级参与调查的档案馆、医疗卫生机构、教育机构和其他公共机构，层级高低与“短板”程度成正比。在各层级均有“短板”存在的前提下，层级越高，“短板”短的程度就越大，层级越低，“短板”短的程度就越小。3 基层“单套制”推广应用“短板”的补齐
“最短那块木板的高低决定盛水的多少，只有将它补高，木桶才能盛满水。”[2]基层“单套制”推广应用“短板”的普遍存在，向我们提出了一个重要而现实的问题——如何补齐这些短板呢？个人以为可以从如下四个方面着手。
3.1 加强顶层设计，实施区域性整体补齐。从区域上看，由于“短板”的普遍存在，个别单位信息技术水平超高及少数单位“单套制”试点的成功，在“木桶效应”下，对整个区域信息化应用水平的提高，“单套制”的推广应用没有实质性意义。必须加强顶层设计，区域信息技术化“管理者整体规划区域的信息化工作”，[3]面对层级众多、业务繁杂、类型各异的信息管理系统，就“需要管理者运用整合的原则来指导工作，深入考虑这些系统今后如何升级，各个管理系统之间是否能信息互通，是否对其他管理系统提供开放性接口等等”。[4]在技术与资金的投入上，要搞补“短板”式的“扶贫”，雪中送炭;不要光搞“拔尖”式的“推优”，锦上添花，为“单套制”的推广应用营造区域性环境。
3.2 整合条块，实施机构性全科补齐。从具体的组织机构看，由于“短板”的全科性，作为“条块”交汇点的基层机构，少数部门高信息化程度和部分员工的超强信息化应用能力，在“木桶效应”下，并无助于“单套制”在整个机构的推广应用。必须正确认识每个部门和每个员工在单位信息化建设及“单套制”推广应用中的“木桶效应”，他们“是木桶上的一块板，不可或缺，否则桶里将滴水不存，只有把短板补长才能使桶中水装满”。[5]只有各个部门信息化程度的同步提高，全员信息化应用能力的同步提升，才能在面对电子文件的多种格式、备份的不同载体、数据库的同构异构时，不但應知尽知，还能应会尽会。要消除“木桶效应”的负面影响，为“单套制”的推广应用打造良好的小环境。
3.3 末端否决，实施县区保底补齐。“水桶能否盛满水、盛住水，最终取决于是否有一个结实的桶底。桶底坚决不能破，不能有漏洞。”[6]从市县（区）两级基层的层级看，县（区）处于更为基层的位置，相当于木桶的桶底。是“木桶效应”三要素（桶底、木板、桶箍）中的关键要素之一，“没有牢固完好的桶底，出了问题，就会功亏一篑。”[7]因此，从县（区）的地位与实际来看，不仅仅有补“短板”的问题，还有保“桶底”的问题。在这个问题上，要有“末端否决”的意识，不能只看到顶端漂浮的鲜花，否则“单套制”推广应用就会成为一个提不起、不能提的“水桶”，一提就有“掉底”的风险。
3.4 强制标准，实施市级夹层补齐。相对于“桶底”较为厚实的县（区）而言，市级就是一个相对薄弱的夹层，也是整个木桶最容易形成“缝隙”的位置。“一个木桶上木板间若有缝隙，则即便木板再高，水也会透过缝隙流掉。”[8]因此，对于市级而言，不仅要增加每块“木板”的长度，将“短板”补齐，还要加上一道结结实实的“桶箍”。“木桶之所以能盛水，是因为有铁箍将有序排列的木板箍紧。如果没有了铁箍的约束，木板也只能是散落的个体，发挥不了整体的效能。”[9]这道“桶箍”，就是强制性标准。只有用严格的强制性标准来约束所有机构，增强“紧密度”，才能消除缝隙，减少渗漏，助力“单套制”应用在基层的推进。4 结语
“木桶效应”中，桶底、木板、桶箍三要素之间是相辅相成的关系，须要统筹兼顾，在基层“单套制”应用推广上，只有补短板、固桶底、消缝隙、紧桶箍同步实施，才能“提高木桶的整体效应[10]”，达成推行“单套制”的预期目标。
参考文献：
[1][2][6][7][8][9][10]360百科.木桶效应[DB/OL].https：//baike.so.com/doc/5414364-5652506.html，2019-02-01/2019-03-03.
[3][4]阳燚.教育信息化的“木桶效应”：整合“短板”谁补？[J].中小学信息技术教育，2009（03）：78-79.
[5]刘国星.以积极心态做好个别人的工作[J].军队政工理论研究，2010，11（02）：124.
（作者单位：商丘职业技术学院? 来稿日期：2019-04-12）
